OCENA PRACOWNIKÓW

Pomaganie pracownikom w zwiększeniu ich wydajności jest jednym z najważniejszych zadań kierowników , jednak większość z nich otwarcie przyznaje, że ocenianie efektywności pracowników oraz trenowanie ich w celu jej podwyższenia sprawia im niemałe trudności Słuszna ocena efektywności pracownika nie zawsze należy do łatwego zadania. Często jeszcze trudniej jest kierownikowi przekazać tę informację pracownikowi w sposób konstruktywny i bezbolesny oraz tak wykorzystać informacje zwrotne dotyczące efektywności w przyszłości aby wpłynęło to na poprawę efektywności pracy pracownika w przyszłości.

Oceny pracownicze możemy podzielić na dwa podstawowe segmenty:

1. Oceny nieformalne- nieustanny proces dostarczania podwładnym informacji o efektywności ich pracy.

2. Oceny sformalizowane(formalne)- sformalizowana procedura oceny efektywności pracy, w wyniku, której pracodawcy jest łatwiej podjąc decyzję o ewentualnym awansie, premii , dalszym szkoleniu czy tez zwolnieniu pracownika. Oceny formalne przeprowadza się systematycznie raz na rok lub co pół roku.

Za wzorowy program oceny pracowniczej uznano program Priscilly Smith , wiceprezesa do spraw zasobów ludzkich w firmie ubezpieczeniowej Prudential Property & Casualty Insurance zainicjowała program , który miał zachęcać pracowników do poszerzania swej wiedzy o ubezpieczeniach , przez co zwiększyłaby się ich przydatność dla firmy. Każdy nowo przyjęty pracownik otrzymuje wraz z rozpoczęciem swej pracy pusty arkusz oceny pracowniczej , aby wiedział w jakich kryteriach będzie oceniany. Arkusz ocen zostanie wypełniony po roku pracy nowego pracownika. Pracownik , który nie spełni oczekiwań przechodzi proces zwiększenia efektywności . Pierwszym etapem jest ustalenie planu działań przez niego samego . Jeżeli i taki plan zawiedzie to pracownik dostaje dzień wolny w celu zastanowienia się i podjęcia decyzji czy ma odejść z pracy , czy może zobowiązać się do zmiany swojego postępowania. Dotychczas ponad 60% pracowników , którzy przeszli wyżej opisany proces osiągnęło poprawę.

System ocen pracowników jest formalną metodą okresowej ewaluacji pracy i uczestnictwa pracownika w organizacji. Ocena obejmuje ilościowe i jakościowe aspekty funkcjonowania organizacyjnego poszczególnych osób i odpowiada na pytanie, czy i jakim stopniu dany pracownik pasuje do konkretnego stanowiska pracy. System ocen powinien być powiązany z systemem wynagrodzeń oraz z system szkolenia i doskonalenia pracowników. Ze względu na częstotliwość dokonywania ocen można je podzielić na okresowe (długo lub średnio okresowe) i bieżące (krótkookresowe).
Ocena pracowników spełnia w organizacji dwie funkcje:

- ewaluacyjną; ocenia się dotychczasowy i obecny poziom pracy, jej jakość, wywiązywanie się z powierzonych obowiązków, stopień przydatności na zajmowanym przez pracownika stanowisku(oceny zorientowane na oszacowanie pracy),
- rozwojową; ocenia się pracownika pod kątem jego potencjału rozwojowego, umiejętności i chęci współpracy( oceny zorientowane na rozwój pracowników).
Ocena ewaluacyjna pracy sprowadza się do analizy i oceny wykonywanej prze pracownika pracy w danym okresie. Ocenę wydaje się po porównaniu wykonywanej pracy ocenianego z uprzednio ustalonymi celami i zadaniami i wymogami. Wyniki takiej oceny mogą być wykorzystane do podziału wynagrodzeń, przeprowadzenia zmian w strukturze zatrudnienia . W ocenie zorientowanej na oszacowanie pracy ocenia się takie kryteria jak:
- wiedza
- umiejętności
- zdolności wykorzystywane w pracy
- stosunek do pracy (zaangażowanie i motywację)
- jakość pracy, zgodność z przyjętymi kryteriami
- ilość produktywnych wyników.

Ocena rozwojowa ma na celu wskazanie i rozwinięcie możliwości ocenianego ze szczególnym nastawieniem na przyszłą pracę i może być powiązana z planowaną karierą. Ocena taka może pełnić funkcje motywującą dla pracownika. Przy ocenie rozwojowej akcent położony jest na cechy osobowości pracownika oraz na znacznie osobistych celów w powiązaniu z celami organizacyjnymi.

Oprócz funkcji ewaluacyjnej i rozwojowej oceny pracownicze spełniają również funkcje

- motywacyjną,

- informacyjną,

- decyzyjną.

Wprowadzenie w organizacji systemu ocen powinno być poprzedzone poinformowaniem i przygotowaniem pracowników do tego procesu. W procesie oceniania powinny być ustalone podstawowe cele oceny (np. korekcyjny, stabilizujący, rozwojowy), kryteria oceny (efek­tywnościowe, behawioralne, kwalifikacyjne), podmioty oceny, za­sady oceniania, metody i narzędzia oceny. Po przeprowadzeniu ocen ważna jest informacja zwrotna dla ocenianych, przekazana indy­widualnie podczas rozmowy ewaluacyjnej. Ustalane są też wnioski i podejmowane decyzje kadrowe.

CELE I FUNCJE OCEN PRACOWNICZYCH

Oceny pracownicze mogą spełniać funkcje pomocnicze podczas:

- ustalenie płacy lub premii
- awansów
- zwolnień
- identyfikacji potencjału pracowników
- planowaniu dziedziczenia stanowiska pracy
- planowaniu indywidualnych karier
- przesunięciu pracowników na inne stanowiska
- planowaniu personelu
- podziału dodatkowych nagród
- opracowaniu i ocen programów szkolenia i dokształcenia pracowników
- opracowaniu kryteriów selekcji kandydatów
- kontroli kosztów i wydatków.

METODY OCEN PRACOWNICZYCH

Możemy skorzystać z wielu metod oceny pracownika. Podobnie jak uczniów w szkole, tak i pracowników można oceniać w skali absolutnej i relatywnej. Ocena absolutna polega na porównywaniu wyników pracownika z ustalonymi standardami. Ocena relatywna dokonywana jest na podstawie porównania pracowników.

Najczęściej stosowanymi metodami oceny pracowników są:

1. Metody relatywne, do których zaliczamy:

• Porównywanie parami- jest to technika będąca miarą relatywną niż absolutną i stosowana jest do oceny pracy jednej osoby na tle innego pracownika lub wielu innych pracowników

• Rozkład normalny (graficzne skale rankingowe)- opracowany jest zbiór czynników pracy zawierający takie cechy jak ilość, jakość, wiedza techniczna, klimat współpracy, rzetelność, inicjatywa; każdy z tych czynników oceniany jest skali od 1 - 5, gdzie najwyższa cyfra oznacza najlepszą ocenę.
  (zał. nr 1)

2. Metody absolutne, do których zaliczamy:

• Ocena opisowa- Pisemna charakterystyka ocenianego pracownika w oparciu o informacje:

• mocne strony pracownika

• słabe strony pracownika

• sukcesy osiągnięte w analizowanym okresie

• porażki w tym okresie

• propozycje szkoleń, które powinien odbyć w bieżącym roku

• Punktowa skala ocen

• Formularz w formie świadectwa

ocena (np. 1-5) każdego kryterium ważnego w wykonywaniu pracy

• Skala graficzna

Końcowym efektem jest średnia ze wszystkich ocen kryteriów (zał. Nr 2)

• Skale ważone- każdemu z kryteriów nadana jest „waga” (znaczenie dla ogólnej oceny pracownika) (zał. Nr 3)

• Testowa metoda oceny- formularz oceny przypomina test (pytania i kilka odpowiedzi do wyboru)

Przykład:

Czy pracownik jest punktualny?

- Tak, nigdy nie spóźnia się do pracy; pracę wykonuje w terminie

- W zasadzie tak, bardzo rzadko się spóźnia i ma wtedy istotny powód

- Rzadko się spóźnia, lecz trudno mu dotrzymać terminów

- Nie, stale się spóźnia i nie wykonuje pracy w terminie

• Metoda zdarzeń krytycznych (Critical Incidents)- są to specjalne formularze dla sukcesów i porażek pracownika, w których odnotowuje się każde ważne (pozytywne lub negatywne) zdarzenie, którego autorem lub uczestnikiem był pracownik. Każde zdarzenie opatrzone jest datą, oznaczeniem problemu, którego dotyczy i krótkim opisem. Oceniający naświetla przypadkowe lub kluczowe wydarzenia, które obrazują zachowanie ocenianego jako wyjątkowo dobre lub złe w powiązaniu z konkretnymi wynikami pracy (zał. Nr 4)

• Skale behawioralne (Behaviorally Anchored Rating Scales - BARS)- analiza zadań mających szczególne znaczenie na danym stanowisku pracy. Wybranie zadań, które w największym stopniu przyczyniają się do realizacji celów organizacji. Opis związanych z tymi zadaniami zachowań pożądanych i niepożądanych ( zał. Nr 5)

• Samoocena- jest ona naturalnym uzupełnieniem w/w technik oceny i ma na celu określenie przez samego pracownika jego wydajności, jakości, zaangażowania i umiejętności pracy zespołowej.

• Zarządzanie przez cele(ZPC; Management By Objectives - MBO)- jest to metoda najbardziej dojrzała, szanująca podmiotowość pracownika. Przełożony wspólnie z pracownikiem ustalają cele na najbliższy okres czasu (np. pół roku), potem wspólnie oceniają stopień realizacji założonych celów. Zasady stosowane w zarządzaniu przez cele:

• Jednoznaczne określenie celów (SMART)

• Rozpisanie celów organizacji na poszczególne zespoły oraz indywidualnych pracowników

• Aktywne uczestnictwo kierowników wszystkich szczebli w określaniu celów i zadań

• Elastyczne planowanie

• Dokonywanie oceny pracy na podstawie stopnia uczestnictwa zarówno w ustalaniu celów, jak i w ich wypełnianiu

• Stosowanie w zarządzaniu zasady Pareto (20% czynności przynosi 80% korzyści)

• kontrola wyników przy jednoczesnym małym stopniu ingerencji w sposób wykonywania zadań.

SMART(specific, measurable, agreed, realistic, time relation)

• S - szczegółowy (dlaczego?, co?, jak?)

• M - wymierny (kiedy?, gdzie?, za ile?, jakie trudności?, jakie ryzyko?)

• A - uzgodniony (świadomość potrzeby osiągnięcia celu, zgoda na działanie)

• R - realistyczny (osiągalny, mobilizujący)

• T - terminowy (realność terminu)

Schemat zarządzania przez cele wg M. Armstrong'a (zał. Nr 6)

Zał. Nr 1

Rozkład normalny (graficzne skale rankingowe)

Zał. Nr 2

Punktowa skala ocen

Zał. Nr 3

Skale ważone

Zał. Nr 4

Metoda zdarzeń krytycznych

Formularz czerwony (-) Rozpoznawanie sytuacji problemowych Nie dostrzega problemu Nie dostrzega znaczenia problemu Nie dostrzega specyfiki sytuacji
Data: 10.12.2004	Pozycja: C	Zdarzenie: opóźnienie listu ekspresowego
Przesyłka ekspresowa przyszła w tym samym czasie co zwykła poczta. Zamiast przedłożyć najpierw list ekspresowy, wkłada go do normalnej poczty
Formularz niebieski (+) Rozpoznawanie sytuacji problemowych Dostrzega problem gdy tylko wystąpi Dostrzega znaczenie problemu Dostrzega sytuację rodzącą problem
Data: 10.12.2004	Pozycja: C	Zdarzenie: problem pieca do wytapiania
Pracownik pracował w piątek do późnego wieczora. Zauważył, że jeden z piecy do wytapiania jest wyłączony. Zatelefonował do przełożonego do domu. Czym zapobiegł wystudzeniu pieca przez sobotę i niedzielę.

Zał. Nr 5

Skale behawioralne

Zachowania pożądane	Prawie zawsze	Prawie nigdy
Przygotowuje raporty kredytowe bardzo dobrze Jest przyjazny podczas rozmów z klientem Dobrze współpracuje z kolegami w pracy	5 4 3 5 4 3 5 4 3	2 1 2 1 2 1
Zachowania niepożądane	Prawie zawsze	Prawie nigdy
Nie przygotowuje na czas bieżącej dokumentacji Nie pomaga klientom w przygotowaniu wniosku kredytowego Potrzebuje ponaglenia w przygotowaniu raportu	5 4 3 5 4 3 5 4 3	2 1 2 1 2 1

Zał. Nr 6:

Schemat zarządzania przez cele wg M. Armstrong'a

Schemat zarządzania przez cele
wg M. Armstrong'a

RODZAJE KRYTERII BRANYCH POD UWAGĘ W TRAKCIE OCEN PRACOWNICZYCH

Przygotowując system oceniania należy wziąć pod uwagę kryteria:

• kwalifikacyjne - wykształcenie, doświadczenie, wyszkolenie, umiejętności, predyspozycje,

• efektywnościowe - ilość wykonanej pracy, jakość wykonanej pracy, terminowość wykonywanych zadań, efekty ekonomiczne, w tym: wielkość osiągniętego zysku na pracownika, wartość sprzedaży, koszty realizacji powierzonych zadań,

• behawioralne - gotowość doskonalenia zawodowego, wytrwałość, lojalność, profesjonalizm w działaniu, stosunek do klientów, przełożonych i współpracowników,

• osobowościowe - kreatywność, odpowiedzialność, dynamizm działania, temperament, rzetelność, odporność na stres.

Wykaz najczęściej branych pod uwagę kryterii w trakcie oceny pracownika:

• Rzetelność- wnikliwe rozpoznawanie sytuacji przy wykorzystaniu dostępnych źródeł, gwarantujące wiarygodność przedstawionych danych, faktów i informacji

• Terminowość- dbałość o przestrzeganie terminów określonych przepisami, dotyczących wykonywanych zadań. Wywiązywanie sie z zadań w wyznaczonym przez przełożonego terminie. Wykonywanie obowiązków bez zbędnej zwłoki.

• Umiejętność stosowania odpowiednich przepisów - znajomość przepisów niezbędnych do właściwego wykonywania obowiązków wynikających z opisu stanowiska pracy. Umiejętność wyszukiwania potrzebnych przepisów. Umiejętność zastosowania właściwych przepisów w zależności od rodzaju sprawy. Rozpoznawanie spraw, które wymagają współdziałania ze specjalistami z innych dziedzin.

• Planowanie i organizowanie pracy - planowanie działań i organizowanie pracy w celu wykonania zadań. Precyzyjne określanie celów, odpowiedzialności oraz ram czasowych działania. Ustalanie priorytetów działania, efektywne wykorzystywanie czasu, tworzenie szczegółowych i możliwych do realizacji planów krótko i długoterminowych.

• Postawa etyczna - wykonywanie obowiązków w uczciwy sposób, nie budzący podejrzeń o stronniczość i interesowność. Dbałość o nieposzlakowana opinie. Postępowanie zgodne z etyką zawodową.

• Wiedza specjalistyczna - wiedza z konkretnej dziedziny, która warunkuje odpowiedni poziom merytoryczny realizowanych zadań.

• Umiejętność obsługi urządzeń technicznych - odpowiedni stopień wiedzy i umiejętności niezbędny do korzystania ze sprzętu komputerowego oraz urządzeń biurowych.

• Znajomość języka obcego - znajomość języka obcego na poziomie odpowiednim do realizowanych zadań, pozwalająca na:

• czytanie i rozumienie dokumentów,

• pisanie dokumentów,

• rozumienie innych,

• mówienie w języku obcym

• Nastawienie na własny rozwój, podnoszenie kwalifikacji - zdolność i skłonność do uczenia sie, uzupełniania wiedzy oraz podnoszenia kwalifikacji tak, aby zawsze posiadać aktualną wiedze oraz udział w szkoleniach, seminariach, warsztatach itp.

• Komunikacja werbalna - formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący ich

zrozumienie, przez:

• wypowiadanie sie w sposób zwięzły, jasny i precyzyjny,

• dobieranie stylu, języka i treści wypowiedzi odpowiednio do słuchaczy,

• udzielanie wyczerpujących i rzeczowych odpowiedzi nawet na trudne pytania, krytykę lub zaskakujące argumenty,

• wyrażanie poglądów w sposób przekonywający,

• posługiwanie sie pojęciami właściwymi dla rodzaju załatwianych

• spraw/wykonywanej pracy,

• umiejętność rozwiązywania sytuacji kryzysowych

• Komunikacja pisemna - formułowanie wypowiedzi w sposób gwarantujący

zrozumienie, przez:

• stosowanie przyjętych form prowadzenia korespondencji,

• przedstawianie zagadnień w sposób jasny i zwięzły,

• dobieranie odpowiedniego stylu, języka i treści pism,

• budowanie zdań poprawnych gramatycznie i logicznie.

• Komunikatywność - Umiejętność budowania kontaktu z inna osobą, przez:

• okazywanie poszanowania drugiej stronie,

• próbę aktywnego zrozumienia jej sytuacji,

• okazanie zainteresowania jej opiniami,

• umiejętność zainteresowania innych własnymi opiniami.

• Pozytywne podejście do klientów - zaspokajanie potrzeb klientów przez:

• zrozumienie funkcji usługowej swojego stanowiska pracy,

• okazywanie szacunku,

• tworzenie przyjaznej atmosfery,

• umożliwienie klientowi przedstawienia własnych racji,

• służenie pomocą.

• Umiejętność pracy w zespole - realizacja zadań w zespole, przez:

• pomoc i doradzanie kolegom w razie potrzeby,

• zrozumienie celu i korzyści wynikających ze wspólnego realizowania zadań,

• współprace a nie rywalizacje z pozostałymi członkami zespołu,

• zgłaszanie konstruktywnych wniosków usprawniających prace zespołu,

• aktywne słuchanie innych, wzbudzanie zaufania

• Samodzielność- zdolność do samodzielnego wyszukiwania i zdobywania informacji, formułowania wniosków i proponowania rozwiązań w celu wykonania zleconego zadania.

• Inicjatywa

• umiejętność i wola poszukiwania obszarów wymagających zmian i informowanie o nich,

• inicjowanie działania i branie odpowiedzialności za nie,

• mówienie otwarcie o problemach, badanie źródeł ich powstania

• Umiejętność negocjowania

• Zarządzanie informacją /dzielenie sie informacjami

• Zarządzanie zasobami

• Zarządzanie personelem

• Zarządzanie jakością realizowanych zadań

• Zorientowanie na rezultaty pracy

• Podejmowanie decyzji

• Radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych

• Kreatywność

• Myślenie strategiczne

Błędy w ocenianiu

• brak obiektywizmu - dokonywanie oceny wszystkich zjawisk przez pryzmat własnych doświadczeń, przekonań i oczekiwań, sugerowanie się wcześniejszymi ocenami lub postrzeganie ocenianego w związku z tylko jednym faktem,

• "szufladkowanie" ocenianego na podstawie jednego zdarzenia,

• fałszywa interpretacja zachowań pracownika

• samospełniająca się przepowiednia (nieuzasadnienie źle oceniani pracownicy pracują gorzej),

• ocenianie na podstawie pierwszego wrażenia,

• ocenianie na podstawie ostatniego wrażenia,

• nadmierna pobłażliwość lub surowość,

• naginanie cech ogólnych do własnych wrażeń,

• zasugerowanie się jedną cechą pracownika,

• przenoszenie własnych cech na ocenianego,

• przypisywanie innym cech, których oceniający nie posiada,

• uśrednianie ocen, przyznawanie przeciętnych punktów na skali,

• ocena na podstawie wyglądu,

• zawyżanie ocen odpowiednio do miejsca w hierarchii,

• zniekształcenie oceny będące wynikiem różnic kulturowych,

• niepoinformowanie pracowników o wynikach oceny,

• nieprawidłowości związane z niedopracowaniem celów, zasad i metod oceniania,

• nieprawidłowości wynikające z nieprzestrzegania ustalonych procedur,

• brak konsekwencji w stosowaniu przyjętych kryteriów i zasad przebiegu oceny,

• brak akceptacji oceny przez pracowników,

• niespójny system ocen,

• zaniechanie modyfikacji systemu ocen.

Na zakończenie warto podkreślić, że kryteria oceny w żadnym wypadku nie mogą mieć charakteru uznaniowego lub przypadkowego. Nie można też skopiować cudzego systemu ocen. Trzeba opracować własny, tak aby kryteria były dostosowane do: celów organizacji, pracy na danym stanowisku, potrzeb pracownika (aby system ocen spełnił swoją funkcję rozwojową i motywacyjną.

Źródła wykorzystana w trakcie pisania pracy:

James A. E. Stoner , R. Edward Freeman , Daniel R. Gilbert , JR. - POL. WYD. EK.- “KIEROWANIE”

Monika Kostera- POL.WYD EK. - „ZARZADZANIE PERSONELEM”

---