Pojęcie, znaczenie i klasyfikacja dowodów księgowych

Agata Wojciechowska

Semestr I

Dowód księgowy to dokument będący podstawą dokonanego zapisu w księgach rachunkowych (np. faktura VAT).

Treść dowodu księgowego

Ustawa o rachunkowości wymaga, aby dowód księgowy zawierał:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej

• opis operacji gospodarczej, oraz jej wartość, w miarę możliwości określoną także w jednostkach naturalnych

• datę dokonania operacji, a także datę wystawienia dowodu (gdy sporządzono go pod inną datą)

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania

Cechy dowodu księgowego

Zgodnie z ustawą o rachunkowości, dowody księgowe powinny być:

• rzetelne - zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej

• kompletne

• wolne od błędów rachunkowych

Niedopuszczalne w dowodach księgowych jest dokonywanie wymazywania i przeróbek.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym. Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe potwierdzające zaistnienie operacji i spełniające funkcję dowodową. Dowody źródłowe można klasyfikować według różnych kryteriów. Właściwe rozpoznawanie dowodów księgowych jest konieczne dla późniejszego ich prawidłowego oznaczania i gromadzenia. Do podstawowych kryteriów można zaliczyć:

• podział według wystawców,

• podział według chronologii wystawienia,

• podział według rodzajów operacji i zdarzeń gospodarczych.

Podział według wystawców

Jednym z ważniejszych podziałów dowodów i dokumentów księgowych jest podział dokumentów ze względu na wystawcę. Według tego kryterium dowody źródłowe księgowe można podzielić na dowody obce i dowody własne. Do dowodów obcych należą: wystawione przez kontrahentów faktury, rachunki i faktury korygujące; inne dokumenty wystawione przez jednostki zewnętrzne, takie jak: wyciągi bankowe, dokumentacja przelewów, potwierdzenia sald itp.

Dowody księgowe własne można natomiast podzielić na: dowody własne zewnętrzne i dowody własne wewnętrzne. Dowody własne zewnętrzne przekazywane są w oryginale na zewnątrz (np. faktury sprzedaży, wszelkiego rodzaju deklaracje, potwierdzenia sald itp.). Dowody własne wewnętrzne są wystawiane w danej jednostce z przeznaczeniem na jej potrzeby. Oprócz dowodów wymienionych w ustawie o rachunkowości występują również dowody wspólne, które są wystawiane przez jednostkę i kontrahenta, np. protokoły zdawczo-odbiorcze.

Dowody wewnętrzne wystawia się w taki sposób i w takim trybie oraz ilości, jaką przyjmie do stosowania dana jednostka gospodarcza. Dowody wewnętrzne są wyłącznie potwierdzeniem operacji wewnątrz jednostki. Dowody wewnętrzne wystawia się w ilości niezbędnej dla zapewnienia informacji o identycznej treści ekonomicznej w kilku miejscach gromadzenia, np. kopia dowodu KP wystawianego odręcznie dla wpłacającego gotówkę do kasy musi być dołączona do raportu kasowego oraz pozostawiona jako kopia w „grzbiecie” bloczka „KP”.

Dowody wewnętrzne potwierdzające przyjęcie i wydanie aktywów jednostki należy traktować jak druki ścisłego zarachowania objęte dodatkową ewidencją.

Dowody mogą być wypisane odręcznie lub z wykorzystaniem programów komputerowych, którymi dysponuje jednostka. Dla niestandardowych dowodów nie jest wymagana określona szata graficzna czy format - mogą być sporządzone na dowolnych drukach w ilościach zapewniających i zabezpieczających kompletność informacji.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych mogą być również dowody zbiorcze, stanowiące zbiór pojedynczych dowodów księgowych, bliżej określonych w dowodzie zbiorczym. Takimi dowodami są np. polecenia księgowania. Ważną kategorię dowodów księgowych - m.in. ze względów na konsekwencje podatkowe - stanowią dowody korygujące dokonane zapisy księgowe, takie jak: noty księgowe, faktury korygujące VAT.

Jeżeli dowód obcy dokumentujący określoną operację nie może być otrzymany na czas, to kierownik jednostki może wyrazić zgodę na wystawienie dokumentu zastępczego dla odzwierciedlenia tej operacji. W momencie nadejścia dowodu obcego należy porównać go z treścią dowodu zastępczego, aby sprawdzić, czy nie występują rozbieżności. W przypadku stwierdzenia niezgodności należy dokonać zapisów korygujących, doprowadzających do poziomu zgodnego ze stanem wynikającym z dowodu obcego. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej dowodami źródłowymi:

1) zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów,

2) zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom,

3) wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1) zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2) korygujące poprzednie zapisy,

3) zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego,

4) rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

Dowody księgowe to również dokumenty własne wystawione przez odpowiednie komórki organizacyjne jednostki dla udokumentowania operacji dokonywanych wewnątrz jednostki, np.: karta drogowa, polecenie podróży służbowej - delegacja, wniosek na wyjazd służbowy za granicę.

Za dowody księgowe uważa się również zestawienia dowodów księgowych przygotowane do zaksięgowania zapisem zbiorczym, polecenia księgowania i noty księgowe.

Podział według chronologii wystawienia

Z punktu widzenia chronologii wystawiania dokumenty możemy podzielić na:

• dokumenty wystawiane przed dokonaniem operacji gospodarczej (umowy, zamówienia, karty pracy),

• dokumenty wystawiane w trakcie operacji gospodarczej (dowód „Pz” - magazyn przyjme i „Rw” - rozchód wewnętrzny),

• dokumenty wystawiane po dokonaniu operacji gospodarczej, w określonym czasie (tzw. dokumenty wtórne, wystawiane na podstawie wyżej wymienionych dokumentów, np. kartoteki wynagrodzeń).

Najczęściej gromadzone dowody stanowią zbiór:

• dowodów kasowych obejmujących raporty kasowe wraz z dowodami źródłowymi potwierdzającymi zmiany w aktywach finansowych jednostki,

• dowodów bankowych grupowanych według wyciągów bankowych,

• dowodów zakupu, jako zbiór bezgotówkowych faktur zakupu,

• dowodów sprzedaży obejmujących bezgotówkowe faktury sprzedaży.

Zbiory główne dowodów zakupu i sprzedaży uzupełniają zbiory dowodów korygujących.

W przypadku dużej ilości tworzymy dodatkowe zbiory:

• dowodów korygujących faktury zakupu,

• dowodów korygujących faktury sprzedaży.

Dowody te mogą tworzyć odrębne zbiory lub mogą być przechowywane łącznie ze zbiorami dokumentów pierwotnych z zachowaniem zasady chronologicznego ich gromadzenia.

Ostatni, bardzo różnorodny zbiór - bez którego nie można mówić o prawidłowym gromadzeniu dowodów księgowych - tworzą pozostałe (uzupełniające) dowody, tj.:

• polecenia księgowania,

• noty księgowe,

• pozostałe dowody korygujące zapisy już wprowadzone do ksiąg rachunkowych na podstawie dowodów źródłowych,

• dowody zbiorcze, które stanowią podstawę zapisów sum łącznych obejmujących zbiór dokumentów księgowych wykazanych pojedynczo w dowodzie zbiorczym, w tym: listy płac, deklaracje ubezpieczeniowe ZUS.

Nie każde kryterium podziału powinno być podstawą tworzenia zbiorów. Kryterium z punktu widzenia formy płatności, które umożliwia podział dowodów księgowych na gotówkowe oraz bezgotówkowe, nie znajduje praktycznego zastosowania jako podstawa tworzenia zbiorów. Najczęściej dowody dotyczące transakcji gotówkowych dokumentowanych fakturami zakupu i sprzedaży gromadzone są w ramach zbioru „dowody kasowe”.

Praktycznego uzasadnienienia nie ma również kolejny podział dowodów księgowych, w którym przyjmuje się za kryterium cel wystawienia. Nie tworzy się zbiorów z zaliczanych do tej grupy dowodów dyspozycyjnych wskazujących na polecenie dokonania operacji gospodarczych, które w momencie wydawania dyspozycji nie zawsze mają określoną wartość ostateczną, np. polecenie wyjazdu służbowego, wezwanie do zapłaty należności głównej i odsetek.

Brak określenia w dowodzie ostatecznych wartości zdarzenia gospodarczego powoduje, że nie zawsze dowód może być podstawą zapisów księgowych. Z dowodów dyspozycyjnych powinny wynikać warunki realizacji dyspozycji, np.: pociąg pośpieszny, IC, samolot, statek, samochód. Te dyspozycje znajdą swoje odzwierciedlenie dopiero w dowodach wykonawczych, które są dowodami wtórnymi, np. rozliczenie delegacji służbowej, rozliczenie zaliczki, faktury sprzedaży, listy płac.

Podobnie dowody dyspozycyjno-wykonawcze, które zawierają w sobie cechy dowodów dyspozycyjnych i wykonawczych, np. polecenie przelewu, asygnaty kasowe i magazynowe, będą odpowiednio przypisane do zbioru o wiodących cechach zdarzenia gospodarczego.

PRZYKŁADOWE DOWODY KSIĘGOWE

• faktura VAT dotycząca zakupu,

• faktura korygująca dotycząca zakupu,

• faktura VAT dotycząca sprzedaży,

• faktura korygująca dotycząca sprzedaży,

• dowód wpłaty KP (kasa przyjmie),

• dowód wypłaty KW (kasa wypłaci),

• wyciąg bankowy WB,

• raport kasowy RK,

• lista wynagrodzeń osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę,

• dowód przyjęcia środka trwałego OT,

• protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT,

• protokół odbioru technicznego środka trwałego,

• dowód zmiany miejsca użytkowania środka trwałego MT,

• dowód likwidacji środka trwałego LT,

• decyzja kierownika jednostki w sprawie różnic inwentaryzacyjnych,

• polecenie przelewu,

• bankowy dowód wpłaty,

• bankowy dowód wypłaty,

• rachunek (otrzymany lub wystawiony),

• dowód przyjęcia do magazynu składników z zewnątrz Pz,

• dowód pobrania z magazynu Rw,

• dowód zwrotu do magazynu Zw.

Itd.

Bibliografia

• Ustawa o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r. z późniejszymi zmianami

• M. Turzyński, Ustawa o rachunkowości - po nowelizacji, Warszawa 2001
  

---