Praca zespołowa w organizacji
SPIS TRESCI
Wprowadzenie
W przedsiębiorstwach handlowych i przemysłowych, różnego rodzaju instytucjach publicznych występuje duża potrzeba efektywnej pracy zespołowej. Aby w firmie wystąpiło owe zjawisko należy na początku określić wytyczne, czyli np.:
1. jasno sprecyzować oczekiwania;
2. wzbudzić zainteresowanie innych;
3. stworzyć odpowiednie warunki do sukcesu;
4. pomóc innym pogłębiać wiedzę i umiejętności;
5. utrzymać klimat niezbędny dla zapewnienia sukcesu pracy zespołowej.
Większość firm nie potrzebuje bowiem stałych grup ludzi, lecz pracowników tworzących zespół spontanicznie, jeżeli zaistnieje taka konieczność, aby wspólnie dążyć do osiągnięcia jak najlepszych efektów. W tym wypadku bardzo adekwatna jest zasada:
"Członkowie zespołu o tych samych celach, to zespół.”
Bardzo ważnym czynnikiem jest zarówno rola jak i rozwój członków zespołu. w tym utrzymanie i stworzenie atmosfery dzięki której pracownicy mogą przyczynić się do sukcesu firmy. Pracownicy będą się włączali do kolejnych zasp ołów i wyróżniali w bieżących zadaniach, grupach rozwiązujących problemy i projektach mających na celu poprawę sposobu prowadzenia firmy.
Praca zespołowa może przebiegać na wielu etapach. W firmie, w której nie osiąga się pełnego sukcesu, wymagane jest zaangażowanie ze strony każdego pracownika. pełne zaangażowanie to nie tylko przychodzenia na czas do pracy i wykonanie danej pracy, to przede wszystkim dbanie o sukces firmy ciągłe dążenie do zmian na lepsze. W związku z tym elementem, który wpłynie na takie działanie firmy, jest praca zespołowa.
Gdy kilku pracowników musi ze sobą współpracować , by osiągnąć odpowiednie wyniki, w tej sytuacji bardziej opłacalna jest praca zespołowa. Nie zawsze jednak, choćby się mogło wydawać i tak wyglądać ludzie w sposób naturalny będący zespołem, nie pracują jak zespół. Z reguly ludzie ci pracują, aby zadowolić samych siebie, pragną rywalizacji z innymi , wizerunku osoby kompetentnej od kogoś, często wykonują tylko swoją pracę, nierzadko kosztem innych osób. Każdy z pracowników postrzega swój cel jako odmienny, często sprzeczny z celami założonymi przez grupę. Bez pracy zespołowej ludzie mogą dążyć ku różnym celom i realizować odrębne zadania co jest niezgodne z założeniami większości.
2. Cele
Praca zespołowa, a ściślej jej przejaw, wymagają często wielu poprawek. Wynika to z tego, że w większości firm praca zespołowa ma miejsce , ale celem jest, aby była ona lepsza, co przyczyni się jednocześnie do zwiększenia sukcesu firmy. Ważne jest, aby zwiedzić, co chce się ulepszyć, np. produktywność, jakość komunikacja między pracownikami. Wszystko to może zapewnić właśnie praca zespołowa.
Dlatego też ważne jest, aby na wstępie ustalić określone cele prez. prace polowa. dążyć do ich realizacji. Jeśli jednak na początku nie zostaną wyznaczone cele, przyczynie się to do niewlaściego ocenienia jej warunków. Praca zespołowa jest jednym z czynników mających wpływ na sukces, a jej udział w realizacji celów jest często kwestia subiektywna.
Sama praca zespołowa nie wpływa wyłącznie na osiągnięcie sukcesu, muszą towarzyszyć jej inne czynności; np. poprawa jakości może oznaczać wspólne dążenie do usprawnienia produkcji. W tym przypadku zysk z efektywnej pracy zespołowej z pewnością przewyższy koszt działań dodatkowych. Czynniki te przyczyniają się do określenia kierunku
pracy.
3. Personel w pracy zespołowej
Większość ludzi twierdzi, że praca zespołowa przynosi większą frajdę. Można ją przedstawić jako rzadką okazję lub groźbę - bądź obie naraz. Bardzo ważną rolę odgrywają bodźce finansowe, które w pracy zespołowej należy ustalać ze szczególną uwagą. Kiedy praca ma być skuteczna, należy ograniczać wszelkie nagrody za osiągnięcia indywidualne, dlatego że zniechęcają one poszczególnych pracowników do pełnego uczestnictwa w zadnich zespołu. Nie można jednak całkowicie rezygnować z przyznawania nagród, gdyż może się to przyczynić do spadku produkcji, wynikającego ze zmniejszenia aktywności zawodowej pracowników na poszczególnych stanowiskach.
Jednym ze sposobów uatrakcyjnienia pracy zespołowej jest przyznanie dodatków pieniężnych dla ceł ego zespołu. Przysłuży się to do wzmocnienia pracy zespołowej, samo w sobie jej jednak nie wytworzy.
Inną, pozytywną zaletą płynącą z pracy w zespole jest ciągły dopływ informacji oraz konsultacje z pozostałymi pracownikami. Ważnym elementem w pracy zespołowej jest ogólna informacja o tym, co dzieje się w firmie, a także możliwość zgłaszania przez pracowników wszelkich uwag i sugestii. W końcowym etapie powiadomienie ich o tym ,co wynikło z ich pomysłów i wskazówek. Taka wymiana informacji i poglądów przyczynia się do zwiększenia skuteczności pracy zespołowej. Zdarza się, że pracownicy nie zawsze postępują zgodnie z interesem firmy, ponieważ nie mają wystarczających informacji ani rozeznania, aby podjąć właściwe decyzje.
4. Praca zespołowa
W praktyce praca zespołowa oznacza różne formy zachowania - od jednoczesnego wysiłku całego zespołu poprzez przekazywanie sobie kolejno "pałeczki", po pracę na zmianę. Ponadto zespół to więcej niż ludzie uczestniczący bezpośrednio w zadaniach danej grupy.
Należy dążyć do tego, aby pracownik miał to poczucie , że należy do zespołu (stanowi część "zespołu firmy"), aczkolwiek ze względu na wykonywane zadanie należy do zespołu mniejszego. Można zadać sobie pytanie: czym jest praca zespołowa?
Chociaż w praktyce istnieją różne formy pracy zespołowej, występują pewne znaki wskazujące na to, że mamy odczynienia z prawdziwym zespołem, a nie z grupą osób współpracujących ze sobą.
Możemy wyróżnić trzy elementy charakteryzujące pracę zespołową:
1. cele;
2. poszczególni pracownicy;
3. Interakcje.
Wszyscy członkowie zespołu mają te same cele. Określenie wspólnych celów jest dla każdego nieodzownym warunkiem efektywnej pracy zespołowej. Każdy członek zespołu musi znać założenia własnej grupy oraz kierunek polityki firmy, aby w jej kontekście mógł ująć cele zespołu. Często zdąża się, że dzięki lepszemu rozeznaniu w ogólnym dążeniu firmy zatrudnieni zmieniają lub na nowo określają cele zespołu, ponieważ wkład grupy ma o wiele większe znaczenie i zwiększa efektywność pracy
Taki sposób postępowania spotyka się z reguły w firmach, gdzie stosuje się kompleksowe działanie jakościowe lub metody " dokładnie na czas" (Jast In time). Zastosowanie metod JIT oznacza, że zwiększenie wydajności na określonym odcinku w ogólnym ujęciu może stanowić przszkodę, przyczynę piętrzenia się prac i wzrostu kosztów (np. magazynowania towarów). Jest to przykład ilustrujący koncepcję firmy jako zespołu, w ramach którego grupy ludzi funkcjonują jako mniejsze zespoły.
Indywidualni pracownicy stają się częścią grupy, zaczynają zachowywać się jak pracownicy zespołu, a nie jak wyizolowane jednostki.
Członkowie zaspołu:
wysłuchują opinii pozostałych członków zespołu o tym co i jak należy zrobić;
omawiają swoje problemy;
szukają rozwiązań u innych;
znają priorytety zespołu i grupy pracowniczej, a w razie potrzeby dążą do ich realizacji nawet własnym kosztem;
korzystają z okazji, aby pomóc innym w rozwoju;
wspierają i sznują pozostałych członków zespołu;
mają przede wszystkim wspólne cele.
Podstawa zaangażowania, wzajemne troski i pomoc jest charakterystyczną cechą zespołu. W zdrowym zespole sabi pracownicy są akceptowani, szanowani i wspierani, a nie oczerniani, odrzucani i pozostawieni samym sobie. Stworzenie pełnej integracji w zespole wymaga "stworzenia" poczucia zaufania na poszczególnych płaszczyznach.
Każdy zespół mający wspólne cele ,wzajemnie wspierających się członków zespołu, czyli składający się na niego pracowników, którzy muszą posiadać umiejętność współpracy i pracować wspólnie w sposób efektywny. Oprócz posiadanej wiedzy i umiejętności technicznych muszą posiadać umiejętność współpracy w zespole. Można wyróżnić następujące umiejętności konieczne do efektywnej pracy zespołowej:
Identyfikowanie wspólnych celów - umiejętność ta nie jest taka łatwa, jakby się mogło wydawać. Zespół powienien się od czasu do czasu zatrzymać, wnikliwie rozważyć założenia i metody przcy w firmie np. gdy otrzymuje nowe zlecenie lub zadanie. Każda grupa jest skłonna osiągnąć większą efektywność, gdy na samym początku jasno określi swoje cele i plan ich realizacji. Umiejętność ustalania założeń, które przyczyniają się do sukcesu, jest niezbędnym warunkiem efektywnej pracy zespołowej.
Wspieranie współpracowników - pociąga ono za sobą docenianie każdego członka zespołu. Zakłada zdolność dostrzegania i wykorzystywania umiejętności wszystkich pracowników, zachęcania ich do pełnego uczestnictwa, wspierania i dodawania im otuchy zarówno w grupie, jak i poza nią. Wymaga także śledzenia osiągnięć pracowników i dawania pochwał, gdy są zasłużone. Przede wszystkim zakłada konstruktywny stosunek do innych. Konstruktywna krytyka pracowników jest gwarancją pełnego uczestnictwa członków w pracy zespołu, a co za tym idzie - możliwość uzyskania jak największych korzyści jego pracy.
Słuchanie - każdy dobry członek zespołu musi umieć:
słuchać innych, mimo że z początku nie wydaje się to warte zachodu;
rozumieć intencje , nie tylko to, co mówią;
zachęcać innych do mówienia, choć trudno im wyrazić myśli słowami.
Jeżeli chcemy, aby każdy członek zespołu miał udział w pracy, należy się liczyć z tym, że sporo czasu pochłonie słuchanie tego, co on ma do powiedzienia i do zaoferowania grupie (zespołowi). Może zaistnieć też taka sytuacja, żedany członek zespołu nie uczestniczy w dyskusji, ponieważ ktoś go do tego zniechęcił. Ludzie nie zawsze mówią, co myślą. Zgadzają się często z resztą grupy w imię harmonii, co świadczy o słabości w zespole. Czesto zdarza sie tak, że nie słuchamy tego co mówią inni, tylko myślimy co byśmy w danej sytuacji sami powiedzieli. Nakładamy na słowa innych własną interpretację, co powoduje, że nie rozumiemy istoty tego, co mówią inni. Prostym rozwiązaniem jest streszczenie i powstanie głównych myśli, własnymi słowami. Bardzo trudno jest poznać współpracowników. Niekiedy mają trudności ze sprecyzowaniem myśli, inni potrzebują czasu na sformułowanie swoich idei. Ludzie ci mogą sprawiać wrażenie, że nie wnoszą dużego wkładu do grupy, w porównaniu z innymi pracownikami, jednakże zachęcanie ich do otworzenia się wzbogaci zespół. Każdy efektywny zespół wykorzystuje potencjał wszystkich swoich pracowników, co oznacza, że każdy pracownik jest nie tylko zdolny, ale i skłonny przekazać swój potencjał na rzecz grupy, tak aby zespół mógł go wykorzystać. Wprowadzenie pracy zespołowej powoduje, że np. szefowie firm chętnie wysłuchują pomysłów i opinii wszystkich pracowników. Zostawia on podejmowanie decyzji niższym szczeblom co ułatwia działanie firmy i zapewnia kontekst, w którym pracownicy mogą wykonywać swoje obowiązki.
Uczestniczenie w pracy zespołu;
Ocenianie doświadczeń i wycoąganie z nich wniosków (nauki).
Zaufanie odgrywa bardzo ważną rolę w pracy zespołowej. Członkowie zespołu muszą czuć, że ich wysiłek nie idzie na marne, a firma i osoby nią zarządzające są godne zaufania. Ogólnie rzecz biorąc, na etapie wstępnym pracownicy nie ufają przełożonym. Aby zdobyć zaufanie pracowników, trzeba na nie zasłużyć ciężką pracą i wytrwałością. Należy troszczyć się o wszystkich członków zespołu, których uważa się za ich część, tzn. każdy pracownik firmy powinien mieć przynależność do zespołu. W obrębie danej struktury grupa ludzi musi pracować jako zespół.
Należy starannie rozważyć, co rozumie się przez pracę zespołową , tak aby można było:
określić, jakich zmian oczekuje się z współpracy między pracownikami;
zachęcać do ukierunkowania na sukces;
śledzić postępy w realizacji i zamierzeń przez pracowników.
Praca z członkami zespołu powinna odbywać się tak, aby zdobyli oni umiejętność pracy zespołowej, co pomoże także w tworzeniu zaufania i oddania na wszystkich poziomach organizacji firmy.
5. Wielkosć zespołu
Grupę osób przystępującą do określonego zadania można nazwać zespołem zadaniowym. Liczbę osób wchodzących skład grupy warunkuje samo zadanie, jakie mają oni do wykonania. Z działaniami złożonymi radzą sobie na ogół zespoły złożone z trzech do trzynastu osób. Większe grupy zaczynają mieć problem z komunikacją, chyba że praca nie odbiega za bardzo od rutyny. W większości firm istnieje na ogół kilka działających na zmianę grup zadaniowych.
W sytuacjach, gdzie trzeba podzielić się wiedzą i doświadczeniem bądź też dojść do porozumienia, np. właśnie w grupach dyskusyjnych rozwiązujących problemy ludzi pracujących nad nowymi ideami lub programami, wskazane są jak najbardziej zespoły złożone z czterech lub sześciu osób. W sytuacji, gdzie liczba uczestników wciąż wzrasta, należy się odwołać do innego usystematyzowanego sposobu pobudzania idei(nowych) i prezentowania ich szerszej publiczności oraz między innymi należy zadbać o to, aby dyskusja nie wyrwała się spod kontroli.
Większość firm jak wiemy organizuje pracę na zmianę, czyli tzw. zespoły zadaniowe. Polega to na tym, że zespoły te przekazują produkt lub pracę kolejnemu zespołowi. Bardzo szybko jednak sieć współzależności staje się bardziej złożona. Osiągnięcie określonego stopnia współpracy wymaga skutecznego systemu przepływu informacja także między innymi zaangażowania wszystkich, którzy uczestniczą w realizacji zamówienia. W firmie opartej na pracy zespołowej wszystkie działy biorące udział w danym procesie są znacznie bardziej świadome wspólnych celów. Jak już wspomniałam wcześniej, najlepsze wyniki osiąga się dopiero wtedy , gdy pomiędzy tymi działami zachodzi efektywna praca zespołowa.
Współdziałanie takie prowadzi do ujęcia całej firmy jako zespołu, gdzie poszczególne działy postępują jak członkowie zespołu. jeżeli chodzi o pracę zmianową, to ważnym warunkiem jest to, aby między nimi zachodziła kooperacja , a nie rywalizacja. W Polsce wiele firm działa całą dobę w cyklu trzyzmianowym, czyli występuje zmiana poranna, popołudniowa i nocna.
Wiadomym jest, że każdy zespół przykłada największą wagę do zadań które sam musi wykonać w wyznaczonym czasie. Często jest tak, że zespół osiąga cele dzięki zespołowi pracującemu na innej zmianie. ważne jest , aby wszystkie trzy zespoły mogły postrzegać siebie jako wspólnie dążące do osiągnięcia celów produkcji i wyznaczonych na dany dzień lub tydzień, nie tylko na swoją zmianę. Aby jednak zespoły tak postępowały muszą znać priorytety przedsiębiorstwa i wiedzieć, jakie produkty są najważniejsze i na jakim etapie jest praca w pozostałych działach.
Regularne spotkania grupowe są podstawowym warunkiem zintegrowanej pracy zespołowej.
Organizowanie pracy
Bardzo trudno jest sformułować uniwersalne zasady organizowania pracy, ponieważ w głównej mierze zależy to od obowiązków, jakie należy spełnić. Śledzenie wyników osiągniętych przez daną grupę przyczyni się do zachęcenia tej grupy do pracy zespołowej. Umożliwienie grupie ludzi poznania klientów, których obsługują, oraz czerpanie satysfakcji z poziomu swoich usług jest bodźcem do efektywnej pracy zespołowej.
Praca i jej wyniki
Z każdej pracy wyciągane są jakieś wnioski, robione sprawozdania. Sprawozdania nastawione na błędy i niedociągnięcia osłabiają motywację pracowników, podczas gdy oparte na sukcesie pobudzają ludzi di większego wysiłku, w sytuacji kiedy sukces wieńczy wysiłek całej grupy, umożliwiając tym samym pracę zespołową. Np. zrealizowane w terminie dostawy oznaczają sukces, a spóźnione świadczą o niedociągnięciach.
Sam sposób organizowania grupy powinien dawać możliwość zapisywania i przekazywania wyników pracownikom. Trzeba przy tym pamiętać o paru ważnym czynnikach:
Określenie rezultatów, z jakim grupa pracownicza może się utożsamiać;
Ujęcie w sprawozdaniu wyników świadczących o sukcesie, a nie tylko wskazujących na jakieś niedociągnięcia;
Pomaganie członkom grupy w poznawaniu otoczenia nabywców produktu;
Pomaganie grupie pracowników w zrozumieniu, że sukces bierze się z ich wspólnych wysiłków;
Regularne powiadamianie pracowników grupy o wynikach, docenianie dodatkowych wysiłków i osiągniętych sukcesów.
Powyższe idee można przedstawić posługując się prostym przykładem. Produkcja samochodów osobowych wymaga udziału znacznie większej załogi. W tej sytuacji nie łatwo jest spełnić
oczekiwania klientów, pomimo tego pracownicy powinni dostrzegać swój wkład w jakość samochodu. Dlatego też producenci samochodów mogą dziś przygotowywać pojazdy pod kątem potrzeb indywidualnych klientów. Gdy pracownicy wiedzą, dla kogo produkują samochód, odczuwają wzmożoną motywację do pracy zespołowej, którą dodatkowo potęgują informacje o liczbie usatysfakcjonowanych klientów.
Wynika z tego, że należy gromadzić informacje nie tylko o usterkach (i przekazywać zespołowi) ale także o sukcesach.
Nagradzanie
Jeśli zespół stanowią ludzie o tych samych celach, to system wynagradzania musi wzmagać to poczucie na dwa sposoby:
za odniesione sukcesy nagrody uzyskuje cały zespół;
kiedy członek zespołu dostaje nagrodę za indywidualny wysiłek lub wynik, kryterium oceny powinien być jego wkład w efektywna prace zespołową; w żadnym wypadku nie należy udzielać nagród za osiągnięcia kosztem innych pracowników.
Nagrodę należy pojmować jako pochwałę i uznanie zarówno ze strony partnerów, jak i przełożonych. Przy ustalaniu nagród pieniężnych należy przestrzegać jednej zasady - że system premiowania ma wspomagać, a nie zakłócać prace zespołową. Nagrody nad wszystko powinny przyczynić się do sukcesu zakładu, a nie danego zespołu. Ustalanie obszarów, gdzie zespół może dążyć do wspólnych celów (i widzieć wyniki współpracy) , jest istotną częścią budowania pracy zespołowej.
W wielu zespołach widać, kto jest liderem. Czasem jest to najwyżej postawiony kierownik, a czasem w stabilnych zespołach pracowników fizycznych można wybrać, wyznaczyć i przygotować konkretna osobę do odgrywania roli lidera grupy. Poszczególni pracownicy (kierownicy, liderzy i pozostali członkowie zespołu) musza wiedzie, jaki zakres odpowiedzialności i obowiązków wiąże się z ta rolą. W firmach skład zespołu zmienia się bardzo często z dnia na dzień, czasami z zadania na zadanie. Wtedy tez firmy mogą wyszkolić i wyselekcjonować pracowników, którzy mają potencjał do nadzorowania prace zespołowej.
Praca zespołowa - struktura
Efektywna praca zespołowa wiąże się z dążeniem grupy do tych samych celów. W tym przypadku członkowie grup muszą mieć odpowiedzialność i władzę, że powodzenie zespołu przyczynia się do sukcesu całego przedsiębiorstwa, a sami pracownicy swoja pracą przyczyniają się do tego.
Pozostawianie członkom grupy decyzji wymaga obopólnego zaufania. W dużym przedsiębiorstwie niełatwo uzyskać zaangażowanie każdego członka zespołu. Żaden odpowiedzialny kierownik nie zostawi najważniejszych decyzji nikomu, kto jego zdaniem nie jest oddany firmie.
Bardzo ważnym elementem w pracy zespołowej jest szkolenie przydatne w rozwijaniu umiejętności , oraz pomocne w podejmowaniu decyzji i działaniach technicznych. Dlatego też kierownicy powinni uwzględniać takie szkolenia wśród pracowników.
Jak wiadomo wszyscy popełniamy błędy. Nie sztuka jest nie uniknięcie ich popełniania przez zespoły. Pomimo powagi błędu, zwierzchnicy nie powinni od razu nakładać kary na zespół lub poszczególnych pracowników. Na początku należy znaleźć przyczynę błędu, a potem szukać winnego i wyciągać konsekwencje. Powinno się ostatecznie podjąć działania korygujące, aby zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości. Wiadomo, że najłatwiej zrzucić winę na kogoś innego, jednakże nie zapobiegnie to pojawieniu się podobnych błędów.
Przekazywanie odpowiedzialności i władzy zespołowi to proces stopniowy, im bardziej zespół zaangażowany jest w pracę, i im bardziej skoordynowany, tym samym spoczywa na nim większa odpowiedzialność i władza.
Przenoszenie obowiązków na zespoły pociąga za sobą zmniejszenie obowiązków kierowników, zakres decyzji, jakie musza podjąć, oraz spraw, jakimi się zajmują. Firmy oparte na pracy zespołowej mają zazwyczaj mniej poziomów zarządzania.
Zwiększenie autonomii, samodzielność organizacji pracy powoduje, że personel sam wyznacza sobie zadania i radzi sobie z większością problemów. Przyczynia się to do polepszenia relacji w pracy między członkami grupy oraz z członkami pozostałych grup, z którymi SA w kontakcie.
Firmy muszą tez od czasu do czasu powoływać grupy projektowe nadzorujące np. wprowadzenie nowych urządzeń lub metod, rozwiązujące problemy i proponujące usprawnienia. Przyczyniają się oni do wzmocnienia pracy zespołowej i realizowania celów przy jak najmniejszym udziale kierownictwa. Należy przy tym pamiętać, że to właśnie pracownicy fizyczni wykonują swoją pracę przynoszącą dochód i korzyści ogółowi. Dlatego też przełożeni powinni ułatwiać zespołom zadaniowym pracę i współpracę z resztą firmy. Podstawowymi warunkami niezbędnymi do tego, aby poszczególne zespoły działały efektywnie, są:
rekrutacja i szkolenie;
organizacja pracy;
motywacja.
Rekrutacja jest bardzo ważna w pracy zespołowej. Dobór osób, pracowników dobrze wyszkolonych posiadających odpowiednie kwalifikacje, ma znaczący wpływ w pracy zespołu i ostatecznie ma odzwierciedlenie w wynikach tej pracy; zależy to od stopnia, w jakim dany pracownik przyczynił się do sukcesu danej grupy. Ostatecznie rekrutację, szkolenie i selekcję przeprowadza kierownik, przy pomocy specjalistów od spraw kadrowych. Łączy się z nim system wynagradzania, którego opracowanie i wdrożenie , a przede wszystkim przestrzeganie leży w gestii kierowników.
Każdy zespół w pewien sposób sam organizuje sobie pracę. Dlatego też należy wyznaczać prace dla zespołu, który we własnym gronie ja organizuje. Podstawowym warunkiem jest to, aby zespól miał dostęp do środków niezbędnych do wykonania danej pracy ,np. urządzeń, sprzętu, informacji. Zespoły ponoszą odpowiedzialność za przebieg pracy i surowce, jednakże to kierownictwo musi zadbać przede wszystkim o zorganizowanie zaopatrzenia w surowce oraz kontrolować prace w toku. Ważne jest, aby członkowie zespołu buli oddani firmie. Wprowadzenie systemów kontrolnych ostrzegających o zbliżających się problemach, nie zastąpi pracowników o wysokiej motywacji i poświęceniu.
Przedsiębiorstwa, które na takim etapie wprowadzają pracę zespołową, muszą zrewidować strukturę zarządzania. Stworzenie warunków odpowiednich do efektywnej pracy wpływa na planowanie przyszłości firmy. Zadaniem kierowników wyższych szczebli jest integracja odrębnych zespołów operacyjnych. Zarządzający firmami ponoszą odpowiedzialność przede wszystkim za:
ogólne założenia firmy;
koordynacje pracy między działami;
sporządzenie strategicznych planów.
Kierownictwo ponosi odpowiedzialność za długotrwały byt firmy na rynku. Należy śledzić rynek dla towarów i usług przedsiębiorstwa, potrzeby klientów i różnego rodzaju informacje wprowadzane przez konkurencję. Informacje te przyczyniają się do podejmowania decyzji związanych ze strategiczna przyszłością danej firmy.
Do skutecznej pracy w zespole motywują ludzi między innymi:
wspólne, jasne cele:
zadania do wykonania;
odpowiednie narzędzia do wykonania danej pracy;
wiara w odniesienie sukcesu;
świadomość, że wyniki osiągną jedynie dzięki wysiłkowi;
pewność, że otrzymają uczciwe wynagrodzenia za wykonaną pracę.
Bardzo duże znaczenie ma stosunek do obowiązków pracownika. Można zmuszać ludzi do efektywnej pracy za pomocą strachu lub łapówek, lecz nie jest dobry sposób. Zaprzecza to pracy zespołowej i może wytworzyć atmosferę buntu. W zespołach w grę wchodzi więcej czynników motywujących ludzi do pracy, np. takie, że w realizacji wyznaczonych zadań wykorzystuje się zdolności i talenty całej grupy, a poszczególni członkowie zyskują pewność siebie i dzięki wsparciu i zachęcie reszty grupy, a więź i zaufanie wzmaga wiarę we własne siły. Zespoły pracują często w poszczególnych obszarach zakładu, magazynu, czy biura.
Nie można ograniczać członków zespołu, co wynika z tego, że poszczególne osoby mogą należeć do kilku zespołów, a skład zespołu może zmieniać się dość często. Wynika z tego, że całą firmę należy traktować jako duży zespół.
Komunikacja w pracy zespołowej
Komunikacja odgrywa bardzo dużą rolę w pracy zespołowej. Możemy wyróżnić jak gdyby trzy poziomy komunikacji, czyli:
komunikacja z zespołami;
komunikacja w zespołach;
komunikacja pomiędzy zespołami.
Kierownicy powinni zorganizować i wzmocnić komunikację w firmie, aby wzmocnić pracę zespołową. Ludzie mają poczucie przynależności do grupy, kiedy wiedzą, co się naokoło nich dzieje, kiedy mają stały dopływ informacji, kiedy ktoś słucha i bierze pod uwagę to, co maja do powiedzenia. Komunikacja jest czymś więcej niż tylko systemem i spotkaniami pracowników. Zespoły operacyjne w codziennych sytuacjach powinny się porozumiewać bezpośrednio, a nie przez kierowników, co oznacza, że należy postrzegać siebie jako część zespołu firmy, a nie konkurencję.
Zaangazowanie w pracy zespołowej
Najważniejsze jest to, aby zaangażować wszystkich członków grupy. Wprowadzenie danego rodzaju pracy zespołowej wymaga również zaplanowania, jak na dłuższy czas pozyskać zaangażowanie każdego pracownika . Należy w tej sytuacji:
udzielać pomocy każdemu pracownikowi w firmie w rozwinięciu umiejętności pracy zespołowej;
stworzyć odpowiednią atmosferę, w której każdy będzie mógł wykorzystać odpowiednio swoje umiejętności.
Powyższych zmian nie da się przeprowadzić z dnia na dzień, a w średnich przedsiębiorstwach może to potrwać nawet do roku, zmiany takie należy dokładnie zaplanować i kontrolować. Tak więc najlepiej wprowadzić pracę zespołową np. w jednym dziale firmy, a potem systematycznie rozszerzać ja na całą firmę.
Najlepszym rozwiązaniem jest więc rozpocząć od samej góry, a następnie poszerzyć te metody pracy na całą grupę kierowniczą. Kiedy w najważniejszej grupie panuje wysoki poziom zrozumienia i oddania pracy, wtedy można przenosić kwestię pracy zespołowej na pracowników, którzy wszelkie nowe projekty powinni przyjąć bez zastrzeżeń.
Wprowadzenie pracy zespołowej do firmy, gdzie istnieją problemy techniczne , jest trudne. Następnie trzeba uporać się z problemami. Przed zaangażowaniem pracowników kierownictwo musi jasno określić politykę, jaką przyjmie w sprawach związanych z systemem wynagradzania , strukturą, sposobem postępowania w firmie. Ważne jest również zaangażowanie pracowników w dyskusjach dotyczących spraw firmy. W tej sytuacji kierownictwo musi być przygotowane do odpowiedzi na pytania pracowników. Dlatego też kierownicy powinni ukierunkować wysiłki na:
rozwój stylu zarządzania;
stworzenie klimatu odpowiedniego dla pracy zespołowej;
konieczne systemy komunikacyjne.
Na tym etapie należy uważnie kontrolować realizacje celów, jakie na początku zostały określone przez grupę menedżerską.
Kierownictwo musi stale szukać okazji, aby angażować pracowników w rozwój i zwiększanie efektywności firmy, oraz wytwarzać poczucie przynależności i wspólnych celów, co jest podstawą pracy zespołowej.
Podsumowanie
Każda firma ma szansę przetrwania i osiągnięcia sukcesu dzięki wprowadzeniu do niej pracy zespołowej. Pierwszym, głównym krokiem jest ustalenie celów, jakie dana firma chce osiągnąć przez wprowadzenie pracy zespołowej.
W pracy zespołowej należy troszczyć się o wszystkich , którzy stanowią i są członkami zespołu. Dlatego każdy pracownik firmy powinien mieć poczucie przynależności do jednego zespołu. Każda grupa musi pracować jako zespół .
Zdobycie określonych umiejętności (np. ustalenie wspólnych celów , wspieranie innych członków grupy) zwiększa efektywność pracy w każdej firmie.
Ważne jest , aby praca zespołowa miała swój początek na górze. Należy ściśle określić „teren”, na którym ma być ona wprowadzona i najlepiej , aby obejmowała ona całą firmę. Trzeba też sporządzić program rozwoju, który pomoże członkom grupy rozważyć postawione cele i zastanowić się nad rodzajem pożądanej pracy, stworzyć odpowiednie warunki i atmosferę do skutecznej komunikacji i poprawić własną pracę zespołową.
Praca zespołowa zależy od zaufania. W momencie, kiedy zespół zarządzający zadecyduje o usprawnieniu pracy zespołowej w firmie, trzeba wtedy wzbudzić poczucie zaangażowania u kierowników.
Zarządzanie w sytuacji pracy zespołowej wymaga nowych narzędzi. Aby narzędzia te były wykorzystywane efektywnie pracownicy (członkowie zespołu) powinni przejść odpowiednie szkolenia, przygotowujące w maksymalnym stopniu do wykonania danego zadania. O tym, jak duży powinien być zespół, decyduje wiele czynników, np. złożoność danego zadania (pracy). Nie można dzielić pracowników na mniejsze , konkurujące ze sobą zespoły, gdyż przynosi to odmienne wyniki. Zdrowa rywalizacja jest jak najbardziej wskazana i powinna odbywać się tylko z konkurencją, a nie wewnątrz firmy. Każda grupa powinna postrzegać siebie jako część dużego, jednego zespołu.
Sprawozdania z pracy zespołowej powinny przedstawiać „obraz” sukcesu, a nie wyłącznie niedociągnięcia grupy. Trzeba określać wyniki w kategoriach, którymi zespół może się identyfikować. Przy wynagradzaniu za prace zespołu, należy ustanowić odpowiedni system. Nagrody za osiągnięcia indywidualne powinny uwzględniać wkład w efektywna pracę zespołową.
Praca zespołowa wymaga większego zaufania do ludzi, przekazywania im większych uprawnień i władzy. Kierownicy pozostający na swoich stanowiskach muszą stworzyć środowisko dla efektywnej pracy, ponadto muszą stworzyć w firmie klimat wspierający te pracę. Styl zarządzania powinien zachęcać ludzi do czynienia sugestii, podejmowania decyzji i ponoszenia odpowiedzialności za wszelkie uchybienia i błędy. Kierownicy powinni korzystać z okazji, aby dawać zasłużone pochwały i udzielać konstruktywnej krytyki:
„…przykład zawsze idzie z góry…”
Reasumując, należy pozyskać każdego pracownika do rozwoju pracy zespołowej. Wymaga to zaplanowania dokładnie kolejnych czynności, angażując przy tym nie tylko kierowników, ale przede wszystkim samych pracowników. Należy przewidzieć zmiany związane z wprowadzeniem pracy zespołowej oraz konsekwencje, np. w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Śledzenie wyników pracy i systematyczna kontrola tych wyników przyczyni się do osiągnięcia oczekiwanych rezultatów, sukcesów, które wynikają z efektywnej pracy zespołowej.