LOGISTYKA - WYKŁAD 11 2000-12-15
Logistyczne ujęcie procesu zakupów.
W ujęciu logistycznym proces zakupów można przedstawić następująco:
W podstawowym schemacie jako środowisko procesu zakupów wyróżniamy:
Dział przygotowania zamówienia i kontaktów z rynkiem zaopatrzenia - jest nim dział marketingu zakupów,
Dostawców,
Pośredników transportowych,
Jednostki magazynowe dla dostaw w transporcie,
Magazyn własny.
Formalnie marketing zakupów (lub zaopatrzenia) definiuje się jako „przemyślany zespół decyzji i działań przedsiębiorstwa produkcyjnego określający jego politykę i strategię w zakresie zaopatrzenia w środki produkcyjne, pozwalający na sprawne dokonanie zakupów (lub zakontraktowanie dostaw) każdego konkretnego asortymentu z najbardziej korzystnych z rozpoznanych przez kupującego źródeł oraz uzyskanie wpływu na działanie dostawców i procesy zachodzące na reprezentowanych przez nich rynkach”
W procesie zakupów należy wyróżnić 3 poziomy:
Supply Management - Zarządzanie dostawami - jest koncepcją sprawowania funkcji kierowniczych (planowanie, organizacja, motywowanie i kontrola) w sterowaniu przepływem materiałów z otoczenia do organizacji. Obejmuje aktywności zwiększające wartość, których realizacja rozpoczyna się zanim produkt jest utworzony.
Procurement - Zaopatrzenie - obejmuje aktywności zanim znane jest zapotrzebowanie (umowy z dostawcami, przygotowanie transportu, zapasy) oraz same zakupy, składowanie, ruch materiałów, odbiór dostaw i kontrole materiałów oraz reklamacje.
Buying - Zakupy - aktywności rozpoczynane po otrzymaniu zapotrzebowania - rozpoznanie zapotrzebowania, wyboru dostawcy, negocjowanie warunków i kontrola realizacji.
Marketing zakupów a funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Założenia: Przedsiębiorstwo wie dokładnie, co i w jakich ilościach musi zakupić, aby przeprowadzić swoją działalność.
Pochodnymi tego orzeczenia są pytania odnoszące się bezpośrednio do transakcji zakupów:
Kto może być dostawcą pożądanego dobra?
Gdzie znajdują się miejsca powstania i wysyłki tego dobra?
Jaką drogą i jakimi środkami transportu musi przebyć dobro zanim dotrze do nas?
W jakim czasie może dotrzeć do nas przesyłka?
Czy z nabyciem dobra wiążą się wcześniejsze zobowiązania?
Jakie są warunki prawne i ekonomiczne kontraktu na dostawę dobra?
Jakie są wymagania techniczne i organizacyjne dla przemieszczania i przyjęcia przesyłki?
Jaki powinien być system komunikacji z dostawcą?
Jak regulować należności za przesyłkę?
Jak powinno przebiegać postępowanie w przypadku dostarczenia przesyłki nie odpowiadającej ustaleniom kontraktu?
Jaki jest zakres świadczeń gwarancyjnych oraz po okresie gwarancji?
Czy z nabyciem dobra wiąże się odpowiednie szkolenie i w jakim zakresie?
Rysunek. Obsługa logistyczna (informatyczna).
Dla potrzeb logistyki potrzebny jest procesowy rachunek kosztów. Jego odmianą jest metoda ABC (Activity Based Costing).
Po wyróżnieniu ogólnego procesu zakupów z jego podziałem na podprocesy uzyskujemy możliwość przeprowadzenia analizy kosztów uwzględniającej wymagania logistycznego sterowania tym procesem.
Ze struktury procesu wynika, że możemy wyróżnić:
Koszty stałe, wynikające z istnienia infrastruktury procesu zakupów,
Kaszty „stałe” wynikające z aktywności przygotowujących inicjację procesu zakupów,
Koszty zmienne wynikające z aktywności związanych z operacjami w ramach poszczególnych transakcjach w rozbiciu na podprocesy zamawiania, zakupy wraz z transportem oraz składowania w magazynach własnych,
Koszty controllingu, które mogą mieć charakter kosztów stałych, gdy rozpatrujemy działania związane z bilansami i rozliczeniami rocznymi lub kosztów zmiennych, gdy dotyczą poszczególnych transakcji.
Ad. 1. W takim ujęciu, na wyróżnioną infrastrukturę całego procesu składają się:
Infrastruktura działu marketingu zakupów, a w niej:
Pomieszczenia,
Pracownicy zatrudnieni na stałe,
Wyposażenie biurowe i komunikacyjne (baza komputerowa, łącza komunikacyjne itp.)
Budżet (obsługa)
Infrastruktura transportowa i bazy magazynowe lub przeładunkowe zewnętrzne (o ile stanowią integralną część naszej firmy),
Infrastruktura magazynowa wewnątrz firmy, a w niej:
Magazyny,
Pracownicy zatrudnieni na stałe,
Urządzenia wspomagające operacje przeładunkowe, utrzymanie zapasów i operacje manipulacyjne produktami,
Wyposażenie komunikacyjne do obsługi magazynu, w tym m.in. komputery,
Środki transportu wewnętrznego,
Inne urządzenia do manipulacji produktami.
Ad. 2. Do czynności generującej koszty tej grupy zaliczamy np.:
Planowe przeglądy stanów magazynowych,
Wycofanie się z dotychczasowych kontraktów,
Odnowienia i renegocjacje umów o kontynuacji dostaw,
Badania rynkowe,
Poszukiwanie i postępowanie kwalifikacyjne dla nowych dostawców,
Planowane udziały w targach,
Reorganizacje trybu pracy,
Planowane przetargi na dostawy,
Zmiany w dokumentacji,
Szkolenia związane z obsługą zakupów.
Adaptacja do nowych zewnętrznych systemów komunikacyjnych i informatycznych.
D
O
S
T
A
W
C
Y
Dział marketingu zakupów (zaopatrzenia)
Magazyn własny
Magazyn tranzytowy
Pośrednicy transportowi
Proces zamawiania
Proces zakupu i zaopatrzenia
Proces magazy-
nowania
Przyrost wartości - połączenie kalkulacji kosztów z przewidywanym przychodem
Bank danych
Lista dóbr
List dostawców
Warunki dostawców
Określenie zaopatrzenia
Lista zakupów
Wymagania własne
Przegląd ofert i wybór dostawcy
Przygotowanie zamówień
Przesłanie zamówienia do dostawców
Kontrola realizacji:
Zapytania
Ostrzeżenia
Przyjęcie dostawy
Kontrola ilości i jakości
Dyspozycje lokalizacji
Transport wew.
Opakowania zwrotne
Dokumentacja przyjęcia dostawy
Kontrola dokumentów
Gromadzenie dokumentów
Sprawdzanie faktur
Księgowanie faktur
Płatność