Jako student Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej w Legnicy z wydziału Służb Publicznych, odbyłem pięciotygodniową praktykę w trakcie VI semestru w Urzędzie Miasta Legnicy. Cały ten czas spędziłem w Wydziale Spraw Obywatelskich w Referacie Komunikacji przy wydawaniu praw jazdy w terminie od 16.02.2004 do 19.03.2004.

Na wstępie chciałbym przedstawić krótką historię działalności instytucji, w której spędziłem miesiąc czasu, strukturę Urzędu, jego szczeble zarządzania itp.

Gmina Legnica jest wspólnotą samorządową osób mających miejsce zamieszkania na terenie gminy. Posiada ona osobowość prawną i wykonuje zadania publiczne w imieniu własnym i na własny rachunek. Do zadań gminy należą zadania własne oraz zadania zlecone przez administrację rządową.

Gmina prowadzi samodzielnie gospodarkę finansową na podstawie swojego budżetu, który jest uchwalany na rok. Projekt budżetu przygotowuje zarząd miasta.

Urząd Gminy bazuje na następujących aktach:

1. Konstytucja RP

2. Ustawa o samorządzie terytorialnym

3. Statut Gminy

Mieszkańcy gminy podejmują rozstrzygnięcia w głosowaniu powszechnym / poprzez wybory i referendum / lub za pośrednictwem organów gminy. Organami gminy są: rada miejska i zarząd miasta. Ich działalność jest jawna.

Zarząd jest organem wykonawczym. Stanowią go: przewodniczący - prezydent, wiceprzewodniczący, których jest dwóch i członkowie zarządu (dwaj etatowi). Prezydent jest wybierany przez Radę w głosowaniu tajnym bezwzględną większością głosów, spośród nieograniczonej liczby kandydatów.

Urząd Miasta jest aparatem wykonawczym zarządu miasta, jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Legnica. Urząd realizuje zadania: własne wynikające z dnia 08.03.1990r. „o samorządzie gminnym”, innych ustaw szczególnych oraz uchwał rady; zlecone z zakresu administracji rządowej; przyjęte w drodze ustawy.

Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie sprawują: prezydent, sekretarz oraz skarbnik gminny w stosunku do podległych im stanowisk pracy. Kontrolę zewnętrzną wykonują w ramach przyznanych im upoważnień: prezydent, sekretarz oraz skarbnik gminny w stosunku do jednostek podporządkowanych w zakresie właściwości rzeczowej.

Rada jest organem stanowiącym i kontrolującym w gminie. Podejmuje rozstrzygnięcia w formie uchwał, również zajmuje stanowisko w danej sprawie w formie zapisu do protokołu. Rada składa się z 25 radnych, wybieranych przez mieszkańców gminy w wyborach równych, bezpośrednich, tajnych i powszechnych przeprowadzanych zgodnie z obowiązującą ordynacją wyborczą. Rada wybiera ze swego grona przewodniczącego i 2 wiceprzewodniczących większością 3/5 głosów w obecności co najmniej ½ ustawowego składu rady w głosowaniu tajnym. Obraduje ona na sesjach zwołanych przez przewodniczącego na miarę potrzeb, nie rzadziej niż raz w kwartale i nie częściej niż jeden raz w miesiącu w razie potrzeby. Do pomocy w wykonywaniu swoich zadań rada powołuje następujące komisje: Rewizyjna, Statutowa, Budżetu i finansów, Ekologii, Zdrowia i Polityki Socjalnej, Spraw Obywatelskich i Rodziny, Gospodarki i Rozwoju Miasta, Kultury, Oświaty, Turystyki, Sportu i Rekreacji.

Prezydent jest kierownikiem urzędu i zwierzchnikiem służbowym pracowników urzędu oraz osób zatrudnionych na stanowisku kierowników gminnych jednostek organizacyjnych. Kieruje on pracą urzędu przy pomocy sekretarza i skarbnika. Do wyłącznych kompetencji prezydenta należy: organizowanie pracy zarządu; kierowanie bieżącymi sprawami gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz; prowadzenie gospodarki finansowej gminy; wykonywanie innych zadań zastrzeżonych do kompetencji przepisami prawa i uchwały rady gminy.

Za wykonywanie zadań określonych dla poszczególnych stanowisk odpowiedzialni są pracownicy, a w szczególności za: uchwał zarządu i rady, przygotowanie projektów zarządzeń, zgodność z prawem opracowania projektów decyzji, właściwe przyjmowanie i załatwianie interesantów, terminowe załatwianie spraw oraz dokładną znajomość przepisów prawnych w zakresie obowiązującym na danym stanowisku pracy.

Do wydziałów Urzędu Miasta Legnica zaliczamy:

- Wydział Nadzoru, Spraw Osobowych i Informacji

- Wydział Finansowy

- Wydział Gospodarki Przestrzennej, Architektury i Budownictwa

- Wydział Inwestycji Miejskich

- Wydział Gospodarki i Promocji

- Wydział Geodezji i Obrotu Nieruchomościami

- Wydział Infrastruktury Komunalnej

- Wydział Ekologii i Rolnictwa

- Wydział Oświaty, Kultury i Sportu

- Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności

- Wydział Ochrony Zdrowia i Spraw Społecznych

- Urząd Stanu Cywilnego

- Wydział Spraw Obywatelskich

- Wydział Administracyjno - Gospodarczy

- Biuro Prawne

- Biuro Rady

Istnieją jeszcze 2 stanowiska takie jak:

- Miejski Rzecznik Konsumentów

- Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych

Wyżej podkreślony wydział jest wydziałem, w którym to znajduje się miejsce mej 5-ciotygodniowej praktyki. Funkcjonują tam dwa referaty:

1. Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych

2. Referat Komunikacji oraz jednoosobowe stanowiska pracy:

• stanowisko ds. zmiany imion i nazwisk, zgromadzeń, zbiórek oraz nadzoru nad stowarzyszeniami,

• stanowisko ds. wojskowych

• stanowisko ds. świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony kraju, obsługi Powiatowej Komisji Lekarskiej Legnica - miasto oraz spraw specjalnych

Schemat organizacyjny wydziału spraw obywatelskich wygląda następująco:

Do zakresu czynności Referatu Komunikacji należy w szczególności:

- wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami oraz dokonywanie w nich zmian,

- prowadzenie rejestrów i dokumentacji w zakresie wydawania uprawnień do
kierowania pojazdami,

- cofanie i przywracanie cofniętych uprawnień do kierowania pojazdami,

- wysyłanie akt ewidencyjnych kierowców na żądanie innych urzędów w związku ze
zmianą miejsca zamieszkania,

- wzywanie kierujących pojazdami do poddania się badaniom sprawności fizycznej i
psychicznej w przypadku zastrzeżenia co do stanu zdrowia,

- prowadzenie rejestracji i ewidencji pojazdów samochodowych, ciągników
rolniczych, przyczep i motorowerów,

- wydawanie tablic tymczasowych,

- dokonywanie zmian w dowodach rejestracyjnych pojazdów odnośnie zmian w
opisie technicznym pojazdów oraz adresu zamieszkania właściciela,

- wycofywanie pojazdów z ruchu,

- prowadzenie rejestru wydanych tablic rejestracyjnych i druków dowodów
rejestracyjnych,

- przyjmowanie od właścicieli pojazdów zawiadomienia o zbyciu pojazdu,

- potwierdzanie zgodności danych o przerejestrowanym pojeździe za żądanie
zainteresowanego urzędu,

- sporządzanie sprawozdania z ilości zarejestrowanych pojazdów,

- stwierdzanie posiadania kwalifikacji oraz wydawanie świadectw kwalifikacji,
obsługa komisji d/s sprawdzania topografii,

- realizacja zadań wynikających z ustawy o warunkach wykonywania krajowego,
drogowego przewozu osób,

- wyznaczanie miejsca przeprowadzania egzaminu państwowego na prawo jazdy
kategorii T,

- powoływanie komisji kwalifikacyjnej w zakresie sprawdzania kwalifikacji
egzaminatorów na prawo jazdy kat.T,

- wydawanie i cofanie upoważnień dla stacji kontroli pojazdów , sprawowanie
nadzoru nad stacjami, kontrola stacji,

- wydawanie i cofanie uprawnień diagnosty,

- wydawanie i cofanie zezwoleń na prowadzenie szkolenia kierowców,

- nadzór nad szkoleniem kierowców,

- kontrolowanie dokumentacji i działalności ośrodka szkolenia,

- dokonywanie wpisów instruktorów do ewidencji,

- skreślanie instruktorów z ewidencji,

- wydawanie legitymacji instruktora,

- kierowanie instruktorów na egzamin,

- wydawanie upoważnień do przeprowadzania kursów kwalifikacyjnych dla kandydatów na instruktorów.

Podczas mojej miesięcznej praktyki zaznajomiłem się z funkcjonowaniem i realizacją zadań w Wydziale Spraw Obywatelskich, w Referacie Komunikacji., którego głównym celem jest wydawanie jak i odbieranie praw jazdy.

Ilekroć praktykanci odbywali praktykę w Urzędzie Miasta, to musieli „zaliczyć” większość wydziałów. W moim przypadku jak i jeszcze dwóch innych praktykantów zastosowano nieco inne zalecenia, które zostały wydane na naszą prośbę. Otóż po raz pierwszy w Urzędzie Miasta Legnica zdarzyło się, że praktykanci przez całą swoją praktykę pracowali w jednym pokoju jakim jest biuro Prawa Jazdy. Praca tam jest bardzo ciekawa, więc chcieliśmy zostać dłużej, żeby pogłębić naszą wiedzę, gdyż spędzanie po kilka dni na różnych wydziałach nie pozwala na szczegółowe poznanie np. obiegu dokumentów. Drugim powodem zostania tam była duża ilość interesantów, która liczyła po kilkadziesiąt osób. Ludzie czekali w kolejkach nawet po 4 godziny. A naszym „życiowym” celem było pozbycie się tych kolejek, więc staraliśmy się pracować w pocie czoła by przyśpieszyć proces wymian praw jazdy.

Niby „obsługa dokumentów” wydaje się rzeczą banalną, prostą i nieskomplikowaną to jednak okazuje się, że rzeczywistość w Urzędzie Miasta wygląda całkiem inaczej, z którą miałem szansę się zaznajomić. Musiałem zapoznać się z przepisami dotyczącymi wydania i wymiany uprawnień do kierowania pojazdami. Zapoznanie się ze sposobem wypełniania wniosku składanego przez interesanta celem uzyskania prawa jazdy, świadectwa kwalifikacji, międzynarodowego prawa jazdy lub ich wtórników. Z początku miałem dużo różnych i mało skomplikowanych czynności, do których należało:

- archiwizowanie dokumentów

• informowanie o niezbędnych załącznikach oraz opłatach

• pomoc przy wypełnianiu wniosku przez interesanta

• wyszukiwanie akt ewidencyjnych wydanych przed wejściem w życie systemu informatycznego (01.07.1999)

• zakładanie teczek:

• opisywanie wierzchniej strony teczki

• wpinanie dokumentów wg kolejności ich wpływu

• wyszukiwanie kart kierowcy i dołączanie do akt ewidencyjnych osoby wraz z kartą kierowcy w systemie informatycznym

• archiwizowanie dokumentów

• adresowanie kopert

• kserowanie dokumentów

• wysyłanie wezwań celem odebrania znalezionych dokumentów komunikacyjnych

• wysyłanie oddanych przez „Pocztę Polską” dokumentów komunikacyjnych wg właściwości

Z czasem jak moje umiejętności rosły, dostawało mi się co rusz to nowsze i trudniejsze zadania, dające mi przede wszystkim bezpośredni kontakt z interesantami. Do takich czynności należało:

• wypisywanie międzynarodowych praw jazdy

• przygotowywanie dokumentów otrzymanych z Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego do wprowadzenia do systemu informatycznego:

• wklejanie fotografii uprzednio ze skanowanej

• sprawdzenie danych w systemie info pod nadzorem prawnika Referatu

• sprawdzenie czy osoby ubiegające się o wydanie praw jazdy nie mają cofniętych wcześniej uprawnień lub czy nie widnieją w ewidencji osób bez uprawnień mających zakaz uzyskania uprawnień

• wyszukiwanie kart kierowcy osób mających zakaz prowadzenia pojazdów

• alfabetyczne układanie kart kierowcy w przypadku wysłania akt ewidencyjnych do innej gminy na podstawie żądania akt

• założenie plików będących wzorami najczęściej wysyłanych pism:

• dot. informacji serii i nr blankietu, nr prawa jazdy, posiadanej kategorii, daty wydania

• zaświadczenia dotyczące poświadczeń posiadanych uprawnień

• ogłoszenia

Przebywając w Referacie Komunikacji zaznajomiłem się przede wszystkim z obiegiem akt, które żeby nabrały „mocy prawnej” musiały przebyć długą drogę. Przykładem tej drogi jest wniosek o wymianę prawa jazdy (który to jest dodany jako załącznik nr1). Kiedy to będąc na stanowisku ds. uprawnień do kierowania pojazdami, interesanci przychodzili z wypełnionymi wnioskiem, zdjęciem i starym prawem jazdy, potem ja musiałem sprawdzić autentyczność danych. Po tej wstępnej analizie musiałem znaleźć jego akta i uzyskać od interesanta podpis, a także popodkreślanie (pod odpowiedzialnością karną) pewnych punktów dotyczących wcześniejszego zatrzymania praw jazdy lub czy nie jest uzależniony od alkoholu. Jak już to wszystko zostało zrobione, to zostało mi wpisać wszystkie dane do komputera (przez sieć idzie zamówienie do „Warszawy”) i założenie teczki. Tak gotowa teczka wędruje do Kierownika Referatu Komunikacji, gdzie czeka na podpis. Po 10 dniach „Warszawa” przysyła nam pocztą prawo jazdy, które interesant odbiera po uiszczeniu wpłaty 70zł w kasie. Pozostaje jeszcze jeden jego podpis i wpięcie wszystkich jego akt do teczki i odstawienie do archiwum.

Podsumowując całość mogę stwierdzić, iż pobyt w Urzędzie Miasta Legnica pomógł mi w zaznajomieniu się z owym urzędem. Poprzez praktykę mogłem pogłębić swoją wiedzę o działalności Urzędu. Teraz po przebytej praktyce mam ogólne pojęcie o wydziałach, ich funkcjach, i wykonywanych usług względem interesantów.

8

Dyrektor wydziału

Kierownik Referatu Ewidencji Ludności

I Dowodów Osobistych

Stanowisko ds. świadczeń osobistych i rzeczowych, obsługi komisji lekarskiej oraz spraw specjalnych

Stanowisko ds. wojskowych

ZASTĘPCA DYREKTORA WYDZIAŁU

Stanowisko ds. zmiany imion, nazwisk, zgromadzeń, zbiórek oraz stowarzyszeń

Stanowisko ds. biura meldunkowego /3/

Stanowisko ds. dowodów osobistych /2/

Stanowisko ds. wydawania decyzji meldunkowych

Stanowisko ds. pobytu czasowego, kartoteki alfabetycznej, archiwum dokumentów tożsamości

Stanowisko ds. prowadzenia kart osobowych mieszkańców i bazy LBD /4/

Kierownik Referatu Komunikacji

Stanowisko ds. uprawnień do kierowania pojazdami

Stanowisko ds. zatrzymywania, cofania i zwracania uprawnień

Stanowisko ds. świadectw kwalifikacyjnych, międzynarodowych praw jazdy

Stanowisko ds. rejestracji pojazdów /5/

Stanowisko ds. stacji diagnostycznych i instruktorów

Stanowisko ds. przewozu osób

---