Rekrutacja oraz narzędzia oceny i selekcji kandydatów – automatyczny dobór kompetencji Dobór odpowiednich pracowników do przedsiębiorstwa należy do podstawowych funkcji polityki personalnej. Aby z sukcesem realizować tę funkcje trzeba przede wszystkim wiedzieć, jakich pracowników przedsiębiorstwo zatrudnia, jakich pracowników potrzebuje, w jaki sposób realizują oni powierzone im zadania. Są to podstawowe informacje do powzięcia decyzji, czy szukamy wewnątrz przedsiębiorstwa czy na zewnątrz, ponieważ nie posiadamy w firmie pracowników o wymaganych kompetencjach i musimy zasilić nasze zespoły tzw. „świeżą krwią”. Rekrutacja i dobór pracowników Bardzo często rozwiązaniem na odejście jednego pracownika jest zatrudnienie nowego, z rynku. Czy zastanawiamy się ile kosztuje rekrutacja pracownika? Na pewno jesteśmy w stanie wyliczyć ile kosztuje nas ogłoszenie w prasie, internecie, pomoc firmy doradczej, ale czy to na pewno są to wszystkie koszty? Jak długo szukamy właściwego kandydata? Czy jesteśmy w stanie analizować te dane, czy rejestrujemy proces rekrutacji? I najważniejsze pytania ile czasu trwa wprowadzenie nowego pracownika do pracy, jakie koszty ponosimy przy zatrudnieniu niewłaściwego pracownika, jakie są koszty tzw. „niedopasowania”. Są to olbrzymie koszty i tym większe im wyższe jest stanowisko. Narzędzia skutecznej rekrutacji Rekrutacja, odpowiedni dobór pracowników nie jest odrębnym procesem, jest ogniwem w łańcuchu działań składających się na adekwatną, racjonalną politykę personalną. Przejrzyjmy więc skuteczne narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi: Opisy stanowisk pracy Bardzo często raz stworzony opis stanowiska pracy dezaktualizuje się z czasem, zmieniają się zakresy obowiązków. Pamiętając jeszcze ból rodzenia się opisów bardzo często odpuszczamy ich aktualizację. Jak praktycznie wykorzystać opisy stanowisk pracy? W jaki sposób zachęcić przełożonych do aktualizacji raz stworzonych opisów? Odpowiedzią na te pytania, jest stworzenie potrzeby ciągłego korzystania z opisów stanowisk pracy. Jeżeli używamy jakiegoś narzędzia, to nie dopuścimy do jego dezaktualizacji. W jakich przypadkach korzystamy z opisów stanowisk: Oparcie profili doboru przy rekrutacji na opisach stanowisk; Opisanie stanowisk pracy kryteriami ocenami okresowej w celu porównywania, jakie kryteria oceny stawiamy na danym stanowisku, a jakie wyniki ocen osiągają pracownicy; Opisanie stanowiska pracy zestawem wymaganych uprawnień, świadectw kwalifikacyjnych oraz konsekwentne rejestrowanie uprawnień i kwalifikacji pracowników; Opisanie stanowiska pracy wymaganymi kompetencjami, profilami kompetencyjnymi; Ocena okresowa pracowników Ocena okresowa pracowników jest jedną z najlepszych okazji do aktualizacji kompetencji, umiejętności pracowników, dlaczego nie wykorzystać tego procesu do porównania wymagań stanowiska z pracownikiem, na podstawie różnic wynikających z takiego porównania powinien wynikać plan rozwoju pracownika. Któż jak nie przełożony obserwuje codzienną pracę pracownika, wie o jego sukcesach i niepowodzeniach? Audyt kompetencyjny Pielęgnowanie systemów kompetencyjnych wymaga regularnych przeglądów. Bardzo dobrą okazją przeglądu kompetencji pracowników jest proces oceny okresowej, dlaczego nie zawrzeć w kryteriach oceny kompetencji wymaganych na danym stanowisku pracy. Dla kompetencji trudnych do zweryfikowania można wykorzystać inne narzędzia jak Assessment Centre, testy czy ocena trenera. Planowanie ścieżek kariery zawodowej Nie wystarczy zatrudnić odpowiednich pracowników; bez umożliwienia im dalszego rozwoju, w krótszym bądź dłuższym czasie najlepsi z nich odejdą lub stracą motywacje do pracy. Na podstawie wyników naszych działań bardzo często wynika potrzeba zaplanowania odpowiedniego rozwoju dla wybranych pracowników. Kierunek rozwoju pracownika wskazują wyniki porównań wymagań na obecnym stanowisku pracy, aktualnej oceny kompetencji pracownika oraz wymagań na kolejnym, planowanym dla danego pracownika stanowisku pracy. Skuteczne narzędzia rekrutacji i doboru pracowników Mając tak zaplanowane i wykorzystane narzędzia wspomagające zarządzanie zasobami ludzkimi wiemy po pierwsze, jakich pracowników, z jakimi kompetencjami zatrudniamy, jakie są aktualne i przyszłe potrzeby, jak diagnozować, mierzyć kompetencje kandydatów zewnętrznych. Zarządzanie kompetencjami przy wsparciu systemu IFS Zasoby Ludzkie™ W celu jak najlepszego wykorzystania gromadzonych i aktualizowanych danych niezbędny jest szybki, łatwy dostęp do informacji. Przechowywanie danych historycznych, udostępnienie danych odpowiednim grupom pracowników: przełożonym, komórkom kadrowym, komórko szkoleniowym oraz samym pracownikom. Jak zarządzać tak olbrzymią, wciąż zmieniającą się informacją w firmie, jak optymalizować procesy administracji systemem kompetencyjnym? W niedużym przedsiębiorstwie można posłużyć się podręcznikiem kompetencji, arkuszami ocen. Dla większych przedsiębiorstw wskazane są rozwiązania informatyczne, w których raz zdefiniowane kompetencje, uprawnienia pracowników stanowią bazę danych do procesów selekcji, rekrutacji, szkoleń, rozwoju i oceny pracownika. Przykładem takiego systemu jest IFS Applications™ – zintegrowany system zarządzania przedsiębiorstwem w obszarach: finanse, dystrybucja, produkcja, remonty, zarządzanie zasobami ludzkimi (HR), projektowanie, CRM. Rozwiązanie IFS Zasoby Ludzkie™ - część systemu IFS Applications™ stwarza bardzo szerokie możliwości w zakresie zarządzania wiedzą, kompetencjami pracowników, doborem odpowiednich kandydatów: -Dobór odpowiednich pracowników do zadań/ról w organizacji poprzez automatyczne przeszukiwanie bazy danych pracowników i kandydatów do pracy w celu selekcji i doboru najbardziej właściwych osób.. -Przypisanie do każdego poziomu kompetencji odpowiednich szkoleń lub programów rozwojowych, przez co system automatycznie podpowie wymagane szkolenia dla danego pracownika. -Zbiorczą analizę kompetencji, dzięki której możliwa jest ocena całego przedsiębiorstwa lub konkretnej grupy zawodowej. Zbiorcza analiza jest nie tylko narzędziem pomiaru aktualnego poziomu kompetencji pracowników, ale również systemem wczesnego ostrzegania, ponieważ w jej wyniku uzyskiwane są informacje typu: ilu pracowników z uprawnieniami mistrzowskimi będzie w firmie za 5 lat? Czy nie okaże się, że część tych osób odejdzie na emeryturę? W kogo zainwestować teraz? Co stanie się w momencie wprowadzenia nowego produktu, zmiany technologii? Czy będą w organizacji wystarczające kompetencje, aby przeprowadzić taką zmianę? możliwość planowania indywidualnego rozwoju pracownika wykorzystując takie narzędzia, jak: -powierzenie odpowiedniego zadania, -przypisanie do danego zespołu, projektu, -oddelegowanie do innej pracy. -przyznanie mentora/coach’a -samodoskonalenie. Definiowanie zgłoszeń potrzeby naboru, zapewniających ich unifikację i zapewniające wspólne planowanie w przypadku zbliżonych potrzeb z różnych wydziałów Definiowanie kryteriów rekrutacji kadr (indywidualny profil kompetencyjny kandydata) Definiowanie metod rekrutacji, szczegółowych planów działania, etapów i procesów doboru Generowanie ogłoszeń o ofercie pracy Ocena kandydata Utrzymywanie bazy kandydatów Automatyczne sortowanie zgłoszeń kandydatów (wybieranie tych, które spełniają założone wymagania) Automatyczny transfer informacji z listu aplikacyjnego do rekordu osobistego pracownika (po zaakceptowaniu jego kandydatury) Zapewnienie automatycznej korespondencji z kandydatami na poszczególnych etapach rekrutacji. Bardzo sprawny mechanizm doboru, który ułatwia proces obsadzania stanowisk wymagających szczególnych kompetencji Analizy różnic kompetencji między pracownikami (wyniki w czytelnej formie graficznej) Autor: Bożena Stępień, IFS Poland Sp. z o.o.

tekst pochodzi z Bazy Wiedzy Menedżerskiej (Instytut Zarządzania)