•Często stajemy przed zadaniem np. powiadomienia dużej ilości

klientów o tym samym fakcie. Listy, które przychodzi nam tworzyć są
właściwe tej samej treści. Różnić się będą jedynie nagłówkami z
adresem klienta.

•Korzystając z polecenia Korespondencja seryjna można w parę

minut utworzyć i wydrukować zestaw listów o tej samej treści, każdy z
innym

adresem

klienta

w nagłówku. Istnieje przy tym możliwość wydrukowania adresów
poszczególnych klientów na etykietach.

•Przygotowując taką korespondencję seryjną musimy przygotować dwa

pliki. Pierwszy z nich z bazą danycho klientach w formie tabeli
dokumentu

Worda

i drugi jako wzorzec dokumentu zawierający stałą treść kierowaną do
klientów
i wstawione pola korespondencji seryjnej.Po wykonaniu scalenia tych
dwóch plików otrzymamy zestaw listów seryjnych, w których zamiast
wstawianych pół pojawiają się konkretne nazwy firm i ich adresy.

Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna

Ćwiczenie :

Tworzenie pliku danych do korespondencji

seryjnej.

Tworzenie pliku danych do korespondencji

seryjnej.

1. Otwórz nowy dokument i wstaw do niego tabelę posiadającą siedem kolumn i pięć wierszy ( np.

z wykorzystaniem polecenia Tabela / Wstaw / Tabela ).

2. Wypełnij informacjami zgodnie z ilustracją poniżej. Pierwszy wiersz tabeli powinien zawierać

nazwy pól składające się wyłącznie z liter, cyfr lub znaków podkreślenia.

3. Zapisz dokument pod nazwą Adresy.doc i zamknij

Ćwiczenie :

Tworzenie dokumentu głównego

korespondencji seryjnej.

Tworzenie dokumentu głównego

korespondencji seryjnej.

1. Otwórz nowy dokument.

2. Wybierz polecenie Narzędzia / Listy i dokumenty

wysyłkowe/ Korespondencja seryjna.

3. Wybierz typ dokumentu.

4.W następnym kroku wybierz dokument początkowy

Ćwiczenie :

Edytowanie dokumentu głównego.

Edytowanie dokumentu głównego.

3. Wybierz opcję Użyj istniejącej listy. Kliknij Przeglądaj

by wybrać przygotowany plik.

Ćwiczenie :

Edytowanie dokumentu głównego.

Edytowanie dokumentu głównego.

4. Wstaw elementy dokumentu głównego ( listu ), które

będą wypełnione danymi pobranymi z pliku.

Ćwiczenie :

Przeglądanie przygotowanych listów. Scalanie.

Przeglądanie przygotowanych listów. Scalanie.

5. Przejrzyj listy, które byłyby wygenerowane

6. Wyklucz jednego z adresatów.

7. W następnym kroku wybierz polecenie Edytuj

poszczególne listy. Przystąp do scalenia.

Ćwiczenie :

Pomijanie grupy rekordów podczas scalania.

Pomijanie grupy rekordów podczas scalania.

1. Otwórz dokument z poprzedniego ćwiczenia i kliknij

pusty wiersz pod polem Firma.

2. Kliknij przycisk Wstaw pole programu Word i wybierz

polecenie Pomiń rekord jeśli.

3. Wprowadź kryteria pomijania rekordów osób z

Warszawy zgodnie z ilustracją i zatwierdź je. Do
dokumentu zostanie wstawione niedrukowalne pole
Pomiń rekord jeśli.

4. Naciśnij przycisk Scal w nowy dokument. Sprawdź ilość

stron - powinna być już tylko jedna, odpowiadająca
jedynemu

adresowi

związanemu

z

Warszawą.

Ćwiczenie :

Drukowanie etykiet 1/3

Drukowanie etykiet 1/3

1. Utwórz nowy pusty dokument.

2. Wybierz polecenie Narzędzia / Listy i dokumenty

wysyłkowe/ Korespondencja seryjna

3. Wybierz typ dokumenty Etykiety.

Ćwiczenie :

Drukowanie etykiet 2/3

Drukowanie etykiet 2/3

4. W następnym kroku wybierz dokument

początkowy.

5. Wybierz Opcje etykiet.

6. Wybierz adresatów.

Ćwiczenie :

Drukowanie etykiet 3/3

Drukowanie etykiet 3/3

7. Wybierz adresatów.

8. Rozmieść dane na etykietach.

9. Przejrzyj etykiety i scal.

• Pola są wykorzystywane jako miejsca przechowywania w dokumencie danych mogących

podlegać zmianom, a także do tworzenia wzorów listów i etykiet adresowych w dokumentach
korespondencji seryjnej. Do najczęściej spotykanych pól należą: pole PAGE, które jest wstawiane
przy dodawaniu do dokumentu numerów stron, oraz pole DATE, które jest wstawiane w wyniku
wybrania

polecenia

Data

i

godzina

z

menu

Wstaw

i zaznaczenia pola wyboru Aktualizuj automatycznie.

• Przy tworzeniu indeksu lub spisu treści za pomocą polecenia Indeks i spisy z menu Wstaw pola

są wstawiane automatycznie. Pola można także stosować do automatycznego wstawiania
informacji o dokumencie (takich jak autor lub nazwa pliku), do przeprowadzenia obliczeń, do
tworzenia łączy i odsyłaczy do innych dokumentów lub elementów, a także do wykonania innych
specjalnych zadań.

• Kody pól są wyświetlane między nawiasami klamrowymi ( { } ). Aby wyświetlić wyniki działania

kodów pól, na przykład wyniki obliczeń, ukryj kody pól, wybierz polecenie Opcje z menu
Narzędzia,

kliknij

kartę

Widok

i wyczyść pole wyboru Kody pól. Pola są w pewnym stopniu podobne do formuł w programie
Microsoft Excel — kod pola jest podobny do formuły, natomiast wynik pola można porównać do
wartości uzyskiwanej w efekcie zastosowania formuły.

• Aby dokonać edycji informacji znajdujących się w kodzie pola, na przykład, aby dodać lub

zmienić przełączniki pola wyświetl najpierw kod danego pola (klikając odpowiednie pole i
naciskając klawisze SHIFT+F9), a następnie dodaj tekst lub dokonaj edycji tekstu w kodzie pola.

• Nawiasy klamrowe ograniczające pole nie mogą być wstawione z klawiatury. Pola wstawia się w

wyniku zastosowania określonych poleceń.

Pola

Pola

Ankieta to jedno z podstawowych narzędzi stosowanych w badaniach marketingowych,
socjologicznych lub psychologicznych. Pozwala na badanie zjawisk masowych przy użyciu
kwestionariusz , w którym pojawiają się pytania, sformułowane ( przeważnie ) w sposób
niewymagający dodatkowych komentarzy ze strony ankietowanego. Word jest narzędziem
niezmiernie użytecznym do prowadzenia prac związanych z ankietami.

Ćwiczenie :

Tworzenie ankiety 1/5

Tworzenie ankiety 1/5

1. Na wstępie uaktywnij pasek narzędzi

Formularze
( o ile go jeszcze nie ma na ekranie ),
wybierając polecenie Widok / Paski narzędzi /
Formularze.

2. Konstruowanie dokumentu rozpoczynamy od

wstawienia tabeli, zawierającej dwie kolumny.
Zastosowanie

tabeli

ułatwia

regularne

rozmieszczanie elementów ankiety ( formularza
) na stronie.

3. Do pierwszej kolumny wstaw tekst ANKIETA, do

drugiej plik graficzny, np. logo ew. jakiś clipart.

4. Otwórz dwa nowe wiersze tabeli - będziemy

tabele wypełniać do drugi wiersz, by zapewnić
odpowiednią czytelność dokumentowi.

Ćwiczenie cd. :

Tworzenie ankiety 2/5

Tworzenie ankiety 2/5

5. Wpisz do pierwszej kolumny tekst: Państwa

firma jest:, a do drugiej wstaw listę rozwijaną,
klikając przycisk Lista rozwijana formularza.

6. Bezpośrednio po wstawieniu pola kliknij

przycisk Opcje pól formularza. Umieść
odpowiedzi na pytania wpisując je kolejno do
pola tekstowego Element listy rozwijanej i
klikając przycisk Dodaj. Błędnie wpisane
elementy można skasować po wybraniu ich
i naciśnięciu klawisza Usuń. Wpisane elementy
można również przemieszczać na liście
korzystając
z przycisków Przenieś.

! Pierwszy element w polu Elementy listy

rozwijanej jest elementem domyślnym, który
zostanie

wyświetlony

w polu.

7. Zatwierdź listę i przejść dwa wiersze niżej,

gdzie wstawiane pole wyboru.

Ćwiczenie :

Tworzenie ankiety 3/5

Tworzenie ankiety 3/5

8. Wpisz tekst Czy Państwa firma planuje udział

w naszej konferencji ?. Przejdź do kolejnej
kolumny.

9. Wstaw Pole wyboru formularza i bezpośrednio

po wstawieniu kliknij Opcje pól formularza.
Możesz teraz ustawić rozmiar pola oraz wybrać
jedną z dwóch opcji powodujących, że pole
wyboru ( zaraz po otwarciu dokumentu -
ankiety ) będzie:

• Nie zaznaczone - co jest równoznaczne

z odpowiedzią NIE

•Zaznaczone - co jest równoznaczne

z odpowiedzią TAK

10. Zamknij okno i dodaj etykietę tekstową TAK.

11. Podobnie dodaj pola NIE i NIE WIEM - na

wypadek, gdyby ankieta trafiła w ręce osoby
niezorientowanej. Przejdź dwa wiersze w dół.

Ćwiczenie :

Tworzenie ankiety 4/5

Tworzenie ankiety 4/5

9. Czas zdobyć informacje o nazwie firmy, w tym

celu w pierwszej kolumnie wpisujemy prośbę
Podaj nazwę firmy a w drugiej pole tekstowe.
Bezpośrednio po jego wstawieniu kliknij Opcje
pól formularza - nie zmieniaj typu tekstu. Wpisz
domyślny tekst Nazwa firmy. Nie jak długa
będzie nazwa firmy - pozostajemy więc
długości maksymalnej nieograniczonej.

10. Czas kończyć formularz - warto jeszcze w

nagłówku

formularza

umieścić

pole

informujące,

o

dacie

ostatniego

zapisu

dokumentu, czyli dacie wypełnienia ankiety. W
tym celu przejdź do edycji nagłówka wybierając
polecenie Widok / Nagłówek i stopka.

11. Wpisz tekst Ankietę zapisano: i wybierz

polecenie Wstaw / Pole. W oknie dialogowym
wybierz kategorię Data i godzina i pole o
nazwie SaveDate. Zatwierdź.

Ćwiczenie :

Tworzenie ankiety 5/5

Tworzenie ankiety 5/5

12. Usuń zbędne krawędzie tabeli - najłatwiej

uczynić to korzystając z paska Tabele i
krawędzie.

13. Pod koniec edycji należy włączyć jego ochronę

przed przypadkowymi zmianami - klikając
przycisk Chroń formularz. Od tej pory
wprowadzanie danych będzie możliwe tylko w
obrębie pól tekstowych i przez wybór pozycji z
list.

14. Możesz zrezygnować z cieniowania pól

formularza, klikając przycisk Cieniowanie pól
formularza. Jest to raczej nie wskazane -
cieniowanie pól ułatwia z reguły ułatwia
odnalezienie pól, które należy wypełnić.

Ćwiczenie :

Tworzenie faksu z wykorzystaniem galerii stylów

Tworzenie faksu z wykorzystaniem galerii stylów

1. Wybierz polecenie Format / Motyw i

kliknij przycisk Galeria stylów.

Możesz obejrzeć później Możesz obejrzeć

szablony nie tylko faksów, ale i faktur,
notatek,

dyplomów

i

innych

dokumentów,
z których często się korzysta w ramach
pracy biurowej.

Szablony zawierające strony tytułowe faksów noszą nazwę:

Faks elegancki, profesjonalny, prywatny, służbowy,
standardowy, współczesny.

W polu Typ podglądu warto wybrać opcję Przykład zostanie
wówczas wyświetlony szablon wypełniony przykładowym
tekstem.

Ćwiczenie :

Tworzenie faksu z użyciem kreatora faksów 1/3

Tworzenie faksu z użyciem kreatora faksów 1/3

1. Wybierz polecenie Plik / Nowy,

wybierz

zakładkę

Listy i faksy i wybierz Kreator
faksów.

2. Otwiera się okno tytułowe

kreatora i od razu klikamy Dalej.

3. Dokonujemy wyboru dokumentu,

który ma być wysłany faksem.
Jeśli wysyłasz faks do poważnego
klienta, nie zapomnij o dodaniu
strony tytułowej, która ułatwia
odbiór
i rejestrację faksu. Kliknij Dalej.

Ćwiczenie :

Tworzenie faksu z użyciem kreatora faksów 2/3

Tworzenie faksu z użyciem kreatora faksów 2/3

4. W ramach następnego kroku dokonujesz

wyboru oprogramowania wysyłającego faks. W
naszym przypadku decydujemy się na
przygotowanie jego wydruku, który później
zostanie wysłany tradycyjnym faksem -
wybieramy więc ostatnią opcję. Przechodzimy
do następnego etapu.

5. Podaj dane adresata. W przypadku częstszej

korespondencji warto wpisać dane do książki
adresowej i z niej wstawiać stosowne
informacje.

6. Następnie, w kolejnym kroku wybieramy styl

faksu - np. Profesjonalny

Ćwiczenie :

Tworzenie faksu z użyciem kreatora faksów 3/3

Tworzenie faksu z użyciem kreatora faksów 3/3

7. Wpisujemy następnie dane nadawcy i

wybieramy Zakończ.

Pojawi się wygenerowany dokument, w którym

należy dokonać jeszcze uzupełnień

Możemy skrócić przygotowanie faksu, generując szablon na bazie już istniejącego. Wiele
elementów nie musi być podawana za każdym razem - np. dane nadawcy.

Ćwiczenie :

Tworzenie własnego szablonu faksu

Tworzenie własnego szablonu faksu

1. Zapisz przed chwilą wygenerowany dokument

jako szablon ( czyli z rozszerzeniem .dot )

2. Wyświetl pasek narzędzi Formularze i z jego

pomocą powstawiaj pola tekstowe w miejsce
wymagające uzupełnień.

3. W przypadku informacji o ilości stron warto

wstawić

pole

bardziej

wyrafinowane

-

wyświetlające automatycznie liczbę stron
dokumentu. Zaznacz stosowne miejsce i
wybierz polecenie Wstaw / Pole, wskaż
kategorię Informacje o dokumencie i pole
o nazwie NumPages.

4. Do szablonu warto dodać własne logo.

Bibliografia

Bibliografia

• [1] „ABC Worda 2002” – Z.Dec Wyd. Edition 2000
• [2] „Word 2002/XP PL Ćwiczenia zaawansowane” G.Kowalczyk Wyd. Helion
2003

• [3] „ Word 2000 Podstawy” - A.Tor Wyd. Tortech 2000
• [4] „Word w biurze i nie tylko ” - S. Flanczewski Helion 2004