Po pierwsze i najważniejsze: nie da się zarządzać czasem! Nie próbuj nawet, bo to nieujarzmione stworzenie. Niestety ugruntował się zwrot zarządzanie czasem i ja też muszę się go trzymać, jeżeli chcę dotrzeć do ludzi zainteresowanych tematem, ale mam nadzieję, że z czasem naprawimy to „semantyczne nadużycie”. Jedyne, o czym można mówić to zarządzanie sobą. A w szczególności zarządzanie sobą w czasie.

Kilka przemyśleń związanych z tematem wynikających z doświadczenia. O GTD już pisałem . Nie spotkałem się z lepszym narzędziem do tej pory i jestem jego gorącym fanem. Wdrożenie go w życie zajmie odrobinę, ale przy pisaniu tego postu zorientowałem się, że opisywanie innych technik byłoby po prostu stratą czasu. Mojego na pisanie, twojego na czytanie. Dlatego opiszę tylko co mi nie działało w poprzednio stosowanych modelach, jeżeli zauważysz podobne objawy u siebie, to tu powinna znaleźć się odpowiedź jak się ich pozbyć.

Kwadrat Eisenhowera. Wygląda jak na obrazku. Dzieli on wszelakie zadania na cztery kategorie w zależności od stopnia ich pilności i ważności. Ćwiartka I-sza to rzeczy ważne i pilne, np. rozwiązanie palącego problemu, napisanie artykuły tuż przed zbliżającym się terminem. Ćwiartka II-ga to rzeczy, które są ważne, ale nie odczuwasz na co dzień ich „presji”, czyli regularne ćwiczenia fizyczne, dbanie o rozwój intelektualny, planowanie. III-cia to rzeczy, które nie są ważne, ale absorbują uwagę, typu dzwoniące telefony, bezsensowne maile, problemy, które zwalają na Ciebie inni. IV-ta to rzeczy, które nie mają najmniejszego znaczenia typu przesiadywanie przed telewizorem, bezmyślne surfowanie w Internecie, wg. Coveya też gry komputerowe (tutaj zawsze mocno protestowałem ;) ).

Generalnie zgodnie z najczęściej spotykanym podejściem przydzielasz wszystko, co robisz na te 4 ćwiartki i zajmujesz się nimi w następującej kolejności najpierw I, później II. Wszystko z ćwiartki III delegujesz komuś do zrobienia, a wszystko, co w IV wyrzucasz. Jakie to proste! Generalnie mi też się podobało, ale po pewnym czasie przestało działać. Stosując tylko to narzędzie bez jakiegoś sensownego systemu filtrowania rzeczy przychodzących mi do głowy, albo proponowanych przez innych powodowało, że moje ćwiartki I i II rozrastały się tak, że nie mogłem się z nich wygrzebać i cały proces trzeba było zaczynać od początku.

Inne problemy, które mi utrudniały życie? Po pierwsze rozpoznanie, co jest ćwiartką II-gą, a co IV-tą. Czy obejrzenie 1,5 godzinnego filmu to marnowanie czasu, czy doładowanie baterii i relaks? 4 godziny siedzenia przy playstation to już pewnie IV, ale czy godzina to też? Przez jakiś czas próbowałem sobie dawkować tego typu przyjemności, np. 20 minut grania dziennie. Wynik: dużo frustracji. Metodyczne podejście z zegarkiem i miarką w ręku lepiej sobie odpuścić. Nic się nie stanie jak od czasu do czasu „zmarnujesz” trochę czasu na „niekoniecznie najważniejsze w życiu sprawy”.

Po drugie pozbycie się IV-tej ćwiartki. Po szkoleniu postanowiłem: nie oglądam telewizji, bo marnuję czas. Wytrzymałem tydzień. Tak samo było z graniem. Jeżeli chcesz wyeliminować rzeczy nieważne i nie pilne z twojego rozkładu dnia to po prostu skoncentruj się na rzeczach ważnych, a nieważne same znikną, bo nie będzie na nie czasu. Poważnie.
Inny problem: jak odróżnić ćwiartkę I-szą od III-ciej? Skąd wiem, że coś nie jest ważne? Na dłuższą metę za dużo miałem z tym kombinowania i często wkradały mi się zajęcia, które wcale ważne nie były.

Kolejną słabością takiego podejścia jest stałe koncentrowanie się w strefie kryzysu. Covey w 7 nawykach proponuje inne podejście: skoncentrowanie się na II-ej ćwiartce, czyli na planowaniu, uprzedzaniu kryzysów, systematycznemu podnoszeniu swoich możliwości produkcyjnych. To naprawdę ma sens, bo ciągłe gaszenie pożarów prędzej czy później doprowadzi do tego, że się wczerpiesz.

Wnioski: Jeżeli chcesz osiągnąć skuteczność nie możesz stosować narzędzi wyrwanych z kontekstu. Dlatego sam kwadrat nie działa. GTD oferuje rozwiązanie , które kontroluje napływ nowych rzeczy do zrobienia, wymusza podjęcie decyzji, ustalenie długofalowych celów i ich realizację w elastyczny sposób. Drugi wniosek to podejście: potraktuje całość poważnie, ale z dystansem. Na pewno nie obejdzie się bez błędów na początku. Co jakiś czas trzeba będzie się zatrzymać, sprawdzić co działa a co nie, poprawić i działać dalej. Bardziej zorganizowane życie nie powinno powodować u Ciebie dodatkowego stresu, wprost przeciwnie.

I ostatecznie: Najważniejszym ogniwem całego systemu jesteś Ty, dlatego nie musisz inwestować w wybajerzone organizery i elektroniczne gadżety. Przeznacz te pieniądze na nagrody dla siebie za osiągnięcie kolejnych zamierzeń ;).

5 prostych kroków na poprawienie koncentracji

Każdy z nas boryka się od czasu do czasu z brakiem koncentracji i rozproszeniem uwagi – czy potrafimy sobie jednak z tym skutecznie radzić?
Nie ma niestety niezawodnej recepty na poprawienie koncentracji. Można jednak wyróżnić kilka interesujących sposobów, które mogą nam pomóc.

Czynniki powodujące problemy z koncentracją możemy podzielić na dwie grupy: wewnętrzne i zewnętrzne.
Do czynników wewnętrznych należą przede wszystkim open loops, czyli niesfinalizowane sprawy, które wymagają naszej uwagi. Czynniki zewnętrzne to w większości przypadków negatywny wpływ otoczenia na naszą koncentrację. Zastanówmy się, jak wyeliminować te negatywne czynniki, zarówno wewnętrzne jak i zewnętrzne.

A zatem:

#1 – odpręż się, oczyść umysł

Na początek spróbuj się wyciszyć, zamknąć na wszystkie czynniki zewnętrzne. Dopilnuj, aby nikt Ci nie przeszkadzał. Zrelaksuj się i staraj się nie myśleć o niczym przez kilka minut.

#2 – wypisz wszystkie open loops

Zapisz na kartce papieru wszystkie sprawy, które wymagają od Ciebie jakiś decyzji czy kroków, które musisz podjąć.
Zastanów się również, czy wszystkie projekty są nadal aktualne i czy rzeczywiście chcesz je wykonać.
Kluczem do sukcesu tej techniki jest zaufanie samemu sobie – musisz być przekonany, że jeśli daną sprawę zapiszesz na papierze, to nie musisz się przejmować tym, że o niej zapomnisz.

#3 – wybierz to, co najważniejsze

Z listy, którą utworzyłeś w punkcie #2 wybierz jedynie najważniejsze sprawy. Ważne jest, abyś nie tracił swojej energii na sprawy, którymi tak naprawdę nie musisz się zajmować. Jeśli jakiś projekt nie jest wart twojego czasu – porzuć go, pozwoli Ci to skoncentrować się nad tym, co najważniejsze.

#4 – pozbądź się zbędnych przedmiotów ze swojego otoczenia

Schludne biurko pomoże Ci skoncentrować się na pracy, a nie na przedmiotach, które Cię otaczają. Pozbądź się z biurka wszystkiego, co nie jest Ci potrzebne w pracy, a na pewno poczujesz różnicę.

#5 – wyjdź na spacer

Twój umysł do sprawnego funkcjonowania potrzebuje tlenu – spacer jest idealnym sposobem na poprawienie koncentracji, a dodatkowo pomoże Ci oczyścić umysł i zrelaksować ciało.

Jak już wspomniałem na początku tego artykułu, nie ma idealnego sposobu na poprawę koncentracji – jest to sprawa bardzo indywidualna, więc potraktuj tę krótką listę jako przykład i opracuj swoją, dostosowaną do osobistych oczekiwań i preferencji.

Albert Einstein: "Czas jest zawziętą iluzją"

Jak to możliwe, że Budda osiągnął oświecenie równocześnie ze wszystkimi istotami? Czy nie stało się to dawno temu? A jeśli już się wydarzyło, gdzie jest teraz? Czy wszystkie istoty to również my?
W buddyjskiej literaturze pojawia się wiele wzmianek na temat "nieobecności czasu w rzeczach, związkach i wydarzeniach. Nagardżuna używając klasycznego przykładu pokazuje nam, że nie istnieje spójna koncepcja czasu jako bytu, można go tylko doświadczać jako serii wzajemnie od siebie zależnych związków. Seng-TsŐan, Trzeci Patriarcha zen, kończy swoje "Inskrypcje o ufaniu umysłowi stwierdzając, że: "Słowa zawodzą. Dla drogi nie istnieje wczoraj, dzisiaj ani jutro.
My jednak mimo wszystko patrzymy na świat i nasze doświadczanie go w sposób linearny, jakby rzeczy nanizane były na sznur przebiegający z przeszłości przez teraźniejszość ku przyszłości. Coś pojawiającego się teraz stwarza skutek, który pojawi się później. Myślimy, że zjawiska są właśnie takie i że takimi muszą być. Jaki punkt widzenia odpowiada jednak temu, co proponuje nam obecnie nauka? Który z poglądów w najprawdziwszy sposób oddaje to, jaki świat jest w rzeczywistości?
Ostatnio niektórzy fizycy ponownie zainteresowali się szczególnymi koncepcjami na temat czasu i przestrzeni, rozwiniętymi około 1940 roku. Jeden z ówczesnych modeli redukuje trzy wymiary przestrzeni do jedynie dwóch, traktując czas jako trzeci wymiar. Zgodnie z tym schematem wszystko, co nazywamy "teraz, to znaczy układ wszelkich rzeczy i wydarzeń, postrzegane jest jako istniejące na oddzielnej płaszczyźnie. Oczywiście płaszczyzna ta, będąca teraźniejszym momentem, nie pozostaje nieruchoma. Wydaje się raczej, że unosi się ku górze poprzez trzeci wymiar, bardzo podobnie jak podłoga w windzie. Jedyną różnicę stanowi fakt, że w tym przypadku płaszczyzna unosi się nie w przestrzeni, lecz w czasie. W obszarze tego konceptualnego modelu przeszłością jest wszystko to, co znajduje się poniżej podłogi w danym momencie, przyszłością natomiast to, co ma dopiero nadejść, staje się ona, gdy podłoga unosi się, by ją powitać. Myśląc w ten sposób możemy wyobrazić sobie całą czasoprzestrzeń w postaci trójwymiarowego bloku i każdy byt jako punkt lub zespół punktów należących do tej płaszczyzny. Nasze życie to linia, którą rysujemy poprzez ów blok podnosząc windę ku górze w czasie. Niektórzy fizycy widzą w tym również sposób wyjaśnienia fenomenu świadomości. Fizyk matematyczny, Herman Weyl, opisuje to tak: "Obiektywny świat po prostu jest, nie wydarza się. To tylko dla spojrzenia mojej świadomości, pełznącego ku górze wzdłuż linii życia ciała, cząstka tego świata ożywa jako mknące wyobrażenie ustawicznie zmie-niające się w czasie.
Dlaczego jednak mielibyśmy w ogóle myśleć o czasie jako o ruchu? Tworząc powyższy schemat i ogólnie badając zjawiska w czasie, fizycy w naturalny sposób kontynuowali oparte na zdrowym rozsądku założenie, że czas jest ciągłym ruchem z przeszłości przez teraźniejszość ku przyszłości. Jednak utrzymywanie tego poglądu przedstawia pewne problemy. Odkryto na przykład, że określone wydarzenia kwantowe wydają się opuszczać windę w dół, zamiast unosić ją ku górze. Nauka wyjaśniła dokładnie właściwości cząstki zwanej pozytronem. Nie jest to coś teoretycznego lub hipotetycznego, lecz rzeczywista cząstka ukazująca się w wielu kwantowych eksperymentach. Pozytron można uważać albo za dodatnio naładowany elektron (z wyjątkiem tego przypadku elektrony są naładowane ujemnie) , albo za elektron poruszający się wstecz w czasie. Jak zobaczymy za chwilę, ten drugi pogląd rozwiązuje wiele intrygujących problemów od dawna spędzających fizykom sen z powiek.
Najłatwiejszym rozwiązaniem byłoby oczywiście zapomnienie o jakichkolwiek nonsensach na temat istnienia cząstek podróżujących wstecz w czasie, ponieważ cząstki takie z matematycznego punktu widzenia można równie dobrze potraktować jako poruszające się w czasie "do przodu. W rzeczywistości wielu fizyków próbowało właśnie to uczynić. Problem stanowił fakt, że kiedy zaczęli wyobrażać sobie pozytrony jako elektrony podróżujące z przyszłości przez teraźniejszość ku przeszłości, ich ogólny obraz wszechświata uległ ogromnemu uproszczeniu. Naukowcom prostota dostarcza silnej podniety do tego, by potraktować coś poważnie. Więcej, patrząc na zjawiska pod kątem przemieszczania się wstecz w czasie odkryli ostatnio, że są w stanie zrozumieć wiele fenomenów kwantowych, których nie potrafili wyjaśnić w inny sposób, wprawiały ich w głębokie zakłopotanie od dziesięcioleci.
Zaakceptowanie takiego schematu prowadzi również do wielu innych intrygujących spostrzeżeń. Z jednej strony pokazuje on w bardzo konkretny sposób, że cały wszechświat nie ma żadnego wymiaru, ani nie trwa przez określony czas. Oznacza to, że spotykamy całą rzeczywistość, cały czas i całą przestrzeń w jednej chwili. Mówiąc innymi słowami, nic nie porusza w dół lub w górę windy czasu kreślącej linie, ani nasze ciała, ani świadomości, ani pozytrony. Nie istnieje naprawdę żadna podobna linia czasu. Jest ona iluzją i przyczyną naszego pomieszania związanego z tym pojęciem.
Mówiąc bardzo uproszczonym językiem, fizycy zaczynają rozwijać następującą hipotezę:
Wyobraźmy sobie, że kiedy elektron w naszej kuchni wibruje, wysyła jednocześnie sygnał podróżujący z prędkością światła przez czas i przestrzeń. Gdy inny elektron odbierze go, zacznie również wibrować i wyśle "powrotny sygnał do pierwszego elektronu w naszej kuchni. Każdy elektron otrzymuje taką informację od innych cząstek, zewsząd; rzeczywiście od dokładnie wszystkiego, z czym jest w stanie wejść w kontakt w całym czasie i przestrzeni. W rezultacie tego procesu każdy elektron "zna dokładnie swoją rolę i miejsce we wszechświecie. Przyjrzyjmy się temu bliżej. Powiedzmy, że pobudzimy elektron (nazwijmy go "nadawcą) należący do tej kartki papieru. Wysyła on sygnał (to znaczy emituje foton poruszający się jako fala) przemieszczający się z szybkością światła. Mógłby on dotrzeć nie dalej, niż do krawędzi tej kartki lub do galaktyki Andromedy, oddalonej o dwa miliony lat świetlnych. Jednak to jak daleko i dokąd dotrze ów sygnał nie ma znaczenia, gdyż wcześniej czy później foton zostanie przechwycony przez inny elektron (który nazwiemy "odbiorcą) . Elektron ten zacznie również wibrować w odpowiedzi i wyśle sygnał do "nadawcy należącego do naszej kartki papieru. Zgodnie z naszym podejściem, opartym na zdrowym rozsądku, jeśli sygnał podąży w stronę Andromedy (oddalonej o dwa miliony lat świetlnych) , mogłoby się wydawać, że upłyną cztery miliony lat, zanim foton powróci do nadawcy należącego do tej kartki. Jednak wygląda na to (i liczne eksperymenty to potwierdziły) , że powrotny sygnał wysyłany przez odbiorcę nadawca otrzymuje w tym samym momencie, w którym wysyła swój. Nie mówiąc już o czterech milionach lat, które musiałyby upłynąć zanim sygnał dotarłby do Andromedy i powrócił, całe wydarzenie rozgrywa się symultanicznie. Nie w ułamku sekundy, lecz dokładnie w tym samym momencie. Innymi słowy, cały proces ma miejsce teraz poza czasem. Teraz zamiast czasu.
Niektórzy fizycy wyjaśniają to zjawisko mówiąc, że kiedy odbiorca otrzymuje sygnał, wysyła powrotny sygnał wstecz w czasie. I ponieważ fotonowi zabiera dokładnie tyle samo czasu przebycie drogi w jedną jak też w drugą stronę, całe wydarzenie dobiega końca w tym samym momencie, w którym się rozpoczyna. Fizycy dysponują bardzo konkretnymi danymi doświadczalnymi dopuszczającymi takie wyjaśnienie, nazywają je "transakcyjną interpretacją mechaniki kwantowej. Ponadto jeśli spojrzymy na to z punktu widzenia samego sygnału, w przeciągu owej podróży "trwającej cztery miliony lat czas nie upływa. Einstein pokazał nam, że gdybyśmy byli w stanie nadać sobie samym prędkość światła (byłaby to sytuacja różna od pozbawionych masy fotonów; my posiadamy masę, więc nie możemy tego zrobić, ale wyobraźmy to sobie hipotetycznie) , czas upływałby coraz wolniej wraz ze wzrostem naszej prędkości (chociaż my nie postrzegalibyśmy tego w ten sposób) . Wreszcie przy prędkości światła przestałby upływać zupełnie. Z punktu widzenia kogoś podróżującego z taką szybkością cała pokonywana przestrzeń, każdy jej cal i rok świetlny, zostałaby przebyta w jednej chwili, niezależnie od tego, jak długa byłaby to podróż. Tak więc z punktu widzenia fotonu docierającego do Andromedy jego cała droga nie zajmuje dosłownie żadnego czasu. Innymi słowy, Andromeda znajduje się dokładnie "tu, ponieważ by udać się "tam niepotrzebny jest upływ czasu, ani nic innego. W ten sposób fakt, iż sygnał znajduje się "tu i "tam symultanicznie, czyni "tam nieodróżnialnym od "tutaj. Może to być prawdziwe dla każdych dwóch "miejsc we wszechświecie, które wskażemy. Mówiąc inaczej, wszechświat wydaje się nie posiadać jakiegokolwiek wymiaru i nie istnieje w czasie.
Dla naszego dzisiejszego umysłu wszechświat jest niewyobrażalnie rozległy i pradawny, przekracza to nasze pojmowanie. Jednak ktoś oświecony nie widzi potrzeby kwalifikowania obiektywnej rzeczywistości w ten sposób. Tak jak powiedział wielki chiński mistrz zen Huang Po: "To jest bez początku, nienarodzone i niezniszczalne. Nie można tego zrozumieć przy pomocy słów "nowy albo "stary, nie jest też to ani długie ani krótkie; wykracza poza wszelkie ograniczenia, wymiary, nazwy, wzorce i porównania.
Wszechświat, taki jakim widzi go oświecony, nie posiada faktycznie ani wymiaru, ani wieku. Wszystko, czym jest istnieje tu i teraz. Mimo to w obszarze owego tu i teraz, nie posiadającego ani wymiaru, ani wieku w przestrzeni lub czasie, wydaje się, że my mamy wymiary i w czasie, i w przestrzeni. W jaki sposób więc przestrzeń i czas w ogóle mogą zaistnieć?
Pojawiają się dzięki świadomości. To, że stoimy w obliczu czegoś rozległego i trwałego, jest jedynie naszą mentalną konstrukcją, koncepcją na temat wszechświata. Jednak w naszym obecnym doświadczeniu, to znaczy raczej zgodnie z tym, co w danej chwili postrzegamy, a nie co sobie wyobrażamy, wszystko z czymkolwiek stykamy się, znajduje się tu i teraz. Nasze doświadczenie istnieje zawsze w teraźniejszości. Nie możemy po prostu istnieć w przyszłości ani w przeszłości, jedynie w owym ponadczasowym, trwającym nieskończenie krótko momencie, który nazywamy "teraz. Tylko pamiętamy przeszłość i wyobrażamy sobie przyszłość, jednak obie te aktywności mogą zaistnieć jedynie teraz. Gdziekolwiek jeszcze moglibyśmy być, jak nie właśnie tutaj? Będąc tutaj wyobrażamy sobie "tam, jednak w rzeczywistości nie możemy udać się "tam. Niezależnie od tego dokądkolwiek "udalibyśmy się, nigdy nie opuszczamy "tutaj.
To, czego doświadczamy jako trwania i wymiaru, czas i przestrzeń, jest skutkiem sposobu, w jaki pracuje nasz umysł. Stwarza je świadomość. W rzeczywistości to właśnie świadomość rozdziela wolną poza tym od "szwów całość i czyni czas i przestrzeń czasem i przestrzenią, "tu i "tam, "potem i "teraz. To właśnie różne mentalnie konstrukcje, których tak się chwytamy, pojawiają się jako czas i przestrzeń, wymiar i trwanie. Pochodzą one, podobnie jak cały materialny świat, ze świadomości "czerpiącej czas i przestrzeń z ponadczasowego, pozbawionego wymiarów morza. Dla przebudzonego rzeczywistością jest właśnie owa ponadczasowa, wolna od podziałów i nieograniczona całość.

Metody zarządzania czasem

Nasza doba ma 24 godziny. To z pewnością dotyczy wszystkich. Jak jednak jest możliwe, że niektórzy w tym samym czasie mogą zrobić dwa razy więcej? Oni po prostu zarządzają efektywnie swoim czasem.

Określanie celu
Planowanie

system planowania czasu
metoda ALPEN
książka planowania czasu
organizacja dnia
zalety planowania

Podejmowanie decyzji

formułowanie priorytetów
zasada Pareto
Analiza ABC
zasada Eisehowera
delegowanie zadań,

Określanie celu

Efektywne kierowanie przedsiębiorstwem możliwe jest tylko wówczas, gdy realizuje ono jasne, jednoznaczne cele i gdy istnieje kontrola stopnia ich realizacji. Cele stanowią wyzwanie dla wszystkich zaangażowanych i wyzwalają działania: człowiek wie czego chce i jaki wynik końcowy ma uzyskać. Cele są również miernikiem przy ocenianiu osiągnięć.

Określanie celów jest bardzo potężną techniką, która bardzo mocno odbija się na osiągnięciach w każdej dziedzinie życia. Dzięki temu wiadomo na czym trzeba się skoncentrować, co usprawnić i jakie są przeszkody. Wyznaczenie celów umożliwia skoncentrowanie się na właściwych zadaniach, daje długookresową wizję i krótkookresową motywację, pomaga również zorganizować zasoby.

Cele stają się wyzwaniem i uwalniają energię konieczną do podjęcia odpowiednich działań, są również miarą służącą do oceny wydajności.

Określanie celów to permanentny proces, nie można ich wytyczyć raz na zawsze, ponieważ ulegają ciągłym przeobrażeniom.

Przy formułowaniu celów należy trzymać się następujących zasad:

muszą być one wyraźnie określone;
należy się upewnić, czy odnoszą się do konkretnych zadań;
musza być krótkie;
musza być realistyczne;

Parametrami określającymi dobrze postawiony cel są cechy nazywane akronimem SMART, pochodzącymi od angielskich słów:

Specific (dokładny)
Measurale (mierzalny)
Achievale (osiągalny)
Realistic (realny)
Time oriented (zorientowany w czasie).

Wyniki badań (Damond Burton, 1983, Pearson, Tweddle, 1984) wykazały, że ludzie, którzy efektywnie używają technik stawiania celów:

mniej cierpią z powodu stresu i niepokojów
lepiej się koncentrują
przejawiają więcej zaufania do siebie
efektywniej działają
potrafią kontrolować postępy podczas wykonywania

Planowanie

Planowanie codziennej pracy , działań średnio- i długoterminowych oraz innych wydarzeń oznacza zawsze zysk na czasie, sukces i więcej swobody w stosunku do zadań, stojących przed każdym dniem.

Przez zwiększanie czasu na planowanie można zredukować czas niezbędny na wykonywanie zadań i zyskać czas. W pewnym momencie proces planowania osiąga punkt optymalny, od którego czas poświęcony na planowanie przestaje być efektywny ( przesadne planowanie)

Na każdy okres do zaplanowania należy przeznaczyć pewien czas na samo planowanie, nie więcej jednak niż 1%.

System planowania czasu
Planowanie czasu jest ukierunkowane na osiągnięcie założonych strategicznych celów długoterminowych, które stopniowo zostały podzielone na przejrzyste, operatywne cele cząstkowe.
W życiu zawodowym można wyróżnić następujące okresy planowania:

cele długoterminowe (3 do 5 lat albo więcej) - plany wieloletnie
cele średnioterminowe (1 do 3lat) - plany roczne
cele krótkoterminowe (3 miesiące do 1 roku) - plany kwartalne
cele bieżące (1 tydzień do 3 miesięcy) - plany miesięczne i plany tygodniowe

Zasady i reguły planowania czasu

Reguła podstawowa ( 60/40)
Należy zaplanować tylko określoną część czasu pracy, według doświadczenia tylko 60%. Nieprzewidziane wydarzenia , zakłócenia ( pożeracze czasu), osobiste zainteresowania i potrzeby wymagają pozostawienia niewypełnionego , wolnego czasu. Rozkład czasu powinien składać się z trzech bloków:
ok. 60% czynności zaplanowane
ok. 20% czynności nieoczekiwane ( rezerwa czasu i czynności, których nie sposób zaplanować)
ok. 20% na czynności spontaniczne (zadania kierownicze, czas aktywności twórczej)
Analiza czynności i czasu ich trwania. Arkusz zakłóceń w pracy
Należy dokumentować i sprawdzać na co wykorzystuje się czas. W ten sposób można uzyskać:
stałą orientację w użytkowaniu zasobów czasu
doświadczenie konieczne do oceny potrzebnego czasu w przyszłości
punkt wyjścia do polepszenia osobistej metodyki pracy i rozkładu czasu.
Zbiór zadań - plan czynności
Należy wymienić wszystkie czynności do wykonania w ciągu planowanego czasu. W przypadku pojawienia się wolnego czasu oraz przy sporządzaniu planu na następny okres punktem wyjścia mogą być nie załatwione sprawy z tej listy.
Realistyczne planowanie
Należy planować tylko taką ilość zadań, która jest możliwa do zrealizowania.
Sprawy nie załatwione
Należy nanieść wszystkie nie załatwione zadania, z których nie rezygnujemy , na plan następny. Dzięki temu staną się one widoczne i zostaną uwzględnione w procesie dalszego planowania.
Terminy wykonania
Należy wyznaczyć ostateczne terminy załatwiania poszczególnych spraw. W ten sposób można uniknąć opóźnień wynikających z niezdecydowania i przesuwania czynności na inny termin.
Priorytety (hierarchia ważności)
Należy dokładnie wiedzieć co i według jakiej hierarchii ważności należy załatwić.
Delegacja
Od samego początku należy ustalić jakie sprawy musza być załatwione osobiście, a jakie można delegować pracownikom.
Pożeracze czasu i rezerwy czasu
Należy zachować pewien procent czasu jako rezerwę na nieoczekiwane wizyty lub rozmowy telefoniczne, kryzysy lub zbyt nisko oszacowany czas wykonywania poszczególnych czynności. Należy spróbować zredukować zakłócenia.
Blokada czasu, czas bez zakłóceń
Należy rezerwować sobie dłuższy, niezakłócony czas na wykonywanie większych zadań (czas bez zakłóceń, godziny blokady przyjęć pracowników klientów) i krótsze okresy na seryjne załatwianie większej ilości spraw drobniejszych na raz.
Czas na planowanie i aktywność twórczą
Należy rezerwować sobie określony czas na czynności związane z planowaniem i przygotowaniem pracy, kreatywność oraz doskonalenie zawodowe.

Planowanie czasu za pomocą metody ALPEN
Zastosowanie metody ALPEN przy planowaniu przynosi przy niewielkim nakładzie czasu (10 - 20 minut dziennie) zwielokrotniony zysk.
Wyróżnia się pięć etapów metody ALPEN:

Zestawienie zadań
Ocena czasu trwania czynności
Rezerwacja czasu na czynności nieprzewidziane
Ustalanie priorytetów, skracanie i delegowanie czynności
Kontrola realizacji zadań - przeniesienie spraw nie załatwionych

Organizacja dnia

Sprawność psychofizyczna każdego człowieka podlega określonym wahaniom zgodnym z jego naturalnym rytmem. Mówi się zazwyczaj o „rannych ptaszkach” , „śpiochach” albo „nocnych markach”

Ludzie określani przez naukowców o „wczesnym rytmie” szczególnie wydajnie mogą pracować rano natomiast po południu są już zmęczeni i potrzebują wczesnego zakończenia pracy.

Osoby o „późnym rytmie” dochodzą do siebie dopiero przed południem i pracują potem najchętniej do wieczora a nawet do późna w nocy.

Żaden z tych podstawowych typów nie pracuje lepiej ani gorzej, jedynie inaczej. Ich dzienna sprawność osiąga wyże i niże o różnych porach.

Statystyczna, przeciętna sprawność w ciągu dnia i jej wahania dadzą się przedstawić w postaci krzywej REFA.

1 – Szczyt około południa: najlepszy czas na realizację zadań typu A

2 – Spadek energii po posiłku: najlepszy moment na zadania typu C 3 – Szczyt późnym popołudniem: czas na zadania typu B

Absolutna wartość najwyższej i najniższej sprawności jest indywidualnie zróżnicowana, jednak rzeczą wspólną dla wszystkich ludzi są rytmiczne wahania sprawności.

Bezpośrednio po fazach najwyższej aktywności następują dwugodzinne fazy odpoczynku, podczas których narządy ciała pracują na „zwolnionych obrotach” i nie powinny być nadmiernie przeciążane.

Punkt najwyższej sprawności osiągany jest przed południem , kiedy żołądek, trzustka, śledziona i serce aktywnie pracują. Ten poziom jest już później w ciągu dnia o wiele niższy. Jest to najlepszy czas na zadania typu A.

Po obiedzie, kiedy aktywne jest jelito cienkie, występuje znaczne obniżenie sprawności.. Spadek energii po posiłku najlepszy jest na zadania typu C.

Szczyt późnym popołudniem to najlepszy czas na zadania typu B.

W kształtowaniu dnia pracy powinno się uwzględnić wahania psychologicznej sprawności po to by móc planować zadania zgodnie z indywidualnym rozkładem wyżów i niżów wydajności.

Właściwe przerwy

Zbyt długa praca nie opłaca się, ponieważ zmniejsza się zarówno koncentracja, jak i wydajność, co sprzyja popełnianiu błędów. Nie należy traktować przerw jak stratę czasu lecz jako możliwość odpoczynku i zregenerowania utraconej energii.

Powinno się uwzględniać w swym planie dnia regularne, ale krótkie przerwy.

Aby przerwa rzeczywiście przyniosła oczekiwany odpoczynek, powinna nastąpić jeszcze w okresie wysokiej wydajności, zanim zdolność koncentracji spadnie do zera.

Zdolność koncentracji w przeciągu 60 minut

Badania medyczne wykazały, że wypoczynek ma największą wartość po każdej godzinie pracy. Przerwa powinna trwać najwyżej do 10 minut, ponieważ optymalny efekt następuje w tym czasie, potem ma on tylko tendencję spadającą.

Krzywa zakłóceń

Należy wykonywać najważniejsze zadania przed południem. Korzystnie jest załatwić je, zanim inne osoby osiągną stan najwyższej aktywności. Można dzięki temu uniknąć wielu zakłóceń i racjonalnie pracować. Planując czas dla siebie możemy uwzględniać okresy względnego spokoju i dłuższego ruchu. Krzywa zakłóceń pokazuje jak kształtują się te okresy w ciągu dnia pracy w biurze:

Rysunek 3 – Krzywa zakłóceń dnia

W związku z tym należy pracować antycyklicznie, uwzględniając krzywą zakłóceń. Antycykliczny styl pracy polega na:

załatwianiu najważniejszych, zaplanowanych zadań przed południem w okresie rzadszego występowania zakłóceń,
wykonywaniu zadań mniej ważnych ( zadnia C) w okresie najczęstszych zakłóceń,

Wielu menedżerów załatwia właściwą pracę dopiero po godzinach oficjalnego urzędowania. W ciągu dnia nie mają na to czasu, ponieważ zbyt wiele rzeczy im przeszkadza: współpracownicy, klienci, niezapowiedziani interesanci, konflikty, telefony, posiedzenia.

Jeśli komuś stale się przeszkadza w pracy, dochodzi do tzw. „efektu piły”: człowiek oderwany od wykonywanego zadania nawet na krótko, potrzebuje dodatkowego czasu na rozkręcenie się i ponowne wciągnięcie do pracy. W ten sposób marnujemy do 28% naszego czasu.

Jest rzeczą wysoce pożądaną aby w miarę możliwości nikt nam nie przeszkadzał wtedy, gdy załatwiamy najważniejsze zadania (zadania A). W praktyce sprawdziło się wprowadzenie do codziennego programu cichej godziny albo godziny blokady przyjęć. Taki okres nieprzerwanej koncentracji podnosi wydajność pracy. Z punktu widzenia organizacji powinno się traktować godzinę spokoju jak każdą ważną sprawę, której załatwienie powoduje, że jesteśmy nieobecni albo nie można z nami rozmawiać

Zakłócenia w pracy

Do najczęstszych zakłóceń w pracy należą:

rozmowy telefoniczne – „zewnętrzne i wewnętrzne”, realizowane bądź to z własnej, bądź „cudzej” inicjatywy,
niezapowiedziani interesanci zewnętrzni oraz szefowie i współpracownicy, a także zaproszeni goście,
zebrania, narady i spotkania,
nagłe wezwania do szefa,
przerwy wynikające z braku samodyscypliny menedżera ( czytanie gazet, nieumiarkowane korzystanie z używek, bezczynność i lenistwo)

Zalety planowania o osobistym zarządzaniu czasem

określanie celów zawodowych i prywatnych;
lepsze i szybsze osiąganie celów zawodowych i prywatnych;
realistyczna ocena celów w aspekcie niewielkiej ilości czasu;
oszczędzanie czasu i uzyskiwanie go na rzeczywiście ważne zadania i cele;
orientacja we wszystkich projektach, zadaniach i czynnościach pod względem czasu (co, kiedy i w jakim czasie jest do zrobienia?);
lepsza ocena upływu czasu i świadomość potrzebnego czasu;
koncentracja na rzeczywiście ważnych zadaniach i zapewnienie ich wykonania;
unaocznienie bardziej i mniej ważnych czynności oraz zadań, które mogą być oddelegowane innym osobom;
realistyczne wyznaczanie i dotrzymywanie terminów, określanie potrzebnego czasu;
rezerwy czasu na rzeczy nieprzewidziane;
czas do dowolnej dyspozycji w ciągu dnia;
wstępna strukturyzacja i dzięki temu racjonalniejsze wykorzystanie przebiegu dnia;
szybsze załatwianie spraw przez grupowanie zadań w bloki;
unikanie pustych przebiegów czasowych u siebie i u innych (pracownicy);
dobry klimat w pracy (dobre stosunki z pracownikami);
zlecanie zadań do wykonania pracownikom;
mniej pośpiechu i chaosu, więcej przewidzianych działań, lepsze rozplanowanie przerw;
zmniejszenie stresu pozwalające na wydajniejszą pracę;
więcej satysfakcji z pracy, zredukowanie presji terminów, mniej niecierpliwości.