Rady praktyczne

Efektywne stosowanie zintegrowanych systemów informatycznych (ZSI), jako najbardziej technologicznie zaawansowanej formy wspomagania procesów zarządzania w przedsiębiorstwie z wykorzystaniem technologii komputerowej, wymaga spełnienia określonych uwarunkowań ich realizacji. Zestaw najważniejszy można ująć następująco:
• realizacja ZSI, rozumiana jako caÅ‚oksztaÅ‚t dziaÅ‚aÅ„ przygotowawczych, organizacyjnych i wykonawczych, a obejmujÄ…cy peÅ‚en cykl życia systemu informatycznego, musi być rozpatrywana w kategorii zÅ‚ożonego przedsiÄ™wziÄ™cia informatycznego, traktowanego jako inwestycja strategiczna przedsiÄ™biorstwa,
• cel wdrożenia systemu i jego zakres funkcjonalny muszÄ… jednoznacznie wynikać ze strategii informatyzacji przedsiÄ™biorstwa, jako dokumentu pochodnego wzglÄ™dem misji i strategii jego funkcjonowania,
• wdrożenie ZSI wymaga peÅ‚nego zaangażowania najwyższego kierownictwa in-formatyzowanego przedsiÄ™biorstwa i zagwarantowania odpowiednich zasobów ludzkich, finansowych i materiaÅ‚owych wykorzystywanych zgodnie z najnowszymi zdobyczami wiedzy i doÅ›wiadczeÅ„ w tym zakresie.
Złożoność realizacji ZSI wynika z kilku podstawowych czynników:
• organizacyjnego - uwzglÄ™dnia zmiany w otoczeniu przedsiÄ™biorstwa i w nim samym, pracÄ™ zespoÅ‚owÄ…, komunikacjÄ™ miÄ™dzy zespoÅ‚ami wykonawczymi a przyszÅ‚ymi użytkownikami ZSI, koordynacjÄ™ różnych dziaÅ‚aÅ„ itp.,
• technicznego - zapewnia zachowanie koniecznego współdziaÅ‚ania miÄ™dzy elementami struktury realizacyjnej ZSI przy uwzglÄ™dnianiu dynamiki zmian w infrastrukturze informatycznej, bÄ™dÄ…cych pochodnÄ… rozwoju Å›rodków technicznych informatyki, ,.,-_. n- . •-..,. , ^ .. ,.,•,,-'.•••, ,:.:, .....• ^ - . -, ••
• technologicznego - uwzglÄ™dnia zależnoÅ›ci okreÅ›lonych etapów i faz prowadzonych dziaÅ‚aÅ„,
• socjo-psychologicznego - obejmuje postawy i zachowania ludzi (przyszÅ‚ych użytkowników wdrażanego systemu i jego realizatorów) w grupie i ich interakcje.
146
Zintegrowane systemy informatyc/nc
Do kluczowych uwarunkowań organizacyjnych w realizacji ZSI należy zaliczyć:
a) prawidłowe przygotowanie i przeprowadzenie prac w zakresie zdefiniowania zadania projektowego, inicjującego właściwe działania projektowo-wdrożeniowe,
b) dokonanie wyboru systemu spośród oferowanych gotowych standardów światowych,
c) formalne powołanie zespołu projektowo-wdrożeniowego o strukturze i składzie osobowym, uwzględniającym specyfikę organizacyjno-techniczną informatyzowanego przedsiębiorstwa i wdrażany system, który przygotuje szczegółową koncepcję rozwiązania łącznie z analizą jego ryzyka, harmonogramem i budżetem,
d) konsekwentne realizowanie przyjętych ustaleń wykonawczych zgodnie z przyjętą metodyką prac przy zachowaniu wymogów jakościowych całego przedsięwzięcia.
Wśród najważniejszych rad praktycznych dla przyszłych użytkowników ZSI należy wymienić następujące: ;
• caÅ‚ość prac projektowo-wdrożeniowych powinna przebiegać zgodnie z przyjÄ™tÄ… metodykÄ… postÄ™powania. DostÄ™pne metodyki w tym zakresie wspomagana muszÄ… być odpowiednimi narzÄ™dziami informatycznymi klasy CASE,
• wdrażanie ZSI musi zazwyczaj poprzedzić restrukturyzacja informatyzowanego przedsiÄ™biorstwa, obejmujÄ…ca identyfikacjÄ™ i modelowanie jego głównych i pomocniczych procesów gospodarczych wraz z dostosowaniem caÅ‚ej infrastruktury obiektu do wymagaÅ„ proponowanych rozwiÄ…zaÅ„. DziaÅ‚ania te, wprowadzajÄ…ce orientacjÄ™ procesowÄ… w obiekcie w miejsce orientacji funkcjonalnej, powinny być wspomagane peÅ‚nym cyklem metodycznym, czyli zastosowaniem odpowiednich metod i narzÄ™dzi informatycznych,
• na etapie wyboru systemu spoÅ›ród gotowych standardów Å›wiatowych konieczne jest takie okreÅ›lenie zadania projektowego, aby realizowany ZSI speÅ‚niaÅ‚ oczekiwania jego użytkowników koÅ„cowych, a nie zaspakajaÅ‚ wizje inżynierskie realizatorów wdrożenia. Przyszli użytkownicy ZSI muszÄ… rozumieć zapowiadane korzyÅ›ci i wyraźnie siÄ™ z nimi identyfikować,
• powodzenie realizacji ZSI zależy od struktury, skÅ‚adu osobowego i organizacji prac zespoÅ‚u projektowo-wdrożeniowego, którego powoÅ‚anie i okreÅ›lenie kompetencji oraz odpowiedzialnoÅ›ci powinno być usankcjonowane formalnym dokumentem kierownictwa informatyzowanego obiektu. W pracach takiego zespoÅ‚u konieczny jest udziaÅ‚ kluczowych użytkowników systemu, a jednym z jego kierowników powinna być osoba ze Å›cisÅ‚ego kierownictwa przedsiÄ™biorstwa. Zespół taki musi mieć charakter interdyscyplinarny o odpowiedniej hierarchicznej strukturze z komitetem sterujÄ…cym na czele, .
• należy sprawnie i kompleksowo przeprowadzić szkolenia kierownictwa i wszystkich przyszÅ‚ych użytkowników oraz traktować je jako element peÅ‚nego cyklu życia
i
Rady praktyczne
147
rozwiązania informatycznego. Ma to szczególne znaczenie na etapach bieżących modyfikacji i rozwoju systemu,
• monitorowanie postÄ™pu dziaÅ‚aÅ„ projektowo-wdrożeniowych, harmonogramu i budżetu caÅ‚ego przedsiÄ™wziÄ™cia powinno uwzglÄ™dniać wymogi systemu jakoÅ›ci prowadzonych prac,
• rezultaty koÅ„cowe realizacji ZSI uzyskuje siÄ™ na zasadzie efektu synergii, co oznacza, że zadowolenie użytkowników systemu nie bÄ™dzie tylko prostÄ… sumÄ… użytecznoÅ›ci zastosowanych komponentów. StÄ…d tak dużą uwagÄ™ należy przykÅ‚adać do zakresu i jakoÅ›ci dziaÅ‚aÅ„ integratora prac projektowo-wdrożeniowych, który powinien obejmować caÅ‚ość wiedzy teoretycznej i doÅ›wiadczeÅ„ praktycznych z zakresu ZSI oraz dynamicznie dokonujÄ…cego siÄ™ rozwoju narzÄ™dzi i technologii informatycznej.
• z uwagi na duży ciężar finansowy caÅ‚ego przedsiÄ™wziÄ™cia należy pamiÄ™tać, że istnieje Å›cisÅ‚y zwiÄ…zek miÄ™dzy kondycjÄ… finansowÄ… informatyzowanego przedsiÄ™biorstwa a powodzeniem w realizacji ZSI: jeÅ›li wdrażany system ma przyczynić siÄ™ do radykalnej poprawy sytuacji finansowej przedsiÄ™biorstwa w stosunkowo krótkim czasie, to najprawdopodobniej mu w tym nie pomoże.
Prognozy ekspertów branży IT wskazują, że w najbliższych latach światowy rynek rozwiązań klasy ERP może powiększyć się aż 3-krotnie i osiągnąć wartość ponad 35 miliardów dolarów. Jaka część z tej kwoty przypadnie na polskie przedsiębiorstwa, trudno jest dokładnie oszacować. Jest to dla nich szansą na wdrożenie najnowszych rozwiązań informatyczno-organizacyjnych, a przez to stać się bardziej konkurencyjnymi wobec firm zagranicznych.
Od początku lat dziewięćdziesiątych trudu wdrażania systemów zintegrowanych w Polsce podjęło się około tysiąca przedsiębiorstw i instytucji. Z jakim efektem końcowym, to już jest inna kwestia. Na pocieszenie można stwierdzić, że wskaźniki wdrożeniowe w tym zakresie nie są dużo gorsze, niż w Europie i na świecie: ponad 50% realizacji zakończyło się w czasie dwukrotnie dłuższym od pierwotnie zakładanego w harmonogramie i pochłonęły nakłady dwukrotnie wyższe w porównaniu z przyjętymi budżetami. Równie ważne, jak struktura funkcjonalna informatycznego wsparcia funkcjonowania przedsiębiorstwa, jest uwzględnienie uwarunkowań realizacyjnych, które w decydującym stopniu determinuj ą ich końcową efektywność.