Komunikacja (nie

tylko) w

organizacjach

Komunikacja – definicje oraz elementy

Komunikowanie się jest to proces przekazywania informacji od

jednej osoby do drugiej
• Komunikacja powinna być procesem dwustronnym.

Praktyczna definicja komunikacji obejmuje następujące

elementy:
Przekazanie komunikatu w sposób jasny i zrozumiały.

Komunikat należy wyrażać jasno, aby ułatwić odbiorcy jego
zrozumienie i pokonać wszelkie przeszkody fizyczne.

Zrozumienie komunikatu przez odbiorcę.

• Komunikacja pisemna to przekazywanie informacji za

pomocą notatki, listu, sprawozdania i innych form tekstów

pisanych zależnie od okoliczności, w których do

przekazywania treści wykorzystuje się słowo pisane.

• Komunikacja ustna to przekazywanie informacji poprzez

rozmowę bezpośrednią, dyskusję grupową, rozmowy

telefoniczne i inne okoliczności, w których słowo mówione

jest wykorzystywane do przekazywania treści..

Formy komunikowania pisemna i ustna

ZALETY & WADY

FORMA PISEMNA

Zalety:

• częściej ma charakter formalny niż nieformalny;
• stosowana jest praktycznie na każdym poziomie procesu

porozumiewania się ludzi;

• trwałość;
• możliwość starannego przygotowania.

Wady:

• Brak możliwości wytwarzania bezpośredniego sprzężenia zwrotnego.

FORMA USTNA

Zalety:

• możliwość bezpośredniej reakcji zwrotnej i wymiany myśli w
formie pytań, zgody, wyrazu twarzy i gestów,
• łatwość przekazu informacji,
• nadawca nie musi specjalnie się przygotowywać,
• nadawca nie potrzebuje ołówka, papieru czy innego sprzętu.

Wady:

• niewłaściwy dobór słów,
• nieumiejętność wyjaśnienia, przekazania informacji,
• przekazywanie tylko części informacji,
• obawa przed występowaniem w obliczu większego audytorium.

Komunikacja niewerbalna

To komunikaty nadawane i odbierane przez ludzi na wszystkich
niewerbalnych kanałach jednocześnie. Informują one o
podstawowych stanach emocjonalnych, intencjach,
oczekiwaniach wobec rozmówcy, pozycji społecznej,
pochodzeniu, wykształceniu, samoocenie,
cechach temperamentu itd.
Komunikaty te nadawane są i odbierane najczęściej na
poziomie nieświadomym, jednak mogą być również nadawane i
odbierane świadomie (tak jak większość gestów – emblematów
czy wiele wyrazów mimicznych).

Komunikacja formalna

• Wszelkie sposoby komunikacji w których zachowana jest

hierarchia pośród osób które się komunikują

• Występuje w organizacjach przedsiębiorstwach
• Wymaga odpowiednich postaw, zachowania i

odpowiedniego języka

Komunikacja elektroniczna

Internet i środki komunikacji elektronicznej rewolucjonizują życie organizacji,
w których funkcjonujemy. Poczta elektroniczna, komunikatory, portale
intranetowe, wideokonferencje zwiększają szybkość obiegu informacji oraz
ułatwiają dostęp do ludzi
Łatwość komunikacji przyczynia sie do "zalewu informacjami", pracownicy muszą
sobie radzić z coraz większą ilością informacji w coraz krótszym czasie.
Popularyzacja nowych rozwiązań zwiększa dostępność pracowników dla
pracodawcy, także w czasie wolnym od pracy. Nadmierne wykorzystywanie takich
możliwości prowadzi do zaburzania równowagi między życiem osobistym
i zawodowym wśród pracowników. Nowe środki komunikacji przyczyniają się do
rozproszenia informacji cyfrowych w firmach.

Komunikacja nieformalna

Komunikacja nieformalna (np. towarzyska) gdzie
uczestników takiej komunikacji łączą relacje bardziej
„luźne”, gdzie komunikowanie się nie wymaga odpowiedniej
rytualizacji.
Wśród nieformalnych można wymienić np. pocztę
pantoflową czy zarządzanie przez krążenie po firmie.

Poczta pantoflowa

Nieformalny kanał przekazywania informacji wśród ludzi należących do
organizacji; plotki; wiązania
można spotkać we wszelkiego typu organizacjach
Próby wyeliminowania poczty pantoflowej są skazane na niepowodzenie, jednak
menedżer może mieć nad nią kontrolę. Jeżeli utrzyma otwarte kanały
komunikacji i ostro zareaguje na upowszechnianie informacji niedokładnych,
może zminimalizować szkody, jakie może wyrządzić poczta pantoflowa. W
rzeczywistości może ona być nawet atutem. Gdy się dowie, kto odgrywa kluczową
rolę w rozpowszechnianiu informacji pocztą pantoflową, menedżer może
częściowo kontrolować informacje napływające do takich osób i wykorzystywać
ten nieformalny kanał komunikacji do poznawania reakcji pracowników na nowe
pomysły, takie jak zmiana polityki kadrowej lub systemów świadczeń. Menedżer
może również czerpać z nieformalnego obiegu wartościowe informacje i
wykorzystywać je do usprawniania procesu podejmowania decyzji.

Zarządzanie przez krążenie po firmie

Jedną z form nieformalnego komunikowania się, która
zyskuje coraz większą popularność, jest zarządzanie
przez krążenie po firmie. Podstawowa idea polega na
tym, że menedżer ma stale kontakt z tym, co się dzieje
w organizacji, ponieważ krąży po jej terenie i
rozmawia zarówno z bezpośrednimi podwładnymi, jak
i z podwładnymi znajdującymi się dużo niżej w
hierarchii służbowej, dostawcami, klientami i
wszystkimi, którzy w jakiś sposób są związani z firmą

Sieci komunikacji

Koło u wozu

Cała komunikacja przebiega przez

osobę zajmującą centralną pozycję,

która prawdopodobnie jest

przywódcą grupy. W pewnym

sensie jest to przykład sieci

najsilniej scentralizowanej,

ponieważ jedna osoba otrzymuje i

przekazuje wszystkie informacje.

„Y”

Jest nieco mniej

scentralizowany dwie

osoby mają kontakt z

więcej niż jedną

osobą, a trzy osoby

utrzymują kontakt

tylko z jedną osobą.

ŁAŃCUCH

Zapewnia bardziej

wyrównany

przepływ informacji

między członkami

grupy, chociaż

osoby na obu

końcach łańcucha

kontaktują się tylko

z jednym członkiem

grupy.

OKRĘG

Droga przebiegu

komunikacji

zostaje domknięta

w modelu okręgu.

Tu każdy ma

kontakt z dwoma

osobami.

KAŻDY Z KAŻDYM

Najbardziej zdecentralizowana

jest sieć przebiegają wszystkimi

kanałami (czyli powiązania

każdego z każdym), pozwalająca

na swobodny przepływ informacji

między wszystkimi członkami

grupy. Każdy członek grupy w

równym stopniu uczestniczy w

procesie komunikacji, a

przywódca grupy, jeśli taki jest,

prawdopodobnie nie ma

nadmiernej władzy.

Systemy komunikowania

System komunikowania

organizacyjnego

Proces komunikowania się na poziomie grupowym i międzygrupowym.
Uczestnikami tego systemu są osoby, które wstępują do konkretnej
organizacji.
Organizację tę cechuje najczęściej wewnętrzna, zamknięta
i hierarchiczna struktura z jasno określonymi rolami jej członków
z wąską grupą zarządzających i szeroką grupą podporządkowanych.
Kontakty oraz relacje między uczestnikami systemu mają charakter
przymusowy, formalny i organizacyjny. Komunikaty przepływają
w zdecydowanej większości od góry do dołu, w formie poleceń czy
zaleceń. Wszyscy uczestnicy systemu mają przydzielone zadania
i obowiązki. Zachowaniem członków rządzą przyjęte przez organizację
normy, zwyczaje i rytuały.

System komunikacji pionowej

Komunikacja pionowa to komunikacja, która
przebiega zarówno w górę, jak i w dół w
organizacji, zwykle zgodnie z przebiegiem
linii zależności służbowej. Jest to zatem
komunikacja ludzi w organizacji z osobami
na wyższych i na niższych szczeblach tej
samej organizacji. W komunikacji pionowej
mogą uczestniczyć 2 osoby lub może ona
jednak obejmować kilka odrębnych szczebli
organizacyjnych.

KOMUNIKACJA OD DOŁU DO GÓRY

Na tę komunikację składają się wiadomości
przekazywane od podwładnych do
zwierzchników, zwykle do bezpośrednich
przełożonych, następnie do ich przełożonych
itd., kolejno po szczeblach hierarchii
organizacyjnej. Typowe treści przekazywane
komunikacją przebiegającą od dołu ku górze
to wnioski czy prośby oraz informacje, które w
opinii menedżerów niższego szczebla mogą
mieć znaczenie dla menedżerów wyższego
szczebla, odpowiedzi na ich żądania.

KOMUNIKACJA Z GÓRY DO DOŁU

Komunikacja ta następuje wtedy, kiedy
informacje spływają po szczeblach hierarchii
od przełożonego do podwładnych. Typowa
treść takich przekazów to dyrektywy
dotyczące sposobu wykonania czegoś,
przydzielanie nowych obowiązków, zwrotna
ocena osiągnięć, a także ogólne informacje,
które w opinii menedżera wyższego szczebla
mogą mieć pewną wartość dla menedżera
szczebla niższego.

Komunikacja pozioma

Angażuje pracowników na równorzędnych stanowiskach w
organizacji. Na przykład menedżer ds. operacji może
zakomunikować menedżerowi ds. marketingu o spadku
poziomu zapasów i konieczności wydłużenia
przewidywanych terminów dostaw o dwa tygodnie.
Komunikacja pozioma występuje między menedżerami oraz
między szeregowymi pracownikami.

KONIEC