TRZECI ELEMENT: ZASADY PROWADZENIA KSIĄG RACHUNKOWYCH:
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych muszą zawierać:
Zakładowy plan kont ustalający wykaz kont księgi głównej, zasady klasyfikacji zdarzeń, prowadzenia ksiąg pomocniczych (analityki), powiązań analityki z syntetyką.
Wykaz ksiąg rachunkowych a w przypadku prowadzenia ksiąg za pomocą techniki komputerowej – wykaz zbiorów danych, tworzących poszczególne księgi na komputerowych nośnikach danych z określeniem wzajemnych powiązań, oraz funkcji jaką pełnią w organizacji całości ksiąg rachunkowych.
Szczegółowy opis systemu przetwarzania danych a w przypadku księgowości prowadzonej komputerowo – opis programów z podaniem jakie programy występują, jakie są ich funkcje, jaka jest wersja oprogramowania, data rozpoczęcia eksploatacji programu.
Kolejny element polityki rachunkowości to SYSTEM OCHRONY DANYCH.
System ochrony danych w tym dowodów księgowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania zapisów:
Dokumenty związane z polityką rachunkowości ustala kierownik jednostki, poświadcza tę decyzję w stosownym zarządzeniu. Przyjęte rozwiązania powinny uwzględniać wymagania ustawy, aby można było w sposób rzetelny, jasny, terminowy opracować sprawozdanie finansowe. Chodzi też o terminowe sporządzenie deklaracji podatkowych i innych (ZUS-owskich, przekazywanych do Urzędu Marszałkowskiego).
Przyjęte rozwiązania powinny umożliwiać bieżącą analizę i ocenę sytuacji majątkowej i kondycji finansowej przedsiębiorstwa. Kierownikiem jednostki zgodnie z UoR (art. 10) jest osoba lub organ jedno lub wieloosobowy, który zgodnie z obowiązującymi jednostkami prawa i statutu uprawniony jest do zarządzania jednostką, z wyłączeniem pełnomocnictw ustanowionych przez jednostkę.
W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność, kierownikiem jest właściciel, ale także syndyk masy upadłościowej, albo likwidator przedsiębiorstwa wyznaczony przez sąd.
W spółce cywilnej lub jawnej kierownikami jednostki są wspólnicy.
Uproszczenia jakie mogą być stosowane w przypadku prowadzenia ksiąg: Ustawodawca określił, że w przypadku takich sytuacji, które nie wywierają ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej i finansowej, można stosować określone uproszczenia, które są istotne dla przedsiębiorstw małych i średnich. Dotyczą głównie szczegółowości sprawozdań.
Wszystkie uproszczenia można podzielić na:
- uproszczenia związane z prowadzeniem ksiąg
- uproszczenia dotyczące sprawozdania finansowego
Mogą dotyczyć różnych zagadnień, ale muszą zapewniać rzetelność […]
Za prawidłowe wykonywanie obowiązków związanych z prowadzeniem ksiąg odpowiedzialność zawsze ponosi kierownik jednostki, niezależnie od tego czy przekaże odpowiedzialność za prowadzenie ksiąg innej osobie. Jedyny wyjątek dotyczy odpowiedzialności za prawidłowe przeprowadzenie inwentaryzacji.
Metody spisu z natury – odpowiada wyznaczona przez kierownika osoba.
ZASADY POLITYKI powinny być stosowane w sposób ciągły w identyczny sposób przez kolejne lata. Chodzi tu o zapewnienie porównywalności danych. Jeśli z określonych przyczyn następują zmiany w zakresie organizacji systemu rachunkowości, a szczególnie w zakresie dokonywania zapisów księgowych, sprawozdawczości finansowej, to wówczas te zmiany muszą być ujęte w najbliższym sprawozdaniu finansowym i muszą być określone skutki tych zmian. Informacje o zmianach muszą się znaleźć w odrębnym zarządzeniu kierownika, a także opisane w informacjach dodatkowych do sprawozdania finansowego.
NIE STANOWI ZMIANY:
Zmiana zasad amortyzowania nowych obiektów środków trwałych.
Raz przyjęta metoda amortyzacji środków trwałych na dzień przyjęcia środków trwałych do używania nie może być zmieniona, mimo że z przepisów szczegółowych wynikałaby możliwość zastosowania innej metody korzystniejszej dla przedsiębiorstwa.
Zmiana stawek amortyzacyjnych
Przekwalifikowanie papierów wartościowych krótkoterminowych na długoterminowe
Rezygnacja z tworzenia aktywów i rezerw z tytułu odroczonego podatku dochodowego
ZAKRES KSIĄG RACHUNKOWYCH: dziennik, księga główna, księgi pomocnicze, zestawienie obrotów i sald, inwentarz.
DZIENNIK – zapisy chronologiczne
KSIĘGA GŁÓWNA – tworzą ją konta syntetyczne, ujęte w zakładowym planie kont, porządek systematyczny. Poszczególne zapisy po odpowiedniej klasyfikacji prowadzone są wg zapisu chronologicznego.
KSIĘGI POMOCNICZE składają się z kont analitycznych.
ZESTAWIENIE OBROTÓW I SALD – dwa rodzaje: zestawienie obrotów i sald kont syntetycznych i analityka do poszczególnych kont syntetycznych.
INWENTARZ jest wykazem kont aktywów i pasywów zestawionych zgodnie z wynikami inwentaryzacji. Inwentarz sporządzają jednostki, które wcześniej nie prowadziły ksiąg rachunkowych. Wszystkie pozycje powinny się znaleźć w bilansie otwarcia. Kontynuacja – tu rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald.
INWENTARYZACJA ≠ INWENTARZ
Prawdziwość inwentarza potwierdza inwentaryzacja.
INWENTARYZACJA (łac. opis, wykaz) – okresowe ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. UoR wymaga, aby informacje wynikające z ksiąg były rzetelne, bezbłędne, sprawdzalne. Oznacza to, że informacje wynikające z ksiąg muszą odzwierciedlać rzeczywisty stan aktywów i pasywów. Warunki inwentaryzacji określa UoR art. 26 i 27.
PODSTAWOWYM CELEM INWENTARYZACJI jest ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów. Może być przeprowadzone różnymi metodami:
Metodą spisu z natury (określić samemu zasady tej metody!!)
Metodą weryfikacji danych zapisów księgowych i dokumentacji [?] przeprowadz. Inwent. W odniesieniu do poszczególnych składników majątku.
Środki trwałe – co najmniej raz na 4 lata
Materiały – co najmniej raz na 2 lata
Samemu opracować na egzamin:
Zakres, terminy, metody, sposób rozliczania różnic inwentaryzacyjnych, zasady kompensaty nadwyżek, niedoborów.