Logistyka - Analiza ABC i XYZ

Sugeruje się, że łańcuch dostaw bardziej precyzyjnie można zdefiniować jako: „Sieć

powiązanych i współzależnych organizacji, które działając na zasadzie wzajemnej współpracy

wspólnie kontrolują, kierują i usprawniają przepływy rzeczowe i informacji od dostawców do

ostatecznych użytkowników”1. Na sposób zarządzania logistyką wpływa wiele czynników,

trzy z nich wydają się najważniejsze tj. szybkie reakcje na potrzeby klienta, rzetelność w

działaniu (niezawodność) i relacje z partnerami (tzw. 3R2):

a) w procesie kooperacji przedsiębiorstw jest zauważalny pozytywny trend do wzbogacania i

różnicowania oferty usługowej przez przedsiębiorstwa i instytucje świadczące usługi

logistyczne drogą rozszerzania podaży usług o dodatkowe świadczenia,

b) występująca w odpowiednim czasie dyspozycyjność, dokładność oraz jakość

wymienianych informacji stanowią najważniejszy wymiar serwisu dostaw w powiązaniu

między kooperującymi przedsiębiorstwami,

Zarządzanie zapasami ma na celu utrzymanie stanu zapasów magazynowych w

określonym rozmiarze, np. wystarczającym do zagwarantowania ciągłości dostaw towarów na

rynek. Realizacja tego celu wymaga współdziałania z systemami zaopatrzenia, produkcji i

dystrybucji. Zarządzanie zapasami jest szczególnie uzależnione od wielkości i struktury

kanałów dystrybucji. „Im większe i bardziej złożone są łańcuchy dystrybucyjne, tym większy

jest wymagany poziom zapasów rozmieszczonych w magazynach oraz na środkach

transportu”3.

Tabela 1

Analiza kosztów zamówień i magazynowania na wybranych przedsiębiorstwach w Pomorza

Środkowego w 2000r. przy współpracy ze spedytorskimi organizacjami wielopodmiotowymi

Nazwa

Roczna

Opakowa Waga w Roczne

Roczne

koszty Roczna

wartość

przedsiębiors liczba

nia

kg

koszty

magazynowania

zamówień

twa

zamówień

zamówień

POLSTAR

5552

78981

1005876

555428

28850

39490500

KOSPEL

7698

17947

329535

238807

7370

25125800

PRESTIGE

2337

5529

322286

143714

18170

33174000

EUROTOOL

13036

14720

869941

325277

17900

43497050

PTC

2322

3948

731732

198586

16320

1902454

TIMSOFT

7583

7612

12373

68517

0

710453

Źródło: Opracowanie własne na podstawie wybranych przedsiębiorstw Pomorza Środkowego.

Kierując się powyższymi stwierdzeniami, można przyjąć, że zapasy magazynowe spełniają

między innymi następujące funkcje:

1 J. Atiken: Supply Chain Integration …

2 z ang. Responsiveness, reliability, relationships.

3 Por. A. Korzeniowski, M. Skrzypek, G. Szyszka: Opakowania w systemach logistycznych, BL, IliM, Poznań,

1996.

1

- stanowią ochronę przed niepewnością dostaw dla przedsiębiorstw przemysłowych i

handlowych, w wyniku której mógłby zostać zakłócony tok produkcji bądź sprzedaży;

niepewność ta może dotyczyć rozmiaru dostawy, czasu jej otrzymania oraz jakości;

- zapewniają ciągłość dostaw w przypadku produkcji sezonowej i zużycia całorocznego;

przykładem jest produkcja oparta na przetwórstwie produktów rolnych;

- umożliwiają zaspokojenie szczytowego zapotrzebowania w przypadku produkcji

całorocznej i krótkoterminowego wysokiego zużycia ;

- umożliwiają zakup partii surowca spowodowanego dominacją sprzedającego nad

odbiorcą, gdy minimum sprzedaży przekracza potrzeby odbiorcy;

- pozwala na prowadzenie gry rynkowej przy wykorzystaniu koniunktury i dekoniunktury

cenowej w różnych aspektach;

- umożliwiają wąską specjalizację produkcji, gdyż w magazynach następuje zamiana

asortymentów wysoko produkcyjnych pierwotnych na bogaty asortyment handlowy –

polega to na spływie do magazynu produkcji z wielu zakładów, w ten sposób w zapasach

zostaje zgromadzona paleta różnych asortymentów , niejednokrotnie komplementarnych;

- pozwalają na dostosowanie zapasów do potrzeb wynikających z preferencji odbiorców;

- umożliwiają sprzedaż dużych partii wyrobów;

- stanowią czynnik pozwalający łagodzić skutki rozrzutu przestrzennego dostawców i

odbiorców w skali krajowej i światowej;

- stanowią istotny element kanałów dystrybucji, umożliwiający kształtowanie określonego

poziomu obsługi klienta;

- pozwalają na wyrównanie wahań podaży i popytu na rynku oraz wahań wielkości zużycia

surowców w przedsiębiorstwach produkcyjnych.

Magazyn może stanowić ogniwo w różnych układach związanych z przepływem

materiałów i towarów. Magazyny w logistycznym systemie przepływu towarów występują w

fazie zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji. Magazyny te spełniają w odniesieniu do

zaopatrzenia funkcje konsolidacyjne, a w odniesieniu do dystrybucji – rozdzielcze. Mając na

uwadze gospodarkę rynkową, gdzie najważniejszym problemem z punktu widzenia

przedsiębiorcy, zarówno producenta, jak i handlowca jest osiągnięcie zadowolenia odbiorcy

klienta. Można przyjąć, że rola magazynów w procesach dystrybucyjnych w aspekcie

logistycznym nabiera szczególnego znaczenia.

Zmieniające się systematycznie struktury rynku wymusiły działania adaptacyjne do

nowych warunków. Klasyczna gospodarka magazynowa, która musiała utrzymać niezbędne

zapasy materiałowe i części zamienne dla zabezpieczenia produkcji, rozwinęła nowe idee.

2

Poziom obsługi dostaw został wyraźnie zróżnicowany według nowych metod analitycznych.

Zamiast magazynowania i transportu wewnątrzzakładowego rozpoczęto organizację dostaw

synchronizowanych z procesami produkcyjnymi.

Istotną pomocą decyzyjną dla dokonania klasyfikacji dóbr fizycznych ze względu na

określone cechy i wykorzystanie tego podziału w sferze gospodarki materiałowej, rozwinięta

została tzw. Analiza typu ABC i XYZ, przy pomocy której możliwe staje się selektywne

podejście w polityce magazynowej.

Punktem wyjścia w analizie typu ABC jest stwierdzenie znanego faktu, że w praktyce

gospodarczej często stosunkowo ograniczona ilość dóbr fizycznych ma relatywnie wysoki

udział w całkowitych kosztach zużycia materiałowego lub w wielkości obrotów ogółem.

Natomiast koszty materiałowe pozostałej, dużej ilości dóbr, stanowią stosunkowo skromny

udział w całkowitych kosztach materiałowych w wielu przedsiębiorstwach. Należy liczyć się

w zasadzie, że materiały o największej wartości zużycia mają również największy udział w

wartości zapasów magazynowych. Dobra fizyczne z grupy A reprezentują około 70-80%

wartości zapasów magazynowych, natomiast udział ilościowy tej grupy w całkowitej ilości

magazynowych materiałów wynosi tylko około 20%. Udział dóbr z grupy B w wartości

ogółem wynosi około 15% przy udziale ilościowym rzędu 30-40%. Udziały grupy C stanowią

odpowiednio 5-15% i 40-55%.

Analiza typu ABC pomaga działowi zaopatrzenia w przedsiębiorstwie na

skoncentrowaniu się na tych rodzajach materiałów, których dostawy zajmują wysoką pozycję

w całkowitej wartości zużycia materiałowego i w całkowitej wielkości obrotów

przedsiębiorstwa. Na podstawie osiągniętych wyników można wskazać na zasadność

odmiennego traktowania każdej z trzech grup materiałowych:

1. Grupę A (materiały o wysokiej wartości i /lub dużym udziale w kosztach materiałowych

ogółem) należy traktować ze szczególną uwagą w zakresie:

- analizy rynkowej, cenowej i struktury kosztów,

- szczegółowego przygotowania zamówień handlowych,

- precyzyjnych procedur dysponowania w przedsiębiorstwie,

- właściwego zarządzania poziomami zapasów,

- precyzyjnego ustalania poziomów tzw. „zapasów bezpieczeństwa”.

2. Dla materiałów z grupy B (materiały o średniej wartości i średnim udziale w ogólnych

kosztach materiałowych) w grę wchodzi droga pośrednia między działaniami właściwymi

dla grupy A i dla grupy C.

Struktura wartościowa

3

zapasów magazynowych

Grupa A

75%

Grupa

B

Dobra fizyczne

15%

Grupa C

z grupy A,B,C

10%

Struktura ilościowa

20 %

zapasów magazynowych

35 %

45%

Rys. 1: Przykład typowej struktury dóbr fizycznych przy wykorzystaniu analizy typu ABC

Źródło: Opracowanie własne na podstawie

Dla artykułów z grupy C (materiały o niskiej wartości i /lub małym udziale w ogólnych

kosztach materiałowych) obowiązuje zasada stosowania prostych procedur i maksymalnej

redukcji nakładów. Ze względu na dużą ilość materiałów i ograniczoną ich wartość, przy

dążeniu do obniżania kosztów dostaw i zamówień handlowych działania winny koncentrować

się na uproszczeniu procedur dyspozycyjnych i rutynowym składaniu zamówień u stałych

producentów.

Na podstawie tabeli 2 można określić, że analiza metodą ABC doskonale się sprawdza w

„PRESTIGE” S.A. Materiały kategorii A (maty i kije rattanowe, maty bambusowe, tkaniny)

w całkowitej ilości magazynowej wynoszą tylko 19,06%, ze względu na największą wartość

zużycia reprezentują również największą wartość zapasów magazynowych 73,48%.

Materiały kategorii B i C niewiele różnią się od zakładanych w literaturze. Materiały kategorii

B – płyty wiórowe, skóry, gąbka kształtują się na poziomie zużycia ilościowego w granicach

26,36%, a wartości ogółem 17,57%. Dobra fizyczne klasy C (lakier, szkło, klej, zszywki i

nici) stanowią odpowiednio największą wartość zużycia ilościowego 54,58% i najmniejsze

zużycie w ujęciu wartościowym 8,95%.

Tabela 2

Wyliczenia dla potrzeb analizy typu ABC na przykładzie „Prestige” S.A.

Dobro fizyczne,

Zużycie ilościowe

Cena

Zużycie w ujęciu Określenie

klasy

4

Materiał

wartościowym

ABC

Płyty wiórowe

45.000

0,08

3.600

B

Maty rattanowe

21.000

1,80

37.800

A

Maty bambusowe

17.000

2.30

39.100

A

Tkanina

7.000

0,90

6.300

A

Kije rattanowe

19.500

1,90

37.050

A

Gąbka

4.000

2,00

8.000

B

Skóra

900

7,00

6.300

B

Lakier

35.000

0,07

2.450

C

Szkło

2.000

1,00

2.000

C

Klej

48.000

0,03

1.440

C

Zszywki

20.000

0,15

3.000

C

Nici

11.000

0,02

220

C

Źródło: Opracowanie własne na podstawie „Prestige” S.A.

Specjalną odmianą analizy typu ABC jest analiza XYZ. Jeżeli analizuje się zużycie

poszczególnych materiałów w przedsiębiorstwie przez dłuższy okres czasu, to można

stwierdzić, że z jednej strony występują materiały, których zapotrzebowanie kształtuje się na

stałym poziomie, z drugiej zaś strony materiały, na które zapotrzebowanie podlega

określonym wahaniom. Wykorzystywane są wreszcie takie materiały, na które

zapotrzebowanie jest bardzo nieregularne. Powyższa kombinacja pokazana jest w tabeli 3.

Tabela 3

Kombinacja analiz ABC i XYZ – przykład „Prestige” S.A.

Dokładność prognozy

Wartościowość

A

B

C

X

Wysoki poziom wartości Średni poziom wartości Niski poziom wartości

zużycia.

Wysoka zużycia.

Wysoka zużycia.

Wysoka

dokładność prognozy.

dokładność prognozy.

dokładność prognozy.

Maty i kije rattanowe

Płyty wiórowe

Klej i zszywki

Y

Wysoki poziom wartości Średni poziom wartości Niski poziom wartości

zużycia.

Średnia zużycia.

Średnia zużycia.

Średnia

dokładność prognozy.

dokładność prognozy.

dokładność prognozy.

Maty bambusowe

Gąbka

Lakier i nici

Z

Wysoki poziom wartości Średni poziom wartości Niski poziom wartości

zużycia. Niska dokładność zużycia. Niska dokładność zużycia. Niska dokładność

prognozy.

prognozy.

prognozy.

Tkanina

Skóry

Szkło

Źródło: Opracowanie własne na podstawie „Prestige” S.A.

Przy stosowaniu analizy typu XYZ poszczególne rodzaje materiałów na podstawie

regularności zapotrzebowania na te dobra zostają podzielone na te trzy grupy:

- materiały z grupy X charakteryzują się regularnym zapotrzebowaniem, przy założeniu

możliwości występowania niewielkich wahań, jak również wysoką dokładnością

prognozowania poziomu tego zapotrzebowania (zużycia),

- materiały z grupy Y charakteryzują się zapotrzebowaniem mającym charakter wahań

sezonowych, względnie mających charakter określonego trendu, ze średnią dokładnością

prognozowania,

5

- materiały zakwalifikowane do grupy Z charakteryzują się bardzo nieregularnym

zapotrzebowaniem i niską dokładnością prognozy tego zapotrzebowania.

Jeżeli analiza XYZ zostanie włączona przez sferę zaopatrzenia jako instrument wsparcia

decyzyjnego, to na jej podstawie może okazać się celowe, aby dla materiałów

zakwalifikowanych do grupy X opracować system zaopatrzenia zsynchronizowany z

procesami produkcyjnymi tak jak to ma miejsce w przypadku płyt wiórowych, kleju i

zszywek – codzienne dostawy w systemie „Just in Time”. Dla grupy Y system zaopatrzenia z

zadaniem utworzenia określonego poziomu zapasów magazynowych np. maty bambusowe

(kl. A), które są importowane z Indonezji, gdzie okres oczekiwania wynosi 2-3 miesiące. Do

grupy YB należy gąbka, której zamówienia są zależne od ilości mebli tapicerowanych typu

łóżka oraz fotele. W grupie YC znajduje się lakier i nici ze względu dużą zmienność

kolorystyczną w zamówieniach od klientów. W odniesieniu do grupy Z system zaopatrzenia

zgodny z nieregularnymi potrzebami. Do grupy ZB należy skóry z podstawowych kolorów –

z próbnika, które klient może zamówić jako ostatni element i która wyłącznie zaopatruje się

przedsiębiorstwo pod konkretne zlecenie. Do grupy ZC należy szkło, które nie jest

standardem. Występuje w różnych odcieniach i kształtach.

Kwalifikacja i ocena dostawcy jest na tyle ważna iż zasługuje na specjalne omówienie.

Pokazanie danych, jakie są potrzebne w procesie wyboru dostawców oraz analiza tych danych

pozwala na zmaksymalizowanie wartości w łańcuchu dostaw:

1.

Określenie lub powtórna ocena potrzeb. Transakcja zakupu jest zainicjowana w

odpowiedzi na potrzebę użytkownika (wewnętrzne bazy danych określające

wielkości zapasów magazynowych, zejście do stanów minimalnych na niektóre

materiały). Sprawdzenie czy dane są aktualne i czy faktycznie zachodzi potrzeba w

danej chwili zakupów tych materiałów.

2.

Zdefiniowanie i ocena wymagań użytkownika. Określa się parametry danych

materiałów (wysokość, grubość, wagę, średnicę) często korzystając z

wewnętrznych baz danych. Wykorzystując te dane, zaopatrzeniowiec może

przekazać potrzeby użytkownika potencjalnym dostawcom.

3.

Podjęcie decyzji, czy produkować we własnym zakresie, czy dokonać zakupu.

Zanim przedsiębiorstwo zaangażuje zewnętrznych dostawców, sprawdza czy może

wyprodukować dane produkty we własnym zakresie i ewentualnie podejmuje

decyzji na podstawie własnych danych o zakupie surowców. Najczęściej

przedsiębiorstwo podejmuje decyzje dotyczącą przerzucenia odpowiedzialności za

6

niektóre czynności na poddostawców, aby móc się skupić na swojej podstawowej

działalności.

4.

Określenie typu zakupu. W przypadku ponownego zakupu lub rutynowego określa

się następujące dane: ilość dostawców proponujących dany materiał w jakiej cenie,

w jakim czasie dostarcza i o jakim terminie płatności. W przypadku

zmodyfikawanego zakupu powtórnego, który wymaga zmiany istniejącego dostawy

lub materiału następuje poszukiwanie nowego dostawcy w bazie danych wśród już

znanych dostawców. W trzecim przypadku następuje całkowicie nowy zakup, który

wynika z nowej potrzeby użytkownika i następuje weryfikacja danych

dostarczonych przez dostawców.

5.

Przeprowadzenie analizy rynku. Źródło rynku może funkcjonować w warunkach

rynku czysto konkurencyjnego (wielu dostawców), rynku oligopolistycznego (kilku

dużych dostawców), lub rynku monopolistycznego (jeden dostawca). Znajomość

rynku i danych, jakie mamy do dyspozycji, na którym firma dokonuje zakupu

umożliwia zaopatrzeniowcowi określenie liczby dostawców funkcjonujących na

tym rynku, a także ich słabych i mocnych stron i wybranie najbardziej skutecznej

metody zakupu.

6.

Określenie wszystkich możliwych dostawców. Polega na określeniu wszystkich

potencjalnych dostawców, łącznie z tymi, z których firma nie korzystała.

7.

Wstępna selekcja wszystkich możliwych źródeł zaopatrzenia. Wstępna selekcja na

podstawie informacji płynących od dostawców pozwala ograniczyć liczbę

potencjalnych dostawców do tych, którzy są w stanie zaspokoić wymagania

użytkownika (dana ilość materiału w określonym czasie).

8.

Ocena pozostałych dostawców. Po ograniczeniu liczby potencjalnych dostawców

do tych, którzy są w stanie spełnić wymagania użytkownika, należy określić, który

pod wpływem informacji dotyczących innych dostawców jest w stanie

zaproponować najkorzystniejsze warunku (podawane są informacje od innych

dostawców).

9.

Wybór konkretnego dostawcy. To nie tylko wybór tego jednego, ale również

przekazanie informacji w odpowiedni sposób pozostałym dostawcom, żeby

podtrzymać dalsze kontakty. Właściwy wybór musi być poddawany systematycznej

weryfikacji.

7

10.

Przyjęcie dostawy produktu lub usługi. Czynność ta jest realizowana przez

dostawcę i po jej wykonaniu pojawiają się pierwsze dane o wynikach działania.

Będą one brane pod uwagę przy następnym przyjęciu dostawy.

11.

Ocena wykonania dostawy. Po wykonaniu usługi lub dostarczenia produktu należy

ocenić sposób realizacji zamówienia. W przypadku, gdy dostawca nie zaspokoił

potrzeb użytkownika, należy ustalić przyczyny i podjąć odpowiednie działania

korygujące.

W tabeli 4 przedstawiony został uproszczony schemat oceny. Niezawodność dostawców

została dodatkowo podzielona na niezawodność pod względem jakości, niezawodności

terminów dostaw i niezawodność odnosząca się do ilości dostarczanych dóbr. Poszczególnym

kryteriom podporządkowano określone poziomy wykonania. Całkowita wartość liczbowa dla

określonego dostawcy zostaje wyliczona w dwóch etapach:

pomnożenie wartości punktowej przypadającej na dane kryterium przez indywidualnie

ustaloną wagę tego kryterium,

ustalenie sumy wartości przypadających na kryteria.

Tabela 4

Przykładowy wykaz kryteriów dla potrzeb oceny dostawców

Wyszczegól-

5 punktów

4 punkty

3 punkty

2 punkty

1 punkt

nienie

b. dobrze

dobrze

neutralnie

dostatecznie

źle

Jakość

Najwyższa

Przewyższa

Odpowiada

Znajduje się tuż Nie odpowiada

jakość

wymagania

wymaganiom

poniżej

w

żadnym

minimalne

minimalnym

wymagań

wypadku

minimalnych

wymaganiom

minimalnym

Cena

Poziom

niższy W przedziale do Odpowiada cenie W przedziale do Poziom wyższy

niż 5% poniżej 5% poniżej ceny przeciętnej

5%

powyżej niż 5% powyżej

ceny przeciętnej

przeciętnej

ceny przeciętnej ceny przeciętnej

Termin

Więcej niż 10% W przedziale do Odpowiada

Przedział

do W

przedziale

poniżej

10%

poniżej przeciętnym

10%

powyżej wyższym

niż

przeciętnego

przeciętnego

terminom

przeciętnego

10%

powyżej

terminu dostaw

terminu dostawy dostawy

terminu dostawy przeciętnego

czasy dostawy

Jakość

Dostawy

Dostawy

Dostawy

Dostawy

Dostawy

Niezawodność

pozytywnie

przekraczają

odpowiadają

wykazują drobne wykazują rażące

przekraczają

częściowo

dokładnie

niedociągnięcia i uchybienia

uzgodnienia

uzgodnienia

ustaleniom

błędy

umowne

we umowne

umownym

wszystkich

pozycjach

Termin

Uzgodnione

Dostawy

Dostawy

Dostawy

Dostawy

Niezawodność terminy dostaw realizowane

o realizowane

o realizowane

9 realizowane

są

dokładnie tydzień

za tydzień za późno dni wcześniej

pomimo

dotrzymywane

wcześnie

reklamacji

o

więcej niż 2 tyg.

za późno

8

Ilość

Uzgodnione

Wielkość

Wielkość

Wielkość

Wielkość

Niezawodność wielkości dostaw dostawy

jest dostawy

jest dostawy

jest dostawy

jest

są

dokładnie większa

od mniejsza do 5% mniejsza

o mniejsza

o

realizowane

zamówionej do od

wielkości przedział

do więcej niż 10%

5%

zamówienia

10%

od względem

wielkości

wielkości

zamówionej

zamówionej

Źródło: Ch. Schulte: Logistik. Wege zur ….

W jednym z przedsiębiorstw produkcyjnych w Koszalinie można przykładowa podać

etapy kwalifikacji i oceny dostawców:

1. Dostawcy i kooperanci, z którymi nawiązywana jest współpraca, wcześniej poddawani są

kwalifikacji oraz podlegają okresowej ocenie. Osiągane jest to poprzez:

- ustanowienie listy typów materiałów i wyrobów, których dostawcy są kwalifikowani,

- ustanowienie kryteriów kwalifikacji i oceny okresowej dostawców oraz kooperantów,

- ocenę dostawców oraz utrzymywanie list kwalifikowanych dostawców.

2. Definiowane są w niezbędnym zakresie wymagania jakościowe dotyczące dostaw.

Służą temu przede wszystkim:

- standardowe dokumenty określające wymagania techniczne i jakościowe dostaw, np.

rysunki, specyfikacje, normy

- określenia: dokładny opis, ilość, wymagane świadectwa, inne dodatkowe wymagania,

np.: w zakresie kontroli, dostaw, opakowania, uzgodnione warunki płatności.

3. Dokumenty zakupowe i przygotowane na ich podstawie zamówienia przed

przekazaniem są poddawane przeglądom i zatwierdzane zgodnie z przyjętą procedurą

realizacji procesu zakupów.

4. Dokonywana jest kontrola jakości dostaw, co zapewnia, że nie zostaną wykorzystane

w kolejnych etapach przetwarzania surowce, materiał, wytwory kooperacyjne przed

wykonaniem kontroli w przewidzianym zakresie oraz z wynikiem negatywnym.

5. Dostawy, których jakość oceniana jest negatywnie, traktowane są jako wyrób

niezgodny z wymaganiami. System oznaczania oraz separowania wyrobów

niezgodnych uniemożliwiają ich zastosowanie.

W przedsiębiorstwie produkcyjnym następuje ocena dostawców raz w roku i na tej

podstawie powstaje kwalifikowana lista dostawców. Kontrola i badania odbiorcze surowców

i materiałów pomocniczych rozpoczyna się od sprawdzenia dokumentów przewozowych

oraz specyfikacji dostarczonej przez dostawcę i porównaniu ich z zamówieniem. Z punktu

widzenia logistyki dostaw przedsiębiorstwo produkcyjne powinno opierać się tylko na

kwalifikowanych dostawcach, by system funkcjonował płynnie.

9