ZARZĄDZANIE ZAPASAMI

Dlaczego utrzymujemy zapasy? Jak duże utrzymywać?

Procesom gospodarczym w przedsiębiorstwie w sferze zaopatrzenia, produkcji i zbytu nieustannie towarzyszy tworzenie zapasów materialnych, wśród których znajdują się dobra produkcyjne i konsumpcyjne. W zależności od charakteru branży i obsługiwanych rynków mogą to być: zapasy towarów w sieciach dystrybucji, zapasy wyrobów gotowych w magazynie, zapasy zespołów i podzespołów do montażu, zapasy surowców i części do produkcji (utrzymywane u producenta lub dostawców) itp.

Przez zapasy rozumie się zatem wszelkie zasoby materialne znajdujące się w różnych fazach procesu gospodarczego.

1. Przyczyny utrzymywania zapasów

Zapasy uczestniczą w procesach gospodarczych na skutek istniejących rozbieżności między popytem a podażą. Stąd ogólną przyczyną gromadzenia zapasów w kolejnych ogniwach łańcuchów logistycznych (zarówno zewnętrznych jak i wewnętrznych) jest występowanie różnic w intensywności (tempie) dopływu strumieni materialnych (dostaw) i tempie odpływu (zużycia zapasu), co zobrazowano na rys. 1.

Rys 1. Przepływowy model powstawania zapasów

O wielkości tempa dopływu strumieni materialnych do punktu tworzenia zapasów decyduje stosowana w przedsiębiorstwie polityka dostaw - zarówno zewnętrznych (zamawiania) jak i wewnętrznych (zlecania produkcji). Tempo odpływu regulowane jest natomiast intensywnością zużycia zapasu, kształtowaną przez wielkość okresowego zapotrzebowania (popytu) na zapas od strony odbiorców.

Współczesne logistyczne koncepcje zarządzania produkcją i zapasami ukierunkowane są na maksymalne zniwelowanie różnic między intensywnością zużycia zapasu (popytem) a tempem dostaw (podażą), celem uzyskania ciągłości przepływów materiałowych przy minimalnym poziomie zapasów. Niemniej zapasy spełniają kilka istotnych funkcji stanowiących przyczynę ich tworzenia i utrzymywania, które można sklasyfikować w trzy podstawowe grupy: funkcje antycypacyjne, ekonomiczne i zabezpieczające.

1. Funkcje antycypacyjne - wyprzedzające zaspokajanie potrzeb w relacji „dostawca-odbiorca”. Antycypacyjne tworzenie i regularne uzupełnianie zapasów zapewnia dostępność produktów i wysoki poziom obsługi klienta w zaspokajaniu jego zmiennych (często sezonowych) potrzeb w pełny i szybki sposób, zmniejszając jednocześnie koszty utraconej sprzedaży.

2. Funkcje ekonomiczne - przejawiające się w wykorzystaniu:

• efektu ekonomii skali produkcji i zakupów (możliwość produkcji i zakupów w partiach ekonomicznych),

• oszczędności w produkcji na zapas przy sezonowości popytu i podaży,

• oszczędności w zakupach przy ofertach rabatowych i upustach cenowych,

• możliwości tworzenia zapasów spekulacyjnych przy fluktuacji cen i inflacji.

3. Funkcje zabezpieczające (izolujące) - ochrona przed niepewnością popytu i skutkami opóźnień w dostawach poprzez tworzenie buforów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu.

Jak widzimy, wymienione funkcje zapasów odgrywają istotną rolę w skutecznym i efektywnym funkcjonowaniu systemu logistycznego przedsiębiorstwa wskazując na, często uzasadnioną, potrzebę ich tworzenia. Stąd tradycyjnie zapasy traktuje się jako „konieczne zło”, dążąc do maksymalnej ich redukcji przy założonym poziomie obsługi odbiorców.

2. Rodzaje zapasów w przedsiębiorstwie

Zapasy gromadzone w procesach gospodarczych, od miejsca pozyskania surowców poprzez procesy produkcyjne aż po klienta końcowego, są wielkością bardzo złożoną. Wynika to z ich zróżnicowania pod względem miejsca składowania, postaci rzeczowej, stopnia przetworzenia, sposobu tworzenia itp. W związku z tym wyróżnia się wiele kryteriów podziału zapasów, wśród których można wymienić przede wszystkim:

• strukturę ilościową (wartościową) zapasów,

• stopień przetworzenia zapasów,

• sposób tworzenia zapasów.

2.1 Struktura ilościowa (wartościowa) zapasów

Zgodnie z zasadami rachunkowości zapasy są składnikiem majątku obrotowego, tworząc wraz z majątkiem trwałym aktywa przedsiębiorstwa. Efektywne angażowanie środków obrotowych w zapasach ma istotny wpływ na zwiększanie szybkości rotacji, a tym samym na szybkość obrotu kapitałem związanym w zapasach i tempo zwrotu nakładów inwestycyjnych. Niemniej nie wszystkie kategorie zapasów w przedsiębiorstwie biorą udział w omawianej zależności, stąd dla omawianych zależności istotne jest kształtowanie się struktury ilościowej (wartościowej) zapasów. Struktura ta w najprostszym ujęciu dzieli zapasy na część rotującą i nierotującą (rys. 2).

Rys 2. Struktura ilościowa/wartościowa zapasów

Część rotująca (obrotowa) zapasów, to zapasy systematycznie zużywane i cyklicznie uzupełniane w toku zaspokajania bieżących potrzeb produkcji i odbiorców. Cechą szczególną zapasów rotujących jest zużywanie się ich w jednym cyklu gospodarczym. Zapasy te są odnawiane według określonych zasad, a ich poziom (równy połowie wielkości dostaw w rozpatrywanym okresie) wynika z wielkości dostaw i okresowego zużycia.

Część nierotującą (nieobrotową) stanowi zazwyczaj zapas zabezpieczający. Niemniej, z różnych przyczyn, część ta może obejmować również zapas nadmierny, zwany również zapasem martwym (Dead Stock), zwiększający koszty utrzymania zapasu, a nie wnoszący żadnej wartości dodanej w procesie produkcji. Do tej kategorii zalicza się zapasy trudnozbywalne (niechodliwe, posezonowe, niemodne, przestarzałe) i niepełnowartościowe (uszkodzone, zepsute i nieużyteczne).

2.2 Stopień przetworzenia zapasów

Ogół zapasów materialnych gromadzonych w przedsiębiorstwie wytwórczym można sklasyfikować w trzy podstawowe kategorie: zapasy kupowane, przetwarzane i sprzedawane (rys. 3). Dwie pierwsze grupy, ściśle związane z realizacją procesów wytwórczych, określa się jako zapasy produkcyjne. Pozostałe - jako zapasy handlowe.

Rys 3. Klasyfikacja zapasów materiałowych według stopnia przetworzenia

Do zapasów kupowanych (faza zaopatrzenia) zalicza się zapasy surowców i elementów z zakupu, stanowiących materiały wyjściowe do przetwarzania w wyroby gotowe. Zapasy przetwarzane (faza produkcji) obejmują zapasy materiałów w trakcie wytwarzania (produkcja niezakończona), do których zalicza się zapasy produkcji w toku (półfabrykaty w magazynach) oraz robót w toku (półfabrykaty w trakcie realizacji). Do zapasów sprzedawanych (faza dystrybucji) zalicza się zapasy wyrobów gotowych i elementów serwisowych stanowiących przedmiot sprzedaży.

Do grupy zapasów sprzedawanych zalicza się również zapasy towarów (nabytych celem dalszej odsprzedaży). Zapasy takie stanowią oczywiście jedyną kategorię w jednostkach handlowych.

2.3 Sposób tworzenia zapasów

Tworzenie zapasów w jednostkach gospodarczych może odbywać się na dwa sposoby. Potrzebne dobra materialne przedsiębiorstwo może nabyć z zewnątrz od dostawców zewnętrznych (zapas kupowany) bądź wytworzyć we własnym zakresie (zapas produkowany). Pierwszy sposób wykorzystywany jest działalności handlowej i usługowej oraz w działach zaopatrzenia przedsiębiorstw wytwórczych. Drugi z nich jest charakterystyczny dla procesów produkcyjnych w działalności wytwórczej (produkcja na magazyn). W działalności takiej omawiany podział przedstawiono na rys. 4.

Rys 4. Klasyfikacja zapasów ze względu na sposób utworzenia

3. Cele i zadania zarządzania zapasami

Zarządzanie zapasami w przedsiębiorstwie produkcyjnym polega na takim zapewnieniu dostępu do zasobów materiałowych w trakcie całego procesu produkcyjnego, by nie było przestojów produkcji ze względu na brak tych zasobów. Zarządzanie zapasami stanowi element procesu zarządzania produkcją.

Zakres funkcji i zadań zarządzania produkcją jest szerszy od zarządzania zapasami. Przedmiotem zarządzającego produkcją jest racjonalne gospodarowanie zarówno zasobami obiektowymi (zdolnością produkcyjną) jak i zasileniowymi (zapasami materiałowymi), natomiast uwaga zarządzającego zapasami skoncentrowana jest zasobach zasileniowych.

W warunkach działalności produkcyjnej zarządzanie zapasami nie może być realizowane oddzielnie od zarządzania produkcją. Zapasy umożliwiają produkcję, a jednocześnie są jej rezultatem. Stąd cele i zadania zarządzania zapasami wynikają wprost z celów zarządzania produkcją. Poznana już w tym zakresie przeciwstawność rynkowej i efektywnościowej orientacji przedsiębiorstw rzutuje również na sprzeczność celów zarządzania zapasami (rys 5).

Rys 5. Cele Zarządzania Zapasami w orientacji rynkowei i efektywnościowej

Decyzje dotyczące zapasów muszą uwzględniać zarówno kwestie związane z poziomem obsługi klienta jak i związanymi z tym kosztami. W pierwszym przypadku cele zarządzania zapasami przejawiają się w zapewnieniu wysokiej ich dostępności poprzez zminimalizowanie ryzyka wystąpienia niedoboru - co wymaga dużych buforów zabezpieczających. Z drugiej strony, zorientowanie na redukcję kosztów pociąga za sobą konieczność minimalizacji kapitału związanego w zapasach drogą minimalizacji stanów zapasów. Podejmowane więc przez zarządzającego zapasami decyzje powinny zmierzać do osiągnięcia równowagi (trade-off) między pożądanym poziomem obsługi odbiorców a poziomem tworzonych i utrzymywanych zapasów bezpieczeństwa, kompensujących przypadki wzrostu popytu bądź opóźnień w dostawach (rys. 6).

Rys 6. Równowaga w zarządzaniu zapasami

W ustalaniu poziomu obsługi i związanego z tym zapasu bezpieczeństwa wykorzystywany jest powszechnie rachunek prawdopodobieństwa. Poziom obsługi klienta definiowany jest wówczas jako prawdopodobieństwo nie wystąpienia niedoboru zapasu w cyklu jego uzupełniania (np. poziom obsługi = 95% oznacza, że prawdopodobieństwo zaspokojenia potrzeb odbiorców w danym cyklu wynosi 95%, a ryzyko wystąpienia niedoboru zapasu = 5%).

Rezultatem zarządzania zapasami jest kształtowanie ilościowo-czasowych parametrów przepływów materiałowych. Podejmowane w tym zakresie decyzje zmierzają do ustalenia: kiedy i w jakim wymiarze należy uruchamiać mechanizmy ich tworzenia? Stąd podstawowym zadaniem stojącym przed zarządzającym zapasami jest znalezienie w odniesieniu do każdej pozycji zapasu odpowiedzi na dwa elementarne pytania.

Dla zapasu kupowanego

1. Ile zamawiać? Jaka powinna być wielkość zamówień (partii zakupu)?

2. Kiedy zamawiać? W jakim terminach składać zamówienia?

Dla zapasu produkowanego

1. Ile zlecać? Jaka powinna być wielkość zleceń produkcyjnych (serii/partii produkcyjnej) ?

2. Kiedy zlecać? W jakich terminach uruchamiać produkcję?

Realizacja przedstawionych zadań wymaga operowania zbiorem różnorodnych informacji. Charakter tych danych oraz metody ich ustalania wpływają w znacznej mierze na dobór rozwiązań w zakresie samego procesu zarządzania. Do podstawowych zalicza się:

• informacje o popycie na zapas i jego zmienności (wahaniach),

• informacje o stanach zapasów,

• informacje o czasie realizacji zamówień/zleceń (czasie dostawy),

• informacje o kosztach zapasów,

• informacje o wartości zapasów i regularności ich zużycia (analiza ABC i XYZ)

i szereg innych (często specyficznych) danych szczegółowych kształtujących problematykę zapasów.

4. Określanie popytu i podaży zapasów

4.1. Metody określania popytu (zapotrzebowania) na zapas

Metody określania zapotrzebowania na zapas różnią się stosowaną w nich bazą danych i dokładnością ustaleń. W tym zakresie wyróżnia się określanie deterministyczne, stochastyczne i subiektywne.

1. Określanie deterministyczne (dokładne) - obliczanie zapotrzebowania materiałowego na surowce i elementy składowe wyrobów na podstawie planów (harmonogramów) produkcji wyrobów oraz specyfikacji (zestawień) materiałowych obrazujących strukturę wyrobu.

2. Określanie stochastyczne (przybliżone) - prognozowanie zapotrzebowania na zapas na podstawie statystyki zużycia w porównywalnych okresach w przeszłości i przewidywanych trendów zmian w przyszłości. W oparciu o gromadzone dane przewidywane zapotrzebowanie określa się za pomocą wybranych metod prognozowania.

3. Szacowanie subiektywne (najmniej dokładne) - stosowane przy braku możliwości wykorzystania deterministycznych i stochastycznych metod określania potrzeb. Najczęściej przyjmuje formę szacowania intuicyjnego opartego na wiedzy, doświadczeniu i osobistej ocenie jednej lub kilku osób.

4.2. Systemy kontroli (rejestracji) stanów zapasów

Ilościowe stany zapasów ustala się wykorzystując odpowiedni system kontroli (rejestracji) ich poziomu (Inventory Monitoring System). W praktyce kontrola zapasów może się odbywać okresowo lub ciągle.

1. System kontroli okresowej (Periodic Inventory Monitoring System).

W systemie kontroli okresowej, zwanym również systemem okresowym (Periodic System) bądź przeglądów okresowych (Periodic Review), fizyczne ustalenie stanu zapasu i podejmowanie odpowiednich decyzji odbywa się cyklicznie, co pewien ustalony przedział czasu T (tydzień, miesiąc, kwartał).

Zaletami systemu są:

• prostota i brak konieczności ciągłego śledzenia stanów zapasów,

• brak konieczności informatyzacji systemu (mniejsze koszty inwestycyjne).

Do wad należy zaliczyć:

• brak bieżącej informacji o stanie zapasu,

• większe koszty eksploatacji systemu wynikające z konieczności utrzymywania większych zapasów bezpieczeństwa niwelujących niebezpieczeństwo wyczerpania zapasu w okresie międzykontrolnym.

2. System kontroli ciągłej (Continuous Inventory Monitoring System).

W systemie kontroli ciągłej, zwanym również systemem nieustającym (Perpetual System) bądź przeglądów ciągłych (Continuous Review), monitorowanie stanu zapasu i podejmowanie odpowiednich decyzji odbywa się na bieżąco w trybie on-line (on-line system). Oczywistymi Zaletami systemu są:

• bieżąca informacja o stanie zapasu,

• mniejsze koszty eksploatacyjne (mniejsze zapasy bezpieczeństwa).

Do wad zalicza się:

• większe koszty inwestycyjne wynikające z konieczności informatyzacji w systemie niezbędnych procedur transakcyjnych i magazynowych (przychodów, rozchodów),

• konieczność okresowej inwentaryzacji rzeczywistych stanów zapasów (weryfikacja z tytułu błędów, braków, odpadów, kradzieży itp.).

System kontroli okresowej był jedynym systemem możliwym do stosowania w praktyce przed pojawieniem się możliwości jego informatyzacji. Obecnie z wielu względów kontrolę ciągłą uważa się za korzystniejszą od tradycyjnej inwentaryzacji okresowej, co znajduje wyraz w powszechnym jej stosowaniu w zarządzaniu zapasami.

5. Koszty zapasów

Celem podejmowania efektywnych decyzji związanych z przyjmowaną polityką uzupełniania zapasów niezbędna jest znajomość kosztów zapasów. Wśród kosztów związanych z gospodarką zapasami wyróżnia się koszty stałe i zmienne.

5.1 Koszty stałe

Do kategorii kosztów stałych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką zapasami, których wielkość nie jest zależna oraz wielkości zamówień lub zleceń produkcyjnych uzupełniających stany zapasów (a tym samym od poziomu utrzymywanych zapasów). Należą do nich przede wszystkim:

• jednostkowe koszty zakupu lub wytworzenia pozycji zapasu,

• koszty utrzymania pomieszczeń i urządzeń magazynowych oraz środków transportowych,

• koszty osobowe (utrzymania służb magazynowych i zaopatrzenia).

Niejednokrotnie kwalifikacja niektórych z wymienionych składników do kosztów stałych nie jest w pełni jednoznaczna. Na przykład w przypadku oferty rabatów cenowych koszty zakupu zostaną zaliczone do kategorii kosztów zmiennych. Podobna sytuacja może wystąpić w odniesieniu do kosztów powierzchni magazynowej lub ubezpieczeń (rosnących bądź malejących w miarę wzrostu lub spadku poziomu utrzymywanych zapasów).

5.2 Koszty zmienne

Do kategorii kosztów zmiennych zalicza się wszystkie składniki kosztów związanych z gospodarką zapasami, których wielkość jest zależna od wielkości zamówień lub zleceń uzupełniających. Główne rodzaje kosztów zmiennych zapasów obejmują koszty: utrzymania zapasów, zamawiania/zlecania, niedoborów oraz nadmiarów zapasów.

a. Koszt zamawiania/zlecania (Ordering Cost).

Koszt zamawiania/zlecania, nazywany zamiennie kosztem tworzenia zapasów, związany jest z zakupem lub uruchomieniem produkcji określonej ilości produktów celem uzupełnienia zapasu. Dla określonych zamówień/zleceń będą to koszty:

• zamówienie zewnętrzne (zakupu) - koszt realizacji zamówienia przez dział zaopatrzenia (Purchase Cost),

• zlecenie wewnętrzne (produkcyjne) - koszt uruchamiania (przezbrajania) produkcji (Setup Cost).

b. Koszt utrzymania zapasu (Holding Cost).

Koszt utrzymania zapasu, nazywany zamiennie kosztem oprocentowania5 (Interest Cost), jest kosztem zamrożenia kapitału obrotowego. Stanowi zatem odpowiedź na pytanie, ile kosztuje przedsiębiorstwo zamrożenie kapitału w zapasach, w przeciwieństwie do możliwości jego wykorzystania w inny bardziej ekonomiczny sposób (koszt utraconych możliwości). Koszt ten może być ustalony jako wartość kwotowa (stała) lub częściej - jako wartość procentowa (roczna stopa procentowa wartości pieniężnej utrzymywanego zapasu).

c. Koszt niedoboru zapasu (Shortage Cost).

Koszt niedoboru, nazywany zamiennie kosztem wyczerpania zapasu (Stockout Cost), jest kosztem związanym z brakiem dostępności zapasu w okresie, kiedy jest on potrzebny odbiorcy. Skutki kosztowe wyczerpania zapasu mogą przyjąć dwie formy:

• niedobory są przenoszone na następne okresy (zaległe zamówienia) - koszt obsługi zaległych zamówień, opóźnionych zysków, obniżenia poziomu obsługi;

• niedobory nie są przenoszone na następne okresy (utracona sprzedaż) - koszt utraconej sprzedaży (potencjalnych zysków), obniżenia poziomu obsługi;

d. Koszt nadmiaru zapasu (Excess Cost).

Ostatnim rodzajem kosztu zmiennego, jakkolwiek będący w rzeczywistości kosztem związanym z utrzymaniem zapasu, jest koszt zapasu nadmiernego. Z uwagi jednak na dodatkowe (w odróżnieniu od zapasu rotującego) skutki kosztowe zapasów nadmiernych, można uznać je za odrębną grupę kosztów. W tym zakresie, podobnie jak w przypadku niedoboru zapasu, wyróżnia się dwie opcje:

• nadmiar jest przenoszony na następne okresy - koszt przedłużonego utrzymania zapasu oraz obniżenia zysków (np. w przypadku wyprzedaży po niższych cenach);

• nadmiar nie jest przenoszony na następne okresy - koszt straconych nakładów oraz dodatkowy koszt likwidacji zapasów w sposób zgodny z normami firmy i ochrony środowiska naturalnego.

6 Typologia systemów zarządzania zapasami

Dobór właściwego systemu zarządzania zapasami zależy od wielu różnorodnych czynników, np. charakteru popytu, wartości pozycji zapasu, stopnia regularności jego zużywania, opcji z niedoborami i nadmiarami zapasu, ofert rabatowych, czynnika inflacji itp. Każde z nich wymagają doboru odpowiednich zasad i systemów zarządzania. Ogólną typologię tych systemów, uwzględniającą zakres realizacji funkcji (faz) zarządzania oraz sposoby ustalania zapotrzebowania na zapas, przedstawiono w tabeli 1.

Tabela 1. Typologia systemów zarządzania zapasami

Metody określenia potrzeb	Zarządzanie zapasami
		Faza planowania	Faza sterowania
Stochastyczne		System sterowania zapasami SCS
Deterministyczne	System produkcji JIT „dokładnie na czas”
		System planowania potrzeb materiałowych MRP Material Requirements Planning
		System planowania potrzeb dystrybucji DRP Distribution Requirements Planning
		System zarządzania wąskimi przekrojami OPT Optimized Production Technology

Analiza przedstawionej w tabeli klasyfikacji systemów zarządzania zapasami pozwala na ich charakterystykę odniesioną do samego procesu zarządzania (obejmującego fazę planowania i sterowania zapasami). Wynika z niej, że w miarę rozwoju tych systemów i możliwości elektronicznego przetwarzania danych, rozwiązania te zmierzały w kierunku wykorzystania koncepcji logistycznych (właściwe materiały, we właściwej ilości, we właściwym czasie), poprzez rozszerzanie procedur zarządzania zapasami o fazę planowania i coraz ściślejsze ustalanie ilościowo-czasowych parametrów przepływów materiałowych. Od klasycznych systemów sterowania zapasami opartych na prognozach potrzeb (których podstawowe zasady i formuły są nadal, mimo rozwoju nowych koncepcji, powszechnie stosowane), do systemu „dostaw na czas” JIT, planowania potrzeb materiałowych MRP lub zarządzania wąskimi przekrojami OPT - umożliwiających planowanie potrzeb i stanów zapasów w czasie z dokładnością wymaganą przez użytkownika.

7

Zapas nierotujący:

a) bezpieczeństwa

b) martwy

Tempo dopływu

(dostaw)

Zapas

rotujący

Tempo odpływu

Zapas nadmierny (martwy)

Zapas bezpieczeństwa

Zapas nierotujący

(część nieobrotowa

zapasów)

Zapas rotujący

(część obrotowa zapasów)

Wartość/ilość

Czas

Zużycie i odnowienie zapasów

Zapas średni

Faza Zaopatrzenia

Faza Dystrybucji

Faza Produkcji

DOSTAWCY

ODBIORCY

ZAPASY

KUPOWANE:

- Surowce

- Materiały

- Inne elementy

ZAPASY

PRZETWARZANE:

- Produkcja w toku

(elementy w

magazynach)

- Roboty w toku

(elementy w trakcie realizacji)

ZAPASY

SPRZEDAWANE:

- Wyroby

- Towary

- Części zamienne

Cele Zarządzania Zapasami

ZAPAS

PRODUKOWANY

ZAPAS

KUPOWANY

ODBIORCY

DOSTAWCY

Faza Produkcji

Faza Dystrybucji

Faza Zaopatrzenia

Orientacja rynkowa:

Maksymalizacja poziomu

obsługi

Polega na zapewnieniu dostępności:

- Właściwych materiałów

- We właściwej ilości,

- We właściwym miejscu

- We właściwym czasie

Poziom dostępności zapasu

Ryzyko niedoboru

Orientacja efektywnościowa

Minimalizacja kosztów

Polega na redukcji kosztów poprzez minimalizacje stanów zapasów materiałowych

Poziom Obsługi odbiorcy

Sprzeczność

celów

Poziom zapasu bezpieczeństwa

100%

---