Techniki organizatorskie

Funkcje zasad zarządzania

XIX wiek Fayon czynności przedsiębiorstw, funkcje

Układ poziomy(horyzontalny):

- czynności produkcyjne

- czynności handlowe (kupno sprzedaż wymiana)

- czynności finansowe 9poszukiwanie i obrót kapitału)

- czynności informatyczno- księgowe (rozliczenia cała sprawozdawczość, bilanse ,w-f)

- czynności ubezpieczeniowe

- czynności personalne

Układ pionowy (vertical):

- funkcje zarządzania

- funkcje wykonawcze

Funkcje w układzie poziomym

Funkcje w układzie pionowym

Zarządzanie

Techniczny

ekonomiczny

Handlowe

Personalne

Informacyjno-księgowe

Wykonawcze

Funkcje zarządzania :

a) planowanie

b) organizowanie

c) motywowanie (kierowanie)

d) kontrola + koordynacja (koordynacja przebiega równolegle z a b c d)

Planowanie polega na przewidywaniu przyszłych warunków i środków działania oraz formułowaniu na tej podstawie koniecznych do osiągnięcia celów.

Planowanie to prace polegające na wyborze celu końcowego, ( pożądanego stanu rzeczy), określenia etapów jego osiągnięcia (celów pośrednich), środków realizacji celów końcowych, metod ich realizacji, niezbędnych zasobów i sposobów ich pozyskiwania, oraz określenia czasu i miejsca tych działań.

Organizowanie jest procesem uszczegółowienia celów, któremu towarzyszy proces ustalenia nośników i doboru odpowiednich środków i warunków działania oraz uporządkowanie ich w czasie i przestrzeni.

Organizowanie może uwzględniać następujące aspekty:

- organizowanie jako tworzenie instytucji (organizacji w znaczeniu rzeczowym) czyli trwały zespół ludzi mających wspólne cele i wspólne zasoby które wykorzystują w działaniach podejmowanych dla osiągnięcia wyznaczonych celów

- organizowanie z znaczeniu atrybutowym - utożsamiane ze strukturą czyli taką budową złożonych rzeczy, instytucji i procesów że składają się one z celowych elementów które działają w sposób uporządkowany prowadzący do osiągnięcia wyznaczonych celów

- organizacja w znaczeniu czynnościowym - jako uporządkowana sekwencja działań prowadzących do osiągnięcia jakiegoś celu (realizacja etapów cyklu organizacyjnego)

Organizowanie polega na pozyskiwaniu i łączeniu osobowych i rzeczowych składników działania w określone części (stanowiska, komórki, jednostki organizacyjne) odpowiednie ich rozmieszczenie w układzie pionowym i poziomym oraz takie ich połączenie przy pomocy więzi organizacyjnych(służbowych, technicznych, funkcjonalnych i informacyjnych ) w większą całość aby współprzyczyniały się do realizacji określonego cel.

Motywowanie to oddziaływanie mające na celu pobudzenie wykonawców do realizacji celów przy określonej organizacji ta funkcja składa się z:

1) wyjaśnienia celów wykonywanych działań

2) uzasadnienia określonych działań

3) zachęcenia i pobudzenia wykonawców do wykonania działania

Motywowanie (kierowanie) to wywoływanie skłonności lub stanu gotowości człowieka do czegoś. Jest to pobudzenie chęci do określonego działania lub zachowania się czyli proces uruchomienia motywów (motyw to uruchomiona i ukierunkowana potrzeba)

Kontrola to porównanie tego co osiągnięto z tym co zamierzano osiągnąć. Obejmuje ona modyfikowanie przyszłych celów oraz eliminację czynności zaplanowanych a niemożliwych do osiągnięcia.

Kontrolowanie polega na porównywaniu uzyskiwanych wyników działania z określonym wzorcem, ustalaniu odchyleń i wyciągnięciu odpowiednich wniosków z punktu widzenia przyszłego działania (zmiana planu, warunków jego realizacji, lub pozostawieniu istniejącego stanu rzeczy).

Koordynowanie oznacza łączenie i harmonizowanie wszystkich czynności. Jest szczególnie istotna w systemie dużego podziału pracy zarówno wykonawczej jak i kierowniczej. Im więcej jest szczebli kierowania tym większy musi być zakres koordynacji rozumianej jako dostosowanie do siebie działań z punktu widzenia celu.

Funkcje zarządzania

(wg Bajczy?)

cykliczne ciągłe

-planowanie -praca nad ludźmi

-organizowanie - pozyskiwanie zasobów

-kontrolowanie materialnych i dysponowanie nimi

-praca nad informacjami

-decydowanie

-koordynowanie

ZASADY DOTYCZĄCE FunkcjI CyklicznYCH

Zasady dotyczące planowania:

1) zasada terminowości - każde zadanie musi mieć wyznaczony termin wykonania. Termin ten musi być sensowny. Termin powoduje mobilizację i zostawia dowolność wykonania zadania. Planując termin realizacji zadania należy założyć pewne rezerwy czasowe -najwcześniejszy i najpóźniejszy.

2) zasada konkretności - musimy konkretnie ocenić co chcemy, określić parametry wyniku

3) zasada elastyczności - nie wolno pomijać okoliczności nieprzewidzianych (mogą opóźnić lub zniweczyć termin realizacji zadania

- metoda ścieżki krytycznej

- metoda Perth

4) zasada optymalnego horyzontu czasowego - nie wolno planować na zbyt krótki lub zbyt długi okres czasu

Zasady dotyczące organizowania:

1) zasada podziału pracy - aspekt ekonomiczny i psychofizyczny. Im praca bardziej rozdrobniona tym mniejsza,

2) zasada koncentracji - jeśli scalimy stanowiska na których odbywa się podobna czynność wówczas praca będzie wydajniejsza. Łączenie stanowisk (koncentracja) umożliwia automatyzację pracy,

3) zasada harmonizacji (wg Karola Adamieckiego) - polega na harmonicznym doborze elementów działania i zsynchronizowaniu ich w czasie (wykresy Ganta, metody sieciowe, harmonogramy),

4) zasada specjalizacji - odnosi się do grupowania stanowisk. Przy tworzeniu struktury organizacyjnej kierujemy się:

a. zasadą podobieństwa czynności (specjalizacja czynnościową)

b. zasadą przedmiotów czyli kierunków działania (specjalizacja przedmiotowa, gdy każda dywizja zajmuje się jakimś rodzajem działalności

Przedsiębiorstwa międzynarodowe to Joint Ventures, przedsiębiorstwa transnarodowe to przedsiębiorstwa danego kraju które prowadzi działalność również poza krajem pochodzenia.

Struktura dywizjonalna czyli grupowanie wg przedmiotów działania (np. zarząd w USA podejmuje decyzje nt. GM jej całego zarządu, B+R, główna strategia, natomiast w dywizjach podejmowane są działania strategiczne)

5) zasada hierarchii i rozpiętości kierowania

A

B C

D E F G

Dla A rozpiętość = 2, zasięg A = 6

6) zasada najkrótszej drogi ma na celu zapobieżenia wydłużenia się drogi służbowej. Główną metodą jest tutaj tendencja do spłaszczania struktur

Struktura smukła

(istnieje wiele szczebli zarządzania )

Struktura płaska

(niewiele szczebli zarządzania)

7) zasada delegowania uprawnień - istnieje terend do decentralizacji i delegowania uprawnień w dół

8) zasada współmierności - wraz z delegowaniem uprawnień deleguje się odpowiedzialność. Połączenie władzy przeniesionej z odpowiedzialnością

Zasady dotyczące kontroli:

1) zasada natychmiastowości - natychmiastowa reakcja na niezgodności

2) zasada obiektywności - dąży się do tworzenia systemów opartych na maksymalnej subiektywności

Kryteria przy rozwiązywaniu problemów

- ilościowe - obiektywne wyrażone w liczbach nie podlegające dyskusji

- jakościowe - subiektywne, opisowe

3) zasada elastyczności - polega na dostosowywaniu tak aby proces zakończył się pozytywnie

4) zasada korygowania - oznacza iż należy dokonywać kontroli i wskazywać środki zaradcze, w celu wyeliminowania odchyleń w trakcie działania

ZASADY DOTYCZĄCE FUNKCJI CIĄGŁYCH

Zasady dotyczące pracy nad ludźmi to wszystkie etapy procesu zarządzania kadrami:

1) analiza zasobów ludzkich

2) planowanie zasobów ludzkich

3) rekrutacja bądź derekrutacja

4) selekcja

5) adaptacja

6) szkolenie

7) motywowanie pracowników (niematerialne)

8) wynagradzanie pracowników (motywowanie finansowe)

9) planowanie karier

Zasady dotyczące pozyskiwania zasobów rzeczowych:

1) pozyskiwanie środków rzeczowych i finansowych niezbędnych dla organizacji

2) decydowanie o sposobie wykorzystania tych środków

3) działania zmierzające do racjonalnego ich wykorzystania

a) zasada optymalizacji rezerw - należy tak zarządzać rezerwami aby nie były ani za duże ani za małe

b) zasada racjonalnego gospodarowania (wg Oskara Langego)

§ zasada najmniejszego nakładu -zakładamy najmniejszy poziom kosztów i określony zysk

§ zasada największego efektu - zakładamy określony poziom kosztów i największy zysk

4) zasada instrumentalizacji -mówi o wykorzystaniu optymalnego (najbardziej racjonalnego w danym przypadku) wyposażenia, uzależnionego od mocy produkcyjnych, możliwości finansowych itp.

5) zasada energiczności w użyciu środków oznacza to uruchomienie odpowiedniej ilości środków materiałowych w zależności od zamierzonego celu

Zasady dotyczące pracy nad informacjami :

- określenie potrzeb informacyjnych

- gromadzenie informacji

- przetwarzanie informacji

- przechowywanie informacji

- dystrybucja informacji

1) zasada selekcji informacji - w celu uzyskania informacji właściwej (metoda 20/80 wystarczy posiadać 20 % informacji żeby podjąć decyzję w 80 % trafną)

2) zasada wiarygodności - polega na tym aby sprawdzać informacje które do nas docierają i nas interesują

3) zasada aktualności

Zasady dotyczące decydowania. Na decyzje wg Simona i Herberta składają się:

- rozpoznanie mające na celu wyodrębnienie sytuacji decyzyjnej

- projektowanie polegające na ustaleniu i analizie możliwych wariantów postępowania

- dokonanie wyboru spośród alternatyw

- ocena - wartościowanie decyzji

1) zasada myślenia wielowariantowego - aby podjąć skuteczną decyzję należy mieć kilka wariantów rozwiązań

2) zasada oceny wielokryterialnej - przed podjęciem decyzji należy przyjąć wiele różnych kryteriów ocen (kryteria: np. ekonomiczne, jakościowe, społeczne)

3) zasada ograniczonej racjonalności

a) ograniczenia poznawcze - z powodu np. rozwoju techniki

b) ograniczenia wynikające ze struktury organizacyjnej - pewne decyzje mogą zostać podjęte lub nie

c) ograniczenia kompetencyjne- osoba podejmuje decyzje na tyle na ile posiada kompetencje

d) osobowościowe - związane z cechami osobowościowymi decydenta (np. ryzykanci, asekuranci itp.)

e) ograniczenia kulturowe - polegają na tym iż pewne decyzje wydają być bardzo dobre w pewnych kulturach a w innych nie

Zasady dotyczące koordynacji:

1) zasada minimum - wydajność całej grupy zależy od ogniwa o najmniejszej przepustowości

2) zasada drogi krytycznej - w założonych przedsięwzięciach chodzi o zoptymalizowanie rezerw czasowych

3) zasada wczesnego ostrzegania

KLASYFIKACJA PROBLEMÓW ZARZĄDZANIA ORGANIZACJAMI

Problem - sytuacja której nie możemy rozwiązać wg znanych nam metod

Podział problemów organizacyjnych

Ze względu na charakter:

a) dewiacyjne - są to problemy które pojawiają się w przedsiębiorstwach i stanowią odchylenie od norm

b) innowacyjne (twórcze) -związane są z nowymi technologiami, formami organizacji, nowymi rozwiązaniami

c) optymalizacyjne -robienie czegoś lepiej niż poprzednio

Ze względu na stopień złożoności problemu:

a) problemy stosunkowo proste - organizator sam sobie daje radę wykorzystując nieskomplikowane metody

b) złożone problemy - wymagają pomocy z zewnątrz

c) bardzo trudne - wymagają tworzenia systemów organizacyjnych (np. zmiana formy prawnej, reengenering)

Ze względu na stan w jakim znajduje się przedmiot organizacji:

a) problem powstał w organizacji która już istniała

b) problem powstał w firmie która powstaje

Ze względu na horyzont czasowy:

a) problemy operacyjne

b) problemy taktyczne

c) problemy strategiczne

Diagnoza organizacyjna

diagnoza organizacyjna to ocena sytuacji w jakiej znajduje się organizacja

- Karta rozwiązania problemów - schemat wg którego opisuje się problemy do rozwiązania

Elementy karty:

1) tło problemu czyli opis sytuacji w jakiej powstał dany problem

2) uzasadnienie finansowe potrzeby badań - czy dane badanie przyniesie efekty

3) cel ogólny badań - po co są robione badania

4) przewidywane efekty badania - co zamierzamy osiągnąć

5) ograniczenia badania - bariery

6) szczegółowe przedmioty badania

7) zakres projektowania (przestrzenny i czasowy)

<p class=MsoNormal style='margin-left:21.0pt;text-indent:-18.0pt;mso-list:l26 level1 lfo17; tab-s

---