Negocjacje międzynarodowe

NEGOCJACJE MIĘDZYKULTUROWE Co odróżnia negocjacje międzykulturowe od negocjacji lokalnych? Negocjacje międzykulturowe są szczególnie ciekawym wydarzeniem handlowym. Stanowią wyjątkowe wyzwanie dla wszystkich negocjatorek i negocjatorów. Ich główne cechy wyróżniające to: większe niż zwykle ryzyko nieporozumień, konieczność uwzględnienia innej obyczajowości, norm i kultury oraz zależność ostatecznego wyniku nie tylko od uzgodnień dotyczących przedmiotu, ale i od przełamania bariery kulturowej. Dlaczego różnice kulturowe w biznesie międzynarodowym są tak ważne? Na tę część kultury, która najbardziej odnosi się do negocjacji składają się rozmaite zwyczaje i normy dotyczące kontaktów międzyludzkich. Tworzą one wzajemne oczekiwania ludzi, co do sposobów zachowania się w różnych sytuacjach. Dla większości osób związanych z daną kulturą zachowania zgodne z uznawanymi normami są czymś całkowicie naturalnym, a jednocześnie odstępstwa od nich są bardzo wyraźnie widoczne; zwłaszcza, gdy wykazują je obcokrajowcy. Głównym problemem „obcego” negocjatora staje się ryzyko niekorzystnej interpretacji takich rozbieżności. Mogą one powodować kłopotliwe bariery kontaktu lub wręcz wzajemną niechęć. Początek negocjacji – z definicji – jest sytuacją częściowej sprzeczności interesów. Aby dojść do porozumienia w sprawach zasadniczych, ważne jest uzyskanie jak największego dopasowania pod innymi względami. W przypadku przedsięwzięć międzynarodowych, również kulturowymi. Z tym zadaniem zmierzamy się w każdym etapie biznesowych kontaktów międzynarodowych, a w szczególności w całym procesie negocjacji. Dwie podstawowe zasady międzynarodowego biznesu to: (1) sprzedawca (oferent) dostosuje się do nabywcy i (2) przybysz będzie przestrzegał miejscowych zwyczajów. Aby móc je stosować w praktyce, konieczna staje się znajomość wielu niuansów kulturowych. Wymiary kultury istotne w negocjacjach Kultury, jako szczególne sposoby uporządkowania życia społecznego, różnią się od siebie pod wieloma względami. Cechy kultury, które zdaniem praktyków okazują się istotne dla negocjacji i kontaktów handlowych można rozpatrywać na czterech podstawowych wymiarach: (1) nastawienie propartnerskie – nastawienie protransakcyjne, (2) ceremonialność – nieceremonialność, (3) monochroniczność – polichromiczność, (4) ekspresyjność – powściągliwość. Wymiar pierwszy – nastawienie propartnerskie / nastawienie protransakcyjne – dotyczy różnic związanych z traktowaniem relacji handlowych. Osoby reprezentujące kultury z nastawieniem propartnerskim, przed nawiązaniem kontaktów handlowych dużo więcej uwagi poświęcają na poznawanie ludzi, kandydatów na przyszłych partnerów biznesowych. Do nieznajomych podchodzą początkowo nieufnie i oczekują dodatkowych, społecznych dowodów potwierdzenia wiarygodności. Osoby pochodzące z kultur protransakcyjnych bardziej zainteresowane są szybkim przejściem do interesów. Chętniej podejmują rozmowy handlowe z nieznanymi wcześniej ludźmi. Zadawalają się poznawaniem drugiej strony w trakcie rozmów biznesowych. Umiejscowienie Polski i innych krajów w wymiarze propartnerskość / protransakcyjność:

• Niemcy, USA, Kanada, Wielka Brytania – protransakcyjne

• Włochy, Francja, Polska – umiarkowanie protransakcyjne

• Kraje arabskie, Japonia – propartnerskie

Zachowania biznesowe charakterystyczne dla kultur protransakcyjnych:

• otwartość na rozmowy o interesach z obcymi

• choć wprowadzenie i referencje są zawsze pomocne, to na ogół można się bezpośrednio skontaktować z potencjalnym klientem czy wspólnikiem

• podczas spotkań przechodzi się do interesów po kilkuminutowej rozmowie na tematy ogólne

• podczas porozumiewania się priorytet ma dokładne zrozumienie się nawzajem; w czasie negocjacji nie jest bardzo istotne zachowanie harmonii między partnerami

• mało istotna jest sprawa „zachowania własnej twarzy”, ważniejsze jest szczerość,

• preferowany jest bezpośredni, otwarty i szczery sposób wyrażania się

• większość spraw uzgadnia się raczej przez telefon lub za pomocą innych środków komunikacji niż na spotkaniach twarzą w twarz

• prawnicy zasiadają przy stole negocjacji

• w przypadku nieporozumień polega się na pisemnych kontraktach, a nie na stosunkach osobistych.

Zachowania biznesowe charakterystyczne dla kultur propartnerskich:

• nie są skłonni do robienia szybkich interesów z obcymi

• pierwszy kontakt nawiązuje się w sposób pośredni, np. na targach, podczas oficjalnych misji handlowych, przez ambasadę, przez wprowadzające osoby trzecie lub przez rekomendacje firm i organizacji cieszących się zaufaniem, same referencje nie wystarczą

• podczas pierwszych kontaktów, zanim przejdzie się do interesów, należy przeznaczyć dużo czasu na zbudowanie wzajemnego zaufania i dobrych stosunków

• ważne jest zachowanie harmonii między ludźmi, unikanie konfliktów i konfrontacji w trakcie dyskusji

• negocjatorzy są wyczuleni na punkcie „zachowania twarzy” i własnej godności

• preferowany jest mało otwarty, pośredni sposób wyrażania się, żeby nikogo nie urazić

• skuteczne porozumiewanie się i rozwiązywanie problemów wymaga częstych kontaktów twarzą w twarz

• w takcie negocjacji prawnicy na ogół pozostają w cieniu, głos mają przede wszystkim sami handlowcy

• przy wyjaśnianiu nieporozumień polega się raczej na ścisłych więzach wzajemnych niż na sformułowaniach kontraktu.

Wymiar drugi – ceremonialność / nieceremonialność – wynika ze stosunku do hierarchii i rytuałów wykorzystywanych w codziennych kontaktach międzyludzkich. Społeczności ceremonialne charakteryzują się dużą hierarchicznością i przywiązaniem do szczegółowych reguł postępowania w różnych oficjalnych sytuacjach. Społeczności nieceremonialne są mniej skłonne do trzymania się sztywnych reguł kształtujących stosunki międzyludzkie, są bardziej egalitarne. Rozmieszczenie Polski i innych krajów w wymiarze ceremonialność / nieceremonialność:

• USA, Kanada, kraje skandynawskie

• nieceremonialne

• Większość krajów europejskich, w tym Polska – ceremonialne

• Kraje azjatyckie – ceremonialne

• Kraje arabskie – ceremonialne

Zachowania charakterystyczne dla kultury ceremonialnej:

• ceremonialność w kontaktach międzyludzkich jest wyjątkowo ważnym sposobem okazywania szacunku

• różnice w statusie społecznym i zawodowym są podkreślane w różnych sytuacjach międzyludzkich

• ludzie młodzi i kobiety mają mniejszy autorytet i wpływ na negocjacje, ich sytuacja w rozmowach handlowych jest trudniejsza

• do partnerów biznesowych zwraca się na ogół po nazwisku, poprzedzając je tytułem

• brak ceremonialności może być odebrany jako oznaka lekceważenia i nieposzanowania

• rytuały protokolarne są liczne i rozbudowane

• można odnieść wrażenie przewrażliwienia na punkcie pozycji społecznej.

Zachowania charakterystyczne dla kultury nieceremonialnej:

• zachowania nieceremonialnego nie postrzega się jako lekceważącego

• różnice w statusie społecznym i zawodowym są wyraźnie mniejsze, niż w kulturach hierarchicznych

• podkreślanie różnic w statusie społecznym i zawodowym, wywołuje skrępowanie

• wkrótce po poznaniu się, do większości partnerów można zwracać się po imieniu, a nie po nazwisku z tytułem

• rytuałów protokolarnych jest niewiele i są nieskomplikowane.

Wymiar trzeci – monochroniczność / polichroniczność – dotyczy sposobu traktowania czasu, w szczególności punktualności i trzymania się planów. Ludzie z kultur monochronicznych są bardziej przywiązani do czasu. Punktualność i działania oparte na harmonogramach i planach traktują bardzo poważnie. Dla przedstawicieli kultur polichronicznych czas, punktualność i harmonogramy są mniej istotne. Umiejscowienie Polski i innych krajów w wymiarze monochroniczność / polichroniczność:

• Kraje skandynawskie – monochroniczne

• Germańskie kraje europejskie – monochroniczne

• USA – monochroniczne

• Japonia – monochroniczne

• Rosja, Polska i inne kraje wschodnioeuropejskie – umiarkowanie monochroniczne

• Kraje południowoeuropejskie – umiarkowanie monochroniczne

• Kraje arabskie – polichroniczne

Zachowania charakterystyczne dla kultury monochronicznej:

• punktualność i przestrzeganie harmonogramów są bardzo ważne

• harmonogramy i terminy uważa się najczęściej za sztywne

• umówione spotkania nie są przerywane.

Zachowania charakterystyczne dla kultury polichronicznej:

• ważniejsi są ludzie, z którymi właśnie się przebywa niż bycie na czas na kolejnym umówionym spotkaniu

• harmonogramy i tzw. nieprzekraczalne terminy są raczej elastyczne

• spotkania bywają często przerywane.

Wymiar czwarty – powściągliwość / ekspresyjność – dotyczy przede wszystkim stylu komunikacji. Wiąże się z poziomem i rodzajem aktywności rozmówców podczas bezpośrednich spotkań. Osoby z kultur powściągliwych cechuje mniejsza aktywność podczas komunikacji oraz większy dystans w kontaktach bezpośrednich. Ludzi z kultur ekspresyjnych wyróżnia większa dynamika, widoczne zaangażowanie w rozmowie oraz mniejszy dystans wobec partnera rozmowy. Umiejscowienie Polski i innych krajów w wymiarze powściągliwość / ekspresyjność:

• Romańskie kraje europejskie – bardzo ekspresyjne

• USA, kraje wschodnioeuropejskie, w tym Polska – zróżnicowana ekspresyjność

• Japonia, Wielka Brytania, Niemcy - powściągliwe

Zachowania charakterystyczne dla kultury powściągliwej:

• ludzie mówią ciszej, przerywają sobie rzadziej i dobrze znoszą milczenie w rozmowie

• dystans przestrzenny między ludźmi odpowiada długości ręki

• mało jest kontaktów dotykowych, wyjątkiem są uściski dłoni przy powitaniu

• unika się intensywnego, stałego patrzenia partnerom w oczy

• mniej się gestykuluje, zarówno dłońmi, jak całymi rękoma

• mimika jest ograniczona.

Zachowania charakterystyczne dla kultury ekspresyjnej:

• ludzie często mówią dość głośno, przerywają sobie nawzajem i czują się nieswojo, gdy zapada cisza

• dystans przestrzenny między ludźmi wynosi pół długości ręki lub mniej

• występuje częste dotykania się podczas rozmowy (dłonie, ramiona, przedramiona)

• bezpośrednie, również intensywne patrzenie sobie w oczy świadczy o zainteresowaniu i szczerości

• mimika raczej wyrazista

• ożywiona gestykulacja.