Rzeczpospolita (2010-07-09), autor: Izabela Nowacka, oprac.: GR
- Ponieważ pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie z opóźnieniem, wypłaciliśmy zamiast wynagrodzenia chorobowego wynagrodzenie za pracę. Jak rozliczyć nadpłatą w zakresie ZUS (składki, raporty)? - pyta czytelnik Rzeczpospolitej.
Jak wyjaśnia ekspert dziennika, jeżeli pracownik spóźnił się z dostarczeniem krótkotrwałego zwolnienia lekarskiego za niedyspozycję przypadającą na dany miesiąc i pracodawca zdążył już przekazać do ZUS dokumenty rozliczeniowe za ten miesiąc, wykazując w nich pełną podstawę wymiaru składek, to nie ma potrzeby korygowania zbiorczej deklaracji i raportu imiennego za tego pracownika. A to dlatego, że można tę sytuację wyprostować w dokumentach za miesiąc następny, kiedy z pensji pracownika zostanie odliczona kwota nienależna, wcześniej wypłacona.
Takie rozwiązanie umożliwia pracodawcy zmniejszenie wysokości wynagrodzenia pracownika o wynagrodzenie wypłacone mu w poprzednim terminie płatności za czas nie obecności w pracy, za który pieniędzy nie powinien otrzymać.
Natomiast pracownik otrzymujący pensję z góry powinien liczyć się ze zwrotem nienależnie pobranego wynagrodzenia w razie niewykonywania pracy w okresie, za który mu zapłacono.
Odliczenia wolno dokonać tylko w najbliższym terminie wypłaty, przypadającym bezpośrednio po bezpodstawnej wypłacie, bez konieczności uzyskania na to zgody pracownika.
Przy sporządzaniu listy płac za miesiąc następny obniża się wynagrodzenie o kwotę nadpłaty z poprzedniego okresu. W imiennym miesięcznym raporcie ZUS RCA zostanie wtedy wykazana podstawa wymiaru składek i ich sumy od wypłaconego pracownikowi wynagrodzenia, pomniejszonego o nadwyżkę pensji za miesiąc wstecz.
Do kompletu druków dołącza się również raport ZUS RSA z okresem niezdolności do pracy z poprzedniego miesiąca. Z takiej uproszczonej metody nie można jednak skorzystać, gdy zaświadczenie od lekarza obejmuje długotrwałą niezdolność do pracy.
Następnie poprawiamy listę płac, raport ZUS RCA i dołączamy ZUS RSA wpisując dni choroby przypadające na ten miesiąc.
Gdy zatrudniony przyniósł pracodawcy druk ZUS ZLA po zainkasowaniu całego wynagrodzenia za dany miesiąc, ale zdążył jeszcze przed rozliczeniem składek za ten miesiąc, wystarczy na listę płac nanieść stosowne poprawki (naliczenie wynagrodzenia chorobowego i za przepracowaną część miesiąca), a w dokumentach rozliczeniowych do ZUS wpisać prawidłowe dane.
Więcej w Rzeczpospolitej z 9 lipca 2010 r.