Hotel na targach

Jacek PIASTA

Jedziemy na targi

Instytucja targów jest równie stara jak sam towar. Nie wiadomo gdzie i kiedy po raz pierwszy zorganizowano targi. A ponieważ targi to nic innego jak nieco bardziej okrzesana w formie i treści odmiana targowiska (te stragany - przepraszam stoiska, towar leżący na ladach, przelewające się tłumy oglądających i kupujących) więc możemy przyjąć, że istniały one od niepamiętnych czasów.

Impreza targowa ma zawsze taki sam cel - zetknąć ze sobą dwa podmioty, niezbędne do tego by mogło dojść do transakcji: zainteresowanych sprzedażą i zainteresowanych kupnem. Targi gromadzą w jednym miejscu o jednym czasie wielu sprzedających i kupujących z jednej branży - co podnosi ich atrakcyjność dla obu stron, umożliwia bowiem porównywanie ofert i warunków transakcji oraz kontakt z wieloma potencjalnymi partnerami w rekordowo krótkim czasie i relatywnie niskim kosztem.

Wcześniej czy później każdy obiekt hotelowy staje przed dylematem, czy uczestniczyć w imprezach targowych.
Co ma wtedy do wyboru:
Ze względu na zasięg możemy podzielić turystyczne imprezy targowe na:

- targi lokalne
- targi regionalne
- targi krajowe
- targi międzynarodowe

Targi lokalne zwane często giełdami - niewielkie imprezy liczące kilkudziesięciu wystawców.
Pełnią w zależności od intencji dwie role:
- pierwszą jest prezentacja oferty lokalnych firm turystycznych adresowanej do instytucjonalnych odbiorców zewnętrznych np. biur podróży z całego kraju i nie tylko;
- drugą jest prezentowanie głównie (choć nie wyłącznie) przez lokalne biura podróży - oferty turystycznej z całego świata.

W pierwszym przypadku lokalni gestorzy bazy turystycznej są zainteresowani by targi odwiedziło jak najwięcej przedstawicieli biur podróży z kraju - czyli oferent jest lokalny a nabywca zewnętrzny, w drugim przypadku produkt pochodzi z całego świata i ma zachęcić lokalnych mieszkańców do wyjazdów turystycznych.
Tu oferent jest zewnętrzny a klient - lokalny.
Jest to jedyny rodzaj imprez targowych, gdzie możliwe jest zachowanie jasnego określenia kto jest oferentem a kto odbiorcą oferty. Tego typu imprezy w Polsce dopiero raczkują, jednak przed nimi jest wielka przyszłość. Zwłaszcza gdy wystawiają się lokalne biura podróży prezentujące ofertę dla mieszkańców.
Jest to doskonały sposób dla wszystkich - na prezentację swojej oferty oraz szansa na zainteresowanie nią szerokiego grona mieszkańców.
Tymczasem giełdy lokalne gdzie swoją ofertę prezentują gestorzy bazy a odbiorcami są pośrednicy turystyczni z kraju i ze świata często ewoluują w kierunku targów regionalnych.

Targi regionalne - z reguły obejmują swoim zasięgiem pewien charakterystyczny turystycznie region, gdzie nie są ważne podziały administracyjne ani polityczne (np. imprezy alpejskie czy targi bałtyckie).
Tu, jak i na pozostałych imprezach mieszają się interesy środowisk lokalnych i zewnętrznych. Tak więc są to imprezy gdzie zarówno możemy spotkać np. gminę prezentującą swoje atrakcje jak i zagraniczne biuro podróży zachęcające do zakupu wycieczek do swojego kraju.

Targi krajowe - dają szansę na przegląd oferentów ze wszystkich stron kraju organizatora oraz na zagraniczne stoiska regionalne a nawet narodowe. Można też liczyć na stoiska międzynarodowych biur podróży.
Ceny stoisk zależne od imprezy - od zachęcających po zaporowe.

Targi międzynarodowe - pełna wieża Babel. Każdy znajdzie to czego szuka, różny może być tylko czas jaki należy poświęcić na szukanie. Ceny stoisk zdecydowanie zagraniczne (zwłaszcza na imprezach krajowych).
Uwaga - sama nazwa targów to niestety nie wszystko. Zdarza się i to wcale nierzadko, że organizatorzy dla dodania sobie animuszu i umotywowania wysokich cen za np. wynajem powierzchni targowej - dodają na wyrost, przed nazwą własną imprezy, przymiotnik: międzynarodowe lub krajowe. Stąd rada - zawsze warto zanim zainwestuje się w stoisko - odwiedzić targi jako osoba zwiedzająca lub zasięgnąć opinii firm, które już uczestniczyły jako wystawca na tych targach. Listę taką powinien mieć organizator. Jeżeli nie dysponuje listą wystawców z ubiegłej edycji targów lub nie chce jej udostępnić - to świadczy to bardzo źle o organizatorze i nienajlepiej o imprezie.

Targi są istotnym narzędziem promocyjnym
 
którym dysponuje każdy obiekt hotelowy. Różnorodność imprez targowych oraz form uczestnictwa pozwala każdemu na znalezienie najwłaściwszej formuły uczestnictwa w wybranych imprezach. Ze względu na fakt, że na imprezach targowych dochodzi do bezpośredniego kontaktu: oferent - klient jest ona jedną z form promocji osobistej.
Gdy zapadnie już wstępna decyzja o uczestnictwie w imprezie targowej - to jak to zrobić najefektywniej?
Jakie działania podjąć przed targami i po ich zakończeniu?
Targi i wystawy to jeden z elementów promocji hotelu, tak więc ich budżet jest elementem składowym budżetu marketingowego hotelu. Aczkolwiek zdarza się, że imprezy targowe nie są traktowane przez hotele jak pozycje w hotelowym budżecie marketingowym. Czasami hotele tworzą tzw. budżet specjalny - przeznaczony wyłącznie na wybrane imprezy targowe i nie zmniejszający budżetu marketingowego.

Zacznijmy jednak od kosztów.
 
Każde przedsiębiorstwo hotelowe w zgodzie ze swoją strategią i formułą działania, stosuje jedną z podanych niżej metod tworzenia budżetu jako procentowy udział w: 

- kosztach promocji
- kosztach reklamy
- kosztach sprzedaży
- promocji sprzedaży

Która z tych metod jest najlepsza? Nie wiem. Tu głos decydujący mają księgowi - ważne jest by przyznanych w ramach budżetu pieniędzy wystarczyło na efektywne zrealizowanie udziału w imprezie targowej.

W składzie budżetu imprezy targowej zawrzeć należy takie oto koszty:

1. Stoiska
2. Obsługi stoiska
3. Delegacji i reprezentacji
4. Promocji i reklamy
5. Eksponatów

1. Koszt stoiska
 
Punkt ten zawiera następujące elementy:
- powierzchnię - organizatorzy stosują najczęściej jedną z dwóch metod: koszt metra kwadratowego lub koszt modułu oferując jedynie powierzchnię do samodzielnej zabudowy lub moduł o określonej powierzchni i kształcie w ciągu innych modułów - wykonany przeważnie z "oktanormy";
- aranżacja i zabudowę powierzchni - organizatorzy imprez targowych przeważnie wskazują firmy budujące stoiska, przeważnie jednak taniej wychodzi zaangażować architekta wnętrz samodzielnie. Kwota jaką hotel zamierza tu wydać zależy od strategii prezentowania się na targach (więcej w części III);
- wyposażenie - zależy od zamówienia złożonego do organizatorów. Podstawa to energia elektryczna następnie: woda, lodówka, ekspres do kawy także dodatkowe źródła prądu np. do komputerów itp.;
- usługi dodatkowe - ubezpieczenie stoiska i wyposażenia, ochrona;
- usługi uzupełniające - sprzątanie.

 

2. Koszt obsługi stoiska
 
- płace pracowników etatowych i wynajętych (hostessy). Firmy branży turystycznej przeważnie zadowalają się własnym personelem. Wiedza fachowa i identyfikacja z firmą to atuty własnych pracowników. W przypadkach, gdy koszt delegowania pracowników jest wysoki warto rozważyć celowość zatrudnienia do prostej reprezentacji (rozdawanie ulotek, urocze uśmiechy i zbieranie wizytówek) hostess, którym przeważnie płaci się za przepracowane godziny (odpada koszt hotelu, diet, transportu i wyżywienia);
- żywność i napoje - tu: tylko to co zostaje zużyte na stoisku, a więc: kawa, herbata, napoje zimne, ewentualne alkohole, drobne przekąski. Na targach turystycznych ta pozycja niekiedy stanowi ważną pozycję w budżecie.
Hotele często przygotowują drobne ale wykwintne kanapki i inne przekąski w tym wyborne słodkie. Zdarza się serwowanie na stoisku przekąsek gorących typowych dla regionu (np. kwaśnica na stoisku tatrzańskim).
Na targach za granicą z natury rzeczy poczęstunki są skromniejsze ale również często spróbować można typowo polskich specjałów w dużym wyborze. To kosztowny ale skuteczny element promocji polecany jednak tym uczestnikom targów, którzy adresują swoją ofertę bezpośrednio do odwiedzających targi. Chyba że uczestnik targów uznaje za celowe żywienie personelu sąsiednich stoisk - czym niechybnie zaskarbi sobie ich wdzięczność i sympatię. W przeciwnym wypadku wystarczy mieć godziwy poczęstunek wyłącznie dla osób zaproszonych na stoisko i tych, z którymi prowadzimy rozmowy wykraczające poza kurtuazyjną wymianę uprzejmości.

 

3. Koszty delegacji i reprezentacji.
 
W kosztach delegacji uwzględniamy:

- przejazdy w obie strony dla personelu stoiska i osób wizytujących
- wysyłkę materiałów i wyposażenia stoiska
- transfery: dworzec - hotel - targi - konieczne do obsługi stoiska
- koszt noclegów
- wartość diet - która przy wyjazdach zagranicznych może stanowić niemałą kwotę.

Koszty reprezentacji - tu materia jest delikatna. Kto z hotelu poza personelem zamierza pojawić się na targach i na jak długo? Często okazuje się, że dwudniowa wizyta dyrektora firmy ze świtą kosztowała więcej niż cała impreza targowa. Nawet jeżeli nie przewidujemy żadnych ekstra wydarzeń należy ustalić kwotę na ewentualne koszty reprezentacji. Może się zdarzyć konieczność podjęcia kontrahentów kolacją czy udział w imprezie towarzyszącej targom.

 

4. Koszt promocji i reklamy
 

- REKLAMA POPRZEDZAJĄCA TARGI - zaproszenia, ogłoszenia prasowe i inne.
Jeżeli chcemy by targi były okazją do spotkań z partnerami handlowymi należy rozesłać zaproszenia do odwiedzenia stoiska naszego hotelu w czasie trwania ..... tu nazwa imprezy targowej która odbędzie się kiedy?, podając dokładną lokalizację stoiska według oznaczenia przyznanego przez organizatorów.
Zaproszenie takie jest też dobrym pretekstem do nawiązania nowych kontaktów. Wysłanie zaproszeń do wytypowanych, potencjalnych kontrahentów - zazwyczaj skutkuje wizytą, pod warunkiem jednak, że na zaproszeniu wpiszemy imię i nazwisko osoby zapraszającej oraz informację, że będzie ona na targach. Wtedy przedstawiciel firmy, która takie zaproszenie otrzymała wie o kogo pytać, a to zazwyczaj przełamuje opór gościa i nie powoduje zamieszania wśród personelu stoiska i płochliwej "spychotechniki", która może zostać źle odebrana przez osobę, która czeka by ktoś z zapraszających (!) z nią porozmawiał.
Udział w targach dla hotelu czyniącego to jedynie okazjonalnie to dobry pretekst do mailingu. Informacja o udziale w imprezie targowej połączona z ofertą hotelu i cennikami może zainteresować hotelem firmy, które wcale nie zamierzają odwiedzać targów.

 

- REKLAMA W CZASIE TARGÓW - prezentacje, pokazy, udział jako sponsor w loterii targowej, zapowiedzi w radiu targowym, koktajl dla zaproszonych gości, nagroda w konkursie organizowanym dla zostawiających wizytówkę itp.
Forma promocji i reklamy w czasie targów limitowana jest właściwie jedynie budżetem i pomysłowością wystawcy.

Targi turystyczne to feta barw, dźwięków i kakofonia atrakcji. Chcąc wzbudzić zainteresowanie należy się przede wszystkim zastanowić - kogo chcemy zainteresować i czym. Sama promocja stoiska, gdy nie towarzyszy mu nic atrakcyjnego na stoisku (poza katalogiem z ofertą), to marnotrawienie sił i środków. Osoby odwiedzające targi należy zaintrygować, wzbudzić zainteresowanie i .... nie rozczarować, gdy już odwiedzą nasze stoisko. Ładne hostessy rozdające ulotki lub zaproszenia do odwiedzenia stoiska to zabieg typowy i powszechnie stosowany. A gdy im coś jest powszedniejsze tym mniej jest skuteczne.
Udział jako sponsor w loterii targowej ma sens jedynie wtedy, gdy organizator wokół loterii robi duży szum i nieustannie informuje o sponsorach np. przez radiowęzeł targowy.
Konkursy dla pozostawiających wizytówki - to dobra metoda na pozyskanie wielu wizytówek, wśród których może się znaleźć trochę użytecznych i przydatnych dla marketingu.
Najlepszą metodą na dobry pomysł reklamy w czasie targów to wizyta na targach. Obserwacja co i jak robią inni i z jaką to się spotyka reakcją i odzewem - to najlepsza metoda na skompletowanie własnego repertuaru działań reklamowych.

 

- MATERIAŁY INFORMACYJNO - PROMOCYJNE - prospekty, katalogi, ulotki, cenniki, wizytówki
Do historii należą materiały niedbale przygotowane na kopiarce lub rozdawanie na targach folderów, które od lat zalegają w magazynku marketingu. Rozwój technik poligraficznych, spadek cen produkcji materiałów drukowanych oraz rosnąca konkurencja wymogły ogólny wzrost poziomu drukowanych materiałów informacyjno-promocyjnych.
Wystarczy przejrzeć targowe pojemniki na śmiecie (jest to doskonałe źródło materiałów badawczych wykorzystywane przez poważne instytucje), by zorientować się jaki jest ideał poligraficznych materiałów targowych.

Przede wszystkim należy przygotować dwa typy materiałów:
pierwszy - przeznaczony jest to powszechnego rozdawnictwa,
drugi - otrzymują wyłącznie osoby prawdziwie zainteresowane ofertą hotelu, np. po rozmowie dotyczącej oferty lub w trakcie spotkania handlowego.
Zresztą na targach łatwo odróżnić "popularnego zbieracza targowego", który do reklamówki otrzymanej na którymś ze stoisk "zamiata" po kolei wszystko jak leci, od przedstawiciela biura podróży lub kontrahenta korporacyjnego.

Materiał przeznaczony do szerokiej dystrybucji powinien być nie większy niż formatu B5 (176 x 250 mm) i liczyć nie więcej niż 3-y kartki (np. folder składany do środka lub w harmonijkę). W większości przypadków wystarczy ulotka jednokartkowa.
Powinna zawierać podstawowe informacje o obiekcie i aktualne zdjęcia oraz krótki opis korzyści czyli informacje dlaczego warto tą ofertą się zainteresować (np. położony w górach, dzika przyroda lub centrum miasta - dobry dojazd wszędzie blisko itp.) oraz koniecznie aktualne dane adresowe, w tym e-mail i www.
Ulotkę taką przygotowuje się w języku polskim i angielskim albo jako uniwersalne jedno wydanie albo jako dwie ulotki - każda w innym języku. Taką ulotkę należy przygotować w dużym nakładzie - tak by wystarczyła przez cały czas trwania imprezy.
Następnie należy przygotować oferty cenowe (cennik i podstawowe warunki transakcji).
Tu dopuszczalne są materiały przygotowane we własnym zakresie i kopiowane, pod warunkiem doskonałej jakości kopii. Ulotka i cennik powinny zaspokoić większość odwiedzających.
Czy to wystarczy? Zdecydowanie nie.

Materiały dla profesjonalistów. Hotel powinien mieć materiały, które pomogą mu w konkretnych rozmowach handlowych z poważnymi kontrahentami. Nie musi ich przygotowywać w wielotysięcznych nakładach. Ilość egzemplarzy zależy od rangi imprezy targowej i czasu jej trwania. Posiadanie kilkudziesięciu (targi regionalne lub krajowe) lub kilkuset (200-500) egzemplarzy pozwoli spokojnie i efektywnie pracować personelowi stoiska.
Materiał ten może być rozbudowany - osoby odbierające są nim zainteresowane i zniosą jego wagę i objętość.
Szczegółowy folder, czy katalog, bogato ilustrowany, zawierający szczegółowe informacje to optimum. Ponad to wzór umowy i innych dokumentów oraz szczegółowe ceny ze wskazaniem sezonowości i np. wysokości zniżek wszystkich potencjalnie możliwych usług hotelu (noclegi, wyżywienie, sale konferencyjne, organizowane imprezy).
Dobrym rozwiązaniem - rzadko stosowanym na szeroką skalę - są szczegółowe zdjęcia obiektu, elementów oferty np. stołów przygotowanych do imprez gastronomicznych czy też np. poprzebieranych pracowników. Taki mini-album najlepiej pokazuje kontrahentowi czego może oczekiwać.

Coraz popularniejsze stają się elektroniczne wersje materiałów promocyjnych. CD-Romy z prezentacją zawierać mogą mnóstwo materiału a jednocześnie zajmują mało miejsca w bagażu i są tanie w przygotowaniu. By CD-Rom został obejrzany przez osobę, której go wręczamy należy umożliwić jej zapoznanie się z nim na targach.
Praktykowane są dwie techniki:
1. Zawartość CD-Romu jest prezentowana poprzez jej ciągłe wyświetlanie na stoisku (telewizor lub projektor LCD)
2. Pracownik hotelu w trakcie spotkania handlowego opiera się na prezentowanych z notebooka treściach, bazując na prezentacji z CD.
Istnieje ogromna szansa na to, że kontrahent po powrocie do biura sięgnie po prezentację gdy będzie mu ona potrzebna. Niestety badania wskazują że wielokrotnie częściej sięgnie po materiał drukowany - ze względu na szybkość dostępu do danych i przyzwyczajenie do tej formy materiałów.

 

- UPOMINKI REKLAMOWE - wszelkiego rodzaju długopisy, zapalniczki, notesy, kalendarze i inne, które hotel przeznacza do powszechnego rozdawnictwa, bez względu na to czy zostały przygotowane specjalnie na tę imprezę czy też pochodzą z produkcji ogólno-promocyjnych (np. długopisy czy zapałki hotelowe).
Mnogość form i odmian upominków dostępnych na rynku pozwala każdemu na posiadanie czegoś drobnego do wręczania odwiedzającym. Jeżeli pozwala na to budżet przygotowanie upominków powinno uwzględniać 2-a ich poziomy kosztowe.
Zazwyczaj każdy może się poczęstować cukierkiem czy czekoladką w firmowym papierku lub otrzymać firmowe zapałki lub ołówek. Rzecz tą musimy mieć w dużych ilościach, a jej koszt jednostkowy nie powinien przekraczać kilku, kilkunastu groszy za sztukę.
 
Kolejnym punktem powinny być upominki wręczane już tylko wybranym osobom. Tu inwencja jest nieskończona. Począwszy od długopisów i breloczków a ..... sam nie wiem na czym skończywszy.
Warto jednak pamiętać o jednym niesłychanie ważnym i cenionym na targach artykule. Mianowicie o .... torbach i torebkach popularnie zwanych "reklamówkami". Wdzięczność objuczonego folderami przedstawiciela biura podróży nie będzie miała granic gdy uraczymy go reklamówką lub torbą papierową. Rozdawnictwo reklamówek (bywają nawet materiałowe) też powinno mieć umiar i rozsądek, gdyż inaczej pierwszego dnia imprezy wyzbyjemy się tego strategicznego dobra - a im bliżej końca targów tym gorzej z upominkami reklamowymi.
Nad to pragnę zauważyć, że reklamówki często przeżywają niejeden folderek służąc swoim właścicielom w ich codziennym życiu i promując nasz obiekt aż po kres swoich dni - kiedy to zamieniają się w gustowną torbę na śmieci.

 

5. Koszt eksponatów
 
To punkt, który ma stosunkowo małe znacznie w przypadku hotelu albowiem nawet, jeżeli hotel decyduje się na wykorzystanie eksponatów na swoim stoisku- to są to przeważnie rzeczy będące na wyposażeniu hotelu, które po targach wracają na swoje codzienne miejsca.

P o d s u m o w a n i e

 
Po podsumowaniu powyższych pozycji dysponować będziemy wielkością kosztów jakie hotel musi ponieść, by zaprezentować się na targach. Jaki zatem jest minimalny koszt uczestnictwa hotelu w imprezie targowej?
Jakie elementy składowe w owym minimalnym koszcie należy uwzględnić?

 

Wariant: absolutne minimum uczestnictwa hotelu w imprezie targowej.
Założenia: wysyłamy jedną osobę, reprezentanta na targi. Wyjazd i powrót tego samego dnia (forsowne ale swobodnie możliwe i często praktykowane).
 
Wyposażenie to solidna walizka "kabinówka" bezwzględnie z kółkami - wypełniona materiałami hotelu. Może być typowy folder hotelu z przygotowaną wkładką ofert specjalnych, koniecznie cenniki z podstawowym opisem hotelu, wizytówki trochę długopisów firmowych.
Reprezentant hotelu na miejscu nabywa katalog wystawców i rozpoczyna swoją pracę czyli wędrówkę po wytypowanych partnerach lub (co jest znacznie skuteczniejsze) realizuje spotkania, które przygotował sobie przed targami z potencjalnymi kontrahentami hotelu. Po zakończeniu dnia targowego wraca.
Wiele hoteli w ten sposób obsługuje targi np. w Amsterdamie, Geteborgu czy Berlinie. Wyjątkowo wytrwali nawet w Londynie. Podobnie rzecz wygląda w kraju. Tu decyduje czas jazdy pociągiem, układ: 4 godziny jazdy, 6-7 godzin na targach i 4 godziny powrót należy do praktykowanych. 
Przy tak realizowanej wizycie na targach kluczowe znaczenie ma przygotowanie przed targami. Umówienie się z potencjalnymi kontrahentami z różnych krajów czy regionów i zrealizowanie tych spotkań - to rzecz dla której warto pojechać lub polecieć na targi.
Przy okazji zobaczyć co dzieje się w branży, jakie są nowinki a jakie trendy. Poza tym zebrać materiały innych hoteli popatrzeć "jak to robią inni", porozmawiać. 
Wiedzy jaką można zdobyć na targach nie zastąpią żadne inne działania o porównywalnym koszcie.

 

Lokalizacja stoiska

Cele jakie chcemy osiągnąć i sposób prezentowania oferty mają podstawowy wpływ na lokalizację stoiska. Pytań tutaj pojawić się może wiele.
Czy lepsza duża hala z wieloma wystawcami, czy niewielki pawilon samodzielny? Prezentować się obok konkurencji czy jak najdalej od niej? Jeżeli impreza targowa jest organizowane w dwóch miejscach, to które wybrać: to w centrum, gdzie przewinie się więcej potencjalnych klientów, czy to dalej położone, gdzie dotrą osoby rzeczywiście zainteresowane ofertą?
Na pytania te nie ma jednoznacznej odpowiedzi, istnieją jednak pewne reguły.
Aby je stosować osoba przygotowująca udział hotelu w imprezie targowej musi mieć całkowitą jasność co do tego:
- co hotel chce zaprezentować
- dla kogo
- w jaki sposób
 
Ponad to musi dysponować wiedzą na temat:
- ilości zamawianej powierzchni
- jakie rzeczy zamierzamy prezentować
- wymiary i wagi eksponatów
- ilość i wielkość wyposażenia własnego
- ilość i rodzaj sprzętu do prezentacji
- ile osób oddelegowanych będzie do obsługi informacyjnej i recepcyjnej.
 
Warto również oszacować ile osób przewinie się dziennie przez nasze stoisko.
 
 

LOKALIZACJA STOISKA	plusy lokalizacji	minusy lokalizacji
Blisko wejść lub przy głównych ciągach komunikacyjnych	duża frekwencja ze strony zwiedzających, reprezentacyjność	możliwość przeoczenia potencjalnego klienta + koszty wynajmu powierzchni
Z dala od głównych ciągów lub pawilonów	atmosfera do profesjonalnych rozmów handlowych	mniejsza frekwencja + konieczność doskonałego oznakowania
Obok konkurencji	możliwość wykazania i zaakcentowania przewagi	natychmiastowa weryfikacja naszej oferty, tak przez konkurencję jak i przez zwiedzających
Z dala od konkurencji	brak męczącej, bezpośredniej konkurencji	większe ryzyko straty klienta na rzecz konkurenta

Organizatorzy robią wszystko, by nie było miejsc lepszych i gorszych. Jednak zawsze powierzchnie targowe dzielą się na lepsze i gorsze. Odzwierciedleniem popularności powierzchni jest jej cena i .... dostępność.
Na wielkich międzynarodowych imprezach typu WTM (World Travel Market) w Londynie czy ITB w Berlinie pewne powierzchnie są wynajmowane na wiele lat a inne można wykupić najwcześniej na targi w 2006 roku.
 

Jeżeli hotel adresuje swoją ofertę do osób indywidualnych odwiedzających targi to niewątpliwie lokalizacja przy głównej alejce czy w dobrym miejscu największego pawilonu jest uzasadniona ze względu na architekturę ruchu zwiedzających. Jest to jednak rozwiązanie tak kosztowne, że raczej rzadko praktykowane przez pojedyncze hotele.
Z kolei jeżeli głównym odbiorcą oferty hotelu ma być pośrednik - to lokalizacja poza głównym nurtem ruchu targowego ma swoje uzasadnienie. Po pierwsze panuje tam nieco mniejszy ruch czyli jest spokojniej i trudniej przeoczyć poszczególnych wystawiających się, a po wtóre pośrednik poszukujący dostawcy usług, oferenta - najpierw przede wszystkim przegląda katalog targowy a następnie rusza w odwiedziny do wytypowanych miejsc.
Ich położenie nie ma dla niego większego znaczenia. Prawdą jest natomiast, że przy dużych imprezach międzynarodowych dystanse jakie ma w nogach rzetelnie zwiedzający liczą po kilkanaście kilometrów.

Na szczęście wymyślono złoty środek przy organizowaniu powierzchni targów turystycznych. Otóż wystawcy są dzieleni ze względu na region lub kraj działania oraz na gałęzie czy branże. Stoiska regionalne np. Ziemi kujawskiej czy Województwa mazowieckiego czy narodowe - polskie, szwedzkie, niemieckie to dziś norma.
Po pierwsze zmniejszają one nieco rangę lokalizacji - zwłaszcza dla osób szukających konkretnego kraju czy regionu. Po drugie obniżają koszty miejsca dla członków danego stoiska. Niosą w zamian za to wymóg poddania się założonej architekturze czy kolorystyce oraz przenoszą konkurowanie o jak najlepsze miejsce na poziom uczestników danego stoiska narodowego czy regionalnego.
A przykład sektora branżowego na międzynarodowych targach? Proszę bardzo: stoisko sieci hoteli ORBIS od kilku lat z powodzeniem zlokalizowane w hali dla łańcuchów hotelowych na WTM w Londynie a nie w ramach stoiska narodowego. W mojej ocenie na takiej lokalizacji hotele Orbis wyłącznie zyskiwały.
Przy mniejszych imprezach lokalnych lub regionalnych znaczenie lokalizacji stoiska maleje. Statystyki mówią, że jeżeli impreza targowa da się cała obejść w ciągu godziny - to położenie stoiska ma znaczenie marginalne dla efektu wystawiania się. Jeżeli zwiedzający swobodnie może obejść całe targi, bez efektu zmęczenia jakie pojawia się średnio po ponad dwóch godzinach chodzenia - to równą uwagę poświęci on wszystkim interesującym go oferentom.
 

TECHNIKA "LAST MINUTE"
Znam firmę turystyczną mającą między innymi hotel, która hołduje zasadzie wykupowania stoiska targowego w ostatniej chwili. Głównym motywem takiego działanie jest oczywiście chęć uzyskania absolutnie jak najlepszej ceny za stoisko. Gdy w ostatniej chwili ktoś rezygnuje ze stoiska organizator jest skłonny sprzedać je po kosztach. Ta partyzancka taktyka ma jednak więcej minusów niż plusów. Po pierwsze firma jest prezentowana w różnych dziwnych sekcjach czy sektorach - gdyż stoiska te trafiają się przypadkowo - np. hotel w pawilonie linii lotniczych, czy polski hotel w narodowej części francuskiej albo biuro podróży z Warszawy wśród stoisk słowackich. Po drugie firma nie istnieje w katalogu firm wystawiających się na targach, a więc ślad nawet nie pozostaje po niej dla osób i firm które kupiły katalog.
Po trzecie w spisach kierunkowych, drogowskazach itp. przy tym stoisku wpisany jest zawsze pierwszy kupiec.
Po czwarte samo stoisko często jest opisane godłem i nazwą poprzednika.
Tak więc efektywność obecności na targach jest równa przypadkowości odwiedzin. Nic to, firma ta pozostaje wierna swojej taktyce. Można i tak.
 

OBSŁUGA STOISKA
 
Powinna się składać z niewielkiej liczby osób. Oto kryteria którymi kierujemy się, kompletując zespół:
- kompetencja do określonego zadania i znajomość rynku,
- znajomość języków obcych,
- wysoka kultura osobista oraz prezencja i elegancja.
Jedną z osób mianujemy kierownikiem stoiska. To na niej spoczywa ciężar organizacji pracy całego zespołu.
Prowadzący stoisko, nazwijmy go umownie kierownikiem, przygotowuje zadania bieżące, rozdziela je wśród pracowników, kontroluje realizację i również sam pracuje jako jeden z informatorów stoiska.
Jeżeli hotel zdecyduje się na udział lokalnych hostess, kierownik musi wpoić im podstawową wiedzę z zakresu tej prezentowanej na targach. Nie należy lekceważyć tego elementu przygotowań do imprezy.
Często, gdy na dzień przed targami kierownik stoiska nadzoruje montaż, instalację wyposażenia i przywiezionego sprzętu, gdy personel rozpakowuje materiały - brakuje czasu na merytoryczną rozmowę z hostessami. W zbyt wielu przypadkach kończy się na wręczeniu ulotek i poleceniu: przeczytajcie to sobie dziewczęta. To zaproszenie do katastrofy. Najpiękniej nawet uśmiechnięta hostessa, gdy nie umie odpowiedzieć na najprostsze pytanie - wzbudzi poirytowanie i niechęć osoby pytającej.
 

W dniu otwarcia imprezy targowej konieczna jest krótka odprawa wszystkich osób biorących udział w imprezie targowej z ramienia hotelu. Kierownik powinien:
pokazać jak funkcjonuje stoisko, przypomnieć gdzie, kto, kiedy i jakie zajmuje stanowisko, objaśnić jak podzielone są role, poinformować kto z czego może korzystać, zdecydować kto za co odpowiada w czasie imprezy, gdzie znajduje się zapas materiałów, przepytać hostessy, zebrać podpisy na przedstawionym grafiku pracy na stoisku, wskazać miejsce gdzie znajduje się spis telefonów komórkowych osób pracujących na stoisku.
 

Podobnej procedury należy dopilnować zawsze wtedy, gdy obsada stoiska targowego zmienia się w trakcie trwania imprezy - co jest zabiegiem wcale częstym. Np. po pierwszych trzech dniach tygodniowej imprezy targowej następuje wymiana pracowników hotelu oddelegowanych na targi.
Oczywiście w przypadku, gdy całą imprezę targową w imieniu hotelu obsługują dwie osoby odprawa nie ma sensu. Jednak wspólne określenie ról według powyższej listy powinno mieć miejsce.
 

ILE OSÓB WYDELEGOWAĆ DO OBSŁUGI STOISKA
 
Uwaga! Jednoosobowa obsługa stoiska jest dopuszczalna w skrajnych przypadkach i to wyłącznie gdy jest to impreza lokalna dziejąca się w mieście, w którym funkcjonuje hotel. Generalnie mniej niż dwie osoby wysłane razem na stoisko targowe hotelu - to olbrzymi błąd i niezrozumienie istoty imprezy targowej.
Zdarza się czasami puste stoisko, oznaczone nazwą firmy, wyposażone w meble, krzesła, wykładzinę i np. witryny zamówione u organizatora targów. Takie puste stoisko stoi, straszy i zastanawia.
Czasami są na nim rozłożone materiały firmy, która je wykupiła (działanie organizatora o ile otrzymał materiały przed targami). W wielu przypadkach to efekt wysłania na targi na drugi kraniec Polski lub Europy ...... jednej osoby. A wszystko może się zdarzyć i niestety regularnie się zdarza. Również zresztą w czasie trwania targów. Nie warto kusić losu i skazywać jedną osobę na tak dużą odpowiedzialność i olbrzymi wysiłek.
Drugim krańcem zagadnienia są stoiska firm turystycznych mających kilka obiektów czy oddziałów.
Jeżeli nie przygotuje się wcześniej harmonogramu pobytu na stoisku, czy też odwiedzin lub reprezentowania firmy to często dochodzi naprzemiennie: do tłumów - kiedy to kłębi się na stoisku wielu pracowników z różnych obiektów i do pustki absolutnej - kiedy to wszyscy idą coś zjeść lub na rekonesans, bo: "przecież już byli na stoisku, to teraz jest pewnie kolei kogoś innego".
Tak więc minimum to dwie osoby do obsługi najmniejszego nawet stoiska a optimum zależy od wielkości stoiska, wielkości firmy i potrzeb. Niemniej jednak zawsze potrzebny jest czytelny harmonogram pracy, grafik znany wszystkim pracownikom przedsiębiorstw, którzy mają reprezentować firmę w trakcie imprezy.
 

GOŚCIE
 
Każdego z odwiedzających musimy traktować z odpowiednią uwagą. Jest to zadanie niemożliwe do wykonania, jeżeli nie stworzymy na własny użytek klasyfikacji gości.
Osoby uczestniczące kilkakrotnie jako personel w imprezach targowych bezbłędnie zazwyczaj rozpoznają typ osób odwiedzających stoisko. Z rozmów z nimi wyłania się podział, który chcę państwu zaprezentować.
Dominują podziały według kryteriów:

zainteresowania
- głębokie (po pytaniach wszak poznać fachowca) lub powierzchowne "Proszę Pana, czy ma Pan jakieś naklejki albo długopisy?"
 

kompetencji i wiedzy - różnica pomiędzy osobą, która wie że potrzebuje" Wie Pan, taką maszynkę co by robiła o tak", a klientem który szuka" Zgrzewarki bimodularnej z radiatorem na ultrafiolet bez wymuszonego obiegu trójchlorku winylu" - na stoisku oferującym takie urządzenia widoczna jest od razu.
 

kategorii: np. klient, pośrednik, dziennikarz.
Po kilku zdaniach rozmowy możemy zakwalifikować klienta do odpowiedniej grupy, wybierając dalszy sposób postępowania. To niezmiernie ważny element skutecznej pracy na stoisku. Gdzie: po pierwsze trzeba umieć rozłożyć równomiernie siły na cały dzień lub kilka dni pracy, tak by przez cały czas być tak samo miłym i zainteresowanym oczekiwaniami pytającego, a po drugie trzeba przez cały czas mieć skoncentrowaną uwagę tak - aby na bieżąco odróżniać osoby, które można obsłużyć wyłącznie uśmiechem i folderem, od osób którym należy poświęcić całkowitą uwagę i dodatkowo zatrzymać ich na stoisku i przekonać do oferty hotelu.
Nagminnym błędem widzianym przez fachowców w pracy personelu stoisk targowych, jest spontaniczność.
Wszyscy prowadzą dziesiątki rozmów, zbierają setki wizytówek, a już po targach patrząc na jedną z nich, nijak nie mogą sobie przypomnieć, o co w danym przypadku chodziło.
Dane szacunkowe mówią, że w ten sposób przepada do 70% kontaktów, które mogłyby w przyszłości zaowocować współpracą.
A wystarczy króciutka, jednozdaniowa notatka na wizytówce czy też przypięcie zszywaczem wizytówki do kartki i notatka na kartce, by po targach móc w dowolnym momencie powrócić skutecznie do kontaktu.
 

Z podziwem obserwowałem kiedyś pracę pań ze stoiska spółki Global - operatora polskich hoteli Holiday Inn.
Panie z marketingu hoteli z Gdańska i Krakowa profesjonalnie prowadziły każdy kontakt. Uśmiechnięte kompetentnie wyjaśniały wątpliwości swoich rozmówców, a po zakończonej rozmowie zawsze robiły na kartce króciutką notatkę i przyszywały do kartki otrzymaną wizytówkę. Czyniły to niezależnie od tego czy rozmowa trwała chwilę czy też była pełnym spotkaniem handlowym. Od reguły "notatka do wizytówki" nie było żadnych odstępstw! Jeżeli jakaś osoba już czekała na rozmowę, była z czarującym uśmiechem proszona o chwilkę cierpliwości. Notatka powstawała nie dłużej niż w ciągu pół minuty. Godne to podziwu i naśladowania.
 

Jeden z poważnych moich znajomych, dziennikarz - od kilku lat dzieli się ze mną spostrzeżeniami z zagranicznych giełd i targów turystycznych. W swoich opowieściach często opiera się na swoich notatkach.
Bezbłędnie potrafi scharakteryzować klienta sprzed kilku lat! Jako charakterystyk używa swoistych, jemu tylko znanych kodów. Śmieszne? Bynajmniej! Kto z Państwa potrafi dziś opisać swojego jednorazowego klienta po trzech latach?
A po targach zapiski pozwolą Państwu na przyjęcie wobec klienta odpowiedniej strategii postępowania.
Obowiązkowe jest zrealizowanie obietnic targowych. Jeżeli złożyliśmy w imieniu hotelu - bo to w jego imieniu występujemy na targach - deklarację np. wysłania materiałów, przesłania danych kontaktowych, przekazania otrzymanych materiałów właściwej osobie w hotelu - to musimy się z tych deklaracji bezwzględnie wywiązać. Zaniechanie działania jest wyrazem wyjątkowej nierzetelności kupieckiej i stawia hotel w złym świetle. Zresztą nawiązywanie kontaktów bazując na wizytówkach zebranych na targach - to stały element gry wytrawnych uczestników rynku turystycznego. Rozpoczęcie rozmowy od zwrotu Witam, nazywam się XYZ rozmawialiśmy na targach o ...., czy odwołanie się do kontaktu (nawet iluzorycznego) jaki miał miejsce na targach - stawia nas z reguły w rzędzie znajomych osoby, do której dzwonimy. A to już jest duży sukces i ułatwienie w prowadzeniu dalszej rozmowy.
Wizytówki zbierane z głową i opatrywane natychmiast komentarzem dają po targach pokaźną bazę danych potencjalnych klientów czy kontrahentów.

Jak przygotować stoisko ?

Zagadnienie to nieodmiennie nurtuje wiele osób, na barkach których spoczywa odpowiedzialność za przygotowanie stoiska hotelu.
Proces kształtowania wizerunku stoiska należy rozpocząć od odpowiedzi na strategiczne dwa pytania: jak często -ile razy w roku- hotel zamierza prezentować się na imprezach targowych? na jakich imprezach targowych - typ, zasięg?

Ustalenia powyższych faktów jest podyktowane koniecznością określenia wysokości nakładów jakie należy i warto ponieść przy kształtowaniu stoiska hotelu.
 

Istnieją cztery rozwiązania podstawowe praktykowane przez wystawców targowych:

1. Stworzenie od podstaw kompletnej, autonomicznej zabudowy własnej powierzchni targowej według indywidualnego projektu architektonicznego. Stoisko takie jest samodzielną, zamkniętą architektonicznie i logicznie całością, nie korzystającą z elementów zabudowy oferowanych przez organizatorów targów.

2. Stworzenie własnej zabudowy stoiska o standardowych wymiarach z wykorzystaniem
   elementów na co dzień wykorzystywanych w hotelu.

3. Skompletowanie systemu mobilnych zestawów ekspozycyjnych i prezentacyjnych, o budowie modułowej - pozwalające na zindywidualizowaną prezentację w ramach seryjnego modułu targowego.

4. Adoptowanie typowego stoiska zbudowanego przez organizatorów, przy użyciu pojedynczych elementów własnych.

ROZWIĄZANIE 1 - WŁASNA ARCHITEKTURA TARGOWA
 
Określenie to stosujemy wyłącznie do ponadnormatywnych, kompletnych zabudów, stanowiących zamkniętą całość logiczną i architektoniczną - wykonanych z indywidualnych materiałów, nie stosowanych do typowej, masowej zabudowy targowej. Stoiska takie często są perełkami architektury targowej.
Jest rozwiązaniem najdroższym z praktykowanych ale również najbardziej efektownym. Jednymi ograniczeniami są tutaj: budżet, wyobraźnia architekta i warunki zabudowy podawane przez organizatorów (np. maksymalna dopuszczalna wysokość). Stoiska takie budują najczęściej duże firmy wieloodziałowe, o ogólnopolskim lub międzynarodowym zasięgu działania, w dodatku wystawiające się w ciągu roku kalendarzowego na wielu imprezach targowych na całym świecie. Stoisko takie "żyje" średnio minimum dwa lata, obsługując kilkanaście imprez. Jego koszt jednostkowy (projektu i produkcji) rozkłada się więc na np. dwa lata i liczony na jedną imprezę może być atrakcyjny - należy jednak pamiętać, że koszty ponosi się jednorazowo i zawsze stanowią one dużą kwotę.

Poza dużym budżetem na budowę stoiska jego właściciel musi liczyć się jeszcze z:
 

 kosztami wynajmu powierzchni targowej:
- po pierwsze odpowiedniej powierzchni, by stoisko się zmieściło,
- po drugie lokalizacji w miejscu (pawilonie, hali) w którym stoisko da się zmontować,
- po trzecie typu miejsca, uzależnionego od rozwiązania ciągów komunikacyjnych stoiska (stoisko narożne, przejściowe, wyspa itp.)
 

 kosztami transportu
- które zazwyczaj nie są małe, gdy trzeba samochodem ciężarowym dostarczyć elementy stoiska na miejsce przeznaczenia, a po targach przywieźć je z powrotem. A dodatkowo rzecz całą na czas transportu ubezpieczyć, a przy wyjazdach za granicę przygotować odprawy celne i związane z tym dokumenty.
 

 kosztami montażu, demontażu i podłączeń
- każdorazowo zbudowanie stoiska wymaga ekipy pracowników technicznych i czasu. Koszty delegacji, noclegów i wyżywienia ekipy - rozbudowują budżet każdej imprezy targowej.
 

 kosztami dodatkowymi - takimi jak zwiększone przydziały energii elektrycznej i wody, ubezpieczenia stoiska w czasie targów, ochrony stoiska w nocy itp.

Co zyskuje wystawca w zamian?
Prestiżową przynależność do elity wystawców targowych, przedsiębiorstw które kondycja finansowa, wielkość i potencjał oraz pozycja w branży predysponuje do pozycji lidera również na targach.
Także wzmożone zainteresowanie wszystkich odwiedzających i absolutną rozpoznawalność chociażby z powodu wielkości zabudowy (efektowne konstrukcje, górujące w hali targowej, z pomieszczeniami na piętrze(!), imponującym oświetleniem, rozbudowane w górę) widocznej z każdego zakątka hali.
Komfort dla pracowników stoiska i osób odwiedzających. Dysponowanie np. małym pokojem do rozmów handlowych, który jest doskonale wyciszony - to na targach, gdzie panuje duży hałas i harmider - luksus na który mogą sobie pozwolić tylko najbogatsi. Praca na takim stoisku lub praca w firmie, która ma takie właśnie stoisko to niewątpliwie powód do dumy i zadowolenia dla pracowników marketingu i sprzedaży.
Ponad to, takie stoisko jest pewnego rodzaju filtrem dla potencjalnych kontrahentów. Zdecydowanie onieśmiela małe podmioty o niskim potencjale, a jest zaproszeniem dla dużych, silnych kontrahentów będąc przecież demonstracją potencjału i możliwości.

Doskonałymi przykładami są od kilku lat duże stoiska targowe ORBIS S.A. i PLL LOT. W przypadku obu firm posiadanie własnych stoisk jest w pełni uzasadnione. Stoiska obu firm zdobywały kilkakrotnie na różnych imprezach targowych nagrody w kategoriach: najlepsze i najładniejsze stoiska na targach.
Po chwili zastanowienia dla większości z czytelników okaże się zupełnie naturalne, że ORBIS i LOT mają własne, indywidualnie projektowaną i wykonaną dużą zabudowę targową. Są one po prostu wiodącymi w Polsce i rozpoznawalnymi w świecie uczestnikami rynku turystycznego.

ROZWIĄZANIE 2 - WŁASNA ZABUDOWA W RAMACH TYPOWEGO BOXU TARGOWEGO
 
Jest to rozwiązanie osiągalne praktycznie dla każdego obiektu hotelowego. Jeżeli hotel uczestnictwo w imprezach targowych ma wpisane jako stały element strategii marketingowej może przygotować bardziej dopracowaną koncepcję zabudowy.
Podstawą jest:
 
- podjęcie przez dyrekcję hotelu decyzji o wymiarach stoiska jakie ZAWSZE będzie kupowane przez hotel na imprezach targowych.
 
- trwałe przesądzenie o układzie stoiska, a zwłaszcza wielkości i układu zaplecza gospodarczego.
 
Gdy elementy te są ostatecznie przesądzone można przystąpić do kompletowania stoiska. Efektem są widywane na targach stylowe pokoje hotelowe, fragmenty lobby, aneksy wypoczynkowe czy quasi biblioteczne.
Wytapetowane ściany, hotelowa wykładzina na podłodze, lustra, obrazy, kinkiety, okna, krzesełka lub fotele, ława, biurko oraz drobiazgi - są "żywym" przeniesieniem odległych pomieszczeń lub wariacją na ich temat i przyciągają zainteresowanie osób przechodzących obok. Ponadto korzystnie wyróżniają się z masy podobnych do siebie boxów z "oktanormy".
 
Jak przygotować takie stoisko? Przede wszystkim należy pamiętać o tym, że takie stoisko wiąże się z:
- wysłaniem na miejsce targów samochodu dostawczego z eksponatami,
- wysłaniem - zanim budowniczowie organizatora zbudują box hotelu (zwykle - w przeddzień targów),
- zabraniem stoiska po targach również samochodem dostawczym.
 
Potrzebne minimum:

 hotelowa wykładzina na podłogę (dywan o wymiarach stoiska; może być z kilku elementów),

 ściany - tu praktykowane są dwa rozwiązania:
- pierwsze to posiadanie własnych, standardowych paneli z "oktanormy" wytapetowanych hotelową tapetą i montowanych na miejscu w stelaż stoiska w miejsce ścianek organizatora (wtedy właśnie trzeba być na miejscu nim zbudowane zostanie stoisko hotelu). Panele drugą stronę muszą mieć czysto białą, gdyż będzie to ściana boczna boxu sąsiada. Wymiary ścianek są znormalizowane więc prawie zawsze będą pasować.
- drugie to przygotowanie draperii i paneli montowanych do aluminiowego stelaża stoiska, zakrywających oryginalne, białe ściany.

 meble - kilka krzeseł w miejsce plastikowych, targowych; niewielki stoliczek, mała kanapa i ława jeżeli wystarczy miejsca. Dobrym rozwiązaniem jest mini-komoda z szufladami lub sekretarzyk jeżeli korespondują ze stylem pozostałych mebli, bo można w nich przechowywać materiały.

 wyposażenie - kilka lamp, minimum jedna na biurko i jedna duża stojąca na podłodze; lustro
(w hotelu przyklejone do jednego z paneli ściennych lub mocowane do stelaża stoiska); jakiś elegancki bibelot na stoliku lub komodzie (nie za mały, żeby nie zginął!); wazon z kwiatami. Jeżeli hotel ma swoje panele ścienne to możliwy jest montaż kinkietów i np. kilku obrazów.

Przy tak skompletowanym wnętrzu - zainteresowanie i uznanie gości gwarantowane.

ROZWIĄZANIE 3 - MOBILNE ZESTAWY EKSPOZYCYJNE I PREZENTACYJNE
 
Doskonałe rozwiązanie dla każdego wystawcy, który musi liczyć się z kosztową stroną przedsięwzięcia, a jednocześnie pragnie zaprezentować hotel w sposób profesjonalny i skuteczny.
Geneza wzrostu popularności zestawów ekspozycyjnych i prezentacyjnych leży w restrykcyjnym podejściu stale rosnącej liczby organizatorów targów. Organizatorzy coraz częściej kategorycznie zabraniają wieszania lub montowania czegokolwiek do ścian standardowego stoiska. Jest to podyktowane wielokrotnym wykorzystaniem tych samych białych paneli ściennych do budowy stoisk na różnych imprezach.
Ponad to sama jakość i wygląd białych "klatek", zbudowanych z profili aluminiowych wypełnionych wiotkimi białymi płytami - zachęca do jakiejkolwiek zabudowy stoiska.
Tak więc gdy z jednej strony nie wolno, a z drugiej strony trzeba w jakiś sposób zaaranżować przestrzeń kupionego stoiska w sukurs przychodzą firmy dostarczające uniwersalne systemy ekspozycyjne. 

Dla statystycznego obiektu hotelowego mają one same plusy:

• Występują w podziale na prezentacyjne i ekspozycyjne.

Prezentacyjne (zwane popularnie "ściankami") zbudowane są z lekkiego stelaża, na którym rozpięta jest prezentacja graficzna na równie lekkim podłożu. Współczesne techniki druku wielkoformatowego pozwalają na prezentowanie na "ściance" dowolnych treści zależnych prawie wyłącznie od inwencji projektanta i potrzeb klienta. Umożliwiają rezygnację(!) z oryginalnych ścian, z których organizator buduje stoiska, zwłaszcza w przypadku stoisk narożnych i tych, które budowane są pod ścianami hal wystawienniczych.
 
Ekspozycyjne - to przemyślne konstrukcje pozwalające na efektowną prezentację materiałów drukowanych lub eksponatów bez konieczności zamawiania u organizatora półek lub lad wystawienniczych.

• Wymiary dostosowane do potrzeb

Wielkość ścianki jest limitowana wyłącznie wielkością stelaża. Tu jednak rozpiętość waha się od 60 do 400 cm jeżeli chodzi o szerokość pojedynczego systemu; standardowe wysokości ścianek są w przedziale: 200 - 220 centymetrów. Wiele systemów można ustawiać tak blisko siebie, że praktycznie tworzą jedną ścianę prezentacyjną.
Zestawy ekspozycyjne również dostosowane są do różnej ilości materiałów. Ich modułowa budowa pozwala producentowi oferować kilka najczęściej stosowanych pojemności i wielkości.
Dla hotelarzy najbardziej przydatne są systemy do prezentacji folderów i ulotek, które umożliwiają transport ulotek od razu w odpowiednich przegródkach i rozłożenie zestawu w ciągu ... 8 sekund.

• Posiadają własne oświetlenie

Wiele ze ścianek ma własne punkty oświetleniowe mocowane na wysięgnikach do górnej krawędzi ścianki. Tym samym uniezależnia to właściciela od miejsc, w których organizator zamontował oświetlenie stoiska.

• Są składane i mobilne

A system składania to przejaw geniuszu konstruktorów. Tuba o długości 90 cm i przekroju 13 cm mieści swobodnie kompletny system prezentacyjny (konstrukcja + grafika) o wymiarach 210 cm wysokości i 88 cm szerokości. Dodam, że system ten samodzielnie stoi, nie wymagając dodatkowego mocowania czy oparcia.
Największa ścianka jaką miałem okazję osobiście użytkować (wysokość 210 cm, szerokość 250 cm, głębokość około 30 cm) cała (stelaż, grafika, oświetlenie) mieściła się do pojemnika o kształcie prostopadłościanu z wytrzymałego szarego tworzywa, zaopatrzonego w 4 kółka i wiele uchwytów. Wymiary pojemnika (z pamięci): wysokość 110 cm, szerokość podstawy 35 na 35 cm. Pojemnik jako żywo przypominał mały śmietnik.
Latał samolotem, był przewożony pociągiem - jak bagaż w przedziale, jeździł w bagażnikach samochodów służbowych i turkotał kilometry po naszych dziurawych chodnikach.
Rozkłada go i składa swobodnie jedna osoba płci żeńskiej - nie da się ukryć, że wymaga to jednak pewnej wprawy i krzesełka. Prawdą jest również, że waga pojemnika wykluczała noszenie go w ręku na odcinki dłuższe niż kilkadziesiąt metrów.

• Są trwałe i żywotne

Gdy grafika będąca na "ściance" zużyła się moralnie i straciła na aktualności - dostawca systemu wymienił samą grafikę - koszt niewielki. "Ścianka" służy więc od kilku lat i nic nie wskazuje by miała przestać w ciągu najbliższych kilku lat. Grafika na niej była już zmieniana czterokrotnie.
Systemy prezentacyjne i ekspozycyjne są projektowane z uwzględnieniem faktu, że będą pracowały w różnych warunkach i obsługiwane będą przez różne osoby. Ich wytrzymałość i odporność jest zadziwiająca.

• Występują w kilku kategoriach cenowych

Cena zależy w głównej mierze od materiałów, z których wykonane są stelaże i konstrukcje nośne ścianek. Najtańsze są produkowane z rurek aluminiowych, najdroższe z tworzyw kompozytowych rodem z technologii kosmicznych.

• Są ekonomiczne

Inwestycja w zakup "ścianki" rozkłada się na kilka lat i imprez targowych. Jednostkowy koszt obsługi imprezy targowej rozkłada się więc na kilka imprez. Ponad to można ją wykorzystywać do dekoracji innych wydarzeń, w których hotel uczestniczy - oszczędzając na ich dekoracji bez strat na efektowności.

• Przygotowanie do pracy trwa chwilę

Daje to wymierne korzyści ekonomiczne - czyli oszczędności na kosztach delegacji pracowników.
Przygotowanie kompletnego stoiska o wymiarach 4 x 3 metry do funkcjonowania na targach zajmuje dwóm osobom ..... 30 minut(!) - liczone od wejścia z tobołami na puste stoisko do zamknięcia drzwi schowka z pustymi opakowaniami.
Odpada konieczność przyjazdy dzień wcześniej (koszt noclegów i delegacji) by w przeddzień otwarcia przygotować stoisko. Pojawienie się na targach o 9.00 w dniu imprezy w zupełności wystarcza, by o 10.00 (otwarcie targów) stoisko było gotowe na przyjęcie zwiedzających i kontrahentów. Podobnie ma się rzecz ze złożeniem stoiska po targach. Jeżeli impreza kończy się o 17.00 - spokojnie można zabrać się do domu samolotem lub pociągiem o 20.00.

DYGRESJA
Oczywiście wzbudzi to protest personelu stoiska, osób które traktują wyjazd na targi również rozrywkowo oraz jako doskonałą okazję do pomyszkowania po sklepach, zrobienia zakupów i zabawy. Wtedy perspektywa wyjazdu na targi o 5.00 w dniu otwarcia i powrót do hotelu o 23.00 w dniu zamknięcia wzbudza sprzeciw.
Decyzja należy do dyrektora hotelu. Czasami koszt noclegów (dwie dodatkowe doby), diet (dwie doby) transferów (trzy dodatkowe) może okazać się akceptowalny i dyrektor zgodzi się na wcześniejszy wyjazd i późniejszy powrót ze względu na komfort pracy swoich podwładnych. Pamiętam jaki podziw i zawiść wśród personelu sąsiadujących stoisk targowych powodowała ekipa pewnej amerykańskiej sieci, która pojawiała się na swoim pustym stoisku o 8.00 w dniu targów a stoisko było gotowe o 9.30. Podczas gdy pozostali przylatywali dzień wcześniej i z mozołem budowali stoiska, Amerykanie bądź przylatywali wieczorem, bądź cały dzień zażywali kanikuły lub rozrywki. To się fachowo nazywa przewaga przez technikę. Podobnie rzecz wyglądała po zakończeniu targów.

JAKI SYSTEM ŚCIANEK WYBRAĆ?
Zanim podejmiecie Państwo decyzję, chce się z Wami podzielić moim doświadczeniem.
Przez trzy lata miałem okazję z równą intensywnością, równolegle (w tych samych warunkach, bo zawsze i wyłącznie razem - równocześnie) używać dwóch rodzajów "ścianek".
Jeden rodzaj, produkcji amerykańskiej miał konstrukcje z tworzyw kompozytowych, drugi czeski lub słowacki miał konstrukcję aluminiową powlekaną lakierem. W chwili zakupu czeski system kosztował zaledwie 60% ceny amerykańskiego. Oba po spakowaniu miały podobne rozmiary, system montażu i demontażu oraz miały własne oświetlenie.
Cena zakupu zdecydowanie agitowała za systemem czeskim. Niemniej jednak po półtora roku system czeski praktycznie nie nadawał się do użytku. Porozchodziły się nity, powyginały aluminiowe rurki.
Podkład na którym wydrukowana była grafika zaczął się rozwarstwiać. Tymczasem system amerykański po półtora roku użytkowania wyglądał i był jak nowy! Pod koniec trzeciego roku eksploatacji system amerykański dalej pracował nie wykazując cech zmęczenia czy zniszczenia materiałowego a system z Czech był dwukrotnie naprawiany przez serwis i nie nadawał się praktycznie do dalszego użytku.

WNIOSKI
Jeżeli "ścianka" ma być użytkowana okazjonalnie, kilka razy do roku oraz przechowywana w warunkach idealnych co do wilgotności i temperatury powietrza - to zdecydowanie warto nabyć system tańszy.
Będzie on wtedy służył dobrze przez kilka lat. I właściciel szybciej zdecyduje się na zmianę grafiki z powodu jej "zużycia moralnego" niż z powodu rozwarstwienia się.
Jeżeli jednak ścianka ma rzeczywiście pracować, reprezentować hotel kilkadziesiąt razy w roku (targi, wystawy, prezentacje, konferencje prasowe, imprezy sponsorowane, wernisaże i pikniki, giełdy itp.
Ma być niezawodna i po kilku latach być jak nowa, przeżyć kilkanaście wymian grafiki, mniej utalentowanych montażystów, kilka wywrotek i przechowywanie w magazynie lub piwnicy - to zdecydowanie namawiam na droższe ale o niebo lepsze produkty amerykańskie.

REKOMENDACJA
Jeżeli hotelowi zależy na skompletowaniu kilku różnych "ścianek" umożliwiających przeprowadzenie prezentacji praktycznie wszędzie (byleby podłoga była równa, nie było wiatru i deszcz nie padał) oraz efektowne i efektywne aranżowanie stoisk targowych. Jeżeli chce by jego pracownicy mogli je wozić ze sobą.
Jeżeli kontroluje koszty ale uznaje rozwiązania wysokiej klasy i wyposażenie dobrej jakości - to systemy jakie opisałem są dla niego rozwiązaniem najlepszym.
Zainteresowanych szczegółami z pełną odpowiedzialnością kieruję do jednych z najlepszych w Polsce specjalistów od systemów wystwienniczo-targowych, odsyłam na: www.extendvision.pl.
Znajdziecie tam Państwo rozwiązanie odpowiednie do potrzeb, a przede wszystkim fachowe i nienachalne doradztwo, które powinno ułatwić najlepszy wybór. Przede wszystkim zaś - na podanej stronie możecie obejrzeć jak wyglądają "ścianki" i systemy o których mowa powyżej. Warto.

ROZWIĄZANIE 4 - PLAKAT I MISECZKA CUKIERKÓW
 
W tytule tym proszę nie doszukiwać się lekceważenia. Wszak tak wygląda 90% stoisk targowych. Dlaczego?
Najczęściej dlatego że:

1. hotel nie dysponuje żadnymi materiałami, którymi mógłby udekorować box,

2. koszt udziału w targach jest tak duży, że na elementy dekoracyjne zabrakło środków,

3. osoba podejmująca decyzję o udziale w targach nie wyraziła zgody na żadne dekorowanie stoiska,

4. osoby przygotowujące udział w targach zapomniały o dekoracji,

5. personel stoiska zapomniał zabrać ze sobą elementów do dekoracji

6. personel nie zabrał elementów do dekoracji - bo nie ma czterech rąk i niewiadomo czemu odmawia
   pełnienia funkcji muła - czyli dźwigania paczek po kilkadziesiąt kilogramów każda.

Część z wymienionych powodów braku dekoracji budzi uśmiech, część - politowanie. Efektem są białe ściany i często refleksja u odwiedzających o ... braku profesjonalizmu i doświadczenia wystawcy.
"Jeżeli on (wystawca) nie umie zaaranżować czegoś tak prostego jak box 2x2 metry, to jak obsłuży moją grupę czy imprezę?" - myśli sobie potencjalny klient i często nie prosi nawet o materiały.
Wszystkie punkty (poza c. i f.) to niedorzeczność i dyskredytacja pracowników hotelowej komórki marketingu odpowiedzialnych za przygotowanie udziału hotelu w targach.
W dzisiejszych czasach, gdy rozwój komputerów pozwala na projektowanie grafik amatorom a rozwój usług poligraficznych umożliwia wydrukowanie dowolnej grafiki plakatowej w ... jednym egzemplarzu - mówienie o niemożliwości sensownego, eleganckiego i przyciągającego wzrok zagospodarowania ścian jest dowodem na to że mówiący absolutnie nie wie co mówi i nie powinien parać się marketingiem hotelu.

Każdy obiekt hotelowy ma coś specjalnego, coś co warto na targach pokazać odwiedzającym - pamiętając, że obraz prawie wszystkim ludziom zapada w pamięć.
Często po prostu pracownicy hotelu zapominają, że coś co dla nich spowszedniało (np. zapierająca dech w piersiach panorama gór) dla gości może być jednym z - lub nawet głównym motywem przyjazdu!
Zdjęcia, grafikę, mapę regionu a przede wszystkim wielkie logo i nazwę hotelu można wydrukować w wielkościach plakatowych (np. 50x70cm, 70x100cm) i zlecić naniesienie ich na trwałe i lekkie podłoże (polecam płyty z różnego rodzaju lekkich tworzyw, pianek) otrzymując w ten sposób plansze do ekspozycji.
Na targach wystarczy przymocować je do ścian przy pomocy taśm dwustronnie klejących, które po zdjęciu nie pozostawią żadnych śladów na białych ścianach.
Z plansz ułożyć można historię, pokazać zastawiony przed bankietem stół, salę pełną bawiących się ludzi, zbiorowe zdjęcie wszystkich pracowników hotelu z napisem "Zapraszamy do nas" itp.
Można w końcu zamówić większe dzieło, zlecić by firma poligraficzna podzieliła je na 4 czy 6 plansz (dla łatwiejszego transportu) i na stoisku przymocować je do ściany obok siebie - tak by powstał cały obraz.
Można mieć także przygotowane - wycięte i gotowe do naklejenia napisy czy też wielkie logo i nazwę hotelu.
Firma poligraficzna może tak przygotować taki napis, by nawet osoba nie wprawna w naklejaniu - zrobiła to ładnie i w miarę równo.

Poza planszami warto zabrać ze sobą kolorowy obrus lub serwetę do nakrycia stolika lub lady na stoisku; niewielki wazon na świeże kwiaty można ostatecznie kupić na miejscu (kwiaty również). Elementem wyposażenia przydatnym na targach jest niewielka i lekka sztaluga, na której można postawić np. planszę z logo hotelu,
- przyznaję, że sztaluga wymaga raczej transportu samochodowego. Co jeszcze warto mieć ze sobą?
Miskę lub podobne naczynie na wizytówki, kolejne naczynie na cukierki, czy drobne czekoladki.
Nawet nie decydując się na indywidualną zabudowę stoiska warto ze sobą zabrać mały hotelowy stolik i kilka krzeseł (znów - pod warunkiem, że jedziemy samochodem). Ustawione zamiast krzeseł targowych ze stolikiem przykrytym serwetą i kwiatami w wazonie nadadzą stoisku nutę indywidualizmu i podniosą przytulność wnętrza.

P O D S U M O W A N I E

Bez względu na które z rozwiązań hotel się zdecyduje przygotowując się do targów, ważne jest by wybrane rozwiązanie potraktował z należytą uwagą. Lekceważenie formy stoiska i prezentacji a skoncentrowanie się wyłącznie na treści ("mamy taki ekstra produkt, że i tak będą do nas waliły tłumy") to podejście, które prawie zawsze zawodzi. Proszę pamiętać że: Jak cię widzą tak cię piszą - szkoda marnować czas i pieniądze po to, by na targach nie osiągnąć założonych celów tylko dlatego, że stoisko nie zachęcało do odwiedzin lub stoiska konkurentów zachęcały zdecydowanie bardziej, a hotel nie zrobił nić by tę różnicę zminimalizować.

Kiedy i od czego rozpocząć przygotowania do targów

Jak to - może ktoś zapytać, przeczytaliśmy już tyle o imprezach targowych, ich rodzajach typach stoisk, wyposażeniu, organizacji pracy i doborze personelu. Wiemy już prawie wszystko na temat tego jak dobrać odpowiednie do potrzeb hotelu stoisko, jak zorganizować wyjazd, jak zachowywać się na targach - a tu nagle, na samym końcu - rozważania na temat: "kiedy rozpocząć przygotowania do targów"? Czy to nie od tego należałoby zacząć?

Celowo rozważania "kiedy i od czego zacząć" pozostawiłem na sam koniec. Uczyniłem to nieco przewrotnie i wbrew regułom podręcznikowym traktującym o targach. Ale uważam, że jeżeli ktoś dotrwał do 4-ej części wywodów o hotelu w ujęciu obecności na imprezach targowych to rzeczywiście przykłada do tego zagadnienia dużą wagę. Warto zatem, aby hotel w którym pracuje taki człowiek - odniósł dzięki dobrym działaniom tego człowieka - prawdziwy sukces targowy.
I o tym jak przygotować sobie taki sukces traktuje ostatnia część naszych rozważań.

Jak przygotować sobie sukces targowy? Poza wykonaniem wszystkich czynności koniecznych do tego aby posiadać stoisko i aby to stoisko wyglądało zgodnie z naszymi oczekiwaniami - należy poświęcić dużo czasu i pracy aby przygotować sobie .... plan pracy na targach.
A dobry plan pracy na targach jest wypełniony .... szeregiem spotkań z aktualnymi i potencjalnymi kontrahentami naszego hotelu. A więc jeżeli chcecie, aby targi były sukcesem to trzeba przywieźć z nich "worek" nowych zamówień a przynajmniej "obgadanych" kontraktów. Proszę mi wierzyć - do stania na stoisku, rozdawania folderów, uśmiechów i pasywnego czekania na klienta nadają się doskonale najładniejsza recepcjonistka lub nawet hostessa (zakładam, że znają języki obce). Nie w pasywnym czekaniu rzecz przy imprezach targowych. Nie w spędzaniu całych dni na stoisku, snuciu się z kąta w kąt i odwiedzaniu koleżanek i znajomych na stoiskach z regionu lub na stoisku narodowym - w przypadku targów zagranicznych. A tak niestety w większości przypadków wygląda polska rzeczywistość - targi upływają na zabawach i grach towarzyskich i biernym trwaniu w oczekiwaniu na zainteresowanych.
Oczywiście osoby, które pojawią się na stoisku są fachowo obsługiwane ale żeby wyjść poza stoisko?
- pójść w targi zdobywać kontrahentów?
- nigdy! zgiń, przepadnij myśli koszmarna - to trzeba znać język i mieć jakiś plan, no bo do kogo ja pójdę? ja tu nikogo nie znam, ja się boję, oni są tacy profesjonalni, i są zagraniczni, jeszcze będę musiał(a) rozmawiać, oni o coś spytają, a to przecież dyrektor hotelu decyduje o wszystkim, ja chcę do mamy!
Dramat.
No właśnie - co zrobić, by powyższy opis pozostał niespełnioną fantazją ?

1. Usiądź i pomyśl:

• po co chcesz jechać na targi ?

• kogo byś chętnie pozyskał (a) na targach jako klienta hotelu

Pozwólcie sobie na skupienie, odłużcie na chwilę codzienne obowiązki. Od tego co wymyślicie zależeć będzie dalsze planowanie. Sięgnijcie po plan marketingowy hotelu, być może zapisane są tam zadania realizacja których może nastąpić na targach np. poprzez spotkania możesz podnieść ilość biur podróży z określonego kierunku z którymi hotel będzie korzystnie współpracował. A może należy skoncentrować się na pozyskaniu klientów korporacyjnych - ich przedstawicieli traktować na targach wyjątkowo poważnie, wyławiając z tłumu odwiedzających targi - i dokonując interesującej i skutecznej prezentacji obiektu.

2. Przygotuj listę potencjalnych kontaktów

W tym celu przejrzyjcie hotelowe wizytowniki i bazy danych. Kogo z klientów straciliście, kto nie korzystał z hotelu od dłuższego już czasu i dlaczego ? Kto drastycznie zmniejszył obroty z hotelem ? Kto nowy pojawił się na naszym rynku ? Z kim korzystnie współpracuje konkurencja ? Zajrzyjcie również to katalogu targowego z poprzedniego roku - to doskonałe kompendium wiedzy o tym kto jest obecny na targach, jaka jest reprezentacja interesujących nas branż czy kierunków.

3. Przygotuj harmonogram spotkań na targach

Mając uporządkowaną listę zacznijcie kontaktować się (e-mail, telefon) z kontrahentami. Tym o których wiecie, że będą na targach zaproponujcie konkretne spotkanie - ustalcie datę, godzinę i miejsce. Potencjalnych dużych kontrahentów zaproście do odwiedzenia targów i jeżeli to możliwe również umówcie się na konkretne spotkanie. Biorąc pod uwagę systemy rezerwacyjne, linie lotnicze, dużych tour-operatorów i biura podróży z różnych krajów - kilka dni spędzonych na targach oznacza minimum kilkanaście umówionych spotkań (po kilka dziennie).
Pracowity targowy czas może wtedy zaowocować dużymi umowami i poważnymi kontraktami.

4. Na targach działaj - bądź aktywny

Nie pozostawajcie wyłącznie przy wcześniej umówionych kontaktach. Kupcie katalog targowy i uważnie go przejrzyjcie. Spenetrujcie również teren targów. Szczególną uwagę zwracajcie na firmy i biura międzynarodowe. Nawiązujcie rozmowy, pytajcie. Często okaże się, że duże biuro podróży, które wystawia się z ofertą wyjazdów do swojego kraju (incoming) ma również dział wyjazdów zagranicznych (outgoing) - mimo, że nie prezentuje go na targach. Podpytujcie przedstawicieli systemów rezerwacyjnych czy pośrednictwa np. internetowego.
Rozmowa z nimi może dać wiele nieocenionych wskazówek. Podobnie warto rozmawiać z organizatorami stoisk regionalnych krajów, które są dla hotelu atrakcyjne jako źródło gości. Często pracownicy takich stoisk chętnie rozmawiają nie tylko o swojej ofercie ale również dzielą się wiedzą o interesujących was biurach podróży działających na ich terenie. Jeżeli na stoisku narodowym lub regionalnym są przedstawiciele władz regionalnych - administracyjnych czy samorządowych - to również jest to doskonałe źródło informacji o potencjalnych kontrahentach. Nie bójcie się pytać - działajcie. Potraktujcie czas i teren targów jak teren łowiecki - wykorzystajcie szansę - bądźcie aktywni.

5. Po targach - nie zwalniaj tempa

Wielu hotelarzy traktuje targi jak zamknięty rozdział z działalności marketingowej. Piszą raport do przełożonych, rozliczają koszty delegacji i ... zapominają o sprawie aż do następnej imprezy targowej, w której uczestniczy ich hotel. To błąd!
Wykorzystujcie targowe znajomości i kontakty. Jeżeli na targach, w czasie spotkania doszło jedynie do prezentacji hotelu i rozmowy, a nie zapadły żadne decyzje - utrzymujcie kontakt. Zadzwońcie, kontynuujcie znajomość, wyślijcie informacje z ofertą specjalną, wyślijcie nowe ceny ale przede wszystkim .... utrzymujcie kontakt osobisty. Wysyłanie wyłącznie listów handlowych (z ofertą lub jej uaktualnieniem) czy e-mail'i to mniej niż półśrodek, jeżeli chodzi o pozyskiwanie partnerów.
Osobisty kontakt, regularnie powtarzany nawet w postaci krótkich, nienachalnych rozmów pozwala wam pozostawać w świadomości potencjalnego partnera. Jak traktuje się otrzymywaną korespondencję handlową, w dodatku tę której wcale nie oczekujemy - wiecie sami dobrze. W wielu przypadkach ląduje w koszu.

P o d s u m o w a n i e

Ta część kończy tematykę imprez targowych i wystawienniczych w życiu obiektu hotelowego.
W kilku krótkich artykułach nie da się zaprezentować całej materii związanej z problematyką efektywnej prezentacji targowej. Mam jednak nadzieję, że przynajmniej części z czytelników pomogłem w lepszym, pełniejszym zrozumieniu zagadnień związanych z targami, że teraz lepiej wykorzystacie państwo możliwości tak prezentacji jak pozyskiwania kontrahentów, które niesie ze sobą uczestnictwo w targach.
Jeżeli macie Państwo jakieś pytania - proszę o kontakt. W miarę możliwości czasowych i merytorycznych zawsze chętnie odpowiem.

---