KONTROLOWANIE: regulacja działań organizacji, tak, aby ułatwić jej osiąganie celów.
Cel kontroli - możliwość oceny proporcji organizacji w porównaniu z zamierzonymi celami w
wybranym momencie za pomocą mierników.
Obszary kontroli:
zasoby
finansowe (płynność)
ludzkie (dobór, obsada wydajności)
rzeczowe (zapasy, jakość, sprzęt)
informacyjne (prognozy, analizy, harmonogramy)
szczebel
operacyjny
strategiczny
Znaczenie kontroli:
dostosowanie do wartości
eliminacja błędów
złożoność organizacji (rozrastanie się organizacji)
koszty (eliminacja marnotractwa)
Kto sprawuje kontrolę?
Kontrolerzy - managerowie na szczeblu odpowiedniemu do rodzaju kontroli
Pracownicy - np. w zespołach, odpowiedzialnych za jakość zużycia materiałów (obszar operacyjny)
Stan kontroli:
ustalenie norm
mierzenie wyników
porównywanie wyników
ocena (reakcja)
decyzja
utrzymywanie
korekta
zmiana norm
Formy kontroli:
wstępna, równoległa, końcowa (kontrola wieloraka)
biurokratyczna i angażująca pracowników
operacyjna i strategiczna
Styl kontroli:
partycypacyjny - z udziałem pracowników
dyrektywny - narzucony odgórnie
Typy kontroli ze względu na zaangażowanie pracowników:
Element - kontrola biurokratyczna - kontrola zaangażowani pracowników
Cel - podporządkowanie pracowników (zaangażowanie pracowników); ścisłe przepisy, formowanie narzędzi, sztywna
Hierarchia - normy grupowe, kultura (stopień formalizowania)
Oczekiwania- minimum wykonania normy; lepsze wynagrodzenie, przekroczenie normy
Projekty- struktura wysmukła, zarządzanie „odgórne”, styl autokratyczny; struktura spłaszczona (zarządzanie rozłożone na szczeble)
Nagrody- indywidualne- zespołowe
Współuczestnictwo- ograniczenie, formalne; szczególne, nieformalne
formalne, mechaniczne rozwiązania (styl demokratyczny)
nieformalne, ograniczenie rozwiązania (styl partycypacyjny)
Typy kontroli ze względu na style kontroli:
biurokratyczny
cała kontrola managerów
decyzje podejmuje zarząd i kierownicy niższych szczebli w zakresie swoich kompetencji
nie nagradza się za kwalifikacje personelu
pracownicy nie chcę współpracować i nie są dopuszczeni do współuczestnictwa w kontroli
partycypacyjny
współudział pracowników
nagrody dla kierowników za kształtowanie personelu
pracownicy chcą i są gotowi ponosić odpowiedzialność
Wybór stylu kontroli zależy od:
preferencji zarządu
kwalifikacji pracowników
wymierności wyników
rodzaju zadań
Skuteczność kontroli:
zintegrowanie kontroli z planem (umieszczenie jej w planie)
elastyczność kontroli
dokładność - zapobieganie fałszowaniu wyników
aktualność - odpowiednia częstotliwość
obiektywizm - fakty (!)
Opór przeciwko kontroli:
przyczyny
nadmierna kontrola
koncentracja na właściwych celach
nagradzanie nieefektywności
odpowiedzialność
przezwyciężanie
uniemożliwienie uniknięcia kontroli
powiązanie kontroli z motywacją
ZPC (zarządzanie przez cele)
Wymóg fizycznego śladu po kontroli
ORGANIZACJA I ZARZĄDZANIE W ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ -15.12.2009
2