Temat: OCENA
PRACOWNIKÓW
I. OCENA OKRESOWA
Ocena okresowa jest bardzo dobrą metodą wykorzystywaną w zarządzaniu ludźmi. Jednak żeby przyniosła efekty, musi podsumowywać bieżące wyniki pracy i podpowiadać lepsze rozwiązania na przyszłość. Właśnie dlatego ten proces jest korzystny i dla szefów, i dla ich podwładnych. Ocena okresowa nie polega tylko na rozliczaniu z konkretnych wyników, np. liczby sprzedanego towaru, to nie tylko uzupełnienie arkusza i bezpośrednia rozmowa z pracownikiem. To także zaplanowanie jego przyszłości w firmie.
a) korzyści dla pracownika
Daje ona przede wszystkim poczucie, że firma jest zainteresowana tym, co się
robi i jak się to robi. A to jest niezwykle ważne poczucie. Ocena okresowa jest też odpowiednią okazją do przekazania pracodawcy własnych pomysłów na swoje życie zawodowe oraz uwag dotyczących obecnie wykonywanych obowiązków czy realizowanych projektów.
b) korzyści dla pracodawcy
Jest przede wszystkim systemem monitorowania efektywności pracy. Może być też cennym źródłem informacji na temat tego, co można by było w firmie zmienić. To szczególnie ważne dla przedsiębiorstw, które systematycznie doskonalą swoje struktury i sposoby działania. Poza tym, jakość przeprowadzenia ocen okresowych jest też sprawdzianem dla kadry zarządzającej. Jeśli oceny są postrzegane jako stres i jedynie coroczna procedura, oznacza to, że menedżerowie nie potrafią uświadomić swoim podwładnym na czym tak naprawdę polega wartość tego procesu. Może być to informacją o poziomie dojrzałości kadry menedżerskiej w danej organizacji.
c) ocena - manipulacja
Ocena w pewnym stopniu zawsze jest subiektywna. Dlatego próbuje się ją obiektywizować, m.in. poprzez jasne określenie celów stawianych pracownikom. Niektóre cele trudno jest zmierzyć, bo liczy się w nich nie ilość, a jakość. W tym przypadku opinia może być subiektywna, ale przecież arkusz oceny może być sprawdzany przez menedżera wyższego szczebla, a nie tylko bezpośredniego przełożonego. Manipulacja w ocenach jest możliwa i dotyczy obydwu stron. Nieuczciwy kierownik może specjalnie zrezygnować z dodatkowych opinii innych menedżerów, a pracownik może umyślnie obarczać winą za niewykonanie zadania swoich współpracowników. Nie można jednak zapominać, że arkusz oceny podpisuje i szef, i jego podwładny.
d) ocena okresowa jako dowód w sądzie
Arkusz oceny jest oficjalnym firmowym dokumentem, który może być użyty w sprawie jako dowód. Świadczy przecież o sposobie wykonywania pracy, zawiera też opinię pracodawcy. Co ważne, mogą z niego korzystać obie strony. Jeśli np. pracownik uzna, że został niesłusznie zwolniony, a w arkuszach jest dowód na to, że zaniedbywał swoje obowiązki, to ocenę tę wykorzysta przed sądem pracodawca. Może się też zdarzyć odwrotna sytuacja - ocena okresowa może przyznawać rację pracownikowi, jeżeli menedżer zarzuci mu nie wywiązywanie się ze zleconych zadań przy pozytywnej opinii rocznej pracy.
II. SYSTEM OCEN PRACOWNICZYCH.
Ocena pracowników stanowi podsystem zarządzania kadrami w firmie.
Metodologia działań zmierzających do opracowania podsystemu ocen jest pochodną przyjęcia zasad oceniania:
Kompleksowość tj. oceny przeprowadzone są we wszystkich sferach działania i na wszystkich szczeblach decyzyjnych.
Elastyczność ocen oznacza potrzebę różnicowania kryteriów, ich rangi
i częstotliwości w zależności od grup zatrudnienia a nawet konkretnych stanowisk.
Systematyczność ocen oznacza unikanie akcyjności w ich dokonywaniu.
Długofalowość ocen wyznacza konieczność percepcji ocenianych pracowników lub zespołów w ujęciu temporalnym (z uwzględnieniem dłuższych odcinków czasowych). Ocena dotyczy aktualnego stanu rzeczy, ważne jest jednak porównanie ocen minionych z aktualną oraz sformułowanie prognozy rozwojowej na przyszłość.
Rzetelność i trafność oceny związana jest z właściwym doborem kryteriów oceny, osób oceniających, narzędzi, czasu i horyzontu czasowego.
Akceptacja oceny i jej kryteriów przez oceniających i ocenianych, czego warunkiem jest istnienie związku między kryteriami a efektywnością pracy.
Uwaga: Zasady te są komplementarne i powinny być stosowane jednocześnie.
ETAPY TWORZENIA SYSTEMU OCEN - PROCEDURA
I Etap
Analiza struktury firmy w celu wyboru grup pracowniczych podlegających ocenie.
Analiza kart opisu stanowisk w/w grup pracowniczych jako podstawa opracowania kryteriów oceny poszczególnych grup pracowniczych.
Dokonanie analizy stanowisk i ich opisu w przypadku braku danych.
Zapoznanie się z efektami wartościowania pracy w firmie, taryfikatorami na poszczególnych stanowiskach.
Opracowanie wstępnej procedury oceniania pracowników oraz zasad powiązania z innymi podsystemami zarządzania kadrami ze szczególnym uwzględnieniem podsystemu motywowania:
częstotliwość ocen,
wskazania osób odpowiedzialnych za ocenianie,
rozwiązanie problemu dotyczącego włączania pracowników do oceniania /samoocena/,
sposoby odwoływania się od oceny, określenie ciał odwoławczych,
ustalenie zasad powiązania oceny z pozostałymi podsystemami zarządzania kadrami:
wynagrodzeniem ruchomym i zasadniczym,
kierunkami dalszego doskonalenia i planowaniem karier zawodowych,
przemieszczaniem w firmie,
opuszczaniem firmy /zwolnienia/.
II Etap
Wyłonienie kryteriów oceny pracowników z uwzględnieniem:
wyników pracy,
zachowań sprzyjających efektywności,
wybranych cech osobowości.
Opis kryteriów:
dokładne zdefiniowanie zachowań, cech i wyników pracy
określenie wag /rang/ cech i zachowań na poszczególnych stanowiskach.
Opracowanie narzędzi oceny :
kwestionariusze oceny dla poszczególnych grup pracowniczych wraz z załącznikami,
karty zadań kluczowych lub karty opisu stanowiska /dla pracowników wykonawczych/,
ogólny regulamin oceny.
Prezentacja wstępnych założeń i zasad wykorzystania wyników oceny w polityce płacowej i kadrowej. Spotkania z grupami pracowników i związkami zawodowymi w celu uzyskania akceptacji i założeń, zasad i metod ocenianie.
III Etap
Etap wdrożenia:
spotkania z grupami pracowników i związkami zawodowymi w celu prezentacji zmodyfikowanej koncepcji oceniania /wynik spotkań pkt. 9/,
szkolenie pracowników w zakresie posługiwania się narzędziami oceny:
zapoznanie z ideą oceny,
charakterystyka kryteriów, ich rodowód, znaczenie wag,
omówienie zasad poprawnej oceny,
typowe błędy w dokonywaniu oceny,
ćwiczenia w ocenianiu,
ewentualna weryfikacja przyjętych kryteriów i rang;
dokonanie pierwszych, pilotażowych ocen w celu sprawdzenia koncepcji oceny oraz opracowania norm dla poszczególnych stanowisk,
ostateczne wdrożenie zmodyfikowanej i sprawdzonej oceny pracowników.
Konsultacje nad realizacją zamierzenia w dalszej przyszłości.
III. SYSTEM OKRESOWEJ OCENY PRACOWNIKA
BUDOWA SYSTEMU OKRESOWEJ OCENY PRACOWNIKA
System okresowej oceny pracownika jako jeden z ważniejszych wśród podsystemów zarządzania zasobami ludzkimi powinien być przedmiotem szczególnej troski osób odpowiedzialnych za realizację strategii personalnej firmy. Niewłaściwe opracowanie systemu nie tylko nie pozwoli na wykorzystanie jego potencjalnych zalet i wynikających z tego korzyści dla firmy, ale spowoduje silne opory pracowników i związków zawodowych wobec jego stosowania, a w konsekwencji poddawanie się i prowadzenie procedury oceny w sposób powierzchowny i mało rzetelny. Sposobem na sukces w jego opracowaniu i wdrożeniu jest zaproszenie do współpracy przy jego tworzeniu kadrę kierowniczą, przedstawicieli związków zawodowych i specjalistów merytorycznych spoza organizacji. Takim rozwiązaniem jest proponowane szkolenie.
C - cele:
· omówienie etapów i zasad budowy profesjonalnego systemu okresowej oceny pracowników (SOO) i obszarów jego wykorzystania,
· zapoznanie z przykładowymi rozwiązaniami SOO, opracowanymi w wiodących firmach polskich i zagranicznych,
· przygotowanie kadry do opracowania SOO we własnej firmie i do przeprowadzenia procesu oceny pracowników.
K - kto jest odbiorcą?:
· szkolenie kierowane do firm, które zamierzają opracować własny SOO lub dokonać jego modyfikacji w ramach szkolenia zamkniętego,
· kadra kierownicza wyższego i średniego szczebla zarządzania,
· pracownicy działów personalnych, przedstawiciele związków zawodowych.
M - metody:
· wykład wprowadzający, studia przypadków (case study),
· analiza filmów video, praca zespołowa i prezentacja wyników,
· trening doskonalący umiejętności oceny pracowników (kamera video).
P - program:
· Rola i miejsce SOO w systemie zarządzania zasobami ludzkimi.
· Wpływ oceny okresowej pracowników na efektywność firmy.
· Przykładowe procedury realizacji SOO wiodących firm polskich i zagranicznych.
· Cele, założenia i budowa systemu SOO w firmie.
· Zasady, kryteria i metody realizowania SOO.
· Budowa arkuszy ocen.
· Przygotowanie merytoryczne, psychologiczne i organizacyjne uczestników.
· Procedura przeprowadzania oceny.
· Znaczenie i zasady prowadzenia rozmowy oceniającej w strategii SOO.
· Sposoby wykorzystania rezultatów okresowej oceny pracowników.
REALIZACJA SYSTEMU OKRESOWEJ OCENY PRACOWNIKA (SOO)
Jedną z istotnych funkcji pełnionych przez kadrę kierownicza jest funkcja kontrolna. W bezpośrednim kontakcie z pracownikami przyjmuje ona postać oceny ich pracy. W praktyce wiele osób nie tylko nie lubi być ocenianymi, ale także wolałaby nikogo formalnie nie oceniać. Jednak nowoczesne podejście do zarządzania zasobami ludzkimi, zakłada, że proces okresowej oceny pracowników stanowi ważne narzędzie w realizacji podnoszenia efektywności pracy zatrudnionej kadry, a przez to całej organizacji. Skoro nie można z tego zrezygnować, należy zrobić wszystko, aby proces ten uczynić bardziej konstruktywnym i akceptowanym.
C - cele:
· przełamanie oporów kadry przed dokonywaniem oceny i poddawaniem się jej poprzez wyjaśnienie celów i korzyści z realizacji SOO w firmie,
· przekonanie działaczy organizacji związkowych o pozytywnym wpływie przeprowadzanych ocen okresowych na motywację pracowników i rozbudzenie ich aspiracji, a nie na działania restrykcyjne wobec zatrudnionej kadry,
· kształtowanie umiejętności efektywnego przeprowadzania i uczestniczenia w okresowych rozmowach oceniających.
K - kto jest odbiorcą?:
· kadra kierownicza wszystkich szczebli zarządzania,
· pracownicy działów personalnych, działacze związkowi pełniący funkcje kierownicze.
M - metody:
· wykład wprowadzający, ćwiczenia i inscenizacje,
· studia przypadków (case study), analiza filmów video,
· trening doskonalący umiejętności oceny pracowników (kamera video).
P - program:
· Rola i miejsce SOO w systemie zarządzania zasobami ludzkimi.
· Wpływ oceny okresowej i bieżącej pracowników na efektywność firmy.
· Cele, założenia i budowa systemu SOO (np. konkretnej firmy klienta).
· Zasady, kryteria i metody realizowania SOO.
· Analiza budowy i wyników arkuszy ocen (np. z przeprowadzonej procedury)
· Znaczenie i zasady prowadzenia rozmowy oceniającej w strategii SOO.
· Przykładowe procedury realizacji SOO wiodących firm polskich i zagranicznych (np. w kontekście konkretnych rozwiązań firmy klienta).
· Sposoby wykorzystania rezultatów oceny okresowej pracowników.
· Analiza mocnych i słabych stron SOO firmy i propozycje modyfikacji (w przypadku szkoleń zamkniętych).
4