WSIiZ w Rzeszowie

mgr Ewa Fatyga

ZARZĄDZANIE ZASOBAMI LUDZKIMI

Nowoczesne podejście do zarządzania personelem, traktuje ludzi jako podstawowy zasób organizacji.

Funkcje zarządzania personelem obejmują:

1. Planowanie zasobów ludzkich

Planowanie personelu musi stanowić element całościowego businness planu organizacji, jego celem jest bowiem określenie konsekwencji, jakie niosą ze sobą ogólne cele firmy dla kwestii personelu.

Informacje na temat personelu są ważne zwłaszcza w organizacji, której cele w dużym stopniu zalezą od umiejętności i profesjonalizmu jej pracowników.

Celem planowania zasobów ludzkich jest ustalenie priorytetów, celów i procedur w dziedzinie naboru, szkolenia, awansów, przeniesień, warunków zatrudnienia.

2. Rekrutacja

to proces, który ma zapewnić zatrudnienie w organizacji nowego pracownika, który będzie w stanie zrealizować cele danego stanowiska pracy oraz będzie potrafił dopasować się do kultury organizacji.

Rekrutacja polega na efektywnym zainteresowaniu pewnej grupy kandydatów wolnymi stanowiskami pracy.

Organizacja musi wiedzieć jakich kompetencji, jakiej wiedzy jej potrzeba.

Rekrutacja powinna być poprzedzona pracami przygotowawczymi dotyczącymi :

• analizy pracy

• charakterystyki stanowiska

• kwalifikacji osobowych

• obszarów kluczowych rezultatów

• zredagowania ogłoszenia

Rekrutacja wewnętrzna (pracowników organizacji) na wyższe stanowiska ma bardzo duże znaczenie motywujące dla pracowników.

3. Selekcja

to technika wyboru nowego członka spośród dostępnych kandydatów.

Rekrutacja i selekcja wiążą się ze znacznymi kosztami, dlatego organizacje powinny zwracać uwagę na te działania z punktu widzenia maksymalizacji efektów i minimalizacji kosztów.

Im wyższe stanowisko, tym procedura selekcji powinna być bardziej dokładna i rozbudowana.

Metody selekcji kandydatów to :

• analiza dokumentów CV i listów motywacyjnych oraz kwestionariuszy osobowych

• przeprowadzenie testów zawodowych

• testów psychologicznych

• prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej

4. Wprowadzanie nowych pracowników.

Ludzie zaczynający pracę w nowej firmie w większości czują lęk, brak pewności siebie.

Wymagają pomocy w okresie, w którym przystosowują się do nowych warunków.

Jeśli jej nie otrzymają, będzie to miało fatalne skutki a nowy pracownik może zrezygnować z pracy. Taka sytuacja może być przyczyną dużej płynności kadry wśród pracowników o krótkim stażu pracy.

Nowi pracownicy przechodzą proces tzw. adaptacji zawodowej.

Ogniwa adaptacji zawodowej czyli przystosowanie się do grupy i do funkcji zawodowej.

Pierwszy rok pracy - rok inicjacji zawodowej, długość procesu zależy od psychiki człowieka, kultury grupy, "pedagogizacji mistrzów" . Pracownik nowy winien wiedzieć od początku o swym opiekunie adaptacji.

Lęk oswojenie przystosowanie

Wg tezy Kotarbińskiego - człowiek aby pracował dobrze musi móc, umieć i chcieć.

Dobra robota = ilość produktu-usług / czas wytworzenia

• musi mieć: materiał, warsztat, narzędzia, organizację pracy

• kwalifikacja

• motywacja do pracy

5. Ocena jakości pracy

to proces określenia i komunikowania zatrudnionemu, informacji o tym jak wykonuje on swoją pracę. To określenie jego planu rozwoju na przyszłość.

Założeniem podstawowym stosowania systemu oceny pracy jest teza, ze jeżeli pracownik otrzyma rzetelną informację zwrotną o swojej pracy oraz zostanie właściwie wzmocniony to poziom wysiłku powinien być zwiększony.

Po co się stosuje?

1. aby jakość pracy była możliwością awansu,

2. pomagają określić potrzeby szkoleń, treningów,

3. aby rozpoznać mocne i słabe strony pracownika,

4. wzmocnienie procesu podnoszenia jakości pracy,

5. sugeruje konieczność zmian w jego postawie, zachowaniu,, umiejętnościach, wiedzy,

6. wskazuje oczekiwania kierownictwa wobec pracownika.

6. Szkolenia

Konkurencja i rynek wymuszają wprowadzanie do procedur pracy, nawyków, przyzwyczajeń nieustannie zmian. Aby przygotować firmę do zmian kierownictwo musi postawić na rozwój pracowników. Obecnie ludzie nie mogą polegać tylko na zdobytej wiedzy i umiejętnościach podczas nauki szkolnej. Szkolenie musi mieć charakter procesu ciągłego a od pracownika powinno wymagać się nastawienia na samokształcenie.

Szkolenie w organizacji to ciągłe, zaplanowane działanie, którego cele są ściśle powiązane z celami organizacji. Planowane szkolenie jest zamierzoną interwencją, mająca na celu naukę przynoszącą poprawę poziomu wykonania pracy.

Etapy szkolenia planowanego:

• identyfikacja potrzeb szkoleniowych

• ustalenie celów szkolenia - co uczestnik powinien umieć po zakończeniu kursu?

• planowanie programu szkolenia przy użyciu właściwych technik

• realizacja szkolenia przez odpowiednie osoby

• ocena szkolenia, mająca zapewnić jego skuteczność.

7. Wynagradzanie

System wynagradzania winien sprzyjać realizacji celów firmy i być zorientowany na zaspokajanie potrzeb pracowników.

Wynagrodzenia spełniają funkcje:

Funkcja dochodowa

Z punktu widzenia pracownika, ważny jest jego dochód. Możliwość i realność zwiększania dochodów uruchamia w pracowniku mechanizm bodźcowy. Odczuwa określone potrzeby, ma możliwość zaspokojenia ich poprzez zwiększenie dochodów, aktywizuje się tak aby lepiej pracować.

Dla pracodawcy funkcja dochodowa jest również istotna. Niespełnienie jej powoduje, ze trudno jest utrzymać wartościowych pracowników, którzy zachęcani są do zmiany pracy innymi ofertami z rynku. Efektem zbyt niskich dochodów jest to, że pracownikom nie można stawiać zbyt wysokich wymagań.

Funkcja kosztowa

Wynagrodzenia to również koszty. Dla pracodawcy jest to element kosztów działalności, który wpływa na konkurencyjność firmy na rynku.

Funkcja społeczna

Płace i ich struktura odgrywają role w kształtowaniu właściwych stosunków międzyludzkich - stosunków produkcyjnych.

Nawet niewysoki poziom płac nie boli tak jak niesprawiedliwość - wypaczona struktura płac.

Sens społecznej funkcji wynagrodzeń wyraża się tym, ze powinny zapewnić pracownikowi minimum socjalne i nie powinny dopuszczać do obniżenia stopy życiowej pracowników i ich rodzin.

Dla realizacji funkcji konieczne jest zbudowanie odpowiedniego systemu wynagradzania.

Funkcja motywacyjna

Płace stanowią podstawowy instrument motywowania. Powinny skłaniać do podejmowania określonych prac i do poprawy efektywności, skłaniać do podejmowania prac trudnych i odpowiedzialnych czy uciążliwych i starannego ich wykonania.

Z punktu widzenia pracodawcy płaca powinna mieć działanie pro efektywnościowe - przyczyniać się do wzrostu wydajności, obniżenia kosztów i racjonalizacji zatrudnienia.

U podstaw motywacyjnej funkcji płac leży podział wg ilości i jakości pracy.

Jakość wycena wysokość

pracy (wartościowanie ) wynagrodzenia

pracy na stanowisku zasadniczego

Ilość ocena efektów pracy Ruchoma część

pracy pracownika wynagrodzenia

premia, nagrody

Ocena jakości pracy dokonywana jest poprzez wartościowanie stanowisk pracy.

Wartościowanie wymaga analizy pracy umożliwiającej poznanie głównych czynników (wymagań) danego stanowiska.

8. Komunikacja z pracownikami

to proces, który ma na celu przekazywanie informacji pracownikom, zdobywanie informacji od pracowników, pytanie ich o opinię, szukanie nowych idei oraz pomysłów na tematy związane z pracą, jak również budowanie zaangażowanie pracowników.

Efektywna komunikacja polega na wysyłaniu i otrzymywaniu całkowicie zrozumiałych przekazów, podczas procesu zachodzącego pomiędzy kierownictwem i podwładnymi. Dobra komunikacja wielokierunkowa zapewnia efektywne podejmowanie decyzji, szybkie i estetyczne działanie oraz podnosi motywację i zaangażowanie zespołu.

Problemy komunikacyjne (szumy)

Najczęściej przepływ informacji instytucji odbywa się w formie "kaskady-góra- dół".

Kierownictwo wyższego szczebla przekazuje informacje pracownikom niższego szczebla. W takim procesie przepływy, informacja często ulega zmianom, co wpływa na zniekształcony jej obiór przez pracowników.

Pionowa komunikacja w organizacji rodzi również problem, która przybiera formę "betonowych słupów". Informacja przechodzi w górę i w dół ściśle określonymi kanałami. Często zdarza się, aby przekazać informację do innego działu musi być w to zaangażowany sam dyrektor. Taki przepływ informacji spowalnia proces komunikacji i zmniejsza jego efektywność.

Efektywna komunikacja w organizacji.

Kluczem do sukcesu organizacji i firm jest zapewnienie, zamiast jednokierunkowej, tradycyjnej komunikacji góra - dół bardziej efektywnej 2 -stronnej a nawet 3- stronnej komunikacji.

Informacje winny być przekazywane w 3 kierunkach. Z góry do dołu, zdołu do góry oraz poziomo pomiędzy różnymi działami organizacji.

W celu efektywnego zarządzania komunikacją w firmie:

1. Należy mieć jasną koncepcję przekazu , który ma być nadany.

2. Dobrać adekwatny sposób nadawania informacji

Należy wybrać najbardziej efektywny środek przekazu, rozważyć przekazywania informacji z wykorzystywaniem więcej niż jednej formy komunikacji. Komunikowanie w formie pisemnej, ustnej, środkami audio itp. Komunikacja bezpośrednia.

3. Dbanie o formę komunikatu

Jasne, wyselekcjonowane informacje, powinny być przekazywane w formie pisemnej, ustnej, prezentacji. Przekazując informację, które mają znaczący bezpośredni wpływ na sytuację pracowników powinny być podawane w bezpośrednim kontakcie z wykorzystaniem spotkań informacyjnych.

4. Usuwanie barier komunikacyjnych

Niwelowanie przeszkód organizacyjnych, fizycznych i psychologicznych w procesie komunikacji. Zachęcanie do organizowania spotkań międzywydziałowych.

5. Nowoczesne teorie zarządzania komunikacją w organizacji mówią, ze należy wykorzystywać zarówno kanał formalny jak i nieformalny przepływu informacji. Efektywna komunikacja w firmie to sieć formalnych i nieformalnych kanałów informacji. Kanałem formalnym przekazujemy fakty, decyzje, kanał nieformalny przekazuje wyjaśnienia i interpretacje. Oba kanały powinny istnieć w swoistej przyjaźni.

6. Dbałość o poprawny odbiór informacji

• Upewnić się należy czy informacja dotarła do odbiorcy

• Upewnić się należy ze informacja została zrozumiana zgodnie z intencją nadawcy

• Monitorować reakcje odbiorcy gdy wymagana jest odpowiedź

• Uzyskiwanie od odbiorcy informacji zwrotnej.

Bibliografia:

Liz Clarke - Zarządzanie zmianą

Eugene McKenna, Nic Beech - Zarządzanie zasobami ludzkimi

Andrzej K. Koźminski - Zarządzanie teoria i praktyka

---