Zagadnienia na egzamin z negocjacji wraz z opracowaniem
1) system harwardzki negocjacji
♥ który polega na podejmowaniu decyzji w poszczególnych kwestiach opierając się tylko na meritum sprawy i poszukiwaniu wspólnych dla wszystkich zainteresowanych korzyści, a nie na tym o czym mówią i sugerują strony. Czyli negocjator dąży więc do rozstrzygnięć opartych na kryteriach merytorycznych niezależnych od woli stron.( n.urzędowe, międzynarodowe, w administracji)
2) negocjacje twarde
♥ sposób tzw. twardy” występuje wówczas, gdy negocjator chcąc wszystko wygrać od początku zajmuje ekstremalne stanowisko, lecz wówczas najczęściej trafia na podobnie usposobionego przeciwnika, co tylko zaognia spór i wyczerpuje siły i do pozytywnego rozwiązania nie prowadzi.
3) negocjacje miękkie
♥ sposób tzw. „miękki” dążący do polubownego rozstrzygnięcia konfliktu, co jednak zawsze wiąże się ze znacznymi ustępstwami i w efekcie doprowadzić może, przynajmniej u jednej ze stron do poczucia niezadowolenia, a nawet krzywdy.
4) efekt synergii – sugestia wykładowcy ( przewyższa )
5) jakim procesem są negocjacje?
♥ Najprościej negocjacje można zdefiniować jako procesy rozwiązywania konfliktów lub nie dopuszczanie do ich powstania, w których dwie lub więcej stron o częściowo sprzecznych interesach dyskutuje dzielące je różnice i próbuje podjąć wspólną decyzję co do ważnych dla nich spraw.
6) kiedy stosuje się negocjacje perswazyjne
♥ Komunikowanie perswazyjne to kompleksowy interaktywny proces, w którym nadawca i odbiorca są połączeni werbalnymi ( słownymi ) i nie werbalnymi symbolami ( gesty, mimika ) poprzez, które perswadujący próbuje wpłynąć na inne osoby, po to aby zmienić ich reakcje, zachowania i postawy lub zmodyfikować istniejące i w ten sposób sprowokować do działania.
≈ Procesy negocjacyjne należą do perswazji typu przekonującego, które są klasycznym przykładem procesu transakcyjnego, w którym uczestnicy dążą do wzajemnego porozumienia nawet kosztem odstąpienia w całości lub części od swoich pierwotnych przekonań czy wyznawanych wartości.
≈ Ta formuła perswazji jest uważana za najbardziej etyczną i nie wzbudza żadnych kontrowersji.
7) czy czynniki kulturowe mają znaczenie w negocjacjach? ( tak )
jakie fazy negocjacji wyróżniamy? ( prenegocjacje, negocjacje właściwe, postnegocjacje )
♥ Prenegocjacje – rozpoczynają się z chwilą podjęcia decyzji o przystąpieniu do negocjacji. W tym etapie rozróżniamy dwa podetapy:
≈ Pierwszy podetap dotyczy własnego przygotowania, zgromadzenia odpowiednich sił, środków, a przede wszystkim skompletowania pełnych zasobów informacji o potencjale uczestniczących stron, a wiec o zamierzeniach i planach, warunkach i możliwościach konkurencji.
≈ Drugi podetap dotyczy przeprowadzenia wstępnej konsultacji z wszystkimi uczestnikami negocjacji o wyraźnie sondażowym charakterze.
♥ Rozwinięcie negocjacji – czyli negocjacje właściwe przebiegają zgodnie z procedurami uzgodnionymi w czasie negocjacji wstępnych, najczęściej mają charakter rywalizacyjny, określany również jako pozycyjny lub jako negocjacje integracyjne zwane kooperacyjnymi.
≈ Negocjacje rywalizacyjne czyli pozycyjne zaczynają się od złożenia oferty z kolejnymi akcentami na robionych ustępstwach. Polegają więc na wysuwaniu żądań i robieniu pewnych ustępstw, co zazwyczaj kończy się takim rozwiązaniem, że w ich wyniku ktoś jest wygrany i ktoś jest przegrany. Każda bowiem korzyść wynika z ustępstwa przeciwnika.
≈ Negocjacje integracyjne zwane tez kooperacyjnymi polegają na poszukiwaniu najlepszego rozwiązania dla negocjujących stron doprowadzając do takiego porozumienia.
♥ Negocjacje właściwe składają się z następujących działów:
- Wybór przewodniczącego zespołu
≈ Potwierdzenie przyjętych uzgodnień podczas wstępnych rozmów
≈ Przedstawienie posiadanych pełnomocnictw i przedstawienie wszystkich uczestników negocjacji – kto kogo reprezentuje i jakie ma upoważnienia
≈ Zaprezentowanie wyjściowych zweryfikowanych już w trakcie konsultacji wstępnych ofert i ich rzeczowe uzasadnienie
≈ Konfrontowanie i poszukiwanie możliwości zrealizowania własnych zadań i interesów oraz oczekiwań przedstawionych w złożonych propozycjach
≈ Prowadzenie pełnej dokumentacji i bieżąca kontrola przebiegu negocjacji.
≈ W ten sposób negocjacje powinny doprowadzić do zrealizowania wszystkich wyznaczonych tematów.
♥ Postnegocjacje – to ostatni etap procesu negocjacyjnego, które rozpoczynają się od zakończenia negocjacji, a ściślej od momentu formalnego i ostatecznego pisemnego potwierdzenia osiągniętych porozumień wraz z uzgodnieniem szczegółowych wartości, wprowadzeniem ich w życie oraz sposobu prowadzenia w tym zakresie kontroli.
≈ Negocjacje mogą się jednak zakończyć przerwaniem negocjacji i impasem. W przypadku pozytywnego zakończenia negocjacji bardzo ważnym etapem działań jest przeprowadzenie analizy i oceny uzyskanych wyników negocjacji celem określenia sposobu i możliwości wprowadzenia postanowień w życie. Natomiast w przypadku impasu kolejnym krokiem jest ustalenie metod i technik oraz strategii jego przełamania.
9) w jakiej fazie negocjacji występuje integrowanie się zespołu? ( w prenegocjacjach )
10) jakie wyróżniamy zespoły w grupach negocjacyjnych?
♥ Grupa merytoryczno – formalna – są to oficjalni negocjatorzy
♥ Grupa taktyczno – zadaniowa – o zadaniach organizacyjno – administracyjnych
Podstawową ich rolą jest realizacja wszelkich prac administracyjno – pomocniczych i usługowych. Spełniają często inne zadania, często otoczone tajemnicą, nieujawnione, mające na celu zdobywania pewnych informacji, a które są niezbędne dla poznania rzeczywistego obrazu sytuacji, lub stwierdzenia prawdomówności konkurentów, albo też niby przypadkowego, nieostrożnego przekazania chronionych informacji, a to w celu wprowadzenia słuchacza w błąd. Delegowani są świetni specjaliści, którzy mogą z fotograficzną dokładnością odtworzyć strzępy i urywki nawet niedopowiedzianych zdań, i ułożyć w pożądaną całość. Osoby te niby to przez swoją nieostrożność przyczyniają się do przekazywania dezinformujących wiadomości w rzeczy samej są to specjaliści wysokiej klasy, dobrze odgrywający swe pomocnicze role.
♥ Grupa ekspercko – doradcza – to są eksperci merytoryczni i problemowi
w której uczestniczą niezbędni w negocjacjach specjaliści tacy jak prawnicy, finansiści, bankowcy, ochrony własności przemysłowej, intelektualnej, kulturoznawcy i tłumacze, każdy z nich ma służyć radą i pomocą w zakresie swojej specjalności. Często nie uczestniczą w negocjacjach na sali obrad, a z ich usług korzysta się po rozmowach lub w czasie przerw
11) kto wchodzi w skład grupy merytoryczno-formalnej?
♥ Przewodniczący zespołu – kieruje pracą całego zespołu, odpowiada za całokształt jego prac, formułuje, a w razie potrzeby modyfikuje cele negocjacji, kontroluje ich przebieg, a w początkowej fazie negocjacji dobiera specjalistów do zespołu i przydziela im stosowne role. Posiada ostateczne uprawnienia decyzyjne, chyba, że decydenci postanowili inaczej, co wymaga analizy i myślenia strategicznego oraz podejmowania trafnych decyzji
♥ Asystent przewodniczącego zespołu – inaczej sekretarz zespołu, czynnie wspomaga pracę przewodniczącego. Odpowiedzialny jest za całokształt prac organizacyjno – protokolarnych, a więc dokumentuje przebieg rozmów, w tym przede wszystkim dokonane uzgodnienia, jak również kompletuje całość informacji i materiałów prezentowanych przez strony z upoważnienia przewodniczącego, kontroluje przebieg negocjacji, czuwa nad prawidłową kolejnościa oraz przestrzeganiem ustaleń formalnych
♥ Rzecznik zespołu sekretarz zespołu, odpowiedzialny – jest osoba, dzięki której proces komunikacji jest dobrze zorganizowany i kontrolowany, gdyż on w imieniu zespołu przemawia, informuje uczestników o stanowisku i opiniach strony, która reprezentuje. Systematycznie, co pewien określony czas dokonuje krótkich podsumowań i jest odpowiedzialny za jednolitość artykułowanych sądów i opinii. Powinien posiadać łatwość komunikowania się, gdyż jego podstawową rolą jest nawiązywanie kontaktów i porozumienie ze wszystkimi uczestnikami, a przede wszystkim z mediami. Musi panować nad emocjami, nie może dać się wyprowadzić z równowagi i dobrze wyrażać swoje myśli i intencje.
♥ Ekspert – o dobrym przygotowaniu i rozeznaniu tematu stanowiącego przedmiot negocjacji. Jest odpowiedzialny za prawidłową ocenę i analizę przedstawianych przez uczestników strony informacji i propozycji. Musi posiadać zdolność analitycznego myślenia i syntetyzującego formułowania wniosków. Przygotowuje podstawowe dane oraz propozycje dla członków zespołu, analizuje potencjalne korzyści i straty, zalety i wady wynikające z kolejnych ofert lub propozycji wskazując i motywując powody ich akceptacji lub odrzucenia. Powinien udzielać wyczerpujących informacji o przedmiocie rozmów, wyjaśniać wątpliwości i wszelkie nasuwające się niezgodności dotyczące wszystkich prezentowanych opinii.
♥ Obserwator – tzw. analityk zachowań – to osoba w zasadzie nie uczestnicząca bezpośrednio w przebiegu negocjacji i prezentowaniu poszczególnych racji czy argumentów. Nie angażuje się także bezpośrednio w przebiegu rozmów, gdyż jej zadaniem jest przede wszystkim obserwacja zachowań uczestników negocjacji w celu niesienia im pomocy. Musi posiadać dobrze rozwiniętą umiejętność obserwacji, wiedzę na temat zachowań ludzi oraz komunikacji niewerbalnej ( mowy ciała). Interpretuje wystąpienia poszczególnych uczestników ocenia i wskazuje na popełniane błędy, doradza w tym zakresie członkom zespołu. W przypadku, gdy negocjacje odbywają się na własnym terenie wtedy pełni role gospodarza, a nawet rozjemcy. Wtedy staje się również odpowiedzialny za klimat negocjacji, podtrzymywania dobrych kontaktów między stronami. Okazuje się w czasie długich obrad i długotrwałych konferencji, gdy wypełnia wolny czas uczestników organizując imprezy kulturalno – wypoczynkowe, turystyczne itp. wg życzenia uczestników.
♥ RozjemcaI – osoba przeznaczona do usuwania zadrażnień. Osoba pogodna, chętna do współpracy, posiadająca łatwość nawiązywania kontaktów.

12) sposoby rozsadzania przy stole negocjacyjnym


13) strefy dystansu
♥ Strefa intymna:
≈ odległość 0,0 – 0,5 m
≈ granicę wyznacza dotyk, ciepło lub zapach
≈ to odległość ludzi sobie bliskich
≈ największy zasięg z przodu
♥ Strefa osobista:
≈ odległość od 0,5 – 1,2 m
≈ dystans na odległość wyciągniętej ręki
≈ głos waha się między półtonem, a tonem
≈ kontakty towarzyskie
♥ Strefa społeczna:
≈ odległość od 1,2 – 3,6 m
≈ głównie kontakty zawodowe
≈ utrudniony kontakt za pomocą dotyku
≈ swobodna komunikacja werbalna i poza werbalna
♥ Strefa publiczna:
≈ dystans powyżej 360 cm
≈ jednostronna komunikacja
≈ mówca szuka naturalnych barier ( spojrzenie z nad okularów , gestykulacja, trzymanie czegoś w ręce )
14) okrągły stół - najkorzystniejszy
15) wybór miejsca negocjacji:
≈ Zasada ogólna: Im większe odległości strony muszą pokonywać, im bardziej znaczące istnieją miedzy nimi różnice kulturowe, tym ważniejsza staje się kwestia wyboru miejsca negocjacji.
♥ zalety terenu neutralnego
≈ koszty rozkładają się po połowie
≈ eliminacja podejrzeń o stosowanie technik manipulacyjnych
≈ jednakowa motywacja do zawarcia szybkich porozumień
≈ redukcja dostępu do informacji ( ale też i wada )
♥ wady
≈ bariera „kontrolna” ze strony przełożonych
≈ niewielka możliwość poznania zasad panujących w firmie drugiej strony
≈ bariery techniczne
≈ utrudnianie negocjacji przez gospodarza terenu neutralnego
♥ teren własny- zalety
≈ znajomość środowiska, niższe koszty
≈ możliwość kontrolowania tzw. środowiska negocjacyjnego
≈ kontrola dostępu do informacji
≈ pewność siebie gospodarza
≈ możliwość osiągnięcia przewagi liczebnej
≈ zwyczajowo: petent przybywa do strony dominującej
♥ wady:
≈ pułapka gościnności
≈ niemożność wywarcia presji przez opuszczenie miejsca rozmów
≈ niemożność prowadzenia gry na zwłokę
≈ uzyskanie przez gościa zbyt wielu informacji
♥ teren drugiej strony – zalety
≈ możliwość powołania się na nieznajomość środowiska
≈ większa inicjatywa
≈ możliwość zastosowania techniki odwlekania decyzji
≈ dostęp do informacji o drugiej stronie
≈ ułatwienie w kwestiach technicznych
♥ wady
≈ większe koszty
≈ rozłąka z domem
≈ uzależnienie od gospodarzy
≈ możliwość bycia poddanym pewnym technikom manipulacyjnym ( działania nieetyczne ) ( np. za gorąco, za zimno, rażące światło, siedzenie na ciągu komunikacyjnym, kwestia czasu, spóźnienie )
16) Strategie negocjacji
♥ Wybór strategii, na wybór strategii składają się:
≈ relacje z drugą stroną
≈ wynik negocjacji
17) Strategia unikania ( nie dopuszczanie do rozmów) nie stawiamy ani na wynik ani na relacje
♥ Kryteria wyboru:
≈ mała ważność omawianych spraw
≈ porozumienie negatywne
≈ poszukiwanie informacji weryfikujących ( weryfikowanie drugiej strony )
♥ Technika wywierania wpływu:
≈ brak zdenerwowania
≈ strategia unikania prowadzi do osłabienia drugiej strony
18) Strategia łagodzenia – ustępstwa nawet z dużym naruszeniem naszych własnych interesów
≈ idziemy na ustępstwa tylko w sprawach mało ważnych, ale tez nie ulegamy od razu
≈ w sprawach najistotniejszych nie ustępujemy pierwsi
≈ ustępstwa systematyczne i w coraz mniejszym zakresie
♥ Kryteria wyboru tej strategii:
≈ racje moralne po stronie partnera
≈ podtrzymanie kontaktu
≈ perspektywa lepszych kontaktów w przyszłości
19) Kompromis – częściowa rezygnacja ze swoich żądań
20) Dominacja – twarde negocjacje, nie idzie się na ustępstwa
≈ -próba zastraszenia, przytłoczenia drugiej strony
≈ -nie zakłada dalszej współpracy z drugą strona
♥ Kryteria wyboru tej strategii:
≈ nie zaczynamy od gróźb
≈ staramy się ostrzegać a nie grozić
≈ wiarygodność, nie można rzucać słów na wiatr
≈ zdecydowana przewaga nad partnerem
≈ nie ma żadnych uzasadnień dla żądań partnera
21) Kooperacja – interesy obu stron są realizowane optymalnie, są zbieżne, porozumienie jest maksymalne
22) Wywieranie wpływu na ludzi:
♥ Reguła wzajemności
♥ Reguła zaangażowania i konsekwencji
♥ Reguła społecznego dowodu i słuszności
♥ Reguła lubienia i sympatii
♥ Reguła autorytetu
23) Zależność pomiędzy zajmowaniem miejsca, a formą komunikacji
♥ im bardziej formalny, rywalizacyjny charakter relacji, tym większa odległość między negocjatorami
♥ odległość pomiędzy kontaktującymi się ludźmi, są zależne od typu łączącej ich relacji
♥ zbliżenie stron wskazuje na ustawienie kooperacyjne i skłonność do współpracy
24) Zasady zespołu mediacyjnego
♥ zespół musi być zintegrowany wokół celu
♥ wszelkie ustalenia i prace należy wykonać przed bezpośrednimi negocjacjami
♥ nie wolno n ustalać swojego stanowiska w trakcie negocjacji
♥ 3-12 osób zwykle liczba w zespole negocjacyjnym
♥ zespół negocjacyjny musi być zróżnicowany pod względem: płci, wieku, kompetencji
♥ musi posiadać jasną strukturę hierarchiczną ( 1 szef z pełną odpowiedzialnością )
25) typy negocjacji:
♥ Negocjacje w środowiskach lokalnych, a więc typu rodzinnego, których podstawową techniką komunikowania jest komunikowanie interpersonalne,
♥ Negocjacje zbiorowe zwane także związkowymi, a także pracowniczymi mają na celu osiąganie porozumienia między pracownikami, a pracodawcami.
♥ Negocjacje międzynarodowe wg klasycznej definicji, to proces rozwiązywania sporu lub innej sytuacji zagrażającej pokojowi, środkami pokojowymi i innymi niż procedura sądowa, czy arbitraż z zamiarem osiągnięcia przez zainteresowane strony większego wzajemnego zrozumienia, poprawy stosunków, pogodzenia się lub rozwiązania sporu.
♥ Negocjacje wielostronne - negocjacje prowadzone przez więcej niż dwie osoby reprezentujące także więcej niż dwie strony. Szczególnie obecnie wobec powszechnej globalizacji negocjacje wielostronne nabierają coraz większego znaczenia. Są one powszechne w każdej dziedzinie życia: polityce, nauce, religii, zatrudnieniu, biznesie, życiu osobistym, środowiskowym itd.

STRATEGIE NEGOCJACYJNE:
1. STRATEGIA ZEROWA – celem tej strategii jest zmęczenie stron zaistniałą sytuacją i brakiem porozumienia. Strony nie dopuszczają do interwencji jednostki nadrzędnej

2. STRATEGIA MIĘKKA – składa się z: ADMONICJA, KONSYLIACJA, MODERACJA, MEDIACJA

Admonicja – najmniejszy udział strony trzeciej, jedynie poprzez pouczenia, napomnienia, nagany, które mogą przybrać formę publicznego niezadowolenia


Koncyliacja – interweniujący namawia każdą ze stron z osobna do wznowienia rokowań, namawiając do polubownego rozstrzygnięcia sporu.

Moderacja – stosowana wówczas, gdy stosunki między stronami są napięte, strona trzecia wchodzi przejmując postać bufora, na którym mają się wyładować. Sposób ten pozwala na rozładowanie złych emocji, złości, irytacji i skierowania całej agresji przeciwko interweniującemu.

Mediacja – nieformalne rozmowy w rozwiązywaniu problemu, które umożliwia osoba trzecia. Metoda ta polega na szukaniu kompromisu i przełamywaniu impasu. Mediator nie uczestniczy w negocjacjach tylko przygotowuje strony, z każdą ze stron z osobna, po czym po uzgodnieniu następuje porozumienie i podjęcie przerwanych przez impas rozmów.

STRATEGIA TWARDA – polega na odwołaniu się stron do państwowych lub społecznych instytucji powołanych do rozstrzygania sporów, a więc do sądów powszechnych lub polubownych i arbitrażu, a te po rozpoznaniu wydają wyroki w oparciu o obowiązujące prawo.