10

www.gazetapodatkowa.pl

Gazeta Podatkowa nr 79 • 2.10.2008 r.

RACHUNKOWOŚĆ DLA KAŻDEGO

Porady eksperta

Dystrybutor wody w kuchni pracowniczej

Posiadamy dystrybutor wody, który nie jest naszą własnością, w chwili

rozwiązania umowy z dostawcą wody będziemy zobowiązani dokonać jego

zwrotu. Co pół roku otrzymujemy fakturę za konserwację dystrybutora,

wymianę filtra. Jak zaksięgować taką fakturę? Ewidencjonujemy koszty

wyłącznie w zespole 4.

Obowiązek zapewnienia pracownikom wody zdatnej do picia lub innych napojów

wynika z rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej w sprawie ogólnych

przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz. U. z 2003 r. nr 169, poz. 1650 ze zm.).

Regulacje te nie określają, jaka woda jest wodą zdatną do picia i jakie napoje praco-

dawca powinien zapewnić pracownikom. Nie ma zatem ograniczeń, co do rodzaju

i ilości źródeł wody, których udostępnienie pracownikom stanowi wypełnienie tego

obowiązku.

Wydatki związane z wykonaniem obowiązku pracodawcy, polegającego na zapew-

nieniu pracownikom dostępu do wody pitnej lub innych napojów, księguje się w koszty

działalności operacyjnej. W przypadku prowadzenia rachunku kosztów wyłącznie

w zespole 4, wydatki te ujmuje się na koncie 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce:

Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia).

Z pytania wynika, że w miejscu pracy pracownicy mają dostęp do filtrowanej wody,

czerpanej z dystrybutora. Koszt z faktury za konserwację dystrybutora, wymianę

filtra jednostka może więc zaksięgować na koncie 40 „Koszty według rodzajów”

(w analityce: Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia). W ewidencji księgowej

opłatę za konserwację dystrybutora na podstawie otrzymanej faktury VAT ująć można

następująco:

a) wartość netto

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

b) VAT naliczony do odliczenia

–

Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

c) wartość brutto

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

d) zaksięgowanie kosztu

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Ubezpieczenia spo-

łeczne i inne świadczenia),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Dorota Przybyszewska

W praktyce gospodarczej refakturowania różnego rodzaju usług dokonuje się dość często.

Jednak pojęcie refakturowania nie zostało uregulowane w polskim prawie bilansowym ani

w prawie podatkowym. Istotę refakturowania trafnie przedstawił Dyrektor Izby Skarbowej

w Poznaniu w interpretacji indywidualnej z dnia 27 czerwca 2008 r., nr ILPP1/443-347/08-

2/MT. Wskazano w tej interpretacji m.in., że:

„ »refakturowanie« usług przewiduje natomiast art. 28 Dyrektywy 2006/112/WE Rady, 

zgodnie z którym w przypadku, kiedy podatnik działając we własnym imieniu, ale na rzecz 

osoby trzeciej, bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że podatnik ten nabył 

i wyświadczył te usługi. Oznacza to, że podmiot »refakturujący« daną usługę nabytą we 

własnym imieniu, lecz na rzecz osoby trzeciej traktowany jest najpierw jako usługobiorca, 

a następnie jako usługodawca tej samej usługi. Przerzucenie kosztów na inną firmę, nie może 

być zatem potraktowane inaczej niż jako świadczenie usługi w tym samym zakresie. Zatem, 

konsekwencją uznania podatnika biorącego udział w odsprzedaży usługi za świadczącego, 

jest wystawienie przez niego faktury dokumentującej wyświadczenie tej usługi (…)”.

Celem refakturowania usług jest więc przeniesienie poniesionych kosztów na

podmiot, który z danych usług rzeczywiście korzystał. W praktyce przyjmuje się,

że refakturowanie jest odsprzedażą usług, a refaktura jest zwykłą fakturą, którą

wystawia podmiot pośredniczący pomiędzy właściwym usługodawcą a rzeczywistym

nabywcą danej usługi.

Zazwyczaj z refakturowaniem mamy do czynienia, gdy:

– umowa zawarta z kontrahentem określa, że pewne koszty będą podlegały refakturo-

waniu,

– odsprzedaż będzie dokonywana po cenach zakupu określonych w pierwotnej fakturze

zakupu (nie jest wówczas doliczana żadna marża) – w takim przypadku w refakturze

należy zastosować taką samą stawkę VAT jak w fakturze pierwotnej.

Przedmiotem refakturowania mogą być różne usługi. Najczęściej refakturowaniu pod-

legają media w ramach usług najmu, usługi o charakterze ciągłym, tj. usługi telekomuni-

kacyjne, dostawa wody i odbiór ścieków, dostawa energii elektrycznej.

Refakturowane usługi zazwyczaj nie stanowią przedmiotu podstawowej (statutowej)

działalności jednostki. Wartość refakturowanych usług wynikających z wystawionej faktury

VAT (refaktury) zalicza się do pozostałych przychodów operacyjnych (art. 3 ust. 1 pkt 32

ustawy o rachunkowości – Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), zapisem:

a) wartość w cenie sprzedaży netto

– Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”,

b) VAT należny

– Ma konto 22-1 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”

c) wartość brutto

– Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”.

Koszty nabycia usług podlegających refakturowaniu – w całości lub tylko w pewnej,

ściśle określonej części – ujmuje się w księgach rachunkowych według ogólnych zasad

określonych w ustawie o rachunkowości.

Koszty podlegające refakturowaniu – na podstawie otrzymanej faktury VAT – mogą być

zaliczone do kosztów działalności operacyjnej jednostki. Ujmuje się je wówczas w księgach

rachunkowych na kontach zespołu 4, zespołu 4 i 5 lub tylko w zespole 5 – w zależności od

przyjętego przez jednostkę wariantu rachunku kosztów. Koszty podlegające refakturowaniu

ujmuje się następnie na koncie 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”. Podstawą dokonania

zapisu na tym koncie jest odpowiedni dokument rozliczeniowy.

W przypadku jednostki prowadzącej ewidencję kosztów na kontach zespołu 4 i 5 oraz

sporządzającej rachunek zysków i strat według wariantu porównawczego, ujęcie kosztów

na koncie 76-1 powinno odbyć się z uwzględnieniem kont: 79-0 „Obroty wewnętrzne”

i 79-1 „Koszty obrotów wewnętrznych”. W takiej bowiem sytuacji koszty ujęte na kon-

cie 76-1 „wychodzą” z tzw. zamkniętego kręgu kosztów i zastosowanie kont 79-0 i 79-1

ułatwia uzgodnienie kosztów i sporządzenie sprawozdania finansowego. W przypadku

jednostki prowadzącej ewidencję kosztów wyłącznie w zespole 4 refakturowane koszty

ujmuje się wyłącznie na koncie 79-0 „Obroty wewnętrzne” w korespondencji z kontem 49

„Rozliczenie kosztów”.

Rozliczenie kosztów objętych refakturą przestawia poniższy przykład.

Przykład

Założenia

1. Przedsiębiorca prowadzi działalność handlową i wynajmuje część wolnych pomiesz-

czeń magazynowych spółce jawnej. Wynajem nie jest przedmiotem podstawowej (statutowej) 

działalności.

2. Zgodnie z polityką rachunkowości ewidencję kosztów prowadzi się na kontach zespołu 

4 i 5 oraz sporządza się rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym.

3. Przedsiębiorca został obciążony fakturą za energię w kwocie 3.660 zł brutto (w tym VAT 

660 zł). Zgodnie z zawartą umową 25% kosztów energii refakturowane jest na najemcę.

4. Z faktury VAT (refaktury) wystawionej na spółkę jawną wynikają następujące dane:

a) wartość w cenie sprzedaży netto 750 zł (3.000 zł × 25%),

b) podatek należny VAT 165 zł (750 zł × 22%),

c) wartość brutto 915 zł (a + b).

Dekretacja

1. Faktura VAT za energię elektryczną:

a) wartość brutto

3.660 zł

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) VAT naliczony do odliczenia w obowiązującym terminie

660 zł

–

Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

c) koszty wynikające z faktury pierwotnej – wartość netto

3.000 zł

–

Wn konto 40 „Koszty według rodzajów” (w analityce: Zużycie energii),

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”

oraz równolegle rozliczenie kosztów

–

Wn konto 55 „Koszty zarządu”,

–

Ma konto 49 „Rozliczenie kosztów”.

2. Refakturowanie usług na spółkę jawną – na podstawie faktury VAT:

a) wartość brutto

915 zł

–

Wn konto 24 „Pozostałe rozrachunki”,

b) podatek należny VAT

165 zł

–

Ma konto 22-1 „Rozrachunki z tytułu VAT należnego”,

c) wartość netto

750 zł

–

Ma konto 76-0 „Pozostałe przychody operacyjne”.

Refakturowanie usług – ujęcie w księgach rachunkowych

3. Rozliczenie kosztów będących przedmiotem refakturowania:

750 zł

–

Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,

–

Ma konto 79-0 „Obroty wewnętrzne”

oraz równoległy zapis

–

Wn konto 79-1 „Koszty obrotów wewnętrznych”,

–

Ma konto 55 „Koszty zarządu”.

Księgowania

Konto 21 „Rozrachunki

z dostawcami”

Konto 22-1 „Rozrachunki

z tytułu VAT należnego”

Konto 22-2 „VAT naliczony

i jego rozliczenie”

3.660 (1a

165 (2b 1b)

660

Konto 24 „Pozostałe

rozrachunki”

Konto 30 „Rozliczenie

zakupu”

Konto 40 „Koszty

według rodzajów”

(w analityce: Zużycie energii)

2a)

915

1a) 3.660

660 (1b

1c) 3.000

3.000 (1c

3.660 3.660

Konto 49 „Rozliczenie

kosztów”

Konto 55 „Koszty zarządu”

Konto 76-0 „Pozostałe

przychody operacyjne”

3.000 (1c

1c) 3.000

750 (3

750 (2c

Konto 76-1 „Pozostałe koszty

operacyjne”

Konto 79-0 „Obroty

wewnętrzne”

Konto 79-1 „Koszty

obrotów wewnętrznych”

3)

750

750 (3

3)

750

Jednostka może także przyjąć inne rozwiązanie i kosztów podlegających refakturowaniu

nie zaliczać do działalności operacyjnej, lecz na podstawie dokumentów źródłowych (tj.

otrzymanej od usługodawcy faktury VAT) ująć wprost na koncie 76-1 „Pozostałe koszty

operacyjne”. Zapisy z tym związane mogą wówczas przebiegać następująco:

1. Faktura VAT za wykonaną usługę:

a) wartość brutto

–

Wn konto 30 „Rozliczenie zakupu”,

–

Ma konto 21 „Rozrachunki z dostawcami”,

b) VAT naliczony podlegający odliczeniu w obowiązującym terminie

–

Wn konto 22-2 „VAT naliczony i jego rozliczenie”,

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

2. Rozliczenie kosztów usług podlegających refakturowaniu – wartość w cenie zakupu

netto:

–

Wn konto 76-1 „Pozostałe koszty operacyjne”,

–

Ma konto 30 „Rozliczenie zakupu”.

Sposób ujmowania w księgach rachunkowych usług podlegających refakturowaniu po-

winien zostać określony w dokumentacji (polityce) rachunkowości, o której mowa w art. 10

ust. 1 ustawy o rachunkowości.

Ewa Gruchot