Zarządzanie projektami I wykład
16.02.2014
1. Egzamin- test wiedzy i coś praktycznego
2. Zarządzanie cyklem projektu:
PCM ( Projekt Cycle Management)- system zarządzania projektami stworzony na potrzeby realizacji przedwsięzięć, przyjęty przez Komisję Europejską w 1992r.
Pomysł zarządzania projektami powstał w USA w latach 70.
Prosty, wywodzącyc się z naukzarządzania model, pozwalający jasno precyzować cele, zadania i efekty projektu przy jednoczesnym minimalizowaniu ryzyka niepowodzenia projektów.
3. Zarządzanie cyklem projektu
Głównym celem stworzenia PCm było dostarczenie narzędzia pomagającego wykonanie wszystkich zamierzeń w zaplanowym czasie, w ramach zatwierdzonego budżetu i z osiągnięciem założonych rezultatów.
a) zestaw narzędz do tworzenia i zarządzanie projektem w oparciu o strukturę logiczną jako metodę analizy
b) odzwierciedlenie procesu decyzyjnego i wdrożeniowego
c) próba postawienia jasnych i realistycznych celów poszczególnych projektów i programów oraz zapewnienia spójności
4. Zarządzanie cyklem projektami staje się jednym z najwazniejszych sposobów realizacji różnorodnych przedwsięzięć gospodarczych.
Coraz większa ilość firm zauważa potrzebę przeprogramowania swoich instytucji pod kątem przygotowania ich do zarządzania w oparciu o projekty.
Właściwe
5. Zarządzanie cyklem projektu:
Zarządzanie projektami- to zastsowanie wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań w projekcie, aby zaspokoić lub rozwinąć potrzeby i oczekiwania adresatów projektu.
6. Zarządzanie cyklem projektu
W projekcie zarządzać będziemy:
- zakresem prac,
- czasem,
- zasobami,
- kosztami,
- jakością,
- komunikacją,
- ryzykiem,
- wykonawcami i umowami ,
- itp.
7. Projekt:
Spójny projekt czyli określenie logicznego zestawu działań prowadzących do osiagnięcia w określlnym czasie konkretnego, mierzalneo celu, zdefiniowanie struktury , z przejrzystym podziałem odpowiedzialności zaplanownie harmonogramu i kosztorysu oraz reguł monitoringu i ewaluacji odnoszących się do osiągania zaplanowyanych rezulatatów.
Projekt musi odnosić się do konkretnej, ściśe okręsolnej grupy beneficjentów ostatecznych i odpowiadac na stwierdzone potrzeby tej grupy.
Beneficjent ostateczny -
Monitoring-
Ewaluacja-
8. Definicja projektu:
Projekt to niepowtarzanie, okręsolne w czasie przedwsięzięcie podjęte w celu osiągnięcia unikalnego produktu lub usługi.
Projekt to najmniejsza dająca się wydzielić jednostka stanowiąca pzredmiot pomocy.
9. Definicje projektu
IMPA
Projekt jest przedwsięwzięciem, które jest zasadniczo scharakteryzowane poprzez unikalność swoich uwarunkowań, tzn. celów, czasu, kosztów, jakości i innych elementów; odmienność od innych przedwsięwzięść, specjalnie utworzoną tymczasową organizację.
Projekt jest przedwsięwsiżcuem, w którym zasob ludzkie, rzeczowe, finansowe są zorganizowane w nowatorski sposób, w celu wykonania unikatowego zakresu prac, z daną specyfiką, z ograniczeniami kosztu i czasu
Projekt to logicnzy zestaw działań prowadząccych do osiągnięcia w okresolnym czasie konkretnego, ....
10. Definicje projektu:
HEERKENS
Projekt jest niepowtarzalny, ealizowany jst tylko raz. Nigdy nie będzie ponowniue przebiegała w taki sam spoósb z tymi samymi ludźmu w tych samych warunkach
PMI
Projekt to tymczasowa dziaąłlność podejmowan w celu wytworzenia unikalnego wyrobu, dostarczenia unikajlnej uługi bąd ź osiągniecia unikalnego rezulatatu.
Definicje projektu
Unikatowy zestaw sookrdynowanych dzaiałań, ze zdefiniowanym początkiem i końcem, przedsięwziętych przez osobę lub organizację, aby osiągnąć określone cele w obrębie zdefiniowanego ...
11. Cechy dobrze przygotowanego projektu:
- jasne, proste i zrozumiały,
- możliwe do zrealizowana, tzn. realne/ wykonalne
- oparte na RZECZYWISTYM zrozumieniu problemu
- wykazują się zrozumieniem kryteriów przyznawania pomocy
- przedstawiają świeże podjeście do problemu
- na ogół zawierają ekementy zrównoważonego rozwoju.
-
12. Projekt powinien mieć:
- uzasadnienie biznesowe, pojazujące korzyści i ryzyka związane z przedwsięwięciem,
- posiadać unikalny zestwa właściwie okreśolnych produktów i produktów cząstkowych
- zorganizowany i sterowany początek
- zorganizowan i sterowalne zekończenie
- określać właściwe zasoby zdolne do podjęcia takich działąń,
- mieć skończony czas trwania i włąściwie zorganizowane środki do sterowania projektem.
- określać strukturę organizacjmą ze zdefinioanymi
13. Projekt a porogram- podsumowanie:
Projekt to przedsięwziecie:
- służy realizacji okręsolnego cel,
- polega na skoordynowanihu powiazanych ze soba działąń,
- jest ograbniczon w czasie ( okreśolny poczatek i koniec),
- ma wyjątkowy charakter,
- ma okreśolny budżet i zasoby,
- ma poczte i koniec,
- zostało zaplanowane,
- jego przebieg jest kontrolowany,
- powinno doprowadzić do pozytywnego skutku,
- tworzy nową jakość.
14. Przykłady projektów:
Budownictwo:
- budowa domu,
- budowa drogi,
- remont obiektu
Zarządzanie i inbformatyka
15. Projekt:
Projekt to podstawa do opracowania wniosku o dofinansowanie np. z funduszy strukturalnych
Projekt to zapis zrozumienia problemu, który dany projekt ma roziwązać, wskazanie źródła finansowania dostępnego dla roziwązania problemu.
16. Projekt, proces,a działania rytunowe
W
organizacjacj pojawiają się różne typy zdarzeń. Są to zarówno
działania rutynowe, procesy, jak i projekty.
Projekt,
proces i działąnie rutynowe mają takze wspólne cechy:
-są wykonywane przez ludzi,
- są rezlizowane w ramach ograniczonych zasobów,
- są planowane, wykonywane
Działania rutynowe- są to proste, powtarzalne dla dznej organzacji zadania oparte na dzoświadczenniu ( RUTYNIE), DLA KTÓRYCH PODSTAWOWYM ŚRODKOWSKIEM REALIZAJI JEST ISTNIEJĄCA STRUKTURA OKRAGNIZACJE INSTYTUCJI. dO DZIAŁAN RUTYNOWYCH MOZEMY ZALICZYĆ ROZLICZENIE DEKEGACJI, WYPEŁNIENIE RACHUNKÓW CZY WYKONYWANIE PROSTYCH ZADAŃ PRODUKCYJNYCH.
Procesy zaś to powtarzalne, złożone dziąłania oparte na istniejącej strukturze organizacyjnej, a wykonywane na podstaiw ep rzygotowanych
18. Projekt a program
w literaturze dotyczącej zarządzania pejektamisłwa " projekt i program moga być traktowane równoerzędznie. Wóczas najczęściej mówimy o działaniach realizowanydh przez jednostki administracji publicznej majaćych na c,eu pzrecidziałąnie okresolnym prblemom społęcznym lub gospodarczym takie jak np. " Krajowy Program Zwalczania Alkocholizmu"
19. Projekt:
Loficzny- zwięły i spójny
Przejrzysty- zrozumiały
Realistyczny- możlwy do zrealziowaneina
adekwatny - łżący roziwąniu problemu
innowacyjny- proponujacy nowe roziwąania
efektywny- zapewniający trwałość projektu.
20. Projekt a wniosek:
Wniosek ( aplikacja_ jest formą pzredstawienia projektu do rezlizacji.
Jest to oferta instytucji organizacji do wybranego źródła finansowania.
Pisanie wniosków wymaga za tem znajmowści;
- struktury instytucjonalnej wdrażania danwgo funduszu,
- odpowiednich procedur aplikacyjncyh;
- zasad wypełania wniosku i przygotowania załaczników;
- technik przedstawienia prjrktu w formie aplikacji,
21. Cechy projektó włąsnych:
kiedy reazlizujesz projekt posługując się jedynie własnymi sdokami fioansowymi, czy to wyproacowaniem z włąsnego zysku czy też zdobytmi za pomocą pożyczki lub kredytu to TY sam i Twoja organizacja podejmujszesz decyje dotyczące Twojego projetu.
Skro projekt jest przedwsięwzięciem bniestandardowym i wyjątkowymnw działaności orghanizacji niezbędnym jest okrśolenie najbardziej efektywnych sposóbów jego realizacji.
22. Cechy projektów własnych:
Projekt własny pozwala:
a) dużą autonomię w wyborze celeów i metod ich osiaganai- to tY SAMODZIELN IE, DECYDUJESZ O CELATACH A TAKŻE O TYM W AJJI SPISÓB TE CELE OSIAGNIESZ,
b) stosownai eznanych procedut- mimio faktu unikalnosci projektu mozesz dla celów zarządzani nim zaaplikować te proceudry, które obowiazują w Twojej organizacji, tak aby zminimalizować ryzuko ziwązne z realizacją prijektu,
c) inne podjeście do kwestii wskaźników- aby zbada efekty jakie wygeneruje TWÓJ PROJET SAM USTALISZ WSKAŹĆNIKI I SAM OKREślisz sposóbi pomiaru i źródła weryfikacja,
d) inne podjeście do kwestii ustalanenia czasu trwania projektu- jedynymi ograniczeniami zwiazanym z długoscią reaizacji projektu są koszty i jakosć, tu rozumiana jako efektywność i skuteczność działania.
23. Cykl życia projeku:
Najbardziej efektywnym sposobem realziacji projektóe jest dostosowanie jej do anturalnego cyklu zwiażanego z prwaidłosoćamin występującui w realizacji priojektów, Proces zwiażany z wystmępowaniem zróżnicowanych sytuacji w trakcie realizacji projektu w czasie to koncepcja cyklu życia projektu.
Cykl życia projektu- rys.
24. Cykl życia projektu- definiuje:
a) co powinno zostać zrobione w poszczególnej fazie ( np. kiedy przeanalizować problemy jakie dotykają naszych benefixcjentów, a kiedy przygotować szczegółowy harmonogram dziańał)
b) w których fazach będą powstawały poszczególne projekty cząstkowe, a co istotniejsze w jaki sposób będą one ocenioane, weryfikowane, monitorowane,
c)
Cykl życia projektu powinien obejmować 6 podtsowych faz:
a) planowanie- mozlwiosc okresklenia ram w ajkich przyszły projektodawca może realizować swój projekt,
b) identyfikajcę- pomysły na projekty są oceniane, konsultowane z różnymi grupami społesnymi, w tym z przyszłymi beneficjenatmi,
c) formułowanie- odpowiedni pomysł jest rozwijany i szczegółowo planowany.
d) finansowanei- w wyniku weryfikaxji zapada decyja o dofinansowaniu projektów przez odpowiednie instytucje
e) wdrozenie- projekt hets uruchaminay i realizowany w oparciu o zaplanowane procedury
f) ewalkuacji- istytucja przyznajaća dofinsowania ocenia projekt, werysfikuje osiągniete rezulataty i wyciaga wnioski na przyszłość, któe realizator projektu powinine uwzględnić w przyszłychb przedwsięwięciach
Sześć fac cyklu żcyia projektu następuje po sobie. każda faza prowadzi do następnej. nIE MOŻNA ŻADNEJ Z TYCH FAZ POMINĄĆ. pODSTAUMOWANI EDZIAŃ I WYCIĄGNIECIE WNIOSKÓW Z POSZCZEGÓLNYCH FAZ POZWALAN NA PODJĘCIE SPÓJNCYH I ROZSĄDNYCH DZIAŃ.
Faza planowania
-konicznka jest analizaja sytuacji,
By organizacja mogałą okręslić ramy w ajkim moze realizować swoejgo projekty musi si egnąc do takich dokumentów jak:
-programy opisujące sposób korzystania z funduszu,
- strategie rozwojów regionu
Faza
identyfijkacji:
-
projekt powinny być planowane tak , aby dopowiadały na
zidentyfikowane przez organizację problemy przyszłych beneficjentó
pomoc.
- chodizx w tej fazie o żetelną analizę sytuacji,
- tak okreolne grupy nazywane są interesariouszamiu albo udziałowcami. Co istotne każda ze stron, na którą potencjalny projekt może w jakiś sposób oddizałyac będzie
Przeprowadzić alanizę intersonariuszy dla jakieś sytuacji-> np. na egzamin pytanie.
Każda osoba, grupa osób, instytucja lub pzredsiębiorstwoa, na kgtóre planowany projekt może mięc potencjalny wpływ jest defginiowana interesariusz !
Aby zwiększyć trwało,ść rezulattów i ich długoterminowe oddziaływanie, a także zmnaieszyć neagtywny wpływ niezbędną jaest naliza intersariuszy.
Analiza
intersariuszy musi ieć miejsce miżliwie w jai najwcześniejszym
etapie planowania projketu.
pozwoli
to na:
- przygotowabie projekyu, który będzie w rzeczywsity sposób
Faza idenrtyfikacji
Różni intersariusze mają:
- różne znacZenie fla Twojego przyszłęgo projektu,
- różne oczekiwania,
-
W trakcie analizy intersariusze .. bareiry dostępu
Analiza interesariuszy :
a) biali intersariusze- razlizacja nbaszego prjektu moze przy okazji przyniesć im korzyść, więc mogą nam pomóc np. wspólna dorga objazdowa
b) czarni- realizacja projktu bezpośrednio ich nie dotyczy, al moogą nam zaszkodzić- np. złośliwość, zazdrość, inny punkt widzenia ( obwodnica Augustowa),
Anlaizai interesariusy dla obwodnicy Augustowa- część pratyczna: np. na egzaminie!!!
Kto może być w tym przypadku interesariusze:
- mieszkańcy okloci,
- ekolodzy
- turyści
- wykonawcy ,
- media,
Każda z tych gru p ma inny wpływ i interesy.
Faza identyfikacji:
a) wszystkie grupy, które mogą mieć znaczący wpływ na planowany projekt,
b) ich role w projekcie,
c) ich siłę i możliwy wkład w postenckalny projekt, pod kątem ich silnych i słabych stron,
d) możliwy zakres kooperacji lub możliwy zakres konfliktu pomiędzy ineresariuszami.
Faza identyfikacji- niezbędne jest:
a) idnetyfikacja problemów, na które napotykają potencjalnie benefoicjenci,
- przeprowadzenie konsultacji z beneficjentami,
- zgłaszanie
Faza formułowania-
pozwalan na przekształcanie kocnepcji projektu w szczegółowy plan dziąłania poprzez zdefiniowanie, jakie zasaoby są niezbędne do realizacji projektu,
Organizacja szacuje:
- czas niezbędzi do zrealizowania projektu,
- ludzi niezdnędnych do realizacjin projektu, np,. ktos ię będzie zajmował księgowościa w jakimś projeckie
- sprzęt i ibbe zasoby techniczne pozwalające ba wykonanie określonych zadań,
- środki finanoswe pozwalające ba przeprowadzenie całego przedwsięwzięcia.
Faza formułowania:
W tym momenie pracy nad projekrye powstaje struikrura oragnizacja ni zespół projektowy, system komunikajca pomiędzy członkami zespołu, ale także harmonogram działąń i budżet przedwsięzięcia.
W fazie foemułowania niezbędny jest:
- pzreprowadzenie analizy wykonalnosci projektu,
- ocenaianie trwałości rezultatów,
- okreęlenie proecyjnego palnu dziłania.
- przygotowanie wniosku odofinansowanie
Przygotowanie przez organizacę proopcyzja przedwzixięcia w formie wniosku o dodinansowanie składana jest do odpowiedniej instytucji przyznającej dofinansowanie.
Jakie sa istytucjie;np. Urzędy Parcy, Urząd Marszałkowski,
Oferta trafaia do komisji oceny projektów, jest oceniania pod wględem zgdoności formalnej, el przede wszystkim pod kątem pomysłuy na przedsięwzięcie.
Podstawą dofinanoswiania jest umowa, która reguluje prawa i obowiązki stron,- zarówno istytucji reazlizujacej projeky jak i instyucji dajćeje dofinansowanie.
Faza wzdrażaniea- jest najważniejszym etapem w całym cyklu projektu,
- orahnizacja wdrażająca projekt powinna na bieżąci oceniać jego wdrażanie pod wzgledem zgodności z palane , co umozlwia sprawdzanie czy zostan aosiągnię zakładane cele, Dokonuje się twgo poprzez monitoring będące ciągłym i systematycznym zbietranem, a następnie analizowaniem informacji.
Bardzo rzadko zdarza się, iż projekt jest realizowany dokładnie zgonie z tym co zostało wcześniej zapalnowane, Dzieje się taka ze względu na znaczne oddalenie w czasue faz identyfikacji i formułowania od fazy wdrażania.
Projekty wymagają czesto modyfikajci iz mian niezdbednych dla isuągniećia zakładanych celów. Potrzeba zmian powinna wynikać z wniosków wyciągniętych w trakcie monitorinug i kontroli realizacji projektu.
Faza ewaluacji:
Zakończony projekt poddany zostahje ewaluacji
Ewaluacjia- to ocena odpowiedniości, skuteczności o egfektywności fiannsowej i technicznej zrealizowanego projektu. Ocena ta dokonywana jest w aspekcie zdefiniowanych w fazie identyfikacji i formułowania celów projektowych. Poprzez proównanie palnowych dpo osiągnięcia celów z rzeczywiście osiągnietymi reazulatami i efektami.
Faza ewaluacji pozwala na stwierdzenie sukcesu projektyu i jego skali. Celem oceny projektu jest wykorzystanie wniosków wyciągniętych w trakcie ewealucji do planowania przyszych projekót. Pozwala na unikęnie błędów na przyszłoąść.
Analiza Problemów, celów i strategii !!!- na egzamin praktyczne
1) Punktem wyjść do budowy projektu hest zawsze moment zdefiniowania problemu, którefo będzi on dotyczył. jeżeli nnie potrafisz znaleźć problemu ro znmak , iż nie jest potrzebna realizacja żadnego projektu.
Analiza problemu ma za zadanie określić negatywne asplekty sytuacji w jakiej znadjują si e potencjalni interesariusze projektu. Można więc powiedzieć,m że jest to pesymistyczne spojrzenie na aktualną sytuację.
Analiza problemu pozwala także nba stworzenie i okreśoenie eelazji przyczynopw- skutkowej pomiędyz poszczególnymi programami.
Analiza problmów
Standardowe postępowanie zwiazane z prowadzeniem analizy problemów powinno obejmować trzy podstawowe etapy:
- zdefiniowanie ram i przdmotu analizy,
- identyfikajca e głównych problemów dotykających inteesariuszy,a zawłaszcza inetresariuszy bezpsoednich ( odbiorców ewaentualnej pomiocy(=) i pośrednich ( najbliższego otoczenia projektu
- wizualzizacji parobelu
Drzewa problemowa dają całościowy obraz istniehącej złęj sytuacj
Drzewa są narzędziem służącym ustaleniu faktycznych "wąskich gardeł", któe zainteresowaniu uważają za priorytetowe i próbują przezwyciężyć.
Celem jest ustalenie głównego problemu, do którego program/ projkt powinnien się odnieść.
Drzewo( mapa) problemów ro hierarchia zisentyfikowanych problemów z pubktu widzenia zależności przyczynowo- skutkowych.
Drzewo powstaje w drodze poszukiewania powiązań między parami problemów, przy czym zasada jest następująca:
- jeśli dany problem jest przyczyną drugiegoi, zapisaywabn jesy jedne poziom niżej.
- jeśli dany problem jest skutkiem drugiehgo, zapisywan ejst o jedne poziom powyżej
- jeśli bark jest zależnośści między problemami, zapisywane są na tym samym poziomie.
Rysunke od Marty i mój na planie.
Rys. drzewa. zdjęcie drzewa Marta
Drzewo problemów
skutek 1 skutek 2
problem główny
na spadek jakoąci usług( jako przyczyna):
- może mieć jeszcze swoje podprzyczyny np.-
niewykwaliikowana kadra;
- zdemotyfowana kadra; -> bo jest mobing
- zbyt mała ilość pracowników-> brak środków
Ogłoszenie upadłości:
- np. redukacja,
- opóźnienia w przelewaniu pensji,
- likwidacja
Analiza problemó
Tworzeenia drzewa problemów
1. Zdefinuj poszczególne rodzaje problemów dotyczace danej sytuacji
Pamiętaj o dwóch anjwiększych trudnościach pojawiających sę wtrakcie analizy problemów:
- niedostatecznej określenie przedmiotu
2. Ustalanie hieractchi przyczynowo- skutkowej pomiędzy wybranymi problemami,
3. Posortuj w ten sam spooisób pozostałe problemy
4.Ustal relazji pomiędzy problemami
5. Przejrzyj skonstruowane przezz siebie drzewo i je zwryfikuej
Analozac celów:
Jest ro metoda budowania struktury leogicznej pzredwsięzięcia i sposób przedstawienia powieązań pomiędzy cleami, wynikami i oddizaływaniem.
W efeckcie zdefiniowany zostaje cc
Negatywna stytuacja dtrzewa problemów jest zameniana na rozwiązania co obrazuje pozytywane osiągnęcia.
Te poztywne osiągnięcia to cele jakie mamy do osiągnięcia.
Związki przyczynya - skutek
Analiza celów:
1. Zmień negatywney obraz sytuacji na obraz pozytywny
2. Sprawdź połączenia środek realziacji- rezultati.
3. Dokonaj przeglądu relacji i " zreorganizuja".
Najważniejsza zaleta drzewa celów to osadzenie analizy celków projektu n a wcześniej okreśolnych problemach.
na tym etapiue zastanaiwamu się :
- czy nasz projekt powinien objąć wszystkie zidentyfikowane problemy i/lub cele czy też skupić się na wybrancyh,
- jakie widzisz szanse na pozytywną zamian=ę obecnej sytuacji w kontekście Twojego potencjału i możliwości,
- jaka kombinacja środków
Drzewo celów- > rysunek foto Marta.
Praktyka :
Indentyfukjuemy wszystkie grupy które mają decyudjący wpływ
Identyfukuje siłę i wkład w potencjalny projekt , pod katem ich silnych i słabych sttron
Możliwy zakres kooperacji lub możliwy zakres konfliktu między intersariuszami
Drzewo celów, drzewo problemów- zadania praktyczne na egzaminie.