Polska Federacja Organizacji Zarządców i Administratorów Nieruchomości w Gdańsku
Piotr Jaźwiński
/kandydat na pośrednika w obrocie nieruchomościami/
„Symulacja transakcji wynajmu lokalu mieszkalnego”
Praca wykonana pod kierunkiem
........................................................
Nr licencji ......................................
Warszawa 2008
Spis treści:
Wstęp
Zakładam, że jestem licencjonowanym pośrednikiem w obrocie nieruchomościami i pracuję na podstawie umowy o pracę u przedsiębiorcy prowadzącego działalność w zakresie pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.
Przedmiotem niniejszej symulacji jest opis transakcji wynajmu lokalu mieszkalnego położonego w Warszawie na terenie dzielnicy Ursynów.
Przyjęcie oferty wynajmu lokalu
Pewnego dnia do biura pośrednictwa zadzwonił pan X zainteresowany wynajęciem własnego lokalu mieszkalnego. W trakcie rozmowy klient opisał mieszkanie oraz jego położenie. Jednocześnie poinformował, że jest zainteresowany jak najszybszym wynajęciem mieszkania na okres 3 lat, gdyż w najbliższym czasie wyjeżdża za granicę. Zapytany przeze mnie o kwotę, za którą byłby skłonny wynająć to mieszkanie oświadczył, że chciałby wynająć lokal za 2200 zł/miesiąc, przy czym najemca były zobowiązany jeszcze do uiszczania opłat eksploatacyjnych. Zapytany o wysokość opłat związanych z eksploatacją lokalu pan X wyjaśnił, że są to opłaty na rzecz spółdzielni mieszkaniowej oraz za media, co daje miesięcznie kwotę ok. 600 zł.
Po krótkiej rozmowie Pan X wyraził chęć zawarcia umowy o pośrednictwo, w związku z tym umówiliśmy się na oględziny lokalu. Jednocześnie poinformowałem klienta, aby przed podpisaniem umowy o pośrednictwo przygotował dokumenty potwierdzające jego prawo do nieruchomości oraz ostatnie dokumenty związane z regulowaniem opłat za lokal.
Przed umówioną wizytą, na podstawie bazy umów wynajmu zawartych w ostatnim okresie za pośrednictwem biura i ofert lokali zgłoszonych do wynajmu przez inne osoby ustaliłem, że średni czynsz za wynajęcie podobnego lokalu w tej okolicy, kształtują się na poziomie ok. 1900 zł/miesiąc plus opłaty eksploatacyjne.
Oględziny nieruchomości i jej opis
W umówionym terminie spotkałem się z właścicielem w lokalu, który miał być wynajęty. Przedmiotem wynajmu będzie lokal o powierzchni 64 m2, usytuowany na trzecim piętrze w bloku czteropiętrowym, wykonanym na początku lat 80 z „wielkiej płyty”, ocieplonym styropianem na zewnątrz. Blok jest usytuowany w głębi zielonego, otwartego osiedla mieszkalnego. Mieszkanie jest dwustronne, widne, usytuowane na linii południe-północ. Lokal składa się z dwóch wydzielonych pokoi o powierzchni 8 m2 i 10 m2, otwartego salonu, dużej otwartej kuchni, przedpokoju i łazienki połączonej z WC.
W trakcie oględzin lokalu wykonałem dokumentację fotograficzną oraz sporządziłem jego opis w formie karty lokalu.
Rozmowa z klientem zgłaszającym nieruchomość - badanie stanu prawnego i weryfikacja dokumentów.
Po oględzinach i sporządzeniu dokumentacji fotograficznej, poprosiłem właściciela o przedstawienie dokumentów dotyczących lokalu. Pan X poinformowała mnie, że prawo do lokalu nabył dwa lata temu, na dowód czego przedstawił akt notarialny nabycia spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu w spółdzielni mieszkaniowej. Jednocześnie oświadczył, że jest stanu wolnego i nie zawierał w przeszłości związku małżeńskiego.
Klient zapytany o opłaty związane z lokalem oświadczył, że są one regulowane na bieżąco. Poproszony o dokumenty przedstawił książeczkę opłat za lokal na rzecz spółdzielni mieszkaniowej oraz opłacone rachunki za media.
Pod koniec rozmowy klient zaakcentował, iż jest zainteresowany jak najszybszym wynajęciem lokalu oraz podtrzymał wstępną oczekiwaną wysokość czynszu w kwocie 2200 zł/miesiąc. W odpowiedzi poinformowałem właściciela, iż średnia rynkowa wysokość czynszu za wynajem podobnego lokalu w tej okolicy kształtuje się na poziomie ok. 1900 zł/miesiąc. Dlatego też, jeśli jest on zainteresowany jak najszybszym wynajęciem lokalu, powinien rozważyć możliwość negocjacji wysokości czynszu. Pan X oświadczył, że rozważy tę kwestię, jeśli w ciągu pięciu tygodni nie wynajmie lokalu za powyższą kwotę. Jednocześnie zwróciłem uwagę klienta na obowiązek zgłoszenia faktu zawarcia umowy najmu do Urzędu Skarbowego i odprowadzania podatku od przychodów uzyskiwanych z tego tytułu. Zapytałem również o wyposażenie, które pozostanie w wynajmowanym mieszkaniu. Klienta zdecydował się pozostawić w lokalu wszystkie meble i lodówkę, zaś pozostałe rzeczy ruchome postanowił zabrać. W związku z tym zapytałem pana X, czy rozważał możliwość zabezpieczenia wyposażenia, które pozostanie w lokalu np. poprzez pobranie od przyszłych najemców kaucji. Pan X uznał, że jest to dobry pomysł i wysokość kaucji ustalił na kwotę 1500 zł.
Ostatecznie klient wyraziła gotowość współpracy w kwestii wynajęcia lokalu. W związku z tym, zaproponowałem podpisanie umowy o pośrednictwo, poczym przedstawiłem właścicielowi lokalu przykładowe projekty umowy pośrednictwa i krótko je scharakteryzowałem. Zainteresowany zgodził się zawrzeć umowę pośrednictwa z klauzulą wyłączności. W celu szczegółowego uzgodnienia ostatecznych postanowień umowy, zaproponowałem Panu X podpisanie umowy w biurze pośrednictwa agencji, w której jestem zatrudniony.
Podpisanie umowy o pośrednictwo z klientem zgłaszającym nieruchomość
Następnego dnia klient zgłosił się do mojego biura. W wyniku negocjacji ustalono ostateczną treść umowy pośrednictwa z klauzulą wyłączności na okres 4 miesięcy. Umowa została sporządzona zgodnie z przepisami ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz standardami zawodowymi pośredników w obrocie nieruchomościami. Zgodnie z udzielonym mi pełnomocnictwem, które zostało załączone do umowy, wpisałem swoją osobę jako odpowiedzialną za wykonanie umowy i reprezentującą biuro pośrednictwa. Ponadto umowa pośrednictwa zawierała m.in. następujące postanowienia:
- pośrednik zobowiązał się do dołożenia należytej staranności przy podejmowaniu czynności zmierzających do wyszukania najemcy, kojarzeniu stron, aranżowaniu oględzin lokalu, pomocy przy zawarciu umowy najmu, poprzez podjęcie czynności organizacyjnych,
- zamawiający oświadczył, że nie zawarł innej umowy pośrednictwa na wynajęcie tego mieszkania, wyraził zgodę aby pośrednik reprezentował ewentualnie obie strony transakcji oraz zgodził się na wyeksponowanie oferty nieruchomości w internecie, prasie i innych źródłach, w tym przekazanie opisu nieruchomości wraz ze zdjęciami do biur zajmujących się pośrednictwem w obrocie nieruchomościami, z którymi zatrudniające mnie biuro zawarło umowy o współpracy.
- zamawiający wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych w zakresie obsługi oferty,
- wynagrodzenie pośrednika za czynności pośrednictwa ustalono w wysokości 1600 zł. Kwota ta będzie płatna przy podpisaniu umowy najmu. Strony ustaliły również, że jeśli nie znajdzie się kontrahent zainteresowany wynajęciem tej nieruchomości w okresie obowiązywania umowy pośrednictwa, wynajmujący zwróci pośrednikowi udokumentowane koszty eksponowania nieruchomości na rynku, plus 50 zł z każdy miesiąc pośredniczenia.
Opracowanie strategii marketingowej - przygotowanie reklamy nieruchomości
Aby udostępnić ofertę jak największej liczbie potencjalnych zainteresowanych, zamieścić ją w prasie lokalnej w dodatku poświęconym nieruchomościom oraz na stronach internetowych z ofertami nieruchomości takich jak np. www.trader.pl, www.gratka.pl, www.szybko.pl. Ofertę tę przedstawiłem również klientom biura, aktualnie zainteresowani wynajęciem lokalu mieszkalnego w dzielnicy Ursynów. Zdjęcia i opis nieruchomości przekazałem do współpracujących biur pośrednictwa.
Rozmowa z klientami zainteresowanymi wynajęciem lokalu mieszkalnego i podpisanie umowy o pośrednictwo
Po podpisaniu umowy o pośrednictwo i podaniu oferty do publicznej wiadomości, do biura zaczęli zgłaszać się klienci zainteresowani wynajęciem tego lokalu. Wśród osób zainteresowane obejrzeniem mieszkania było młode małżeństwo (państwo Y), które chciało wynająć lokal mieszkalny na Ursynowie. Małżonkowie wspólnie zgłosili się do biura pośrednictwa. W trakcie rozmowy ustaliłem, że w wynajętym lokalu będą zamieszkiwać razem z 3 letnim dzieckiem. Klienci wyrazili chęć współpracy, w związku z tym zaproponowałem zainteresowanym zawarcie umowy o pośrednictwo. Po krótkich negocjacjach i ustaleniu głównych postanowień umowy, podpisaliśmy umowę o pośrednictwo bez klauzuli wyłączności, na okres 3 miesięcy, opartą na obowiązujących przepisach prawa. Wynagrodzenie pośrednika za czynności związane z pośrednictwem, zostało ustalone w wysokości 1500 zł. Następnie szczegółowo omówiłem zainteresowanym ofertę przedmiotowego mieszkania oraz zaprezentowałem inne oferty wynajmu lokali, najbardziej odpowiadających preferencjom klientów. Po zapoznaniu się z kserokopią dokumentacji ofert, małżonkowie zdecydowali się w pierwszej kolejności obejrzeć mieszkanie pana X. W związku z tym, zatelefonowałem do właściciela i ustaliliśmy termin oględzin lokalu na następny dzień. Zapytałem też, czy nie zmienił zdania co do wysokości oczekiwanego czynszu za wynajem mieszkania, na co pan X odparł, iż podtrzymuje swoją decyzję w tej kwestii. Informację tę przekazałem zainteresowanym, którzy potwierdzili chęć obejrzenia lokalu.
Prezentacja nieruchomości
Przed zaplanowanymi oględzinami zadzwoniłem ponownie do właściciela lokalu i potwierdziłem spotkanie, a następnie pojechałem z zainteresowanymi zaprezentować im lokal. Po przybyciu na miejsce wskazałem klientom blok, w którym znajduje się przedmiotowy lokal oraz pokazałem otoczenie budynku, zwracając uwagę klientów na przedszkole usytuowane za sąsiednim blokiem oraz dobre położenie komunikacyjne. Następnie wspólnie z właścicielem zaprezentowałem klientom lokal. Podczas oględzin wspólnie z właścicielem odpowiadaliśmy na zadawane pytania.
Na koniec prezentacji pan X poinformował zainteresowanych o wysokości miesięcznych opłat związanych z użytkowaniem lokalu i pokazała rachunki za media. Po wyjaśnieniu wszystkich interesujących klientów kwestii, zapytali oni właściciela o wysokość czynszu. W odpowiedzi poinformował, iż podtrzymuje wysokość czynszu podaną w ofercie biura pośrednictwa. Jednocześnie zapytał klientów o wysokość miesięcznego czynszu, jaki byliby skłonni zapłacić za wynajem tego lokalu. Państwo Y poinformowali, że wstępnie mogliby zaproponować ok. 1800 zł. Na tym spotkanie zakończono.
Negocjacje i podpisanie umowy najmu
Po kilku dniach do bura pośrednictwa zadzwonił pan X i poinformował mnie, że zmienił zdanie co do wysokości oczekiwanego czynszu na kwotę 2000 zł, i jest skłonny do jej negocjacji. W związku z tym zatelefonowałem do wszystkich klientów, którzy byli zainteresowania wynajęciem tego lokalu. Spośród zainteresowanych, chęć negocjacji wyrazili państwo Y, i poprosili o umówienie spotkania z właścicielem lokalu. W związku z tym przypomniałem klientom, że w przypadku gdyby strony doszły do porozumienia i podpisano umowę najmu, będą oni zobowiązani przekazać właścicielowi lokalu kaucję w wysokości 1500 zł oraz wywiązać się z zobowiązań finansowych względem pośrednika.
W umówionym terminie spotkałem się ze stronami w przedmiotowym lokalu. Razem z wynajmującym ponownie zaprezentowaliśmy państwu Y mieszkanie i wyjaśniliśmy poruszone przez klientów kwestie. Po krótkich negocjacjach strony ustaliły wysokość czynszu na kwotę 1950 zł. i wyraziły wolę podpisania umowy najmu.
W związku z tym, zaproponowałem stronom zawarcie umowy najmu według wcześniej przygotowanego przeze mnie projektu. W umowie tej określono m.in.:
okres obowiązywania umowy (3 lata),
termin wydania lokalu,
warunki rozwiązania umowy,
termin płatności i wysokość miesięcznego czynszu oraz pozostałe obowiązki finansowe stron,
wysokość kaucji oraz okoliczności przy powstaniu których nie podlega ona zwrotowi
Jednym z warunków rozwiązania umowy najmu będzie sytuacja, gdy wynajmujący wcześniej wróci do kraju. Wówczas rozwiązanie umowy nastąpi z końcem następnego miesiąca, po miesiącu, w którym wynajmujący złoży najemcom pisemne oświadczenie o rozwiązaniu umowy najmu.
Po podpisaniu umowy najmu, zgodnie z postanowieniami umowy pośrednictwa, wynajmujący oraz najemcy uregulowali należności za czynności pośrednictwa, co potwierdziłem na przekazanych fakturach VAT. Ponadto na egzemplarzach umów o pośrednictwo, wynajmujący i najemcy złożyli oświadczenia, iż nie mają zastrzeżeń co do sposobu wykonania umowy.
Jednocześnie zwróciłem uwagę panu X, aby przez wyjazdem z kraju, rozważył możliwość upoważnienia osoby, która będzie go reprezentowała w kontaktach z najemcami oraz innymi podmiotami w sprawach związanych z lokalem.
Archiwizacja dokumentów transakcji
Gdy wszystkie sprawy związane z wykonaniem umów zostały zakończone, warunki realizacji transakcji zostały umieszczone w bazie danych biura. Posłużą one do budowania informacji o rynku. Umowy pośrednictwa oraz dokumenty związane z tymi umowami, zostały odpowiednio oznaczone i przeniesione do archiwum w celach dowodowych, na wypadek ewentualnego postępowania przez sądem lub Urzędem Skarbowym.
5