KAIZEN

ciągłe usprawnianie

Istota kaizen

0. Kaizen to sposób myślenia i zarządzania, polegający na stopniowym lecz nieustannym doskonaleniu stanu istniejącego przy czynnym uczestnictwie każdego pracownika przedsiębiorstwa.

0. Kaizen kształci pracownika w kierunku poszukiwania sposobów lepszego wykonywania swojej pracy.

Udział kaizen na poszczególnych poziomach zarządzania

Przykłady obszarów działania w ramach kaizen

0. redukcja kosztów,

1. poprawa jakości,

2. oszczędność materiałów i energii,

3. oszczędność czasu,

4. usprawnienia maszyn i procesów wytwarzania,

5. usprawnienia narzędzi i procesów obróbkowych,

6. poprawa efektywności wykorzystania zasobów,

7. poprawa poziomu obsługi klientów,

8. poprawa bezpieczeństwa pracy,

9. ochrona środowiska.

Przeszkody we wdrażaniu kaizen

0. Sztywne zasady.

1. Procedury szczegółowo opisujące sposób pracy.

2. Pracownicy „tylko” wypełniający polecenia.

3. Brak identyfikacji z problemami przedsiębiorstwa.

Cykl PDCA

zaplanuj

Etapy cyklu PDCA

0. Planowanie (ang. Plan) oznacza opracowanie planu. Polega to na zdefiniowaniu celu i określeniu warunków oraz metod potrzebnych do osiągnięcia celu. Cele powinny być jasno opisane i wyrażone w formie liczbowej. Do tego należy określić procedury, a także warunki dla środków i metod, które zostaną wykorzystane do osiągnięcia celu.

0. Wykonanie (ang. Do) oznacza realizację planu. Oprócz wykonania należy upewnić się, że każdy rozumie cel i plan.

Etapy cyklu PDCA

0. Kontrola (ang. Check) to sprawdzenie wyników. Określa się czy praca następuje zgodnie z założonym planem i czy oczekiwane wyniki zostały osiągnięte. Sprawdza się nie tylko wykonanie procedur, ale także zmiany w warunkach i wszelkich pojawiających się odchyleń od planu.

0. Akcje korekcyjne (ang. Action) to podejmowanie niezbędnych działań w celu uzupełnienia rozbieżności między planem a osiągniętymi wynikami Autorstwo tego cyklu przypisuje się W. Shewhartowi, pracownikowi Bell Laboratories, będącemu jednocześnie mentorem Deminga. Shewhart opracował algorytm działań korygujących przebieg rozregulowanych procesów [Iwasiewicz 2005, s. 5]. Deming zmienił znaczenie etapu Check na Study, czyli na badanie, tworząc PDSA i pokazując konieczność nieustannej interakcji między badaniami, projektowaniem, produkcją i sprzedażą.

Fazy rozwiązywania problemu z zastosowaniem cyklu PCDA

0. Stawianie pytań i identyfikacja problemu

1. Tworzenie zespołu projektowego

2. Określenie celu do osiągnięcia

3. Identyfikacja przyczyn problemów i opracowanie rozwiązań

4. Wyznaczanie priorytetów i podejmowanie decyzji

0. Wdrażanie i doskonalenie rozwiązań

0. Kontrola i ocena rozwiązań

0. Wdrożenie (nowy standard)

ad 1. Identyfikacja problemu

Zawsze istnieją inne metody lub rozwiązania prowadzące do tego samego celu.

Konieczne jest uświadomienie sobie istnienia problemów w procesach i nabranie nawyku ich poszukiwania.

Analiza 5W2H – narzędzie pomocnicze

ad 2. Tworzenie zespołu

Zespół jest małą grupą osób,

których kompetencje nawzajem się uzupełniają,

które angażują się we wspólną sprawę,

wspólne stawianie celów i wspólny wkład pracy,

oraz ponoszą wspólnie odpowiedzialność.

ad 3. Wybór celu

Cel musi być SMART:

0. Szczegółowy (Specific)

1. Mierzalny (Measurable)

2. Osiągalny (Achievable)

3. Ważny (Relevant)

4. Określony w czasie (with a Timescale)

ad 4. Identyfikacja przyczyn problemów i opracowanie rozwiązań

0. Każde zdarzenie i problem ma swoją przyczynę źródłową.

1. Należy identyfikować przyczynę źródłową lub przyczyny problemów i niepożądanych zdarzeń.

2. Należy wykluczać możliwości ponownego pojawienia się problemów poprzez ciągłe wykluczanie ich przyczyn źródłowych.

3. Przykładowe metody i techniki pomocnicze: diagram Ishikawy, metoda 5xWhy, burza mózgów.

ad 5. Wyznaczanie priorytetów i podejmowanie decyzji (grupa ekspercka)

Technika podejmowania decyzji przez zespół

Korzyści:

0. Daje każdemu członkowi zespołu równy głos

1. Wspiera powiązanie zespołu z decyzją

2. Wizualizuje decyzje i ułatwia dyskusję nad rozwiązaniami

Zasady:

0. Ustalcie listę przyczyn/rozwiązań które mają być priorytetyzowane. Ustal kryteria rankingu.

ad 5. cd

2) Na kartce papieru każdy członek zespołu dokonuje własnej oceny

3) Uzyskane wyniki należy zebrać i podsumować

ad 6. Wdrażanie i doskonalenie rozwiązań

ad 7. Kontrola i ocena rozwiązań

0. Po wdrożeniu rozwiązania zebrać dane w tej samej formie i rodzaju, co przed wdrożeniem rozwiązania:

- forma: tabela, wykres, karta odwzorowania danych itp.,

- rodzaj: liczba braków, procent braków, charakterystyki.

 

0. Porównać uzyskane rezultaty z zaplanowanymi:

- porównanie z zaplanowanym celem,

- porównanie efektów pieniężnych.

 

0. Sprawdzić czy nie powstały niezamierzone skutki uboczne zarówno pozytywne jak i negatywne.

ad 8. Wdrożenie (nowy standard)

0. Jeśli działanie tymczasowe daje dobre rezultaty, powinno stać się standardem wykonania pracy i zastąpić dawne metody.

1. Wszystkie zaangażowane osoby powinny być informowane i przeszkolone z nowego rozwiązania.

2. Należy uaktualnić wszystkie potrzebne dokumenty.

3. Wdrożone działania powinny być sformalizowane poprzez wykorzystanie Operacji Standardowych. Operacja standardowa to jasne zdefiniowane działanie, metoda pracy, postępowania.

4. Standaryzacja jest podstawą dla ciągłej poprawy (Continuous Improvement).

Składanie wniosków

ułatwia udział szeregowych pracowników w rozwiązywaniu problemów,

w firmach japońskich na jednego pracownika przypada średnio od 10 do 100 wniosków rocznie.

System składania wniosków

0. „skrzynki pomysłów” do zgłaszania wniosków,

1. wnioski mogą zawierać opis problemu i propozycję jego rozwiązania lub tylko opis problemu,

2. system oceny punktowej wniosków (formularze oceny wniosków).

Formy nagradzania za zgłaszane wnioski

0. drobne kwoty pieniężne w wysokości zależnej od zebranych punktów,

1. nagrody pieniężne uzależnione od efektów wprowadzonego usprawnienia,

2. nagrody symboliczne np.: dyplomy, udział w imprezach,

3. nagrody pieniężne i rzeczowe dla najaktywniejszych grup, itp.

Inne pozytywne efekty zgłaszania wniosków przez pracowników

0. wzrost kultury pracy i dążenie do ciągłej poprawy wyników,

1. rozwój wiedzy i kwalifikacji,

2. poprawa morale,

3. identyfikowanie się z przedsiębiorstwem i jego problemami,

4. poprawa komunikacji pomiędzy pracownikami;

5. wzrost udziału pracy zespołowej.