Dominika Dąbek, I AiR.
Problemy w negocjacjach międzynarodowych
Negocjacje we współczesnym świecie politycznym spełniają ogromną, nieprzecenioną rolę. Są wyrazem gotowości do nawiązywania współpracy i komunikacji między państwami, mającym na celu wzajemne zrozumienie, poprawę stosunków i rozwiązanie sporów, obecnie uważane za najważniejszy środek pokojowego rozwiązywania sporów i konfliktów, który obok jednostronnych działań państw, może przyczynić się do większej stabilizacji systemu międzynarodowego i uczynienia go bardziej przewidywalnym, a tym samym bezpieczniejszym. Negocjacje międzynarodowe łączą w sobie zarówno aspekty polityki wewnętrznej jak i zagranicznej. Na ogół są one doceniane przez wszystkich uczestników globalnego życia politycznego.
Negocjacje są bardzo złożonym procesem. Trudność negocjowania może się zwiększyć, gdy mamy mieć do czynienia z międzynarodowymi partnerami. W tym przypadku do dotychczasowych problemów dochodzą nowe. Do najbardziej znaczących należy zaliczyć:
różnice kulturowe
różnice ideologiczne
różnice językowe
różnice prawne
bariery wynikające z lokalnej specyfiki
Najważniejszą przeszkodą w międzynarodowych negocjacjach są zdecydowanie różnice kulturowe. Utrudniają one nie tylko proces porozumiewania się i negocjowania, ale wpływają także na interpretacje celu negocjacji, stylu negocjowania, postawę negocjowania, porozumiewanie się, wyczucie czasu, zaangażowanie emocjonalne, formę negocjacji, organizację zespołu negocjacyjnego czy w końcu na poziom podejmowanego ryzyka. Kultura obejmuje przekazywany z pokolenia na pokolenie całokształt dorobku danej społeczności, w tym przekonania, wzory postępowania, wartości. Wywiera ona silny wpływ na osobowość negocjatora, która determinuje jego postępowanie. Każdy negocjator przynosi więc ze sobą bagaż głęboko zakorzenionych zasad, norm, doświadczeń, których nieznajomość może wprowadzić rozmaite komplikacje obfitujące w fatalne skutki. Te same bowiem słowa, gesty, działania mogą być odmiennie zrozumiane w różnych kulturach. Anglosasi zwykle wyrażają to, co maja na myśli. Ich zupełnym przeciwieństwem są np. kultury azjatyckie. W ich przypadku słowa są jak pojedyncze puzzle, które można ułożyć w całość tylko wtedy, gdy pod uwagę weźmiemy kontekst wypowiedzi. Dla tych, którzy są przyzwyczajeni do interpretacji wprost, nie będzie to łatwe. Będą musieli uzbroić się w cierpliwość, a przede wszystkim dobrze poznać kulturę, z którą będą mieli do czynienia.
Różnice kulturowe utrudniają nie tylko rozumienie słów, ale także i interpretację działań. Przedstawiciele Zachodu traktują negocjacje jako towarzyskie spotkanie i oczekują prowadzenia ich w atmosferze prywatności. Ważne dla nich jest, aby partner w pełni zaangażował się w rozmowę i o ile jest to możliwe, bez jej przerywania. Nie można tego z kolei wymagać od przedstawicieli krajów arabskich - tam bowiem najważniejsze są stosunki osobiste. Arab uważa, że wysoce niestosowne byłoby odmówienie podejścia do telefonu lub przywitania się z członkiem rodziny. Z tego też powodu nagminnym zjawiskiem jest częste przerywanie rozmów, w których uczestniczą Arabowie. Nie wolno mieć im tego za złe – taka jest bowiem u nich kultura. Negocjacje z Amerykanami oraz Kanadyjczykami, cechuje zwykle dynamizm, spora doza nieformalności, niecierpliwość i skupianie się na wynikach końcowych. Brytyjczyków i Niemców cechuje duży formalizm. Niemcy są twardymi negocjatorami. Kluczem w negocjacjach z Niemcami jest punktualność, formalność, pedantyczne przygotowanie i skupienie na faktach oraz unikanie marnowania czasu na tematy nieistotne. Nie lubią oni zmieniać planów, szczególnie faktów zawartych na piśmie. Francuzi, podobnie jak Włosi, są w negocjacjach bardzo mało stabilni. Szwedzi, jak Amerykanie, są negocjatorami, dla których liczy się przede wszystkim chłodna, ekonomiczna kalkulacja. W wypadku rozmów bliskowschodnich zwykle należy unikać włączania do procesu negocjacji kobiet, ponieważ w tym rejonie świata mają one niski status społeczny i nie są traktowane przez partnera poważnie. Odrębną grupą są negocjatorzy japońscy. Odznaczają się oni szczególnym przywiązaniem do tradycji i rytuałów. Przy rozpoczynaniu negocjacji konieczna jest wymiana wizytówek i wspólne spędzanie czasu. Może to doprowadzić do sytuacji, kiedy strony spotykają się przez kilka dni nie podnosząc tematu, dla omówienia którego się spotkali. O tym jak bardzo różnią się od siebie przedstawiciele różnych krajów najbardziej jest widoczne w przypadku zetknięcia się ze sobą Amerykanina i Japończyka, osób pochodzących z dwóch różnych kontynentów, o jakże różniących się postawach, mentalnościach, sposobach myślenia.
Pomimo, że kultura stanowi istotną z barier występujących w negocjacjach międzynarodowych, to jednak nie można przesadnie się na niej opierać. Trzeba pamiętać, aby unikać stereotypów kulturowych, które zamiast nam pomóc, mogą poważnie zaszkodzić. Nie wszyscy bowiem Latynosi są niepunktualni. Nie wszyscy Niemcy mówią wprost, co myślą. Negocjator biorący udział w rozmowach musi być ostrożny i nie może kierować się tylko i wyłącznie wiedzą książkową. Ważna jest intuicja i uświadomienie sobie, że mamy do czynienia z człowiekiem. Należy traktować partnerów jako indywidualności, a nie jako typowych przedstawicieli określonego kręgu kulturowego. Przystępując do negocjacji należy zebrać jak najwięcej informacji o partnerze jako o osobie, a dopiero w drugiej kolejności jako o przedstawicielu określonej kultury. Należy pamiętać o własnych słowach i działaniach, o tym, jakie znaczenie przypisuje im partner, oraz o słowach i działaniach partnera. Na świecie istnieje wiele wspólnot kulturowych, a każda ma własne recepty i przekonania o stylu prowadzenia skutecznych negocjacji. Dobry negocjator zawsze powinien pamiętać o tym co chce osiągnąć, być dobrze przygotowanym do negocjacji i mieć, na podstawie wcześniej zebranych informacji, opracowaną strategię postępowania. Zasiadając do stołu negocjacyjnego trzeba mieć świadomość różnic kulturowych nie tylko dlatego, by nie popełnić gafy, ale i po to, by w czasie rozmów wykorzystać swoją wiedzę tak, by osiągnąć określone korzyści.
Zachowanie partnerów jest uwarunkowane nie tylko czynnikami kulturowymi, ale także przekonaniami politycznymi. Trzeba ostrożnie postępować z ideologią partnera, gdyż bardzo często są to tematy drażliwe. W przypadku, gdy ideologie są odmienne oceniane mogą pogłębić wzajemny brak zaufania i wzbudzić podejrzenia, co do intencji, uczciwości partnerów. Używanie żargonu ideologicznego może utrudniać porozumiewanie się i może być odbierane jako prowokacja. Używanie przez Amerykanina terminów: „zysk”, „wolna przedsiębiorczość”, czy też „własność prywatna”, które są dla niego pozytywne, mogą być np. zupełnie negatywnie odbierane przez menadżera chińskiego. W takich przypadkach najlepiej jest poznać własną ideologię, ale nie być jej głosicielem. Ważne jest poznanie ideologii drugiej strony i traktowanie jej poważnie. Ale co najważniejsze powinno się unikać dyskusji na tematy ideologiczne i koncentrować się przede wszystkim na interesach.
Wiadomo, że ludzie porozumiewają się ze sobą za pomocą słów i w przypadku władania różnymi językami, nie doszłoby w ogóle do porozumienia. Dlatego istotne jest, aby przed przystąpieniem do negocjacji międzynarodowych uzgodnić z partnerem język, w jakim będą prowadzone rozmowy. Bardzo popularnym językiem w obecnych czasach jest język angielski. Musimy jednak wziąć pod uwagę fakt, że nasz partner wcale nie musi nim biegle władać. Rozwiązaniem w tej sytuacji może być uczestnictwo w negocjacjach tłumacza. Trzeba jednak dobrze zastanowić się, kogo do tego zaangażujemy. Powinien posiadać odpowiednio wysokie kwalifikacje i przed rozpoczęciem rozmów należy uzgodnić z nim, czy będzie tłumaczył szczegółowo, czy też ogólnie oddając jedynie sens naszych wypowiedzi. Najkorzystniejszym rozwiązaniem, o ile znamy doskonale ten język, jest prowadzenie negocjacji w języku partnera. Poprzez jego dowartościowanie możemy osiągnąć pozytywne nastawienie do negocjacji.
Ogólnie jest wiadomo, że każdy kraj ma swoje regulacje prawne, własne ustawy, akty prawne. Zawierając kontrakty międzynarodowe trzeba wykazać się ich znajomością, a także trzeba znać prawo międzynarodowe. Nie jest możliwe, aby sam negocjator, czy też zespół negocjacyjny posiadał tak rozległą wiedzę. Niezbędne jest więc włączenie do zespołu negocjacyjnego prawnika, który znałby nie tylko przepisy prawa lokalnego, ale także międzynarodowego. Pozyskanie takiej kompetentnej osoby w dużej mierze przyczyni się do podwyższenia jakości zawieranego kontraktu.
Środowisko negocjacyjne ma również wpływ na przebieg rozmów, chociażby dlatego, że zazwyczaj dla jednej ze stron jest to środowisko zupełnie obce. Może nawet wystąpić tzw. „szok kulturowy”. Osoby bardzo dynamiczne, lubiące towarzystwo, mogą unikać kontaktu z innymi ludźmi, w obcym miejscu mogą czuć się osłabieni, tłumacząc sobie to zmianą klimatu. Wywołuje to napięcie i stresy, które jeżeli nie zostaną skutecznie pokonane mogą znacznie obniżyć efektywność prowadzonych rozmów. Dość istotną sprawą jest postanowienie, gdzie będą toczyły się rozmowy – u siebie, czy też u partnera, czy też może na neutralnym terytorium. Każda z tych sytuacji ma swoje plusy i minusy.
Do każdych rozmów należy odpowiednio przygotować się, ale według mnie, zanim przystąpimy do negocjacji międzynarodowych, należy włożyć w to o wiele więcej pracy. Człowiek sam w sobie jest już istotą bardzo złożoną i nawet, jeżeli mamy do czynienia z przedstawicielem tego samego narodu mamy trudności ze wzajemnym zrozumieniem (pomimo, że dysponujemy wiedzą, która pozwala nam zrozumieć jego intencje), a w przypadku obcokrajowców, takiej wiedzy nam brakuje. Nie możemy ponadto jej zdobyć w stopniu zadawalającym, w ciągu tak krótkiego czasu.
Jeżeli chcemy aby negocjacje prowadzone na rynku międzynarodowym zakończyły się sukcesem należy poznać najbardziej charakterystyczne zachowania i obyczaje naszego partnera (nie zapominając, że oprócz tego, że jest przedstawicielem kręgu kulturowego jest przede wszystkim człowiekiem). Znacznie ułatwi nam to jego zrozumienie, ale również wykazując pewną wiedzę na temat znajomości jego kultury możemy zyskać sympatię i uznanie. Jeżeli do wiedzy tej dodamy szczyptę uprzejmości i grzeczności, nie zapominając o podstawowych zasadach negocjacji, myślę, że negocjacje z obcokrajowcem zakończą się pomyślnie, bez niepotrzebnych perturbacji.