Komunikacja w Organizacji Wirtualnej
Wprowadzenie


Organizacja wirtualna jest jedną z najbardziej efektywnych form zorganizowania ludzkiego działania. Tym, co charakteryzuje organizację wirtualną, jest przede wszystkim ogromna elastyczność, z którą może ona dostosować się do wymagań rynku oraz szybkość, z którą jej uczestnicy są w stanie rozwiązywać postawione przed nimi problemy.



Organizacja wirtualna opiera się na czterech filarach. Pierwszym z nich jest nadrzędny cel, dla którego powstaje i który determinuje działania wszystkich przedsiębiorstw partnerskich. Drugim jest wspólna sieć połączeń teleinformatycznych, która jest zarazem jedynym elementem infrastruktury niezbędnym do jej funkcjonowania. Trzecim jest wzajemne zaufanie członków organizacji wirtualnej, które pozwala zniwelować skutki ograniczonej możliwości kontroli w procesie zarządzania w warunkach wirtualnych. Wreszcie czwartym, ale najważniejszym filarem organizacji są tworzący ją ludzie. Wnoszą oni jedyny kapitał, jakim dysponuje grupa wirtualna, czyli wiedzę i doświadczenie. Wykorzystanie tego potencjału może prowadzić do szybkiego i efektywnego osiągnięcia zamierzonych celów.



Podstawowym warunkiem sprawnego działania organizacji wirtualnej jest wymiana informacji pomiędzy poszczególnymi jej uczestnikami. Dlatego niezbędne jest posiadanie pewnych unikalnych umiejętności, które umożliwią jej członkom współpracę w warunkach wirtualnych.



Po pierwsze niezbędna jest znajomość narzędzi informatycznych wchodzących w skład globalnego systemu wykorzystywanego przez organizację. System ten musi być podłączony do Internetu, który umożliwi komunikację w wymiarze światowym. Poza tym musi posiadać bazę danych umieszczoną na serwerze, do której dostęp będą mieli wszyscy uczestnicy. Interfejsem użytkownika powinien być portal korporacyjny, który może być wykorzystywany jako forum informacyjne i dyskusyjne oraz jako miejsce dostępu do pozostałych niezbędnych narzędzi informatycznych.



Po drugie bardzo ważny jest sposób prowadzenia dialogu pomiędzy uczestnikami organizacji wirtualnej. Niezbędne jest posiadanie umiejętności jasnego i logicznego wyrażania sądów i opinii przy wykorzystaniu mechanizmów wirtualnych. Komunikacja prowadzona w ten sposób jest dosyć specyficzna i wymaga szczególnej uwagi przy formułowaniu wypowiadanych sądów.



Po trzecie system komunikacji w organizacji wirtualnej musi rozwiązywać kwestie związane z prowadzeniem wymiany informacji o charakterze niespersonalizowanym. Pozwoli to przygotować partnerów do tego, że nie będą oni mogli wyciągać wniosków na temat dyskutowanych problemów na podstawie sposobie zachowaniu partnera, jego wyglądu zewnętrznego, mowy ciała i bodźcach pozawerbalnych. Stwarza to jednak sporą trudność członkom grupy, ponieważ przekazy te są uboższe i wymagające większego wysiłku przy próbie ich interpretacji. Dlatego tak ważne jest niedopuszczenie do sytuacji, w której odbiorca skupia się na tym, co autor komunikatu miał na myśli, a nie, co tak naprawdę dana informacja wnosi do sprawy. W skrajnych sytuacjach może to, bowiem spowodować całkowitą dezorganizację pracy grupy.



Niezbędnym atrybutem każdej organizacji wirtualnej powinien być system komunikacji. Wcześniejsze jego zaprojektowanie pozwoli dostosować umiejętności poszczególnych członków grupy od ogólnie panującego standardu. Zagrożenia wynikające z braku odpowiednio przygotowanego systemu komunikacji jest bardzo duże. Wynika ono między innymi z tego, że komunikacja jest jedynym "naocznym świadectwem" istnienia organizacji wirtualnej. Poza tym przygotowanie odpowiednich procedur regulujących wymianę informacji jest niezwykle istotne z punktu widzenia skuteczności jej działania.




Model systemu komunikacji organizacji wirtualnej


Stworzenie systemu komunikacji, który pozwoli efektywnie funkcjonować partnerom w ramach organizacji wirtualnej należy rozpocząć od ustalenia pozycji i roli poszczególnych członków zespołu wirtualnego. Pozwoli to stworzyć namiastkę hierarchii, która w rzeczywistości nie istnieje. Daje to jednak możliwość zniwelowania negatywnej siły wpływów poszczególnych jej członków na organizację. Jest to bardzo istotne z racji tego, że nadrzędnym celem jest zadanie, do którego grupa została powołana. Wykonywanie czynności, które przysporzą korzyści wszystkim przedsiębiorstwom jest priorytetowe w stosunku do załatwienia pojedynczych interesów poszczególnych członków grupy.



Zdobywanie uprzywilejowanej pozycji w stosunku do kooperantów może nastąpić w wyniku umiejętnego sporządzania treści wysyłanych komunikatów. Sprzyja temu ograniczenie się tylko i wyłącznie do słowa pisanego w prowadzonych dyskusjach. Na sposób wypowiedzi wpływa tylko dobór słów. W sytuacji, gdy okażemy się nielogiczni i mało konkretni, nasze zdanie przestaje mieć wpływ na grupę pomimo faktu posiadania nadrzędnej roli w organizacji. W przypadku, gdy hierarchia jest z góry określona, istnieje mniejsze prawdopodobieństwo tego, że zarządzający organizacją wirtualną straci kontrolę nad grupą i zacznie ona rozwijać się w nieznanym kierunku.



Aby zapobiec sytuacji, w której sposób wypowiedzi wpływa niekorzystnie na partnerów, należy wprowadzić jednolity kod komunikacji. Musi on określać język, w którym prowadzone będą prace. Domyślnie używa się języka angielskiego. Dobrą praktyką jest również używanie ustalonego języka nawet w kontaktach pomiędzy partnerami z tego samego kraju, w którym nie jest on powszechnie używany. Pozwala to monitorować poczynania członków grupy i kierować je w pożądanym kierunku. Poza tym kod powinien zakładać użycie środków wyrazu, jakimi są tabele, wykresy i rysunki. Obrazują one znacznie więcej niż słowo pisane i skłaniają do wyciągania własnych wniosków. Kod komunikacji musi również określać reguły używania języka fachowego, odpowiedniego dla danej branży.



Niezwykle cenna dla organizacji wirtualnych jest możliwość okresowego włączania do pracy ekspertów z zewnątrz. Zwiększa to jeszcze bardziej elastyczność organizacji w dostosowywaniu się do potrzeb rynku oraz korzystnie wpływa na jej potencjał. Stwarza to warunki, w których wiedza wykorzystywana w procesie dochodzenia do rozwiązania problemu może być dowolnie rozszerzana.



Członkowie OW są samowystarczalni i ich działania są w przeważającej części samodzielne. Dlatego niezbędny jest efektywny mechanizm motywujący, który polega na budowie systemów wsparcia i przeciwdziałania alienacji. Członkowie muszą mieć możliwość kontaktu z zewnętrznym doradcą, który występując w roli niezależnego koordynatora, pokieruje technicznymi i merytorycznymi aspektami dalszej pracy. Z tego powodu każdy uczestnik systemu komunikacji powinien posiadać dostęp do dwóch kanałów przesyłania danych, publicznego do komunikacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami grupy i prywatnego. Stworzenie możliwości szybkiego kontaktu z moderatorem lub komórką wsparcia daje szansę natychmiastowego rozwiązania pojawiającego się problemu i nie opóźnia pracy całej organizacji.




Zakończenie


Grupa wirtualna jest formą zorganizowania przedsiębiorstwa przyszłości. Stwarza unikalne możliwości szybkiego rozwoju, elastycznie dopasowuje się do wymagań rynku, daje szansę wykorzystania wiedzy ekspertów z całego świata. Nakłady poniesione na stworzenie organizacji wirtualnej są niewielkie, w porównaniu z korzyściami, jakie można osiągnąć w wyniku współpracy w wirtualnej grupie.



Organizacja wirtualna daje jej uczestnikom możliwość niezależnego tworzenia własnych strategii zarządzania. Stwarza również szansę na autonomiczne kreowanie swojego rozwoju oraz niezależne prowadzenie kilku projektów.