ĆWICZENIA 6
Opis stanowiska
Opis stanowiska pracy to opis podstawowych zadań wykonywanych na danym stanowisku, formalnych wymagań stawianych kandydatowi, a także zakresu odpowiedzialności.
W uproszczeniu opis stanowiska można określić jako dokument opisujący, dlaczego stanowisko zostało utworzone i po co istnieje w organizacji.
Opis ten odnosi się wyłącznie do stanowiska, a nie osoby je zajmującej w danym momencie. Niewiele ma więc wspólnego z oceną konkretnego człowieka. Jest to ocena wymagań stanowiska.
Celem stworzenia opisu stanowiska pracy jest jasne, przejrzyste i zrozumiałe określenie powierzanych obowiązków oraz praw przysługujących pracownikowi.
Stworzenie opisu stanowiska pracy należy rozpocząć od określenia działalności, potrzeb i celów firmy dziś oraz w przyszłości.
Potrzeby te uwidaczniają się zwykle w chwili, gdy w firmie brakuje osoby, która mogłaby przejąć pewne obowiązki i posiadałaby odpowiednią wiedzę oraz umiejętności do ich wykonywania.
Nie istnieją uniwersalne opisy stanowisk. Każde stanowisko wymaga odrębnej analizy. Powielanie zaś schematów zaczerpniętych z innych organizacji może mieć katastrofalne skutki.
Nie istnieją również ponadczasowe opisy stanowisk. Stale zmieniające się warunki otoczenia firmy wymuszają nieustanne aktualizowanie opisów stanowisk.
Dlaczego warto tworzyć opisy stanowisk?
Opisy stanowisk są podstawą większości systemów zarządzania zasobami ludzkimi. Dobrze stworzone opisy są niezbędne do ustalenia kryteriów oceny okresowej pracowników.
Dzięki nim można także określić politykę wynagrodzeń, która z kolei wiąże się z systemem motywowania pracowników.
Opisy stanowisk są również niezbędne do sformułowania jasnej polityki zatrudnienia w organizacji. Pomagają określić wymagane kompetencje i kwalifikacje formalne.
KORZYŚCI DLA PRACODAWCY
Zarządzanie przez cele - kontrolować realizację celów
Określenie obszarów kolidujących kompetencji
Eliminowanie powtarzających się zadań
Zmniejszenie ryzyka wystąpienia konfliktów wewnątrz organizacji
Podstawa systemu wynagrodzenia
Podstawa wartościowania pracy.
KORZYŚCI DLA MENEDŻERÓW
Organizowanie i motywowanie podległych pracowników
Posiadają także jasne kryteria zatrudnienia i oceny pracowników
Mogą wspierać pracowników przy tworzeniu ścieżek karier
Opisy stanowisk są również przydatne w określaniu potrzeb szkoleniowych.
KORZYŚCI DLA PRACOWNIKA
Pozwalają dokładnie zapoznać się ze swoim miejscem i rolą w organizacji
Pozwalają zaplanować własną karierę w organizacji.
Lojalność pracownika wobec pracodawcy
Zaplanowanie ścieżki swego dalszego rozwoju
Ułatwiają mu zrozumieć kryteria oceny
Analiza pracy na danym stanowisku obejmuje:
1) opis wykonywanych czynności
2) opis cech wymaganych od pracownika
Procedura analityczna dotycząca każdego stanowiska pracy obejmuje ściśle określony zakres tematyczny, do którego należy zaliczyć:
Ustalenie, jakie czynności pracownik wykonuje faktycznie na stanowisku pracy
W jaki sposób je wykonuje
Dlaczego je wykonuje
Jakich umiejętności czynności te wymagają
Warto zauważyć, że opisy stanowisk pracy najczęściej wykorzystywane są w procesie rekrutacji i doboru pracowników. Wówczas opisu stanowisk pracy dokonuje się według następującego schematu:
1. IDENTYFIKACJA STANOWISKA PRACY
1.1. Nazwa stanowiska
1.2. Wydział
1.3. Data sporządzenia
1.4. Kod identyfikacyjny
2. STRESZCZENIE
3. ZALEŻNOŚĆ SŁUŻBOWA
3.1. Zwierzchnik służbowy
3.2. Sprawuje nadzór
3.3. Współpracuje:
— na zewnątrz firmy
— wewnątrz firmy
4. OBOWIĄZKI I ZAKRES ODPOWIEDZIALNOŚCI
4.1. Główne obowiązki
4.2. Obowiązki drugorzędne
5. WYMAGANIA KWALIFIKACYJNE
5.1. Wykształcenie (niezbędne/pożądane)
5.2. Doświadczenie (niezbędne/pożądane)
5.3. Predyspozycje (niezbędne/pożądane)
5.4. Trening specjalistyczny (niezbędny/pożądany)
5.5. Cechy osobowości (niezbędne/pożądane)
6. WYMAGANIA NATURY FIZYCZNE
7. WARUNKI PRACY
8. RELACJE Z INNYMI STANOWISKAMI
ZALETY
Poprawienie komunikacji wewnątrz firmy
Zapobiega konfliktom wynikającym z niejasności kompetencji stanowisk
Znacząco przyspiesza wykonywane projekty i, tym samym wpływa na rozwój firmy
W przypadku rozmowy z pracownikiem możemy odwołać się do opisu stanowiska w celu rozwiązania konfliktu, bądź też przy rozpatrzeniu wniosku o dodatkowe wynagrodzenie wynikające z wykonywania przez daną osobę czynności przekraczających „codzienny" zakres obowiązków
WADY
Możliwość szybkiego przedawnienia się opisu stanowiska i brak elastyczności, która odgrywa kluczową rolę w dzisiejszych czasach
Możliwość całkowitego wytłumienia kreatywności osób, które chciałyby się wykazać nieszablonowym podejściem do powierzonych obowiązków
4