www.sgk.gofin.pl Strona 1
Zeszyty Metodyczne Rachunkowości
nr z dnia 2010-05-01 nr kolejny 273
9
Wydawnictwo Podatkowe GOFIN sp. z o.o. ul. Owocowa 8, 66-400 Gorzów Wlkp., www.sgk.gofin.pl
Zakup firmowego samochodu osobowego i koszty jego eksploatacji
1. Kryteria zaliczenia samochodu osobowego do środków trwałych
Przez środki trwałe rozumie się rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi:
o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok,
kompletne, zdatne do użytku,
przeznaczone na potrzeby jednostki.
Kompletny i zdatny do użytku środek trwały to taki, który jest na tyle sprawny technicznie, że może być wykorzystywany
w prowadzonej przez jednostkę działalności gospodarczej. W przypadku samochodu osobowego "kompletny i zdatny
do użytku" oznacza również dopuszczenie samochodu do ruchu, czyli posiadanie dowodu rejestracyjnego pojazdu oraz
tablic rejestracyjnych zgodnie z wymaganiami ustawy o ruchu drogowym.
Warunek, iż środek trwały jest "przeznaczony na potrzeby jednostki" będzie spełniony, jeśli dany składnik majątku
(samochód) pozyskano do używania na potrzeby podstawowej działalności jednostki lub na potrzeby działalności
socjalnej.
Zatem, jeśli zakupiony samochód osobowy jest przeznaczony do używania w jednostce w okresie dłuższym niż rok oraz
spełnia wszystkie pozostałe warunki określone w ustawie o rachunkowości, to można go zaliczyć do środków trwałych.
2. Jak ustalić wartość początkową samochodu?
Przepisy ustawy o rachunkowości przyjmują za wartość początkową środka trwałego (w tym samochodu) pozyskanego
w drodze odpłatnego nabycia cenę nabycia.
Ceną nabycia jest cena zakupu obejmująca kwotę należną sprzedającemu, bez podlegających odliczeniu podatku od
towarów i usług oraz podatku akcyzowego, a w przypadku importu powiększona o obciążenia o charakterze
publicznoprawnym oraz powiększona o koszty bezpośrednio związane z zakupem i przystosowaniem składnika
aktywów do stanu zdatnego do używania lub wprowadzenia do obrotu, łącznie z kosztami transportu, załadunku,
wyładunku, składowania, a obniżona o rabaty, opusty, i inne podobne zmniejszenia i odzyski.
Podkreślić należy, że cena nabycia środka trwałego obejmuje ogół kosztów poniesionych przez jednostkę do dnia
przyjęcia do używania.
Dlatego też, przy ustalaniu wartości początkowej nowego samochodu osobowego, zaliczanego do środków trwałych,
uwzględnia się w jego cenie nabycia opłatę za dowód rejestracyjny oraz tablice rejestracyjne. Do ceny nabycia
samochodu należy również zaliczyć koszty obsługi zobowiązań zaciągniętych w celu sfinansowania środka trwałego
oraz związane z nimi różnice kursowe, pomniejszone o przychody z tego tytułu. Oznacza, to że koszty prowizji
bankowej pobranej przy przyznaniu kredytu przeznaczonego na zakup samochodu, koszty ubezpieczenia tego kredytu
oraz odsetki od tego kredytu, ale tylko poniesione do dnia przyjęcia samochodu do używania, zwiększą jego wartość
początkową. Natomiast różnice kursowe wynikające z zakupu samochodu w obcej walucie odpowiednio zwiększą lub
http://www.sgk.gofin.pl/11,2257,120819,zakup-firmowego-samochodu-osobowego-i-ko... 2010-12-08 08:42:39
www.sgk.gofin.pl Strona 2
zmniejszą wartość początkową samochodu w zależności od zastosowanego kursu walutowego.
Przykład
W styczniu 2010 r. jednostka nabyła samochód osobowy zaciągając kredyt na jego zakup. Wartość netto samochodu wynosiła:
25.000 zł. Samochód przyjęto do używania 31 stycznia 2010 r. W związku z otrzymanym kredytem, jednostka poniosła
następujące koszty:
a) prowizja od udzielonego kredytu: 1.000 zł,
b) ubezpieczenie kredytu: 200 zł,
c) odsetki o kredytu za styczeń 2010 r.: 50 zł,
d) odsetki od kredytu za luty 2010 r.: 50 zł.
Ustalenie wartości początkowej samochodu
Wartość początkowa samochodu obejmuje wartość netto samochodu, prowizję od udzielonego kredytu, koszty ubezpieczenia
kredytu, odsetki od kredytu poniesione do dnia przyjęcia samochodu do używania (tj. do 31.01.2010 r.): (25.000 zł + 1.000 zł +
200 zł + 50 zł) = 26.250 zł.
Odsetki od kredytu za luty 2010 r. jednostka zaksięguje w koszty finansowe.
Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług wprowadziły ograniczenie co do kwoty odliczenia VAT z faktury
dokumentujÄ…cej zakup samochodu osobowego. Zgodnie bowiem z art. 86 ust. 3 ustawy o VAT, w przypadku nabycia
samochodów osobowych o dopuszczalnej masie całkowitej nieprzekraczającej 3,5 tony, kwotę podatku naliczonego
stanowi 60% kwoty podatku określonej w fakturze - nie więcej jednak niż 6.000 zł.
W związku z tym, kwota VAT związanego z zakupem samochodu osobowego w części, która zgodnie z wymienionym
przepisem, nie podlega odliczeniu, zwiększa wartość początkową tego samochodu.
Przykład
Spółka z o.o. zakupiła samochód osobowy, od którego przysługuje częściowe odliczenie VAT. Wartość samochodu na
podstawie otrzymanej faktury wynosi:
a) wartość netto samochodu: 50.000 zł,
b) VAT naliczony: 11.000 zł,
c) wartość brutto zobowiązania: 61.000 zł.
Ustalenie wartości początkowej samochodu
a) wartość netto samochodu wynikająca z faktury: 50.000 zł,
b) VAT podlegajÄ…cy odliczeniu: 6.000 zÅ‚, tj. (60% × 11.000 zÅ‚) = 6.600 zÅ‚, ale nie wiÄ™cej niż 6.000 zÅ‚,
c) VAT niepodlegający odliczeniu: 5.000 zł,
d) wartość początkowa samochodu wynosi: (50.000 zł + 5.000 zł) = 55.000 zł.
Istotne jest również określenie daty przyjęcia środka trwałego (samochodu) do używania, ponieważ wszystkie koszty
poniesione w trakcie eksploatacji samochodu zalicza się w ciężar kosztów bieżącego miesiąca, a wydatki poniesione
w celu doprowadzenia środka trwałego do stanu używalności przed wprowadzeniem do używania zwiększą jego
wartość początkową.
Przykład
Jednostka zakupiła uszkodzony (po wypadku) samochód osobowy, który będzie stanowił jej środek trwały. Przed przekazaniem
go do używania musi przeprowadzić remont. Czy o wydatki poniesione na naprawę samochodu należy zwiększyć jego wartość
początkową czy ująć jednorazowo w kosztach bieżącego miesiąca?
Jeśli warunkiem uznania samochodu za zdatny do użytku (sprawny technicznie) jest przeprowadzanie jego naprawy, to koszty
poniesione na jego remont zwiększą wartość początkową samochodu.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2257,120819,zakup-firmowego-samochodu-osobowego-i-ko... 2010-12-08 08:42:39
www.sgk.gofin.pl Strona 3
3. Ewidencja księgowa nabycia samochodu
Przykład
I. Założenia:
1. Jednostka nabyła samochód osobowy, który będzie stanowił jej środek trwały.
2. Faktura VAT dokumentująca zakup samochodu zawierała następujące dane:
a) wartość netto: 60.000 zł,
b) VAT naliczony: 13.200 zł,
c) kwota brutto zobowiązania: 73.200 zł.
3. Dodatkowo jednostka poniosła koszty rejestracji samochodu (dowód rejestracyjny, tablice rejestracyjne)
w wysokości: 180 zł.
4. Opłacono ubezpieczenie samochodu (AC, OC, NW) za 2010 r. w kwocie: 1.500 zł.
5. Jednostka prowadzi ewidencję kosztów na kontach zespołu 4.
II. Dekretacja:
Konto
Opis operacji Kwota
Wn Ma
1. FV - za zakupiony samochód:
a) wartość netto faktury 60.000 zł 30
b) VAT podlegający odliczeniu 6.000 zł 22-1
c) VAT niepodlegający odliczeniu 7.200 zł 30
d) wartość brutto zobowiązania 73.200 zł 24
2. PK - koszty rejestracji samochodu 180 zł 30 13-0
3. PK - roczne ubezpieczenie samochodu OC, AC, NW 1.500 zł 30 13-0
4. OT - przyjęcie samochodu do ewidencji środków trwałych według ceny
nabycia obejmującej wartość netto faktury, VAT niepodlegający odliczeniu 67.380 zł 01 30
i koszty rejestracji: (60.000 zł + 7.200 zł + 180 zł) =
5. PK - ujęcie w ciężar pozostałych kosztów rodzajowych rocznej składki
1.500 zł 40 30
ubezpieczeniowej samochodu
6. PK - zaliczenie kosztów ubezpieczenia do rozliczania w czasie 1.500 zł 64-0 49
III. Księgowania:
Jak widać na przedstawionym przykładzie koszt rocznej składki ubezpieczeniowej nie zwiększył wartości początkowej
samochodu, ze względu na to, iż koszty ubezpieczenia dotyczą bieżącej eksploatacji samochodu. Należy jednak
http://www.sgk.gofin.pl/11,2257,120819,zakup-firmowego-samochodu-osobowego-i-ko... 2010-12-08 08:42:39
www.sgk.gofin.pl Strona 4
zwrócić uwagę na fakt, że opłaconą z góry składkę ubezpieczeniową rozlicza się w czasie i ujmuje w księgach
rachunkowych, jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów (por. operacja nr 5 i 6 z przykładu).
4. Koszty eksploatacji samochodu firmowego
4.1. Amortyzacja
Podstawowym kosztem eksploatacji samochodu (zaliczanego do środków trwałych) są miesięczne odpisy
amortyzacyjne.
Na dzień przyjęcia samochodu do używania należy ustalić okres lub stawkę i metodę jego amortyzacji. Szeroko
o wyznaczaniu stawki amortyzacyjnej oraz wyborze metody amortyzacji pisaliśmy w Zeszytach Metodycznych
Rachunkowości nr 7 z dnia 1 kwietnia 2010 r. w dziale "Rachunkowość krok po kroku".
W praktyce księgowej przy ustalaniu amortyzacji uwzględnić należy przepisy ustawy o rachunkowości oraz ustaw
o podatku dochodowym, których uregulowania niestety nie są ze sobą spójne.
Różnice pomiędzy rachunkowym a podatkowym podejściem
do amortyzacji samochodów osobowych
Amortyzacja
Ustawa o rachunkowości Ustawy podatkowe
samochodu
- metoda liniowa
- odpisy amortyzacyjne od wartości
samochodu powyżej 20.000 EUR nie są
każda metoda zapewniająca
uważane za koszty uzyskania przychodu.
Metoda amortyzacji systematyczne odpisywanie
Równowartość 20.000 EUR przelicza się
wartości
na złote według kursu średniego euro
ogłaszanego przez NBP z dnia przekazania
samochodu do używania
- stawka zgodna z wykazem rocznych stawek
amortyzacyjnych z załącznika nr 1
do ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych oraz ustawy o podatku
dochodowym od osób fizycznych, roczna
stawka wynosi: 20%
- dla samochodów używanych lub
stawka dowolna, którą ulepszonych po raz pierwszy
jednostka ustala wprowadzonych do ewidencji okres
Stawka
samodzielnie, uwzględniając amortyzacji nie może być krótszy niż 30
amortyzacyjna
okres ekonomicznej miesięcy (czyli roczna stawka
użyteczności środka trwałego amortyzacyjna wynosi: 40%)
- podwyższenie stawki rocznej za pomocą
współczynnika nie wyższego niż 1,4
w przypadku samochodów używanych
bardziej intensywnie w stosunku
do warunków przeciętnych albo
wymagających szczególnej sprawności
technicznej
począwszy od miesiąca następującego po
Rozpoczęcie nie wcześniej niż po przyjęciu
miesiącu, w którym ten środek wprowadzono
amortyzacji samochodu do używania
do ewidencji
Częstotliwość
za poszczególne okresy - miesięcznie w równych ratach albo
dokonywania
sprawozdawcze (z reguły - kwartalnie w równych ratach, albo
odpisów
miesięczne) - jednorazowo na koniec roku
amortyzacyjnych
Przykład
Odpisy amortyzacyjne samochodu osobowego o wartości powyżej 20.000 EUR
Spółka z o.o. nabyła samochód osobowy, który stanowi jej środek trwały. Wartość początkowa samochodu wynosiła: 85.500 zł.
http://www.sgk.gofin.pl/11,2257,120819,zakup-firmowego-samochodu-osobowego-i-ko... 2010-12-08 08:42:39
www.sgk.gofin.pl Strona 5
Na dzień przekazania samochodu do używania średni kurs euro ogłoszony przez NBP wyniósł: 3,8856 zł/EUR. Równowartość
20.000 EUR wyniosła: (20.000 EUR x 3,8856 zł/EUR) = 77.712 zł. Stanowi to 90,89% wartości początkowej samochodu.
Jednostka przyjęła dla celów amortyzacji bilansowej i podatkowej roczną stawkę amortyzacyjną z wykazu stawek z załącznika
nr 1 do ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. 20%.
Ustalenie wartości miesięcznego odpisu amortyzacyjnego
Dla celów bilansowych miesięczny odpis amortyzacyjny od wartości początkowej samochodu wynosi: [(85.500 zł x 20%) : 12 m-
cy] = 1.425 zł.
Natomiast dla celów podatkowych miesięczny odpis amortyzacyjny wynosi: (1.425 zł x 90,89%) = 1.295,18 zł.
Oznacza to, że różnica pomiędzy bilansowym odpisem amortyzacyjnym w wysokości: 1.425 zł a podatkowym odpisem
amortyzacyjnym w kwocie: 1.295,18 zł nie będzie zaliczona do kosztów podatkowych w kalkulacji podatku dochodowego za
bieżący miesiąc, tj.: (1.425 zł - 1.295,18 zł) = 129,82 zł (część odpisu amortyzacyjnego niepodlegająca zaliczeniu do kosztów
uzyskania przychodów).
4.2. Pozostałe koszty eksploatacji
Jak wspomniano wcześniej wszystkie koszty bieżącej eksploatacji samochodu oraz koszty ponoszone po przyjęciu
samochodu do używania i tym samym wprowadzenia do ewidencji środków trwałych zalicza się do kosztów działalności
operacyjnej lub finansowej (dotyczy np. odsetek od kredytów zaciągniętych na zakup samochodu) jednostki.
Ewidencję księgową kosztów eksploatacji samochodów prowadzi się na wyodrębnionych przez jednostkę kontach
analitycznych do kont zespołu 4 oraz na kontach zespołu 5.
Do wydatków związanych z bieżącą eksploatacją samochodu osobowego można zaliczyć, np. koszty zakupu paliwa,
części zamiennych, badanie techniczne, naprawy remontowe, opłaty parkingowe.
Przykładowo wartością paliwa do samochodów osobowych w cenie nabycia (czyli kwocie brutto), wydanego do zużycia
na potrzeby jednostki w momencie zakupu, powinno zostać obciążone konto 40 "Koszty według rodzajów" (w analityce:
Zużycie materiałów). Paliwa nabyte w celu zużycia na własne potrzeby jednostki, stanowią bowiem składnik rzeczowych
aktywów obrotowych i - na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 19 ustawy o rachunkowości - zaliczane są w księgach
rachunkowych do materiałów. Wartość paliw do samochodów osobowych, zużytych na cele działalności operacyjnej
jednostki, księguje się w cenach nabycia, tzn. łącznie z niepodlegającym odliczeniu podatkiem od towarów i usług,
zapisem:
- Wn konto 40 "Koszty według rodzajów" lub konto zespołu 5
(w analityce: Zużycie materiałów),
- Ma konto 30 "Rozliczenie zakupu".
http://www.sgk.gofin.pl/11,2257,120819,zakup-firmowego-samochodu-osobowego-i-ko... 2010-12-08 08:42:39