Stół negocjacyjny

Wynik negocjacji może zależeć od miejsca, w którym się odbywają. Z myślą o stronie przeciwnej już na początku spotkania należy stworzyć pozytywną atmosferę. Można to osiągnąć wybierając odpowiednie miejsce, uwzględniając również stopień oficjalności spotkania.

Często istnieje możliwość wyboru miejsca negocjacji. Na przykład w rozmowach między indywidualnymi menadżerami lub przedsiębiorstwami powstaje kwestia, w czyim biurze powinno odbyć się spotkanie? Czy dyskusje ze związkami lepiej prowadzić w siedzibie dyrekcji czy na terenie neutralnym, na przykład w sali konferencyjnej hotelu?

Dla doświadczonych negocjatorów miejsce nie odgrywa wielkiej roli, ale ludzie mniej wprawni często czują, że otoczenie wpływa na ich poczucie pewności siebie i sposób bycia. Nie oznacza to jednak, że, mając wybór zawsze najlepiej decydować się na własne terytorium.

Przytoczę teraz wypowiedź kierownika pewnego dużego przedsiębiorstwa.

„ilekroć mam spotkanie z pozostałymi kierownikami, nawet najbliższych szczebli, staram się by rozmowy odbyły się w ich biurach. Czują się wtedy dowartościowani i uważają, że ustąpiłem im pola. Wtedy, pojedynczo, łatwo daję sobie z nimi radę”.

Kiedy negocjacje dotyczą spraw skomplikowanych, prowadzenie rozmów u siebie jest na ogół wygodniejszy, ponieważ ma się wówczas nieskrępowany dostęp do wszystkich dokumentów i można liczyć na pomoc dodatkowych posiłków. Jeśli rozmowy mają być prowadzone poza własną siedzibą, trzeba szczególnie starannie dobierać zarówno członków zespołu, jak i potrzebne dokumenty. We własnej siedzibie łatwiej możemy się skonsultować ze specjalistami, którzy mogą pomóc w negocjacji.

Negocjacje płacowe na wielką skalę, z dużym wyprzedzeniem, są częstokroć prowadzone na gruncie neutralnym, by wyeliminować jakiekolwiek posądzenia o czerpaniu korzyści wynikających z doboru miejsca. Nawet na szczeblu mniej formalnym dobrym posunięciem jest spytanie strony związkowej, czy wolałaby spotkać się poza siedzibą przedsiębiorstwa. Okazane w ten sposób otwarte, partnerskie podejście może spowodować, że druga strona sama zaproponuje salę konferencyjną firmy jako najlepsze miejsce spotkania.

Wybierając miejsce spotkania należy wziąć pod uwagę wiele spraw, zwłaszcza komfort, neutralność i dostępne pomoce. Należy wybrać miejsce, które spełni jak najwięcej wymogów z naszej strony. Należy pamiętać, że miejsce neutralne, czyli np. wynajęte pomieszczenie powoduje, że żadna ze stron nie ma przewagi związanej ze znajomością miejsca spotkania. Natomiast siedziba strony przeciwnej, brak znajomości otoczenia może być dla nas niepokojąca i wpłynąć negatywnie na naszą negocjację.

Dbałość o szczegóły jest bardzo ważne w negocjacji. Jeżeli jesteśmy gospodarzami negocjacji musimy postarać się całkowicie zapanować nad sytuacją, stwarzając właściwą atmosferę, kontrolować czas i proponować w odpowiednim czasie zrobienie przerwy. Należy zapewnić papier i przybory do pisania, które są potrzebne do robienia notatek w trakcie rozmów. Oświetlenie w sali negocjacyjnej ma także duże znaczenie zwłaszcza, kiedy mamy zamiar korzystać z pomocy wizualnych, dlatego nie możemy zapomnieć o dokładnym sprawdzeniu jej. Komfort fizyczny negocjatorów może być czynnikiem decydującym, dlatego dobrze jest obniżyć temperaturę w pomieszczeniu o kilku stopni, lub przeciągnąć moment podania przekąsek i napojów, co może przyśpieszyć podjęcie decyzji przez stronę przeciwną. Jeżeli rozmowy się przeciągają możemy podać przekąski w innym pomieszczeniu. Należy pamiętać, że nie powinnyśmy podawać napojów alkoholowych.

Ważnym czynnikiem negocjacji jest układ miejsc przy stole i organizacja posiłków. Układ przy stole odzwierciedla pozycję negocjujących, ale może także wpłynąć na ich postawy. Ujmując rzecz najprościej, rozmowy między ludźmi siedzącymi naprzeciw siebie przy wielkim stole będą miały o wiele bardziej komfortowy charakter niż rozmowy w nieformalnej grupie.

W rozmowach formalnych przyjęty jest układ „poprzez stół”. Każda z delegacji zajmuje jedną jego stronę, a liderzy siadają dokładnie na wprost siebie. Układ ten ma zagorzałych zwolenników, ponieważ podkreśla odrębność obu stron i każdej z nich daje własne terytorium. Prowokuje jednak do konferencyjnego stylu rozmów w rodzaju my - oni i jest wobec tego nie najlepszym modelem dla negocjacji, w których jeden wspólny cel ma pomóc przełamać wzajemne złe nastawienie stron.

Jeśli atmosfera ma być nieformalna, a stosunki partnerskie, o wiele lepszy będzie stół okrągły albo fotele ustawione wokół niskiego stolika.

Podam przykład. Pewien kierownik personalny, który nieliczne spotkania organizuje w swoim biurze powiedział, „ Jeśli zamierzam wydawać polecenie, a nie rozmawiać, pozostaje za swoim biurkiem. We wszystkich innych sytuacjach sadzam rozmówcę przy stoliku do kawy, proponując głęboki, miękki fotel. Trudno utrzymać się w nastroju wojowniczym, kiedy człowiek zapada się w wyściełany mebel, trzymając w ręce filiżankę kawy”.

W niektórych sytuacjach, nawet podczas spotkań formalnych, można przyjąć niekonwencjonalny plan miejsc przy stole.

„ Przygotowując się do negocjacji ze związkiem zawodowym, kierownictwo firmy wiedziało, że po drugiej stronie znajdzie się urzędnik związkowy, znany z agresywnych zachowań, oraz o wiele bardziej ugodowy przedstawiciel załogi. Dając związkowi pierwszeństwo wyboru miejsc przy stole, szef delegacji kierownictwa zakładu usiadł dokładnie naprzeciw przedstawiciela załogi, a nie naprzeciw urzędnika związkowego. W trakcie negocjacji urzędnikowi trudno było nawiązać kontakt wzrokowy z szefem delegacji kierownictwa, natomiast ten ostatni mógł swobodnie zwracać się z każdą kwestią do przedstawiciela załogi.”

Sposób, w jaki negocjatorzy rozmieszczeni są przy stole - czy to naprzeciw siebie, w sposób konfrontacyjny, czy wokół okrągłego stołu - może mieć znaczący wpływ na ton a nawet na wynik sesji negocjacyjnej.

Podczas negocjacji pomiędzy małymi zespołami strony najczęściej siadają naprzeciw siebie przy prostokątnym stole. Układ taki jest najbardziej oficjalny i konfrontacyjny. W celu osłabienia przeciwnika, najlepiej posadzić swojego Lidera u szczytu stołu, by stworzyć wrażenie, że w pełni kontroluje on rozmowy.

Aby nadać luźny ton spotkaniu, należy rozmieścić rozmówców w sposób jak najmniej oficjalny. Najlepiej do tego nadaje się okrągły stół.

STÓŁ NEGOCJACYJNY

MÓJ ZESPÓŁ

ZESPÓŁ STRONY PRZECIWNEJ

LEGENDA:

Lider - zajmuje centralne miejsce, jednocząc wszystkich członków zespołu.

Dobry facet-siedzi obok lidera, z którym tworzy przyjazną parę rozmówców.

Zły facet- siedzi przy końcu stołu i tym samym oddzielony jest od zespołu.

Twardziel- siedzi obok Sędziego, gdyż ich umiejętności się uzupełniają

Sędzia- obserwuje reakcje drugiej strony z końca stołu

Przeciwnicy

Lider powinien móc nawiązać kontakt wzrokowy ze wszystkimi rozmówcami, jeżeli jest to możliwe lidera należy posadzić obok najbardziej elokwentnego lub agresywnego przedstawiciela drugiej strony.

Bez względu na sposób rozmieszczenia negocjatorów, bardzo ważny jest kontakt wzrokowy. Pomaga on uczestnikom odczytywać nastroje przeciwnika, a liderom stron orientować się w reakcjach członków grupy. Brak kontaktu wzrokowego powoduje zdezorientowanie.

Jeżeli w negocjacjach uczestniczy więcej stron, a obecni są tylko niektórzy ich przedstawiciele jak np. w Organizacji Narodów Zjednoczonych czy w Między Narodowym Funduszu Walutowym, uczestnicy powinni siedzieć w dużym kręgu i przemawiać z podium, jeśli w negocjacjach uczestniczy kilka stron, z których każda składa się z dużej liczby przedstawicieli, miejsca siedzące najlepiej pogrupować, jeżeli istnieje taka możliwość, naprzeciw siebie. Taka aranżacja charakterystyczna jest często dla posiedzeń parlamentarnych i można ją wykorzystać w negocjacjach ze związkami zawodowymi lub komisją pracowniczą.

Strona organizująca negocjacje u siebie lub odpowiada za ich organizacje na gruncie neutralnym powinna zadbać o poczęstunek. Jest on integralną częścią każdego takiego spotkania. Nawet, jeśli dwóch menadżerów spotyka się nieformalnie „gospodarz” powinien zaproponować przynajmniej filiżankę kawy. Brak takiego gestu może być uznany za celową manifestację postawy nieprzyjaznej.

Przerwa na poczęstunek to nie tylko zaspokojenie wymogów biurowej kurtuazji, ale także pomoc w rozładowaniu emocji, które w trakcie rozmów osiągnęły za wysoką temperaturę. Przerwa daje okazje do cichej wymiany zdań między liderami, jak również między członkami delegacji. Pomyślana bardziej przebiegle może wypaść akurat w momencie, kiedy szef drugiej strony rozpoczyna druzgocącą przemowę. Nie ma nic bardziej zbijającego z pantałyku niż nagły brzdęk filiżanek, kiedy drzwi się otwierają i wjeżdża wózek z napojami. Opóźnienie pory poczęstunku może być także skutecznym sposobem na radykalne zwiększenie tempa rozmów.

Aby spotkanie miało partnerski lub konfrontacyjny charakter należy pamiętać o odpowiednim terytorium negocjacji, układzie miejsc przy stole oraz przerwie na posiłek to może nam pomóc w osiągnięciu zamierzonego celu.

LIDER

---