Różnice pojęciowe między systemem informacyjnym a informatycznym.

Pojęcia systemu informacyjnego i systemu informatycznego są znane i używane w języku polskim od lat – pierwszy od dziesiątków a drugi od lat 70-tych wieku XX, od pojawienia sie pojęcia informatyki. Pojęcie informatyki spowodowało pewne zakłócenia w rozumieniu i posługiwaniu się terminem informacji. Tak więc informatyka od początku była intuicyjnie postrzegana (czasem trafnie, czasem nie), jako dziedzina działań informacyjnych. Po latach, kiedy unowocześniliśmy się, informatyką zaczęli się zajmować informatycy, na skutek czego coraz częściej zaczęliśmy tracić te intuicje. Dziś studenci po wstępnym treningu na pytanie, czym jest informatyka zgodnie odpowiadają, że jest to „nauka o komputerach”. Coraz częściej studenci są przekonani, że „informacji nie potrzeba dziś opracowywać, gdyż czynią to za nas komputery”. Komputery w opinii nie tylko licznych studentów, ale i wielu absolwentów maja misje, która jest zastąpienie człowieka, również w organizacji.

W ślad za rozprzestrzenianiem nowych technologii, na miejsce pojęcia „system informacyjny” pojawiło się sie nowe „system informatyczny”. Pojawiło się i zdominowało dziedzinę, jakkolwiek używane często w sposób niecelowy i nieuprawniony. Zastosowania informatyki we wspomaganiu działania systemów informacyjnych wciąż postrzega się jako coś zamiast. Jeżeli dotyczy to edukacji jest to dezinformacja, której skutkiem dla wielu przyszłych absolwentów jest nieprzygotowanie do wykonywania zawodu a dalej trudności w znalezieniu pracy. W sferze badan oznaczać to może stosowanie nietrafnych metod a w konsekwencji dochodzenie do błędnych wniosków. Najbardziej kosztowne mogą sie okazać nieporozumienia w tworzeniu, sprzedaży i wykorzystaniu systemów informatycznych, które miałyby systemy informacyjne. Analiza jaka przedstawia artykuł powinna zwrócić uwagę na istotne różnice między pojęciami i wyeliminować skutki potencjalnych błędów wynikających z używania tych terminów jako synonimów.

System informacyjny

System informacyjny to system służący do pozyskiwania, zbierania, gromadzenia i dystrybucji informacji, który jednocześnie obejmowałby całe zasoby informacyjne organizacji oraz te elementy, które umożliwiają zasilanie, a więc nabywanie i dostarczanie koniecznych informacji użytkownikom. System ten może być rozumiany jako komputerowa metoda zbierania, opracowania, przechowywania, aktualizowania, odtwarzania i przetwarzania danych oraz ich dostarczania w najprzydatniejszej formie użytkownikom do realizacji zadań i celów organizacji. System informacyjny to zarówno środki techniczne niezbędne do przetwarzania informacji, jak i personel realizujący operacje związane z gromadzeniem, przetwarzaniem, przechowywaniem i udostępnianiem informacji oraz struktury organizacyjne (zespoły, komórki funkcjonalne), które wspomagają wymienione operacje.

Cechą systemu informacyjnego dużych organizacji (firm, przedsiębiorstw produkcyjnych) jest jego ścisłe powiązanie z systemem kierowania, strukturą organizacyjną, układem ośrodków decyzyjnych, podziałem pracy, więziami hierarchicznymi i funkcjonalnymi. Z tego względu czasem określa się go jako specyficzny układ nerwowy organizacji, który łączy całość w elementy systemu zarządzania.

Po rozważeniu kwestii dotyczących pojęcia systemu informacyjnego i jego elementów składowych należy zadać pytanie – jaki jest cel tworzenia, budowy takiego systemu? Wydaje się, że najbardziej trafną odpowiedzią na tak postawione pytanie jest stwierdzenie, iż podstawowym celom systemu informacyjnego jest możliwie najszybsze dostarczenie użytkownikowi informacji. Przy czym twórcy systemu informacyjnego zakładają, że będzie to informacja spełniająca szereg cech. Do najczęściej wymienianych należą następujące cechy informacji: kompleksowość (tzn. wszystko na określony temat); rzetelność, a więc duży współczynnik zaufania użytkownika i wiarygodność (zgodność ze stanem faktycznym). Ponadto wskazuje się na właściwy sposób prezentowania informacji pod względem formy i treści, będącej odpowiedzią na tematy interesujące użytkownika w danym czasie. Przedstawione cechy informacji stanowią oczywiście zbiór otwarty, zostały bowiem wybrane jako te najczęściej eksponowane w wielu publikacjach. Natomiast najważniejsze dla realizacji celu przez system informacyjny są ustalenia dotyczące:

• rodzaju informacji potrzebnej użytkownikowi,

• pożądanych cech jakościowych i ilościowych informacji,

• okresowość, czyli cykliczności pojawiania się określonych informacji (w jakich stałych przedziałach czasowych konieczne są wybrane informacje)

• stopnia niezbędności informacji (każdy dostaje tylko tyle informacji ile wymaga jego stanowisko),

• zmian w zapotrzebowaniu na poszczególne informacje w dającej przewidzieć się przyszłości (np. rozszerzenie kompetencji na danym stanowisku, zmiana struktury organizacyjnej),

• najczęściej pojawiających się grup i przekrojów informacji.

Przy definiowaniu pojęcia systemu informacyjnego można koncentrować się albo na jego aspektach ilościowych, albo jakościowych. Cechą wspólną podejścia ilościowego jest definiowanie systemu informacyjnego przez mierzalne lub kwantyfikowalne cechy systemów. Takie podejście jest stosowane w naukach o zarządzaniu, w których system informacyjny jest postrzegany jako system techniczno-organizacyjny, który można zdefiniować za pomocą pomiaru liczby danych, nakładów na sprzęt informatyczny, przychodów ze sprzedaży informacji itd. W podejściu, które nazywa się jakościowym, akcent kładzie się między innymi na takie cechy systemów informacyjnych, jak: treść informacji, adekwatność, wiarygodność, aktualność, użyteczność, stopień zaspokojenia potrzeb użytkownika, dostępność informacji. Reasumując, w ekonomice informacji istota podejścia w systemie informacyjnym sprowadza się do postrzegania systemu jako zbioru powiązanych procesów informacyjnych.

Podstawowym celem tworzenia zorganizowanych systemów informacyjnych jest obsługa działań występujących w rzeczywistości. Dostarczanie informacji w organizacji jest zawsze związane z podjęciem decyzji, jej realizacją, obserwacją i rejestracją wyników oraz, w razie konieczności, iteracyjnym powtarzaniem tego procesu.

System informatyczny

W polskiej literaturze dotyczącej problematyki systemu informacyjnego używa się pojęcia system informatyczny. Pojęcie to wyróżnia system informacyjny, w którym do realizacji czynności na informacjach zastosowany jest komputer lub system informacyjny wspierany jest technologią informatyczną. System informatyczny jest stosowany, kiedy w analizie systemu informacyjnego zamierzamy położyć nacisk nie na funkcje jakie on pełni (działania na informacjach), ale na jego strukturę (np.: typy komputerów w firmie, oprogramowanie, sieć przesyłania danych) lub na proces komputeryzacji systemu. W tym kontekście komputeryzację rozumiemy jako przedsięwzięcie zmierzające do nasycenia sprzętem komputerowym manualnych lub częściowo zautomatyzowanych systemów informacyjnych.

Na podstawie definicji systemu można twierdzić, że system informatyczny jest to wyodrębniona część systemu informacyjnego, w który podstawowe procesy informacyjne realizowane są za pomocą technicznych środków informatyki oraz telekomunikacji, charakteryzujących się wysokim stopniem automatyzacji, inaczej – systemem informatycznym nazywa się zautomatyzowany system informacyjny.

Z praktyki wynika, że stosowanie nowoczesnej techniki informacyjnej (informatyki) znakomicie poprawia jakość i wydajność systemu informacji. Po pierwsze dzięki automatyzacji następuje skrócenie drogi przepływu informacji, po drugie wzrasta szybkość ich przetwarzania, po trzecie zwiększa się możliwość rozwiązywania kompleksowych zadań o dużej pracochłonności, wymagających wielu różnych informacji, po czwarte automatyzacja ułatwia wewnętrzne komunikowanie się i przebieg pracy, i co się z tym wiąże kierowanie wszystkimi rodzajami działalności firmy, ich koordynacje wewnętrzną, a po piąte informatyzacja znakomicie ułatwia wymianę informacji zapisanych w różnych formatach (np.: pismo, obraz) i zawierających różne treści.

Systemy informatyczne wykorzystywane są w każdej funkcji procesu zarządzania, a więc w planowaniu, organizowaniu, motywowaniu i kontrolowaniu. Wykorzystanie informatycznych systemów komputerowych, nowoczesnych zintegrowanych technologii informatycznych w procesach informacyjnych w zarządzaniu niesie z pewnością wiele nowych możliwości.

Zastosowanie zaawansowanych systemów informatycznych w zarządzaniu wiąże się jednak z uwarunkowaniami istnienia nowoczesnej infrastruktury technologicznej, wymagającej dużych nakładów finansowych. Jak dowodzą dotychczasowe doświadczenia, gospodarka internetowa, e-biznes z wykorzystaniem środków multimedialnych rozwija się najlepiej na obszarach najbogatszych, takich jak USA, UE oraz szybko rozwijających się, jak np. w Chinach.

Różne systemy informatyczne są zintegrowane, jeżeli między nimi jest możliwy (stosowany w praktyce) odpowiedni przepływ danych i sygnałów sterujących. Aby było to możliwe, należy spełnić warunki spójności syntaktycznej, semantycznej, funkcjonalnej i technicznej.

Spójność syntaktyczna, najogólniej określając, wymaga, by systemy (podsystemy, moduły) operowały takim samymi zidentyfikowanymi modelami struktur danych. Spójność syntaktyczna, określając najogólniej, wymaga, by systemy (podsystemy, moduły) operowały takimi samymi zidentyfikowanymi modelami struktur danych. Spójność semantyczna zakłada, że obiekty przekazujące oraz przejmujące dane stosują takie same reguły interpretacji (funkcje analizy znaczeniowej) wymienianych danych.

Spójność funkcjonalna zakłada spójność modułów systemu obsługujących różne funkcje. Obsługa informatyczna złożonych obiektów wymaga realizacji procesów związanych z obsługą hierarchicznie powiązanych zbiorów funkcji elementarnych. Funkcjom tym odpowiadają łańcuchy procesów między którymi są przekazywane dane. Niekompletność zbioru funkcji oznacza nieciągłość łańcucha przekazywania danych, a ponadto nieobecne w łańcuchu funkcje mogą być istotne dla obiektu.

Różnice pojęciowe.

System informacyjny i technika informacyjna nieustannie wiążą sie z nieporozumieniami. To samo dotyczy pojęć systemu informacyjnego i systemu informatycznego. Przyczyna tych błędów interpretacyjnych wynika w dużej mierze z niejednoznacznego rozumienia pojęcia informacji, która w naszym języku (również w języku angielskim) bywa często traktowana jako jednoznaczna z pojęciem danej. Informacja tymczasem jest pojęciem abstrakcyjnym a oznaczającym (według definicji z lekcji fizyki w szkole średniej) cos, co zmniejsza entropie. W interpretacji procesów

zarządzania zmniejsza niewiedze, nieświadomość.

System informacyjny i technika informacyjna nieustannie wiążą się z nieporozumieniami. To samo dotyczy pojęć systemu informacyjnego i systemu informatycznego. Przyczyna tych błędów interpretacyjnych wynika w dużej mierze z niejednoznacznego rozumienia pojęcia informacji, która w naszym języku (również w języku angielskim) bywa często traktowana jako jednoznaczna z pojęciem danej. Informacja tymczasem jest pojęciem abstrakcyjnym a oznaczającym (według definicji z lekcji fizyki w szkole średniej) coś, co zmniejsza entropie. W interpretacji procesów zarządzania zmniejsza niewiedze, nieświadomość. Jeżeli uzgodnimy i zaakceptujemy przedstawione rozumienie pojęcia informacji, możemy w oparciu o nie przyjąć kolejna definicje – organizacyjnego systemu informacyjnego złożonego tworu, którego celem jest zapewnienie informacji dostępnej dla każdego członka organizacji zgodnie z upoważnieniami płynącymi z roli w tejże organizacji. Takie ustalenia nie są wystarczające i zachodzi potrzeba usystematyzowania związanych pojęć i ustalenia relacji miedzy nimi uzupełniając w ten sposób przyjęte i wykorzystywane terminy z obszaru systemów informacyjnych.

Następnym pojęciem, którego znaczenie nie jest jednoznacznie używane to

dana (dane) czyli fizyczna reprezentacja elementarnej porcji informacji, w postaci

której jest ona rejestrowana i/lub przesyłana. Dane pełnią ważna funkcje

w systemie informacyjnym, gdyż informacja nie będąc aktem powtarzalnym wymaga utrwalenia w celu przechowywania i wielokrotnego udostępniania. W tym celu

nieodzowne jest wykorzystanie fizycznej formy reprezentacji zapewniającej

możliwość dokonywania transferu w czasie i przestrzeni. Stad znacząca rola

danych i wszystkich funkcji ich przetwarzania (pomiar, rejestracja, przesyłanie,

gromadzenie, przechowywanie, wyszukiwanie, prezentacja, emisja, dystrybucja). Przetwarzanie danych było rodzajem operacji „na informacji”, którą najwcześniej dostrzeżono i do ich wykonywania zastosowano technikę komputerową.

Sformułowana wówczas przez B.Langeforsa teoria systemów informacyjnych stworzyła podstawy wykorzystania komputerów do przetwarzania danych. Od pierwszych prób popełniano wiec błąd niepełnego rozumienia i nie w pełni poprawnego posługiwania sie pojęciem informacji oraz jej bezpodstawnego utożsamiania z danymi. Praktyczne podejście, wynikające z pokrywających się zakresów pojęciowych oraz dążenie do upraszczania komunikacji spowodowało nieprecyzyjne używanie pojęć, a w konsekwencji zakłócenia tejże komunikacji.

Nieporozumienia zaczęły sie, gdy zaczęto używać pojęcia „przetwarzanie informacji”

jako synonimu „przetwarzania danych”. Jest to o tyle nietrafne, że przetwarzaniu

podlegają tylko sygnały a wiec reprezentacja informacji. Jeśli mówimy

o przetwarzaniu informacji, musimy mieć na myśli procesy fizjologiczne zachodzące w mózgu ludzkim. To, czym jesteśmy zainteresowani w kontekście procesów informacyjnych w sferze zarządzania, to przetwarzanie danych w celu ich dostosowania do potrzeb i możliwości percepcji odbiorców (ludzi upoważnionych do podejmowania decyzji organizacyjnych). Przetwarzać zaś informacje mogą tylko ludzie w procesach myślowych -- wciąż niedostatecznie rozpoznanych (a więc trudnych, wręcz niepoddających sie kwantyfikacji i formalizacji).

System informacyjny jako system działania ludzi obejmuje zatem dwie sfery – sferę przetwarzania danych i sferę przetwarzania informacji w procesach myślenia indywidualnego lub grupowego. Pierwsza z wymienionych sfer okazuje się stosunkowo prosta do strukturyzacji, a w następstwie do formalizacji i zastosowania techniki komputerowej. Druga zaś sfera - procesów myślowych, bardziej złożonych

i słabo rozpoznanych jest wciąż zbyt trudna do formalizacji i zastosowania do

jej wspomagania techniki komputerowej. Wciąż trwają jednak badania w

obszarze sztucznej inteligencji i problem nie umyka uwadze badaczy. Wszelako powinniśmy mieć świadomość złożoności i ograniczeń we wprowadzaniu komputerowego wspomagania procesów informacyjnych. Jego zakres ogranicza

się dziś do wspomagania przetwarzania danych, a my powinniśmy wszystkie wysiłki kierować na tworzenie jak najlepszych systemów informacyjnych.

Projektując systemy informacyjne powinniśmy pamiętać, że nawet przy najdoskonalszych rozwiązaniach technologii informacyjnej nie może zastąpić organizacji. Można co najwyżej oczekiwać, że dostosuje się rozwiązania w obszarze systemów skomputeryzowanych do najskuteczniejszej organizacji procesów, przy zapewnieniu pożądanych zachowań ludzi. Dopiero w pełni skoordynowana całość systemu informacyjnego może zapewnić pożądane efekty - osiąganie celów wyznaczonych przez organizacje.

Funkcje wykonywane przez system informatyczny to najczęściej tylko elementarny zakres funkcji systemu informacyjnego związany z samym przetwarzaniem danych. W pracy Kuras’a przedstawiono analizę pojęciową i wskazano pełny zakres funkcji systemu informatycznego, jaki powinien być brany pod uwagę przy definiowaniu zamierzenia projektowania systemu informatycznego zarządzania. Funkcje te w podstawowym ujęciu, przy wzięciu pod uwagę priorytetowych potrzeb organizacji oraz ograniczonych zdolności ich zaspokojenia, sprowadzają się do funkcji przetwarzania danych. Idealny system informatyczny może uwzględniać takie podstawowe funkcje informacyjne jak interpretacje danych a w bardziej zaawansowanych systemach informatycznych modelowanie procesów, wskazywanie wariantów działania, sugerowanie wyboru wariantu oraz ocenę i wskazywanie najkorzystniejszych rozwiązań. Takie funkcje systemu informatycznego (a w zasadzie informacyjno-decyzyjnego) powinny być zindywidualizowane (dostosowane do potrzeb konkretnego decydenta). Wymagania stawiane wobec systemu informacyjnego, jakkolwiek w pełni racjonalne są w dzisiejszych warunkach zaawansowania naukowo-technicznego i rozwoju gospodarczego nieosiągalne.

W związku z poszerzającym się zainteresowaniem obszarem zastosowań komputerów do wspomagania przetwarzania danych i dostępem do światowej literatury poświęconej systemom informacyjnym, na co dzień pojawiło sie pojecie systemu informatycznego. Zaczęło ono oddawać przedmiot zainteresowania, twórców systemów informatycznych, czyli techników znających komputery i wykorzystujących je do wspomagania przetwarzania danych. Systemy informatyczne nie są definiowane przez badaczy, gdyż przyjmują oni upraszczające założenie, w myśl którego system informatyczny to synonim systemu informacyjnego. Z drugiej strony w związku z tym, że wyraźnie można dostrzec, iż pojęcie systemu informatycznego pozostaje niezdefiniowane „dla porządku”, przyjmuje sie prostą definicje systemu informatycznego. Jest on określany jako skomputeryzowana część systemu informacyjnego. Sytuacja jest o tyle niezadowalająca, iż nie jest powszechnie znana i wykorzystywana definicja systemu informacyjnego, która powinna precyzować naturę, dziedzinę, cele i budowę przedmiotu. Ponadto taka uproszczona definicja systemu informatycznego nie wskazuje, jaką i na podstawie jakich kryteriów wyodrębniona część systemu informacyjnego jest skomputeryzowana oraz co oznacza cecha bycia „skomputeryzowanym”. Przyjmuje się często, że to uświadomiony, postrzegany, zdefiniowany, celowo zaprojektowany i funkcjonujący organizacyjny system informacyjny wykonuje zadania systemu informacyjnego, i że tę rolę przejął system informatyczny.

Doświadczenia organizacji zaawansowanych w wykorzystaniu TI wyraźnie jednak wskazują, że nowa technika nie zmienia organizacji, w której najważniejszym elementem pozostają ludzie. Ważna zmiana konieczna w celu dostosowania się do nowych warunków jest zrozumienie, że tylko człowiek ma (może kreować, przetwarzać i wykorzystywać) informacje. Przebudowy organizacji (reengineering) natomiast dokonuje sie, by w warunkach ‘nowej ekonomii’ sprostać nowym wymaganiom hyper-konkurencji. Technologia informacyjna w warunkach „ekonomii informacyjnej” nie jest już czynnikiem zapewniającym przewagę konkurencyjna. Technologia informacyjna jako dobro standardowe musi być wykorzystywana, ale głównym czynnikiem przewagi konkurencyjnej jest zdolność do innowacji. Firma, która nie wykorzystuje technologii informacyjnych jest skazana na przegrana w konkurencji. Tylko organizacje potrafiące skutecznie i efektywnie wykorzystać technologie informacyjna maja szanse utrzymać sie na rynku.

Ukierunkowanie uczelni na rozpatrywanie procesów zarządzania wyraźnie przekonuje do nadania priorytetu badaniu systemów ludzkiego działania i rozwiązywaniu problemów organizacyjnych przy wykorzystaniu dedykowanych

metod i technik. Zajęcie się systemami informatycznymi wynika z relokacji celów i ich niedostosowania do specjalizacji uczelni. Badanie systemu informacyjnego przynależy do specjalności badań społecznych, a fakt coraz bardziej powszechnego wykorzystania techniki informacyjnej wcale nie zmienia specjalizacji, tylko wymaga jej

przeformułowania (lepszego doprecyzowania). Nauki techniczne nie przejmują nauk społecznych, a wręcz przeciwnie – jest tak jak zawsze było – nauki społeczne w coraz większym stopniu wykorzystują możliwości techniczne. Muszą one jednak w szerszym zakresie posługiwać sie techniką i w konsekwencji zmieniać obszar swoich kompetencji, w tym przypadku rozwiązywać problemy techniczne zgodnie z regułami sztuki. Rozwiązywanie problemów informacyjnych należy do obszaru nauk społecznych, tak jak sama informacja to obszar ściśle związany z istota ludzką i jej działaniem. Dana wciąż jest tylko reprezentacja informacji, jak i funkcje jej przetwarzania to zagadnienie stricte techniczne. Sposób rozwiązywania takich problemów dziś jest nieporównanie bardziej sprawne dzięki technologii informacyjnej. To wcale nie oznacza, że wykonywanie wszystkich działań na reprezentacji informacji zdominowało sferę jej powstawania, przystosowywania i wykorzystania. Tak wiec dziedzina informacji powinna być zdecydowanie postrzegana w obszarze zarządzania, w którym występuje i kształtowana przez tenże obszar stosownie do swoich potrzeb.

Bibliografia:

• Z. Ściborek, Podejmowanie decyzji

• Encyklopedia organizacji i zarządzania

• P.Sienkiewicz, Analiza systemowa

• Z.Ściborek, Podejmowanie decyzji,

• J. Kisielnicki, H. Sroka, Systemy informacyjne biznesu

• W.Flakiewicz, Systemy informacyjne w zarządzaniu

• M. Kuraś, System informacyjny – system informatyczny. Co poza nazwą różni te dwa obiekty?

• M.Wrzosek, Procesy informacyjne w zarządzaniu organizacją zhierarchizowaną, AON,Warszawa 2010

• P.Beyon-Davies, Inżynieria systemów informacyjnych, Warszawa 2004

• R.Borowiecki, M. Kwieciński, Informacja w zintegrowanej Europie, koncepcje i narzędzia zarządzania wobec wyzwań i zagrożeń, Dyfin, Warszawa 2006,

• Carr, Harvard Buisness Review

• I. Gouge, On the Seventh Day- Strategy and Planning for Successfyl IT Projects

• M. Kuraś, Integracja Systemów informatycznych zarządzania

• B. Langeforce, Theoretical Analysis of Information Systems