Zarządzanie w instytucjach samorządowych, stacjonarne, gr.2

Małgorzata Przybyła

Katarzyna Przybylska

Anna Wesołowska

,,BUDOWA MAGAZYNU”

PLAN KONTROLI PROJEKTU

PLAN KOMUNIKACJI:

Plan komunikacji dla projektu budowy magazynu:

Osoby związane z projektem i role jakie zostały im przydzielone:

• menedżer projektu – Jan Walaszczyk

• sponsor – Zbigniew Waszak

• dyrektor firmy budowlanej – Bogdan Kolański

• dostawcy materiałów budowlanych – MATMEX

• właściciel działki sąsiadującej – Tomasz Batko

• dyrektor firmy – Marcin Witaszczyk

• bank (kredyt) – WBK

Od	Do	Częstotliwość	Forma	Medium/typ
Jan Walaszczyk Menedżer projektu	Zbigniew Waszak Sponsor	Co miesiąc	Stan projektu	Zebranie
Jan Walaszczyk Menedżer projektu	Bogdan Kolańki Dyr. firmy budowlanej	Co 2 tygodnie	Stan projektu	Telefon (czas na odp. 1 dzień)
Bogdan Kolańki Dyr. firmy budowlanej	Jan Walaszczyk Menedżer projektu	Co 2 miesiące	Sprawozdanie	Zebranie
Jan Walaszczyk Menedżer projektu	Zespół projektowy	Co tydzień	Stan projektu	E-mail (czas na odp. 2 dni)
Marcin Witaszczyk dyrektor firmy	Zbigniew Waszak Sponsor	Co miesiąc	Pytania i sugestie	Telefon (czas na odp. 1 dzień)
Zbigniew Waszak Sponsor	Marcin Witaszczyk dyrektor firmy	Co 2 miesiące	Sprawozdanie	Druk (czas na odp. 3 dzień)
Jan Walaszczyk Menedżer projektu	MATMEX dostawcy materiałów budowlanych	W razie potrzeby	Zamówienia	W razie potrzeby
Jan Walaszczyk Menedżer projektu	Tomasz Batko właściciel działki sąsiadującej	W razie potrzeby	Zakup działki	Zebranie
Marcin Witaszczyk dyrektor firmy	WBK	W razie potrzeby	Zaciągnięcie kredytu	W razie potrzeby
Bogdan Kolańki Dyr. firmy budowlanej	Pracownicy	W razie potrzeby	Stan budowy	W razie potrzeby

PLAN KONTROLI ZMIAN PROJEKTU:

Wnosić zmiany w projekcie może

▪ Sponsor projektu-Zbigniew Waszak

▪ Zespół projektowy

▪ Menedżer projektu- Jan Walaszczyk

▪ Wykonawcy projektu

Przykładowy formularz zmian projektu

▪ Zmiany mają być zgłaszane na tym formularzu tylko w formie elektronicznej lub papierowej.

Poziomy władzy

• Menedżer projektu wyraża zgodę na wszelkie zmiany, nie mające wpływu na czas i koszt. Zmiany wpływające na czas i koszt muszą być zaakceptowane przez sponsora projektu.

• Menedżer projektu wyraża zgodę na wszystkie zmiany, których wpływ na czas i koszt nie przekracza 10%. Sponsor projektu zezwala na zmiany wywołujące 10 - 20% wzrost bądź spadek kosztów i czasu. Większe zmiany muszą uzyskać zgodę dyrektora naszej firmy Marcina Witaszczyka.

Proces zwrotny

Jeżeli zmiany zostaną zaaprobowane, to osoby postulujący te zmiany oraz inni uczestnicy zostaną poinformowani o wejściu ich w życie telefonicznie oraz w razie potrzeby wezwani na spotkanie.

Plan kontroli zmian dla projektu budowy magazynu

• Zmiany muszą być zgłaszane na formularzu KZ-1, formularzu zgłaszania kontroli zmian.

• Wszelkie zmiany finansowe muszą być uzgadniane ze sponsorem projektu.

• Menedżer projektu może zmienić datę rozpoczęcia budowy przed podpisaniem kontraktu z firmą budowlaną.

PLAN ZAOPATRZENIA:

Plan zaopatrzenia dla projektu budowy magazynu:

• Metoda ogłaszania przetargu

  • Wysłanie zapytania ofertowego, zapraszającego organizacje do składania ofert dla projektu budowy magazynu kilku wiodącym na rynku firmom budowlanym.

  • Ogłoszenie przetargu w lokalnej prasie i internecie.

• Metoda wyboru

  • W przypadku zapytania ofertowego – odpowiedź pisemna.

  • W przypadku ogłoszenia – przesłanie streszczeń ofert a następnie wezwanie na osobistą rozmowę lub rozmowa telefoniczna.

• Kryteria wyboru

  • Cena

  • Jakość pracy wykonawców, solidność

  • Opinie poprzednich klientów danych firm

  • Dostawa materiałów

PLAN UKOŃCZENIA:

Plan ukończenia projektu budowy magazynu:

• Wszystkie czynniki krytyczne (czynniki czasu, budżetu, spełnienia celów projektu, zadowolenia klienta oraz czynniki zasobowe) zostały spełnione.

• Wszystkie wymagane faktury zostały wystawione i zapłacone a sponsor ukończył wpis w biuletynie projektu.

• Hala magazynowa została oddana do użytku.

STRUKTURA ANALIZY PRACY:

W projekcie budowy magazynu można wyróżnić 3 fazy:

1. Wybrać odpowiednią działkę

   1. Znaleźć odpowiednie działki

   2. Obejrzeć działki

   3. Dokonać wyboru

   4. Wybrać odpowiedni bank do zaciągnięcia kredytu

   5. Zaciągnąć kredyt na zakup działki

   6. Sfinalizować zakup działki

2. Wybrać odpowiedni plan magazynu i specyfikę budowy

2.1 Zbadać potencjalne plany

2.2 Sporządzić ostateczną listę potencjalnych planów

2.3 Wybrać plan magazynu

3. Rozpocząć budowę

3.1 Ogłosi przetarg na budowę

3.2 Wybrać odpowiednią firmę budowlaną wg określonych kryteriów

3.3 Rozpoczęcie budowy