Zarządzanie kadrami

Anna Kochmańska

Zarządzanie kadrami – strategiczne i spójne podejście do zarządzania najbardziej wartościowym aktywem każdej organizacji czyli pracującymi w niej ludźmi, przyczyniającymi się do realizacji jej celów

Elementy składowe zarządzania kadrami:

• Planowanie i organizacja zasobów ludzkich

• Formowanie zespołów ludzkich (rekrutacja i selekcja)

• Motywowanie pracowników

• Ocena pracy pracowników

Innowacyjne strategie personalne:

• Zarządzanie przez cele – polega na precyzyjnym zdefiniowaniu celów, które chcemy zrealizować bez wskazania sposobów ich realizacji

• Outsourcing funkcji personalnych – zlecanie na zewnątrz działań kadrowych (np. rekrutacja, szkolenia, usługi BHP)

• Zarządzanie wiekiem – zapewnienie pracownikowi 50+ godziwych warunków pracy

Popyt na zasoby ludzkie – zapotrzebowanie na zasoby ludzkie

Podaż na zasoby ludzkie – stan istniejących zasobów w organizacji

Podaż > popyt

Tak obecnie kształtuje się popyt i podaż. Stąd zjawisko bezrobocia (przerost zatrudnienia)

Co firmy mogą zrobić, aby uniknąć zwalniania pracowników:

• firmy poszerzają działalność,

• cięcia płac/zarobków,

• rotacja pracowników (polecenie pracowników innym firmom),

• ograniczanie czasu pracy

Podaż < popyt

Sytuacja komfortowa dla pracowników

Co firma może zrobić, żeby nie zatrudniać nowych pracowników:

• Rozszerzenie zakresu obowiązków

• Podniesienie pensji pracowników

• Dostrojenie stanowisk pracy (wprowadzenie nowych technologii)

• Godziny nadliczbowe (nadgodziny) dla pracowników

POZYSKIWANIE PRACOWNIKÓW

Rekrutacja pracowników - nabór pracowników do organizacji.

Każdy proces rekrutacji powinien rozpocząć się od określenia wymagań dotyczących stanowiska pracy, a także potencjalnego kandydata

• Opis stanowiska pracy:

  • zakres odpowiedzialności,

  • zakres obowiązków

  • wynagrodzenie

• Opis potencjalnego kandydata:

  • Kompetencje twarde

  • Specjalistyczne kursy/szkolenia

  • Kompetencje miękkie (współpraca w zespole, zarządzanie czasem, motywacja, elastyczność, umiejętność szybkiego uczenia się, komunikatywność)

DYSKRYMINACJA

Czynniki dyskryminacji w miejscu pracy:

• Płeć

• Stopień niepełnosprawności. Działania zapobiegawcze:

  • kreowanie chronionych miejsc pracy,

  • dotacje na założenie działalności,

  • dotacje dla pracodawców zatrudniających niepełnosprawnych,

  • szkolenia zwiększające kwalifikacje

• Wiek – osoby powyżej 50 lat, osoby zaraz po studiach

  • Przeciwdziałanie dyskryminacji wiekowej: solidarność pokoleń, programy rządowe (Główne założenia: dopasowanie do stanowiska pracy dla potrzeb osób +50, nacisk na profilaktykę zdrowotną, szkolenia dla możliwości przekwalifikowania się)

REKRUTACJA PRACOWNIKÓW

Rodzaje rekrutacji:

1. Zewnętrzna – pozyskiwanie pracowników spoza organizacji

• Szeroka – skierowana do zróżnicowanych pracowników gdy firma powstaje

• Segmentowa – skierowanie ogłoszeń do określonej grupy specjalistów

Zalety:

• dopływ świeżej krwi do organizacji,

• możliwość porównania naszych zasobów z zasobami zewnętrznymi,

• możliwość stworzenia bazy danych potencjalnych kandydatów

Wady:

• wysokie koszty,

• długi czas trwania,

• konflikty personalne

1. Wewnętrzna – korzystamy z własnych zasobów organizacji

Zalety:

• niskie koszty,

• krótszy czas trwania,

• krótki okres adaptacji pracowników do nowych obowiązków,

• znajomość pracownika,

• niskie prawdopodobieństwo zatrudniania nieodpowiedniej osoby

Wady:

• brak napływu świeżej krwi do organizacji,

• brak możliwości porównania naszych zasobów z zasobami zewnętrznymi,

• brak umiejętności odnalezienia się w roli przełożonego w stosunku do dawnych współpracowników

Czynniki decydujące o wyborze rekrutacji wewnętrznej lub zewnętrznej

• Stan własnych zasobów ludzkich

• Sytuacja na rynku pracy

• Budżet do wykorzystania

• Kultura organizacji

• Struktura organizacji

• Faza rozwoju przedsiębiorstwa

Źródła pozyskiwania kandydatów do pracy:

• Internet,

• Networking,

• inne zaprzyjaźnione firmy,

• rekomendacje,

• ogłoszenia o pracę,

• dni otwarte,

• targi pracy,

• urząd pracy

SELEKCJA

Selekcja – wybór najbardziej wartościowego kandydata do pracy

Strategie selekcji:

1. Play off („bieg przez płotki”) polega na tym, że na poszczególnych etapach odpadają najsłabsi kandydaci

2. Kompensacyjna – kandydat ma możliwość zaprezentowania się we wszystkich etapach. Potem sumuje się punkty ze wszystkich etapów i dokonuje wyboru najlepszego kandydata

Etapy selekcji:

1. Preselekcja – wybór najlepszych dokumentów aplikacyjnych

Kroki stosowane w preselekcji:

1. Sporządzanie listy wszystkich dokumentów

2. Wysłanie do kandydata potwierdzenia, że jego dokumenty dotarły i będą rozpatrywane

3. Prośba o uzupełnienie danych przez kandydata

4. Wybór najlepszych dokumentów aplikacyjnych – kluczowy!

Cechy dobrego dokumentu aplikacyjnego:

• czytelność,

• poprawność językowa,

• spełnienie wymogów formalnych danej organizacji,

• przejrzystość, estetyka,

• podkreślenie aspiracji do których dążymy (list motywacyjny, zainteresowania),

• prawdomówność,

• estetyka cecha dobrego dokumentu aplikacyjnego

1. Przygotowanie planów rozmów kwalifikacyjnych

2. Zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną

1. Techniki selekcji

1. Rozmowa kwalifikacyjna – podstawowa technika selekcji

Rodzaje:

1. Indywidualna – prowadzi 1 osoba

2. Panelowa – prowadzą 2 osoby

3. Wywiad selekcyjny – prowadzi 3-5 osób

4. Wywiad stresujący przeprowadzany w stosunku do osób ubiegających się o stanowisko kierownicze. Bada się poziom natężenia stresu danego kandydata przez zadawanie niewłaściwych pytań i tym samym wytrąca go z równowagi

Błędy popełniane podczas rozmowy kwalifikacyjnej

• Błąd telegrafii - sugerowanie potencjalnemu pracownikowi odpowiedzi

• Błąd łagodności - lepsze traktowanie rekomendowanych osób

• Błąd pierwszego wrażenia

1. Ocena zintegrowana - zwraca uwagę na zachowanie danej osoby

• Zadania grupowe oceny zintegrowanej – polegają na tym, że dzielimy zespół na podgrupy, każda dostaje zadanie do wykonania, a obserwatorzy oceniają pracę każdego zespołu i starają się wyłonić osobę nadająca się na stanowisko kierownicze

• Zadania indywidualne oceny zintegrowanej – tzw. koszyk zadań polegający na tym, że pracownik analizuje dokumenty danej organizacji i na tej podstawie sprawdza jakie problemy ją nurtują. Ta technika sprawdza wiedzę merytoryczną kandydata

1. Testy - jedno z najbardziej obiektywnych narzędzi sprawdzenia wiedzy kandydata

Zalety:

• zasada równych szans,

• szybkość i wygoda obliczania wyników,

• możliwość sporządzenia ścisłych norm

Wady:

• trudność przygotowania efektywnych i rzetelnych narzędzi testowych

• potrzeba ciągłej aktualizacji testów

Rodzaje testów:

• Psychologiczne sprawdzające cechy osobowościowe

• Sprawdzające wiedzę ogólną

• Bazujące na pracy - kandydat dostaje próbkę zadań, które będzie wykonywał na stanowisku, o które się ubiega

1. Referencje – pisemna opinia o kandydacie od poprzedniego pracodawcy

Pytania w arkuszu referencyjnym:

• przyczyny rozwiązania umowy o pracę,

• najważniejsze osiągnięcia w poprzednim miejscu pracy,

• czy pracownik zostałby znów zatrudniony

KIEROWANIE

Kierowanie – stwarzanie pracownikom warunków do rozwoju ich potencjału twórczego

Etapy cyklu kierowania:

1. Zlecanie zadań – zlecanie w formie „misji”, jasny konkretny przekaz

2. Wspieranie pracownika – udzielanie informacji na temat wykonania zadania

3. Kontrola wykonywanych zadań - ocena naszej pracy

4. Interwencja – gdy pracownik nie spełnia naszych oczekiwań

5. Wzmacnianie zachowań pożądanych przez np. premie lub pochwałę pracownika

Style kierowania:

• Nakazowy – oparty na atmosferze strachu, zastraszania pracowników, dystansowania się od podwładnych i samodzielnym podejmowaniu decyzji przez szefa

• Autorytatywny – jasna wizja funkcjonowania organizacji; pracownicy wiedzą o swoich obowiązkach i zasadach panujących w organizacji

• Partnerski – „pracownik to najważniejsza wartość danej organizacji”, kierownik pozwala pracownikom na wypracowanie swojego stylu pracy

• Partycypacyjny – współuczestnictwo w ustalaniu decyzji

Narzędzia kierowania pracownikami:

• Delegowanie zadań – przekazywanie pracownikowi częściowej odpowiedzialności za wykonanie zadania wraz ze środkami do jego realizacji i uprawnieniami formalnymi

• Uprawnianie - bardziej zaawansowana forma delegowania uprawnień. Kierownik stosujący tą metodę pokazuje, że docenia pracowników

• Właściwa komunikacja

• Ocena pracy pracowników

• Praktyki motywacyjne w formie materialnej i niematerialnej

Cechy idealnego kierownika:

• Empatia

• Życzliwość

• Odporność na stres, opanowanie

• Chęć rozwoju i podnoszenia własnych kompetencji

• Pewność siebie

• Umiejętność rozwiązywania problemów

• Praktyki motywacyjne

• Umiejętność organizacji pracy

MOTYWACJA

Motywacja – stymulowanie pracowników do lepszej pracy za pomocą różnych bodźców materialnych i niematerialnych

Teorie motywacyjne

1. Teoria potrzeb Abrahama Maslowa - najpierw zaspokajanie potrzeb rzędu niższego (fizjologiczne i bezpieczeństwa) później rzędu wyższego (społeczne, uznania, samorealizacji)

2. Teoria sprawiedliwości - porównujemy własne nakłady i wyniki do nakładów i wyników innych osób, które są do nas podobne względem stażu pracy, wykształcenia, doświadczenia zawodowego

Stan niesprawiedliwości – 2 osoby o tym samym stażu pracy, wykształceniu i doświadczeniu zawodowym, a jedna starając się mniej zyskuje większą aprobatę w oczach przełożonego

Alternatywy dla pokrzywdzonej osoby:

• spadek motywacji,

• odejście z firmy,

• wzrost motywacji do pracy,

• rozmowa z przełożonym lub przełożonym wyższego rzędu

1. Teoria 3 potrzeb – zakłada, że w każdym zakorzeniona jest jedna z trzech potrzeb:

• Władzy – osoba chce dominować

• Przynależności – najlepiej sprawdza się na stanowiskach szeregowych, pracując w grupie

• Osiągnięć – indywidualiści, osoby nie bojące się wyzwań, odpowiedzialności

Motywacyjny sens teorii polega na przyporządkowaniu do odpowiednich stanowisk

1. Teoria ustalania celów – współuczestnictwo pracowników w ustalaniu celów organizacji

Partycypacja pozorna – szef pyta o zdanie, ale nie bierze go pod uwagę.

Czasem trudno dojść do porozumienia bo pracownicy zgłaszają wiele rozwiązań problemu

1. Kontrakt psychologiczny – niepisana umowa między pracownikiem a pracodawcą oparta na zaufaniu i współpracy

Formy motywacji

• Niematerialnej:

• Szkolenia

• Partycypacja – współuczestnictwo w ustalaniu celów

• Klimat w pracy

• Uznanie, pochwała ze strony przełożonego

• Miejsce zajmowane w biurze

• Prestiż stanowiska pracy

• Równe szanse w czasie rekrutacji i selekcji, brak dyskryminacji w tym zakresie

• Wyjazdy integracyjne

• Materialnej:

• Wynagrodzenie

• Premie

• Udział w zyskach (% z zysków)

• Świadczenia socjalne

• Wynagrodzenia konkurencyjne

OCENA PRACOWNIKÓW

Ocena pracowników – wyrażony w formie ustnej lub pisemnej pogląd, który wartościuje naszą pracę

Czas oceny:

• na bieżąco

• okresowo (raz na rok, 2 lata)

Cele oceniania pracowników

• Motywacyjny – stymulacja do lepszej pracy wiąże się z podwyżką wynagrodzenia (spełnia ten cel, gdy zmotywuje do lepszej pracy i jest obiektywna)

• Administracyjny – służy przesunięciom pracowników (awanse, degradacje)

• Informacyjny – informacja jak pracuje dany pracownik

Kryteria oceniania

1. Efektywnościowe – mierzalne wyniki naszej pracy, np. ilość zawartych kontraktów, zrobionych projektów, koszty realizacji powierzonych zadań

2. Behawioralne – związane z zachowaniem (umiejętność współpracy, stosunek do przełożonego i współpracowników, zaangażowanie w powierzone obowiązki, lojalność, uczciwość, elastyczność, skrupulatność, mobilność i wiele innych w zależności od charakteru pracy)

3. Kompetencyjne – ocena wykształcenia doświadczenia zawodowego, wiedzy specjalistycznej, chęci rozwoju i podnoszenia kwalifikacji

Techniki oceniania:

• Arkusz ocen jako technika oceniania . Składa się z 4 części

1 część – opisowa, informacyjna: dane o pracowniku, stanowisko, staż, wykształcenie

2 część - oceniająca (kluczowa): mogą oceniać zróżnicowane podmioty (przełożony, współpracownicy, samoocena, klienci zewnętrzni)

3 część – podsumowanie – opis działań jakie zamierzamy podjąć w stosunku do osoby ocenianej np. wysyłamy na szkolenie

4 część – ustosunkowanie się pracownika do oceny, którą otrzymał

Rozmowa oceniająca stanowi podsumowanie dokonanej oceny. Jest to rodzaj konfrontacji między pracownikiem a pracodawcą

Jak pracownik ma się przygotować do rozmowy oceniającej?

1. Przez odpowiadanie na pytania:

• Jakie były moje szczególne osiągnięcia w ocenianym okresie

• Jakie są silne i słabe strony

• Co mogę ulepszyć w swojej pracy

• Jakiej pomocy oczekuję od przełożonego

Etapy rozmowy oceniającej:

1. Zaplanowanie miejsca i czasu rozmowy

2. Stworzenie pozytywnej atmosfery

3. Jasne określenie celu spotkania

4. Przygotowanie kryteriów, które podlegają ocenie

5. Uzgodnienie oceny i wspólnych stanowisk

6. Wysłuchanie oczekiwań pracownika

7. Wyznaczanie niezbędnych szkoleń lub planu poprawy

8. Wyznaczenie celów na następny okres

Błędy oceny

Błąd projekcji polega na podświadomym przenoszeniu przez oceniającego własnych cech na osoby oceniane i w konsekwencji różnicowanych z tego powodu wydawanych sądów wartościujących kompetencje, zachowania oraz efekty.

Eliminacja: Wysłanie oceniającego na szkolenie pozwoli na pracę na sobą.

Niepoinformowanie pracowników o wynikach oceny wynika m.in. z braku umiejętności przekazania pracownikom informacji o negatywnej ocenie ich pracy

Eliminacja: Jasne, mierzalne, sprawiedliwe kryteria oceny; rozmowa oceniająca.

Efekt halo – związany również błędem oślepienia. Polega na zasugerowaniu się przez osobę oceniającą jedną cechą ocenianego pracownika, którą może być zarówno cechą dodatnią jak i ujemną

Eliminacja: wrócić do oceny później lub poprosić kogoś o opinię, więcej kryteriów podlegających ocenie

Błąd ostatniego spojrzenia – błąd polega na tym, że w pamięci oceniającego lepiej utrwalone są fakty z ostatniego okresu przed ocenianiem. W związku z tym fakty, które wystąpiły na początku okresu oceniania mogą ulec zatarciu lub zostać w mniejszym stopniu poddane ocenie

Eliminacja: oceniamy na bieżąco, robimy notatki, krótsze cykle ocen

Zniekształcenia uwarunkowane kulturowo – różnice kulturowe wpływają na percepcję obserwowanych cech, zachowań oraz osiąganych wyników pracy. Mogą też być podłożem stereotypowych wyobrażeń, a nawet uprzedzeń wobec ocenianych osób

Eliminacja: jasny podział obowiązków, szkolenia związane z różnicami kulturowymi

Efekt hierarchii – polega na zawyżaniu oceny w miarę wyższej pozycji osoby ocenianej w hierarchii stanowisk pracy. Inaczej mówiąc sytuacja zajmowania wyższych miejsc w hierarchii wpływa na ocenianie

Eliminacja: wszyscy pracownicy podlegają jednakowej ocenie, eksperci z zewnątrz, anonimowość

Nieznajomość celów kryteriów i technik oceniania lub nieakceptowanie ich przez pracowników

Eliminacja: jasne, mierzalne kryteria, współuczestnictwo w ocenianiu pracowników w ustalaniu kryteriów

Zbytnia pobłażliwość lub surowość w ocenianiu pracowników niezależnie od ich faktycznych osiągnięć

Eliminacja: jasny system oceny

MANIPULACJA

Reguły wywierania wpływu (manipulowania ludźmi):

1. Reguła wzajemności - jedna z najstarszych zasad obowiązujących wśród ludzi, która wywiera najmocniejszy wpływ na ludzkie postępowanie. Wewnętrzna potrzeba odwzajemnienia przysługi jest najmocniej wykorzystywanym mechanizmem w relacjach społecznych. Ktoś wyświadcza nam przysługę, ale w zamian oczekuje przysługi niewspółmiernie wyższej – „coś za coś”

2. Konsekwencja i zaangażowanie - polega na tym, że podejmujemy raz decyzję i trudno się z niej wycofać mimo że dostrzegamy, że jej skutki są dla nas niekorzystne

3. Społeczny dowód słuszności - polega na podświadomym poszukiwaniu właściwego rozwiązania. Ludzie odwołują się do dowodu społecznego, gdy sytuacja jest nietypowa, reguły postępowania nie są jasne, a tym samym człowiekiem kieruje niepewność. Wtedy bazujemy na opinii bądź postępowaniu innych, lecz podobnych do nas osób

4. Lubienie i sympatia - osoby, które darzymy sympatią wywierają na nas większy wpływ

Czynniki wzbudzające sympatię: podobieństwo (np. pod względem zainteresowań, stylu życia), częstość i jakość kontaktów zawodowych, pozytywne skojarzenia

1. Wpływ autorytetu - osoby które podziwiamy, są dla nas autorytetem, mogą nami manipulować

2. Reguła niedostępności - wszystko co niedostępne jest dla nas bardziej atrakcyjne (np. sprzedawanie/kupowanie mieszkania)

KULTURA ORGANIZACYJNA

Kultura organizacyjna – zespół norm , wartości i przekonań, które są charakterystyczne dla danej organizacji

Typologia kultury organizacyjnej

1. Kultura otwarta – nacisk na współpracę z otoczeniem

2. Kultura zamknięta – firmy pilnie strzegą swoich tajemnic i patentów

3. Indywidualizm – nacisk na indywidualne osiągnięcia

4. Kolektywizm – nacisk na współpracę grupową

5. Kultura orientacji personalnej – pracownik jest najważniejszą wartością

6. Kultura orientacji na władzę – silna dominacja kierowników (kadry zarządzającej)

Funkcje kultury organizacyjnej

• Bardzo ważny czynnik motywacji niematerialnej

• Mechanizm kształtujący postawę wobec organizacji

• Oddzielenie jednej organizacji od drugiej

Tworzenie kultury organizacyjnej:

• kierownictwo,

• założyciele firmy,

Podtrzymywanie kultury organizacyjnej

• Dobór pracowników – dobieramy takich pracowników, których system wartości jest zbieżny z systemem wartości, który wyznaje organizacja (analiza dokumentów aplikacyjnych, rozmowa kwalifikacyjna, rozwiązywanie zadań, testy bazujące na pracy)

• Naczelne kierownictwo – zmiana szefa wpływa na zmianę kultury organizacji

• Proces socjalizacji – dopasowanie pracowników do organizacji pod względem kulturowym

• Przydzielenie mentora/opiekuna, który wprowadza nas w wymiar społeczny i organizacyjny

• Wyjazdy integracyjne

• Szkolenia

• Śpiewanie hymnu firmy

Funkcje kodeksu etycznego

• Opiniotwórcza – przy tworzeniu trzeba znać zdanie pracowników i brać je pod uwagę

• Regulacyjna – określenie zasad obowiązujących w danej organizacji

• Edukacyjna – kodeks etyczny uczy w jaki sposób postępować

• Integracyjna - zespołu i grupy

Elementy składowe kodeksu:

• Podział na rozdziały

• Normy i wartości, które są ważne dla organizacji

• Misja firmy – to co dla niej ważne

• Język – jasny, prosty, konkretny (forma manipulacji)

• Sankcje za przekroczenie norm zawartych w kodeksie

NEGOCJACJE

Negocjacje - rozwiązywanie konfliktów zaistniałych między 2 lub więcej partnerów podczas których przeciwne strony modyfikują swoje zachowanie, aby dojść do porozumienia.

Etapy negocjacji:

1. Przygotowanie

• Przygotowanie merytoryczne do tematu

• Poznanie partnera do rozmów oraz celów które chce osiągnąć (aby odwzorować jego sposób myślenia)

• Określamy cele, które chcemy osiągnąć (precyzyjne)

• Istnienie planu B na wypadek niepowodzenia (cele alternatywne, które możemy osiągnąć)

• Ważne miejsce negocjacji (neutralne najlepsze dla obu stron)

• Pora prowadzenia negocjacji (kryzys umysłowy między 13 a 15)

1. Prowadzenie dyskusji

• Rozmowa w miłej i przyjaznej atmosferze

1. Składanie propozycji (konkretnych)

• Skupiamy się na porozumieniu w celach najbliższych obu stron

1. Zawieranie konkretnych transakcji

• Sporządzamy protokół podpisywany przez dwie strony, aby ustalenia były wiążące

Techniki negocjacji:

• Wygórowane żądanie początkowe

• Odrzucanie pierwszej propozycji

• Nieujawnianie informacji – nie odkrywamy wszystkich kart, bo druga strona to wykorzysta

• Ograniczonych kompetencji – w trudnej sytuacji oświadczamy, że nie posiadamy właściwych pełnomocnictw i musimy poznać opinię zwierzchnika na dany temat

KOMUNIKACJA W ORGANIZACJI

Funkcje komunikacji

• Motywowanie pracowników

• współuczestnictwo w ustalaniu celów organizacji,

• pochwała przełożonych,

• kontrakt psychologiczny

• Kontrolna – sporządzanie raportów na temat własnej pracy

• Wyrażanie uczuć

• Informacyjna

Rodzaje komunikacji:

• Werbalna

• Niewerbalna. Formy:

• Kinezyjna: ruch, mimika twarzy, gestykulacja, kontakt wzrokowy, zmiana postawy, dotyk

• Proksemiczna: dystans, orientacja przestrzeni, pozy ciała

• Pozajęzykowa: nie ważne co mówimy, ale jak (intonacja głosu, szybkość mówienia, sposób wypowiadania się)

Bariery w komunikacji:

• Filtrowanie – próba pokazania siebie w lepszym świetle

• Selektywne przetwarzanie informacji – „słyszymy to co chcemy”

• Język, którym się posługujemy dostosowujemy do odbiorcy

• Płeć

• Różnice kulturowe

MOBBING

Mobbing - przemoc psychiczna stosowana wobec pracownika ze strony przełożonych lub współpracowników

Rozwiązania:

• Rozmowa z przełożonym

• Odwołanie się do PIPu lub sądu pracy

• Analiza własnego zachowania, przyznanie się do własnych niedociągnięć

• Konfrontacja z prześladowcą

• Szukanie sprzymierzeńców w grupie

• Nie jest wskazana strategia wycofania się (nasilenie niepożądanych zachowań)