Dowody księgowe

Dowody księgowe

      Podstawą  zapisów  w  księgach 

rachunkowych  są  dowody  księgowe 

stwierdzające 

dokonanie 

operacji 

gospodarczej.

Dowody księgowe powinny być:

• rzetelne, czyli zgodne z rzeczywistym 

przebiegiem operacji gospodarczej, 

którą dokumentują,

• kompletne, a więc zawierające co 

najmniej wymagane dla dowodów 

dane,

• wolne od błędów rachunkowych.

Podstawę zapisu w księgach stanowią 

dowody księgowe

 – dokumenty 

stwierdzające dokonanie operacji gospodarczych.

Zgodnie z uor, dowód księgowy powinien zawierać:

1)

rodzaj dowodu i numer

2)

określenie stron (nazwa, adres) dokonujących operacji gospodarczych,

3)

opis operacji, jej wartość, jeśli możliwe to także w jednostkach 
naturalnych,

4)

datę dokonania operacji i datę sporządzenia dowodu,

5)

podpisy wystawcy i osoby której wydano lub od której przyjęto składniki 
majątkowe,

6)

stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach 
rachunkowych, przez wskazanie miesiąca i sposobu ujęcia w księgach 
(

dekretacja

), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Dane z punktu 5) i 6) nie są wymagane gdy księgi prowadzone są przy użyciu komputera.

Wystawiane  winny  być  w  języku  polskim  i  w  walcie  polskiej,  w  przypadku  dowodów 

wystawionych
w walutach obcych należy wartości przeliczyć na PLN  po odpowiednim kursie, a wynik 
przeliczenia  umieścić  na  dowodzie  księgowym  lub  potwierdzić  wydrukiem 
komputerowym.

Jeśli  dana  operacja  udokumentowana  więcej  niż  jednym  egzemplarzem  dowodu,  kierownik 

jednostki wskazuje który z nich jest podstawą do dokonania zapisu księgowego.

Przed zapisaniem operacji każdy dowód 

powinien być poddany kontroli:

• merytorycznej – czy wszystkie dane w 

nim zamieszczone są zgodne z 

rzeczywistością,

• formalnej – czy jest on kompletny, a 

więc czy zawiera wszystkie niezbędne 

dane,

• rachunkowej – czy nie zawiera błędów w 

obliczeniach.

 

Kontrola dowodów księgowych

Ujawnione błędy należy skorygować:

-  w  zewnętrznych  własnych  i  obcych  – 

poprzez 

wysłanie 

do 

kontrahenta 

odpowiednich 

dokumentów 

wraz 

z 

uzasadnieniem,

-  w    wewnętrznych  –  poprzez  skreślenie, 

czytelne  wpisanie  poprawionej  treści,  daty 
poprawki i podpisu osoby upoważnionej.

Obieg dowodów

- 

ustawa

 nie precyzuje, ważne aby był zorganizowany sprawnie.

GŁÓWNE ETAPY OBIEGU:

•

KONTROLA WSTĘPNA

•

(wyeliminowanie operacji niecelowych, nielegalnych, niewłaściwych)

•

SEGREGOWANIE

•

(

wydzielenie jednorodnych grup dowodów)

•

KONTROLA WLAŚCIWA

•

(merytoryczna, formalna i rachunkowa)

•

DEKRETOWANIE

•

(opis sposobu księgowania – wskazanie kwoty, daty i nazwy lub symbolu kont)

•

NUMEROWANIE

•

(nadanie kolejnych numerów pod którym dowód będzie księgowany i 

przechowywany)

•

KSIĘGOWANIE OPERACJI

•

PRZECHOWYWANIE DOWODÓW

•

(

archiwizacja – podstawowy termin to 5 lat, niektóre rodzaje dowodów 

dłużej).