ROZDZIAŁ II

„ELEMENTY FORMALNE PISMA DYPLOMATYCZNEGO”

POSZCZEGÓLNE ELEMENTY PISMA DYPLOMATYCZNEGO:

1. JAKOŚĆ I KOLOR PAPIERU

• Papier możliwie najlepszy jakościowo

• Kolor biały, a tyko wyjątkowo dopuszcza się jego odcienie, np. kremowy

• Może być zdobiony (Dotyczy to zwłaszcza pism ceremonialnych: listów uwierzytelniających, listów komisyjnych, exequatur, dokumentów ratyfikacyjnych)

• Drukowane nagłówki

• Godła państwowe

• Złote obwódki, itp.

1. DATA

• Obejmuje miejscowość, miejsce sporządzenia lub podpisania, dzień miesiąc i rok

• Występuje na końcu pisma, pod tekstem po lewej stronie NOTY WERBALNE,NOTY DO AMBASADORA lub w prawym górnym rogu NOTY OSOBISTE, NOTY DO CHARGE D’AFFAIRES

• Dzień i rok pisze się cyframi arabskimi, a miesiąc słownie

• Nie skraca się!!!

• W niektórych państwach (np. Belgia) pisze się całą datę słownie

• W państwach o ustroju monarchicznym stosuje się także rok panowania monarchy

1. NAGŁÓWEK (LOGO)

• Zawiera nazwę urzędu lub tytuł służbowy szefa urzędu (MSZ, AMBASADA, RP lub Minister Spraw Zagranicznych, Ambasador Rzeczypospolitej Polskiej w… itp.)

• W Polsce umieszcza się je w lewym górnym rogu

• W niektórych państwach jest to środek stronnicy lub prawy górny róg. Czasami podaje się też nazwę państwa.

• Na blankiecie ambasadora tytuł „pełnomocny” i „nadzwyczajny” OPUSZCZA SIĘ.

• W przypadku chargé d’affairs opuszcza się „en pied” lub „ad interim”

• GODŁO: odciska się w lewym górnym rogu, na środku lub w prawym rogu

• Nie stosuje się nagłówków w przypadku not zbiorowych, pro memoria i pism ceremonialnych)

1. MARGINESY

• NOTY PODPISANE I WERBALNE

• Treść rozpoczyna się na wysokości 2/3 strony

• Kilka linii nad połową (noty osobiste lub wyjątkowo krótki tekst)

• AIDE-MEMOIRE, MEMORANDUM, PROMEMORIA

• Tekst rozpoczyna się od góry stronnicy, kilka odstępów poniżej nagłówka

• PISMA CEREMONIALNE

• Lewy margines może zająć 1/3 stronnicy

• W notach dłuższych nie mniej niż 4 cm

• PRAWY MARGINES: 2-2,5 cm

• DOLNY MARGINES: 2,5-3 cm

• Różna praktyka w różnych państwach!!!

1. NUMERY KANCELARYJNE (SYGNATURY)

• Po lewej stronie pisma

• U góry

• Pod nagłówkiem firmowym

• W niektórych państwach sa u góry po prawej stronie lub w lewym dolnym rogu

• W pismach ceremonialnych i czasami także w notach osobistych nie umieszcza się

1. NAZWA PISMA DYPLOMATYCZNEGO

• Na wysokości 3 linii nad tekstem

• Na środku drugiej linii, jeśli pismo zaczyna się od akapitu

1. PAGINACJA

• Tylko jeśli liczy więcej niż 1 stronę (1-szej się nie numeruje)

• Cyfry arabskie

• W łączniku ( np. -2- )

• Na środku u góry stronnicy

• 2-2,5 cm poniżej brzegu

• 3 odstępy pomiędzy cyfrą i tekstem

• Nie dotyczy: PISM CEREMONIALNYCH

1. TYTUŁY

• Monarchowie

• Wielkie tytuły (wszystkie najważniejsze tytuły, posiadłości, również takie, do których wciąż roszczą sobie jakieś prawa)

• Średnie tytuły (wszystkie najważniejsze tytuły, najważniejsze posiadłości, w których mają realną władzę)

• Małe tytuły (najważniejszy element tytułu, któym władca posługuje się na co dzień

• Niemonarchowie

• Jego Ekscelencja (często zastępowany przez „Pan” )

• Obowiązują czasami tytuły miejscowe (książę, hrabia, baron, etc.)

• Wszystkie tytuły pisze się wielkimi literami (wyraz szacunku)

• Jeśli jest kilka tytułów, to używa się najważniejszego

• Nie powinno się czynić skrótów (WYJĄTEK: tytuł naukowy, jeśli jest wymieniamy wraz z innymi tytułami)

• Tytuły wysokich funkcji państwowych pozostają do końca zycia, nawet po zakończeniu sprawowania funkcji

1. INWOKACJA

• Rodzaj pozdrowiania poprzez wymienienie oficjalnego tytułu

• Wasza Cesarska Mość

• Najjaśniejszy Panie

• Wasza Książęca Mość

• Wielki i Dobry Przyjacielu (w pismach ceremonialnych)

• W krajach o ustroju republikańskim stosuje się:

• Szanowny Panie Prezydencie

• Ekscelencjo

• Jego Ekscelencjo

• Panie Ambasadorze, Panie Prezydencie, itp.

• Może być pisana „en vedetie” w osobnej linii nad tekstem i „i dans la ligne” po dwóch lub trzech słowach pierwszego zdania tekstu (w razie gdy głowa państwa pisze do inne ważnej osobistości nie będącej głową państwa)

• Na równi z pierwszymi literami tekstu, przy lewej linii marginesu, 1,5 lub 2 odstępy nad tekstem

• Kończy się przecinkiem

1. TYTUŁOWANIE W TEKŚCIE

• Należy się zwracać z reguły w 3-ciej osobie

• Pisze się tytuły i zwroty wielkimi literami

1. TYTUŁY POSIADANIA

• Dzisiaj stosowane są tylko przez niektórych monarchów ( w WB)

1. TYTUŁY GODNOŚCI I HONOROWE

• Tytułu godności łączą się z piastowanym urzędem (np. prezydent, premier). Mogą być także dziedziczne (Cesarz, Król,Książę, etc.)

• Tytuły honorowe dają prawo używania tytuły osobom nie pełniącym danej funkcji (np. Ambasador Tytularny, Ambasador ad personam)

1. PRZYDOMKI

• Stosowane są jeszcze przez niektórych monarchów

• Wywodzą się głownie z praktyki papieskiej (np. Jan Kazimierz „król prawowierny” )

1. TYTUŁY POKREWIEŃSTWA

• Stosowane były w korespondencji między monarchami i osobami z arystokratycznych sfer

• Czasami stosowane są bez pokrewieństwa (np. przy zwracaniu się do osoby niższe

1. TYTUŁY RODOWE

• Tytuły dziedziczne rodów arystokratycznych

1. TYTUŁY KURTUAZYJNE

• Służą podkreśleniu poważania dla osoby adresata

• Stosowane są ściśe w zależności od pozycji i stanowiska czy też funkcji pełnionych przez adresata

• Dotyczą także personelu dyplomatycznego i konsularnego, funkcjonariuszy organizacji międzynarodowych

• Tytuły szacheckie stosuje się tylko z tytułem „Ekscelencja”

1. TYTUŁY NAUKOWE, WOJSKOWE

• Unika się zazwyczaj zamieszczania tytułów naukowych i innych tytułów niedyplomatycznych

• Używane zazwyczaj w korespondencji półoficjalnej i prywatnej

• Stosuje się, jeśli adresat występuje w korespondencji naukowo, a nie z powodu pełnionej funkcji

1. SKRÓTY

• Skróty tytułów kurtuazyjnych można używać tylko wówczas, jeśli pismo nie jest przeznaczone dla adresata

• Dopuszcza się skóty: JKM – Jego Królewska Mość, H.M. – His Majesty, J.E. – Jego Ekscelencja, Mr., Mrs.

• Nie powinno się skracać rang wojskowych i cywilnych, a także wyrazów takich jak: rząd, departament, administracja

• Nie stosuje się skrótów nazw państw: Rzeczpospolita Polska zamiast Polska, WYJĄTEK: gdy podaje się nazwę państwa, w którym umieszczona jest placówka dyplomatyczna

• W adresie nie dokonuje się skrótów (wyjątkiem jest adresowanie w języku angielskim)

• Skróty stosowane sa często w spisach i wykazach osób

• W oficjalnej korespondencji nie stosuje się skrótu P.S. (można to robić w korespondencji półoficjalnej i prywatnej)

1. FORMUŁY GRZECZNOŚCIOWE

• Początkowe: „Ministerstwo Spraw Zagranicznych przesyła wyrazu szacunku Ambasadzie X i ma zaszczyt podać do Jej wiadomości…”, „Mam zaszczyt poinformować…”, „Mam zaszczyt i przyjemność…”

• W języku angielskim występuje tendencja do upraszczania i opuszczania „ma zaszczyt” lub nawet „przesyła wyrazy szacunku”, zwłaszcza przy notach werbalnych.

• Końcowe:

• Proszę przyjąć, Panie Ministrze, zapewnienia mojego najwyższego szacunku…”

• AMBASADOR: „Zachce Pan przyjąć, Panie Ambasadorze, wyrazy mojego wysokiego poważania”

• POSEŁ NADZWYCZAJNY I MINISTER PEŁNOMOCNY: „Zechce Pan przyjąć, Panie Ministrze, wyrazy mojego wysokiego szacunku”

• CHARGE D’AFFAIRES: „Proszę przyjąć, Panie Charge D’affaires, wyrazy mojego szacunku”

• PISMA GŁÓW PAŃSTW, PREMIERÓW I MINISTRÓW SPRAW ZAGRANICZNYCH: „Wasz dobry przyjaciel”, „Z wyrazami poważania” (WB)

• Niekiedy formuła grzecznościowa połączona jest w podziękowaniami lub wyrazami nadziei: „… dziękując z góry za uprzejmą pomoc, proszę przyjąć wyrazy…”

• Noty werbalne: „Ministerstwo Spraw Zagranicznych (Ambasada) korzysta z okazji, by ponowić wyrazy najwyższego poważania”

1. PODPIS

• Z prawej strony pod tekstem

• Czasami na środku

• Niektóre pisma nie są podpisywane

• Pisma głowy państa zawierają kontrasygnatę

• Szef misji składa podpis pomijając swój tytuł dyplomatyczny (nad wypisanym komputerowo tytułem)

• Unika się podpisywania za ambasadora lub chargé d’affaires pism wychodzących do MSZ państw przyjmujących, można jednak za ministra lub sekretarza stanu

• W korespondencji prywatnej pomija się tytuły

• Podpis odręczny składa się pod oficjalnym tytułem, atramentem (noty podpisane)

• Odręczny podpis pod tytułem ma miejsce w przypadku pism ceremonialnych (jeśli jest nieczytelny, to pisze się imię i nazwisko nadawcy tuż pod podpisem odręcznym)

1. PARAFOWANIE I PIECZĘTOWANIE

• Praktyka polska parafowania: po ostatnim słowie kończącym formuły grzecznościowej lub po ostatnim slowie tekstu lub na prawym obrzeży lub na środku pieczęci.

• Parafuje się: noty werbalne, noty okólne, memorandum, aide-memoire i promemoria

• Pieczęć: na notach werbalnych tuszowa po prawej stronie, w pismach głowy państwa i szefa rządu tłoczone na środku

• Bez pieczęci: nota osobista podpisana, memorandum, aide-memoire, pro memoria, korespondencja prywatna i półoficjalna

1. ZAŁĄCZNIKI

• Od wewnętrznej linii marginesu pisma po lewej stronie, stawia się dwukropek i wylicza cyframi

• 6-8 odstępów poniżej ostatniej linii tekstu

• Można: „dalszy ciąg załączników na następnej stronie” i tytułuje się tę stronę

1. ADRES

• Na pierwszej stronnicy po lewej stronie u dołu, także gdy pismo liczy więcej niż jedną stronę

• Ok. 7 cm od dolnego lewego brzegu, kilka odstępów poniżej ostatniej linii tekstu

• Obejmuje tytuły, w tym kurtuazyjny, imię i nazwisko, miejscowość bez podawania nazw ulicy

• Nie należy dokonywać skrótów poszczególnych elementów adresu (wyjątek: Mr. I Mrs.)

• Zależą od rodzaju noty: WERBALNA (Ministerstwo Spraw Zagranicznych, Warszawa)

• W USA i WB adres pisze się tylko na kopercie, a w to miejsce na piśmie podaje się nadawcę i datę.

• W praktyce francuskiej, w przypadku osobistości najwyższych w państwie w adresie pod tekstem pisma nie pisze się imienia i nazwiska

1. ADRES UMIESZCZONY NA KOPERCIE

• Zawiera także kod pocztowy, nazwę ulicy, nazwę poczty, etc.

• Jeśli zawartość adresowana jest także do małżonki, to pisze się: „His Excellency the Ambassador of Republic of Poland and Mrs Hubert Nowak” pomija się imię małżonki

1. KOPERTY

• Wygląd i wielkość powinny być dostosowane do charakteru przesyłanego pisma

• PISMA CEREMONIALNE: dobra jakość i estetyczny wygląd (często na czołowej stronie nie umieszcza się nadruków). W Polsce nie ma nadruków i jest koloru białego, na odwrocie zaklejona jest wytłoczoną w papierze odbitką pieczęci państwowej.

• NOTY DPLOMATYCZNE: składa się na pół lub na cztery (pisma półoficjalne i prywatne). W lewym górnym rogu drukiem nazwa ministerstwa, misji dyplomatycznej lub stanowisko służbowe nadawcy, niekiedy też numer noty.

• ZAPROSZENIA: koperty bez nadruków, z tyłu adres nadawcy, często z godłem państwa, adres na środku koperty

• Można zaznaczyć w górnej części koperty „do rąk własnych”

1. ELEMENTY FORMALNE KORESPONDENCJI Z GŁOWAMI KOŚCIOŁA KATOLICKIEGO

• PAPIEŻ:

• Pisma ślą jedynie głowy państwa

• Inwokacja: Wasza Świątobliwość

• W tekście pisma: Wasza Świątobliwość

• Końcowa formuła grzecznościowa: „Proszę przyjąć, Wasza Świątobliwość, wyrazy mego wysokiego szacunku i mej niezmiennej przyjaźni”

• KARDYNAŁOWIE:

• Inwokacja: Wasza Eminencjo

• W tekście: Wasza Eminencjo

• Adres: Jego Eminencja, Ksiądz Kardynał, Prymas Polski

• NUNCJUSZ, PRONUNCJUSZ, DELEGAT APOSTOLSKI:

• Inwokacja: Eminencjo

• W tekście: Wasza Eminencjo

• ARCYBISKUPI I BISKUPI:

• Inwokacja: Ekscelencjo

• W tekście: Wasza Ekscelencjo

• Formuła grzecznościowa: „Proszę przyjąć, Eminencjo, wyrazy mojego najwyższego poważania”

• Adres: Jego Ekscelencja…. Biskup…..

• NIŻSI RANGĄ DOSTOJNICY KOŚCIOŁA KATOLICKIEGO

• Inwokacja: Wasza Wielebność

• W tekście: Wasza Wielebność

• Adres: np. Wielebny Ksiądz Proboszcz