w   n u m e r z e

czerwiec 2014

issn 2300-1445

w fi rmie

P r z y k ł a d y R o z w i ą z a n i e p r o b l e m ó w K o m e n t a r z e P o r a d y

ontrole

K

Rozmowa z Agnieszką Królikowską, wiceminister finansów

Mandat za niezarejestrowanie transakcji
w kasie może wynieść nawet 3.360 zł

Z początkiem wa-
kacji przedsiębior-
cy mogą spodziewać
się wzmożonych wi-

zyt urzędników ze skarbówki. Będą oni
sprawdzać m.in. ewidencję w kasach fi-
skalnych. Za niedopełnienie tych obo-
wiązków kontrolerzy wystawią mandat.

Przypomnijmy: kto powinien stosować
kasę fi skalną?
Każdy, kto prowadzi zarobkową działal-
ność handlową w sposób zorganizowany
i ciągły – choćby nie była ona zarejestro-
wana. Wobec tego każdy, kto uzyskuje
dochód z prowadzonej działalności, musi
go opodatkować. Obowiązek ten dotyczy
wszystkich podatników na tych samych
zasadach. Również tych, którzy dokonują
sprzedaży za pośrednictwem Internetu,
na bazarach, czy w punktach handlowych.
Podatnicy dokonujący sprzedaży na rzecz
osób fizycznych nieprowadzących dzia-
łalności gospodarczej oraz rolników ry-
czałtowych są zobowiązani co do zasady,
do prowadzenia ewidencji obrotu i kwot
podatku należnego przy zastosowaniu
kas rejestrujących. Do określenia tego
obowiązku istotne znaczenie ma wyso-
kość uzyskiwanego obrotu z tej działal-
ności. Tym samym podatnicy, których
obrót z firmy przekroczy w poprzednim
roku 20.000 zł, są zobowiązani do ewi-
dencjonowania sprzedaży przy użyciu
kasy rejestrującej. To oznacza, że mu-
szą nabyć kasę fiskalną i wypełnić zwią-
zane z tym obowiązki, rejestrować przy
jej użyciu każdą transakcję i wydawać
klientom paragony fiskalne. Dlatego
też dla inspektorów kontroli skarbowej
prowadzących kontrole w zakresie ewi-
dencjonowania sprzedaży przy użyciu
kasy fiskalnej, istotne jest, czy sprze-
dawca działa w charakterze podatnika
i czy prowadzi działalność gospodarczą.
Bezwzględnie należy podkreślić, że nie

podlega ewidencjonowaniu w kasie reje-
strującej sprzedaż na rzecz podmiotów
gospodarczych, także w przypadkach,
gdy są to osoby fizyczne. Kasa fiskalna
powinna znajdować się w każdym miej-
scu prowadzenia sprzedaży.

A co w sytuacji, gdy kasa nie działa?
Obowiązek ewidencjonowania okre-
ślonego rodzaju sprzedaży w kasie ma
charakter bezwzględny. W sytuacji gdy
ewidencjonowanie obrotu w kasie jest
niemożliwe (np. kasa jest uszkodzona
lub brak jest prądu), podatnik nie może
dokonywać sprzedaży. Sprzedaż z pomi-
nięciem kasy rejestrującej jest przez usta-
wodawcę zabroniona, nawet w sytuacji,
gdy podatnik mógłby zaewidencjonować
sprzedaż w inny sposób, np. w zeszycie.

Pewne wyjątki wiążą się ze sprzedażą nie-
których grup towarów, np. papierosów, al-
koholu. Jakie?
Obowiązek sprzedaży papierosów i alko-
holu za pomocą kasy fiskalnej powstaje
bez względu na wysokość obrotu. War-
to pamiętać, że przy sprzedaży wyrobów
tytoniowych i wyrobów alkoholowych za-
wsze powinniśmy otrzymać paragon.
Jeśli więc przedsiębiorca prowadzący
sklep spożywczy, w którym oferuje al-
kohol, postanowi wziąć udział w festy-
nie i wystawi swój namiot z piwem, musi
tam użytkować kasę fiskalną. Warto do-
dać, że musi ją mieć zarówno w sklepie,
jak i w namiocie na festynie. Kasa fiskal-
na powinna znajdować się w każdym
miejscu prowadzenia sprzedaży. Z ko-
lei przedsiębiorca, który prowadzi kiosk
z prasą i zdecyduje się rozszerzyć swój
asortyment o papierosy, również będzie
musiał zakupić kasę fiskalną i ewiden-
cjonować na niej całą sprzedaż, wraz
z wyrobami tytoniowymi.

ZASADY EWIDENCJI

Wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu
są różne, zależnie od tego, kto ich
dokonuje – pracownik
lub zleceniobiorca

2

DOKUMENTOWANIE TRANSAKCJI

Faktura korygująca powinna zawierać
aktualne dane, tj. po dokonanej
zmianie w nazwie i adresie

4

ODPOWIEDZIALNOŚĆ PODATNIKÓW

Złożenie zaległej informacji dotyczącej
pojazdu może zminimalizować
odpowiedzialność przedsiębiorcy

5

ROZLICZENIA VAT

Samo zawarcie umowy najmu, nawet
po otrzymaniu zapłaty „na zachętę”,
nie stanowi świadczenia usług
i nie musi być opodatkowane VAT

6

Podatnik stosujący metodę kasową
odliczy VAT naliczony w okresie
rozliczeniowym, w którym dokonał
zapłaty za towary

7

Ewidencja przebiegu pojazdu musi być
rzetelna, by wykluczyć użycie pojazdu
do celów niezwiązanych
z prowadzeniem działalności

8

ROZWIĄZYWANIE UMÓW

Można poinformować podwładnego
ustnie o natychmiastowym rozstaniu

1 0

ZAKRES OBOWIĄZKÓW

Obowiązków pracownika nie można
dowolnie mnożyć

1 2

DNI WOLNE

Choroba pracownika podczas korzystania
przez niego z urlopu bezpłatnego
nie przerywa tego urlopu

1 3

CZAS PRACY

Trzeba dać wolne podwładnemu
i na ślub, i na pogrzeb

1 4

Zaplanowany wcześniej urlop czasem
trzeba przełożyć

1 6

Dokończenie na str. 15

2

Zasady ewidencji

Wydawca: Norbert Pawlikowski
Redaktor: Tomasz Ciechanowski
Druk: Paper&Tinta
Nakład: 1500 egz.
Wydawnictwo Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
03-918 Warszawa, ul. Łotewska 9a
Tel. [phone], faks 22 617 60 10
e-mail: [e-mail]
NIP: 526-19-92-256
Numer KRS: 0000098264
– Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy,
Sąd Gospodarczy XIII
Wydział Gospodarczy Rejestrowy
Wysokość kapitału zakładowego: 200.000 zł

Do wakacji warto dobrze
się przygotować

Tomasz Ciechanowski

redaktor prowadzący

Zmiany w zakresie odliczania VAT od sa-
mochodów wciąż budzą emocje wśród
przedsiębiorców. Ponieważ zbliża się
sezon wakacyjny i wiele firm będzie
zatrudniać pracowników sezonowych,
przygotowaliśmy poradę, jak należy pro-
wadzić ewidencję przebiegu pojazdu, je-
śli służbowym autem jeździ pracownik
firmy, a jak, jeśli wykorzystuje go osoba
zatrudniona tylko na zlecenie.
Wiele firm kupuje specjalne programy
komputerowe, by ułatwić sobie wysta-
wianie faktur. Mają one funkcję automa-
tycznego uaktualniania danych klientów.
To z pewnością duże ułatwienie, ale trze-
ba pamiętać, że w przypadku wystawia-
nia duplikatów faktur dane powinny być
takie same, jak na fakturze pierwotnej.
Łatwo więc o pomyłkę, jeśli dane kontra-
henta się zmieniły.
W numerze nie zabrakło również porad
prawa pracy, jakie znaczenie dla pracow-
nika korzystającego z urlopu bezpłatne-
go ma fakt, że w jego trakcie był chory,
jakie okazje uprawniają zatrudnionych
do skorzystania z urlopu okolicznościo-
wego oraz kiedy pracodawca może prze-
łożyć urlop pracownika.

Zapraszamy do korzystania
z Telefonicznego Pogotowia
Księgowego

Dyżury odbywają się
w godz. 11.00–13.00.
Najbliższe dyżury ekspertów z zakresu VAT,
PIT i CIT odbędą się 4 i 18 czerwca 2014 r.,
a z rachunkowości 11 i 25 czerwca 2014 r.
pod numerem tel. [phone].

Wpisy w ewidencji przebiegu pojazdu są różne,
zależnie od tego, kto ich dokonuje
– pracownik lub zleceniobiorca

Problem

Firma prowadzi usługi serwisowe. Na stałe zatrudnia dwóch

pracowników. Ponieważ używa samochodów tylko w celu prowadzenia
działalności gospodarczej (odlicza cały VAT naliczony), prowadzi ewidencję
przebiegu tych pojazdów. Jednak w okresie wzmożonych zamówień fi rma będzie
musiała zatrudnić także osoby na umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenia).
Czy są jakieś różnice w wymaganiach dotyczących ewidencji przebiegu,
w przypadku gdy wypełnia ją podatnik lub jego pracownik i w przypadku gdy robi
to osoba niebędąca pracownikiem?

Odpowiada ekspert

Adam Stułka

menedżer w Dziale Doradztwa

Podatkowego w BDO

Tak. Różnice dotyczą przede wszystkim
dwóch spraw.

W a ż n e

Nieco inaczej określony jest zakres danych
i informacji, które są wymagane z tytułu
prowadzenia ewidencji przebiegu w przypadku
korzystania z samochodu odpowiednio przez
pracownika i osobę niebędącą pracownikiem.

Inaczej określone jest także to, kto prowa-
dzi ewidencję i dokonuje w niej wpisów,
a także to, czy wymagane jest dodatkowe
potwierdzanie autentyczności wpisów.
Co do pierwszej kwestii – to należy zauważyć,
że przepisy określają pewien zakres danych
i informacji, który jest wymagany w każdym
przypadku (tzn. niezależnie od tego, kto
korzysta z samochodu – pracownik bądź
niepracownik). „Część wspólna” danych ob-
jętych obowiązkiem ewidencjonowania obej-
muje m.in. numer rejestracyjny samochodu,
dzień rozpoczęcia i zakończenia ewidencji
oraz dane dotyczące przebiegu samochodu
(„początkowy”, „okresowy” i „końcowy” stan
licznika, a także liczba przejechanych kilo-
metrów na koniec każdego okresu i na ko-
niec prowadzenia ewidencji).

P A M I Ę T A J

Zasadnicze różnice dotyczą głównej części
ewidencji, czyli kolejnych wpisów dokumentu-
jących poszczególne jazdy samochodem. W tym
zakresie pewne elementy są również wspólne
dla obu sytuacji (pracownik i niepracownik)
– np. kolejny numer wpisu, data i cel jazdy,
liczba przejechanych kilometrów czy imię
i nazwisko kierującego.

Charakterystyczne różnice w tym zakre-
sie dotyczą natomiast:

•

opisu trasy (skąd – dokąd) – jest on wy-
magany w przypadku ewidencji prze-
biegu, jeżeli kierowcą jest pracownik,
natomiast nie wymaga się go w przy-
padku jazdy niepracownika;

•

stanu licznika na początku i końcu ko-
rzystania z samochodu – niewymagany
w przypadku korzystania z samochodu
przez pracownika, a z kolei obowiązko-
wy, jeżeli kierującym jest niepracownik
(niezależnie od obowiązku wskazania
liczby przejechanych kilometrów).

Warto też zwrócić uwagę na pewne różni-
ce nomenklaturowe – w przypadku ewi-
dencji prowadzonej dla jazd odbywanych
przez pracownika, mowa jest np. o „celu
wyjazdu” i „osobie kierującej pojazdem”.
W przypadku ewidencji dotyczącej niepra-
cownika w przepisach mowa jest odpo-
wiednio o celu udostępnienia i o osobie,
której został udostępniony pojazd. Moż-
na zakładać, że różnice te nie mają więk-
szego znaczenia merytorycznego – ale
warto o nich pamiętać i zadbać o właś-
ciwą terminologię używaną w ewidencji
(np. na wypadek, gdyby organy podatko-
we egzekwowały rygorystycznie formalną
poprawność ewidencji, w tym np. nazew-
nictwo rubryk itp.).
Co do drugiej sprawy – to różnica doty-
czy tego, kto dokonuje wpisu w ewiden-
cji, oraz potwierdzania autentyczności
wpisu.

Wpis pracownika

W przypadku korzystania z samochodu

przez pracownika wpisu dokonuje

z założenia on sam jako kierujący,

natomiast podatnik (pracodawca)

potwierdza autentyczność poszczególnych

wpisów na koniec każdego miesiąca/

kwartału rozliczeniowego. Nie jest przy tym

jednoznacznie określone, w jakiej formie

miałoby następować takie potwierdzenie.

Kup książkę

3

Zasady ewidencji

W s k a z ó w k a

W przypadku korzystania z samochodu przez
niepracownika wpis do ewidencji jest dokony-
wany przez osobę, która udostępniła mu samo-
chód. Dodatkowe potwierdzenie autentyczności
wpisu nie jest wymagane.

W praktyce wskazane powyżej różni-
ce dotyczące ewidencji mogą powodo-
wać trudności praktyczne i techniczne
w możliwej sytuacji, w której jeden i ten
sam samochód jest używany naprze-
miennie przez pracownika i np. przez
zleceniobiorcę.

Podstawa prawna

Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od to-
warów i usług (tekst jedn.: Dz.U. z 2011 r.
nr 177, poz. 1054 ze zm.).

Poniżej przedstawiamy wzory ewidencji
dla pracownika i dla zleceniobiorcy

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU – WARIANT DLA EWIDENCJI PROWADZONEJ PRZEZ NIEPRACOWNIKA (NP. ZLECENIOBIORCĘ)

numer rejestracyjny

dzień rozpoczęcia prowadzenia
ewidencji

stan licznika przebiegu na dzień
rozpoczęcia prowadzenia ewidencji

okres rozliczeniowy 1

lp.

data udostęp-

nienia pojazdu

cel udostępnienia

pojazdu

stan licznika

na dzień udostępnie-

nia pojazdu

liczba przejechanych

km

stan licznika na dzień

zwrotu pojazdu

imię i nazwisko oso-

by, której udostęp-

niony został pojazd

1.

…

stan licznika przebiegu na koniec
okresu rozliczeniowego

liczba przejechanych km na ko-
niec okresu rozliczeniowego

okres rozliczeniowy 2

lp.

data udostęp-

nienia pojazdu

cel udostępnienia

pojazdu

stan licznika

na dzień udostępnie-

nia pojazdu

liczba przejechanych

km

stan licznika na dzień

zwrotu pojazdu

imię i nazwisko oso-

by, której udostęp-

niony został pojazd

1.

…

stan licznika przebiegu na koniec
okresu rozliczeniowego

liczba przejechanych km na ko-
niec okresu rozliczeniowego

dzień zakończenia prowadzenia
ewidencji

stan licznika przebiegu na dzień za-
kończenia prowadzenia ewidencji

liczba przejechanych km na dzień
zakończenia prowadzenia ewidencji

EWIDENCJA PRZEBIEGU POJAZDU – WARIANT DLA EWIDENCJI PROWADZONEJ PRZEZ PODATNIKA LUB PRACOWNIKA

numer rejestracyjny

dzień rozpoczęcia prowadzenia
ewidencji

stan licznika przebiegu na dzień
rozpoczęcia prowadzenia ewidencji

okres rozliczeniowy 1

lp.

data wyjazdu

cel wyjazdu

opis trasy

(skąd – dokąd)

liczba przejechanych

km

imię i nazwisko osoby

kierującej

potwierdzenie auten-

tyczności wpisu

1.

…

stan licznika przebiegu na koniec
okresu rozliczeniowego

liczba przejechanych km na ko-
niec okresu rozliczeniowego

okres rozliczeniowy 2

lp.

data wyjazdu

cel wyjazdu

opis trasy

(skąd – dokąd)

liczba przejechanych

km

imię i nazwisko osoby

kierującej

potwierdzenie auten-

tyczności wpisu

1.

…

stan licznika przebiegu na koniec
okresu rozliczeniowego

liczba przejechanych km na ko-
niec okresu rozliczeniowego

dzień zakończenia prowadzenia
ewidencji

stan licznika przebiegu na dzień za-
kończenia prowadzenia ewidencji

liczba przejechanych km na dzień
zakończenia prowadzenia ewidencji

Kup książkę