Wywiad socjologiczny jako socjotechnika w zarządzaniu organizacją.

„Socjotechnika- terminem tym określa się ogół metod i działań zamierzających do uzyskania pożądanego zachowania jednostek i grup ludzkich, jak i naukę o sposobach i wynikach świadomego wpływania na rzeczywistość społeczną poprzez prawo, edukację, sprawowanie władzy itd.” (socjotechnika, Tomasz Trejderowski )

Innymi słowy manipulowanie decyzjami innych tak by zachowywali się wbrew własnej woli. Działania socjotechniki stanowią też jeden ze środków walki o władzę, rozwiązywania konfliktów społecznych, komunikacji społecznej itp. (hasło opracowane na podstawie “Słownika Encyklopedycznego Edukacja Obywatelska” Wydawnictwa Europa. Autorzy: Roman Smolski, Marek Smolski, Elżbieta Helena Stadtmüller. ISBN 83-85336-31-1. Rok wydania 1999.)

Ograniczony horyzont. To opieranie całości dostępnej wiedzy na temat przedmiotu, osoby, cechy lub sytuacji tylko na jednym fakcie, jednej informacji, jednej cesze. Resztę dopowiadamy sobie sami, zwykle w sposób, zaplanowany przez manipulatora. Poddawaniu się manipulacji sprzyja chęć podążania „na skróty”. Zamiast przeanalizować sytuację lub ocenę, wolimy gotowe, łatwe do zaakceptowania rozwiązanie, często podsuwane przez manipulatora. W wielu przypadkach nie mamy innej możliwości.

Przenoszenie cech. Tworzenie związków pomiędzy osobami, sytuacjami lub cechami, których faktycznie nie ma lub są zbyt słabe do udowodnienia. Przykładem może być seksowna modelka reklamująca samochód. Jej uroda i seksapil tworzą w naszej podświadomości pozytywne skojarzenia z reklamowanym pojazdem i powodują, że postrzegamy go jako bezpieczniejszy, szybszy, lepszy niż ten, w reklamie którego nie użyto ładnej pani.

Zmiana punktu widzenia. Czyli przedkładanie własnego interesu nad to, co o nas powiedzą lub pomyślą inni. Często nawet świadomie godzimy się na zauważoną manipulację lub oszustwo, bo boimy się reakcji manipulatora na nasz opór lub sprzeciw. Zapominamy, że reakcji najprawdopodobniej nie będzie żadnej, bo osoba ta jest świadoma, że nas oszukuje.

Nawet, gdyby nieprzyjemna reakcja miała jednak miejsce, to prawdopodobnie nigdy więcej już tej osoby nie ujrzymy i nie powinniśmy przejmować się jej poglądem na nas samych. A na pewno nie powinien on być ważniejszy od naszego własnego interesu. Zamiast szczycić się tym, że nie daliśmy się „wpuścić w maliny”, wolimy wybrać gorsze dla nas rozwiązanie dlatego, by ktoś nie pomyślał o nas źle. Warto w takich chwilach założyć, że manipulator i tak pomyśli sobie o nas źle. W jego oczach będziemy uchodzić za naiwnych, łatwowiernych, niechętnych do walki o własne dobro.

Socjotechnika ma najczęściej negatywne konotacje, ale nie wolno zapominać, że służyła i służy nadal dobru jednostek i całych społeczeństw. Przykładami może być edukacja i wychowywanie, w których dość często stosuje się autorytet, czyli wywieranie wpływu przy pomocy reguły o tej samej nazwie. Również gdyby nie on – objawiający się w postaci poszanowania prawa, urzędów i władzy – nigdy nie wytworzylibyśmy spójnego systemu demokracji, jaki obowiązuje w większości współczesnych państw i stanowi podstawę organizacji ludzkości.

Z kolei, gdyby nie reguła wzajemności, nigdy nie mielibyśmy pewności, że za okazane dobro, czy wykonaną pracę możemy oczekiwać adekwatnej zapłaty. Również na negatywne zachowanie z naszej strony możemy spodziewać się podobnej reakcji, dzięki działaniu tej reguły socjotechnicznej.

„Zdognie z nanjwoymszi baniadmai perzporawdzomyni na bytyrijskich uweniretasytch nie ma zenacznia kojnoleść ltier przy zpiasie dengao sołwa. Nwajzanszyeim jest, aby pireszwa i otatsnia lteria była na siwom mijesecu, ptzosałoe mgoą być w niaedziłe i w dszalym cąigu nie pwionono to sawrztać polbemórw ze zoumierniem tksetu. Dzijee się tak datgelo, że nie czamyty wyszistkch lteir w sołwie, ale cłae sołwa od rzau.”

Wywiad, interakcja społeczna polegająca na przekazaniu badaczowi informacji przez osobę, z którą przeprowadza się wywiad. Istnieją wywiady bezpośrednie ( rozmowa twarzą w twarz), telefoniczne ( co ma pewne zalety przy badaniu niektórych drażliwych kwestii ), pocztowe ( gdy kwestionariusze rozsyła się pocztą, a badani mają więcej czasu na udzielenie odpowiedzi). Pytania stawiane podczas wywiadu mogą traktować osobę badaną jako respondenta informującego o własnym środowisku, życiu i postawach albo jako informatora przekazującego pewne fakty, na temat których ma wiedzę lub których doświadcza, jak np. dane o liczbie pokojów w mieszkaniu, o całkowitych dochodach gospodarstwa domowego, o cechach społeczności lokalnej, związku zawodowego lub pracodawcy.

Wywiady przeprowadzane w celach badawczych mają pewne cechy wspólne z innymi typami wywiadów, np. przeprowadzanymi z kandydatami do pracy. Podobieństwo polega przede wszystkim na tym, że jest to raczej interakcja między nierównymi stronami niż swobodna konwersacja: zagadnienia są wybierane przez badacza, a osoba przeprowadzająca wywiad nie może niczego od siebie dodać, gdyż to doprowadziłoby do skrzywienia wyników. Możliwości kontrolowania przez badacza procesu wywiadu zwiększają się znacznie przy użyciu kwestionariuszy komputerowych, zarówno w wywiadach bezpośrednich, jak i telefonicznych: przykładem jest system CATI ( computer assisted telephone interview- wywiad telefoniczny wspomagany komputerowo). (Słownik socjologii i nauk społecznych, 2004, 432)

Wywiad jest techniką bardzo często stosowaną w różnego rodzaju organizacjach i jest pomocny przy zatrudnianiu pracowników oraz ich doborze na odpowiednie stanowisko. Wśród typowych rodzajów wywiadów dla instytucji można wyróżnić :

-Selekcja- ustalenie kto zostanie zatrudniony

-Ocena- ocena adekwatności pracy danej osoby na konkretnym stanowisku

-Skarga- ocena zasadności skargi lub oskarżenia o naruszenie przepisu ze strony pracownika

-Rozmowa dyscyplinarna- zbadanie przypadku naruszenia przepisu lub poinformowanie pracownika o decyzjach instytucjonalnych dotyczących naruszenia przepisu

-Informacja zwrotna- uzyskanie informacji dotyczących funkcjonowania jednostki organizacyjnej (np. rozmowy końcowe z odchodzącymi pracownikami, badanie zadowolenia klienta z produktu itp. )

- Poszukiwanie informacji- lepsze zrozumienie danej osoby lub jednostki organizacyjnej

- Negocjacje/ Perswazja – sprawdzenie informacji odnoszących się do planowanej wymiany lub umowy, która ma przynieść obopólną korzyść (np. wywiad ze stronami konfliktu, sprzedawca przeprowadzający wywiad z potencjalnym klientem itd. ).

Rozmowa kwalifikacyjna (wywiad selekcyjny) jest interakcją pomiędzy przedstawicielem organizacji a potencjalnym pracownikiem, która ma ocenić przydatność kandydata oraz ustalić warunki podjęcia przez niego pracy. Wywiad ukazuje postawę, motywy i zachowanie kandydata. Pozwala określić również jego zainteresowania, oczekiwania i życzenia. W procesie rekrutacji wywiad występuje zazwyczaj dwukrotnie. Najpierw w formie wywiadu wstępnego, a następnie w postaci wywiadu pogłębionego. Wywiad wstępny przeprowadzany jest zwykle przez pracownika działu personalnego. Jego celem jest dokonanie selekcji kandydatów nie spełniających kryteriów wymaganych na dane stanowisko pracy. Ten wywiad może być także przeprowadzony w formie rozmowy telefonicznej albo za pomocą odpowiedniego programu komputerowego. Z kolei wywiad pogłębiony(zwany także szczegółowym) jest przeprowadzany przez bezpośredniego przełożonego .W przypadku gdy kandydat ubiega się o stanowisko wyższe w hierarchii lub wymagające dużej odpowiedzialności to wtedy rozmowa prowadzona jest przez szefa firmy lub kierownika większej komórki organizacyjnej w dużych przedsiębiorstwach. Celem tego wywiadu jest uzyskanie jak najwięcej informacji o kandydacie oraz przekazaniu kandydatowi niezbędnych informacji o firmie, warunkach pracy i zadaniach należących do obowiązków na ubiegające się stanowisko.

Background screening – etap rekrutacji pracownika stosowany w niektórych firmach, który polega na weryfikacji danych podanych przez kandydata. Należy do tego sprawdzenie czy kandydat ukończył szkoły jakie podał w CV, wiarygodność dyplomów oraz wcześniejsze stanowiska pracy jakie zajmował. (Personel i zarządzanie, nr 5/242 maj 2010, str. 20)

Wywiad rekrutacyjny ma trafność prognostyczną w okolicach wyniku 0,35. Jest dość dobrą metodą mimo swojej czasochłonności i kosztochłonności, efektywniejsze wywiady posiadające strukturę (wywiady standaryzowane).

Mimo iż wywiad jest najczęściej stosowanym narzędziem rekrutacji to pod jego adresem pada jednak wiele zarzutów, które dotyczą zwykle dużego ryzyka błędu w ocenie kompetencji kandydatów oraz braku obiektywizmu. Warto wiec rozważyc przygotowanie arkusza rozmowy kwalifikacyjnej.(Personel i zarządzanie, nr 4/241 kwiecień 2010, str. 63)

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej stosuje się także wywiad oparty na kompetencjach. Jest to typ wywiadu behawioralnego nastawionego na analizę sytuacji, w których kandydat uczestniczył w przeszłości. Analiza sposobu zachowania rozwiązywania problemów stylu relacji z ludźmi w poprzedniej pracy jest najbardziej wiarygodną odpowiedzią na pytanie jakich zachowań można oczekiwać ode niego na nowym stanowisku. Podstawa dobrze przeprowadzonego wywiadu –trafnie wybrane pytania, sposób zadawania pytań opierający się na modelu STAR i wykorzystujący metodę lejka daje możliwość wnikliwego omówienia działań jakie kandydat podejmował przy realizowaniu konkretnych celów pracy.

STAR- model opiera się na zadawaniu pytań w kolejności od omówienia sytuacji która miała miejsce poprzez opis zadania , podjętych działań do dokładnej analizy rezultatów i oceny efektów.

METODA LEJKA- sposób zadawania pytań od otwartych, poprzez pogłębiające, doprecyzowujące i zamknięte na zakończenie analizy danej sytuacji. (Personel i zarządzanie, nr 8/245 sierpień 2010, str. 80)

Właściwe przeprowadzenie wywiadu wymaga odpowiedniego przygotowania zarówno teoretycznego jak i praktycznego. Należy stworzyć odpowiednią atmosferę wywiadu, tak aby zachęcić respondenta do udzielania odpowiedzi oraz uważnie słuchać jego wypowiedzi mając również na uwadze jego reakcje niewerbalne, takie jak gesty czy okazywanie emocji. Ważne jest aby stworzyć klimat zaufania, nie okazywać zbytniej pewności siebie i przewagi nad respondentem, ani w żaden sposób nie naciskać na respondenta czy narzucać mu swoich poglądów.

Wywiad rozpoczyna się od krótkiego wstępu „briefingu”, w którym badacz informuje respondenta o tym w jaki sposób będzie przeprowadzony wywiad, o jego celu oraz jakich informacji potrzebuje przed jego rozpoczęciem. Następnie przechodzimy do przedstawienia problemu. Kolejnym etapem jest rozmowa na temat przedmiotu wywiadu. W trakcie prowadzenia tej rozmowy obowiązują konkretne zasady :

- zachowanie właściwej kolejności pytań ( od ogólnych do bardziej szczegółowych)

- należy łączyć pytania w bloki i przechodzić od bloku do bloku na zasadzie pytań łączonych

- stosujemy pytania na otwarcie się, aby zachęcić respondenta do odpowiedzi

-nie należy sugerować odpowiedzi

- można zadawać pytania projekcyjne, czyli takie które odpowiadają pragnieniom, aspiracjom i wartościom respondenta

-należy zachować komunikatywność i odpowiedniość do wykształcenia i kompetencji respondenta.

Pod koniec wywiadu może pojawić się napięcie lub niepokój ze strony osoby badanej, która opowiada otwarcie o swoich często osobistych i emocjonalnie angażujących doświadczeniach, a teraz zastanawia się nad tym w jaki sposób wywiad zostanie wykorzystany. Niektórzy respondenci mają również uczucie pustki- przekazali nam bardzo dużo informacji na swój temat i nie otrzymali nic w zamian. Najczęściej jednak respondenci doświadczają sytuacji wywiadu jako ogólnie wzbogacającej, czują się zadowoleni, że mogli mówić swobodnie do słuchającej ich z uwagą osoby, dowiedzieli się czegoś więcej o sobie czy pogłębili wgląd na swój własny temat.

Fokus

Fokus (inaczej zogniskowany wywiad grupowy) jest to jakościowa metoda badawcza w socjologii i marketingu polegająca na wyborze grupy liczącej zazwyczaj od 12 do 15 osób, poprzez zaproszenie ich do laboratorium w celu przeprowadzenia z nimi wywiadu połączonego z obserwacją. Osoby badane omawiają dany problem miedzy sobą, a badacz jest jedynie moderatorem dyskusji. Zebrane grupy fokusowe nie mają cech grup reprezentatywnych. Często tego typu metody wykorzystywane są w badaniach pilotażowych. Pozwalają one w łatwiejszy sposób utworzyć pytania kwestionariuszowe do badań z użyciem metody wywiadu. Naturalnymi

grupami fokusowymi są grupy dyskusyjne, gdzie badacz w porozumieniu z moderatorem grupy może przeprowadzić tego typu badanie. (Kvale S. 2010, 105-118)

Zalety wywiadu:

Siłą wywiadu jest uprzywilejowany dostęp do codziennego życia badanych. Kontrolowane użycie pytań sugerujących może prowadzić do uzyskania dobrze sprawdzonej wiedzy. Wielość interpretacji wzbogaca znaczenia świata życia, a osoba badacza jest najbardziej wrażliwym narzędziem służącym do badania znaczeń nadawanych przez ludzi. Eksploracyjny potencjał wywiadów pozwala na tworzenie jakościowych opisów nowych zjawisk.

Zarzuty wobec wywiadów jakościowych:

Jakościowy wywiad badawczy nie jest:

-naukowy, a jedynie odzwierciedla wiedzę zdroworozsądkową

-ilościowy, a jedynie jakościowy

-obiektywny, ale subiektywny

-pewny, lecz dostarcza jedynie wiedzy zależnej od przekonań badacza

-trafny , ponieważ opiera się na subiektywnych wrażeniach (Kvale S. 2010, 143-147)

Rozmowa kwalifikacyjna powinna być prowadzona w zupełnie naturalny sposób, bez naciągania, oszukiwania manipulacji. W końcu w przyszłej pracy nie chcesz udawać osoby którą nie jesteś i codziennie obawiać się zdemaskowania twojego prawdziwego Ja.

Załóżmy, jednak przez chwilę, że chcesz uzyskać kilka dodatkowych punktów i wywrzeć bardzo pozytywne ważnienie na rozmówcy, delikatnie manipulując przebiegiem rozmowy . Rozmówca najprawdopodobniej jest również przygotowany do oceny zdolności interpersonalnych kandydatów i zna wiele z zaprezentowanych poniżej technik.

Uśmiech otwiera wszystkie drzwi

To najstarszy i najgłębiej zakorzeniony przejaw empatii. Na początku lat dziewięćdziesiątych włoscy naukowcy wyodrębnili pewien rodzaj neuronów, nazwali je neuronami lustrzanymi. Nasz mózg jest nimi dosłownie nafaszerowany. Odpowiadają one za powielanie emocji innej osoby, której zachowanie obserwujemy. Gdy w sposób świadomy lub podświadomy odgadniemy jej emocje, neurony lustrzane sprawią, że natychmiast możemy przeżywać wspólne z nią to doświadczenia.

Dlatego śmiech zaraża skuteczniej, niż jakikolwiek wirus. Ma magiczny wpływ na innych. Relaksuje osobę, z którą się rozmawia, otwierając drogę do produktywnej komunikacji. Wniosek jest prosty, podczas rozmowy dużo i szczerze się uśmiechać, a z pewnością rozmówca wyjdzie zadowolony ze z tobą.

Kontakt wzrokowy

Oczy stanowią najważniejszy obszar wizualnej uwagi - w czasie rozmowy o pracę uwaga koncentruje się na oczach przez ok. 47% czasu. Można powiedzieć, że patrzenie na inną osobę jest wyrazem zainteresowania a jednocześnie przejawem pozytywnej odpowiedzi na to zainteresowanie.

Podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat musi nawiązać dobry kontakt wzrokowy z rozmówcą, by poprzez ten kanał wyrazić swoją wiarygodność, kompetencję, zainteresowanie firmą. Jeżeli rozmówca jest zainteresowany kandydatem, będzie skłonny pozytywnie odpowiadać na jego próby nawiązania kontaktu wzrokowego. Nie wystarczy patrzeć na drugą osobę, trzeba rzeczywiście ją widzieć – nie zewnętrzną fasadę, ale to, kim dany człowiek jest naprawdę.

Obserwuj i naśladuj postawę oraz gesty twojego rozmówcy

Opisywane wcześniej neurony lustrzane dzielą się na kilka grup. Oprócz naszego uśmiechu wiele innych niewerbalnych przekazów zostanie poddanych tym samym wzorcom komunikacyjnym. Mając tą świadomość możesz podczas rozmowy uważnie obserwować rozmówcę i delikatnie naśladować jego ruchy.

Empatia, wczuj się w twojego rekrutera

Zdolność odczuwania stanów psychicznych innych, czy też umiejętność przyjęcia ich sposobu myślenia, spojrzenia z ich perspektywy na rzeczywistość to przewaga, na którą wciąż większość ludzi nie chce sobie pozwolić, próbując kogoś do czegoś nakłonić.

Rozmówcy docenią to i będą bardziej podatni na sugestie i otwarci na twoje potrzeby. Przychylniej też ocenią twoją kandydaturę.

Mniej mówić, więcej słuchać.

Często prowadzący rozmowę kwalifikacyjną doprowadza do chwili ciszy. Na przykład między pytaniami, zaskakujące jest jak niewielu kandydatów potrafi znieść kilka sekund ciszy. Większość zaczyna natychmiast coś mówić! Jeśli jesteś typem „mówcy”, naucz się jak być „słuchaczem”. Zapytaj „o coś” rekrutera i z empatią, nie przerywając, wysłuchaj z zainteresowaniem jego odpowiedzi.

Bibliografia:

Słownik socjologii i nauk społecznych, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2004

Kvale Stenair, Prowadzenie wywiadów, Wydawnictwo Naukowe PWN SA, Warszawa 2010

Morreale S.P., Spitzberg B.H., Barge J.K., Komunikacja między ludźmi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2007

Nowak Stefan, Metodologia badań społecznych, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa 2006

Ciukszo Danuta, Wywiad jako socjotechnika w zarządzaniu

Pan nie wie, kim ja jestem, Personel i zarządzanie, nr 5/242 maj 2010, s. 20

Arkusz rozmowy kwalifikacyjnej, Personel i zarządzanie, nr 8/245 sierpień 2010,s. 80

Rekrutacja, Personel i zarządzanie, nr 4/241 kwiecień 2010, s. 63

Tomasz Trejdowski, Socjotechnika, Wydawnictwo Psychologii i Kultury, Warszawa 2009