Nauka administracji 22.02.2009r.

Administracja - pochodzi z łaciny od słowa „ministrae”, co oznaczało w łacinie kościelnej „pomagać”, „służyć”, a w łacinie klasycznej „kierować”, „zarządzać”

„AD” - łac. „od czegoś”, „ku czemuś”, ma wzmacniać celowość działania podejmowanego w ramach administracji `

Początków administracji możemy szukać wg. Teodora Moonsena (noblista w literaturze) już w plemionach pierwotnych. Na tym etapie rozwoju celem administracji była walka z pożarami. Natomiast administracja o cechach współczesnych pojawiła się w starożytnej Grecji i Rzymie. Administracja legitymowała się 3 cechami:

- planowość

- celowość

- rozbudowanie przestrzenne

- trwałość

Administracja rzymska - W średniowieczu administracja o takich cechach zachowała się w administracji kościelnej i miastach samorządowych. W Peru, aż do przybycia Europejczyków. Korzenie administracji nowożytnej to państwo absolutne.

Administracja - (definicja z gruntu niemieckiego) - to wszystko to, czego nie da się nazwać, ale da się opisać.

Cechy administracji:

1. administracja działa w imieniu i na rachunek państwa, bądź tez innego suwerena (innym suwerenem jest każdy z nas)

2. administracja ma charakter polityczny (ADMINISTRACJA - definicja z języka polskiego - Michał Kulesza, Hubert Izdebski „to jest sługa ustroju oraz aparat wykonawczy władzy politycznej”). Administracja nie może być apolityczna, tylko neutralna politycznie.

3. administracja działa na podstawie i w granicach prawa. Wynika z Konstytucji i Kodeksu Prawa Administracyjnego

- 7 art. Konstytucji

- 6, 7 art. KPA

„Lex fax” - prawo wewnętrzne, przychodzą do urzędu faksem

4. administracja ma władczy charakter, organ administracyjny może jednostronnie kształtować pozycję prawną adresata lub odbiorcy swoich działań. Jedna z form - władztwo zawodowe.

5. administracja ma charakter bezosobowy. Decyzję wydaje organ, a nie osoba.

6. administracja ma charakter non - profit, tzn. że jej celem nie jest generowanie zysku.

7. administracja jest to organizacja celowa, planowa i trwała.

8. administracja opiera się o fachowy personel.

Większość definicji administracji są to definicje negatywne, dlatego że te definicje wskazują nam na to, czym administracja nie jest i wszystkie te definicje opierają się o prawo wielkiej reszty, zgodnie z którym administracja jest to ta część aktywności państwa, które pozostaje po wyeliminowaniu sądownictwa i ustawodawstwa. Prawo wielkiej reszty opiera się o trójpodział władzy.

Pojęcie nauki administracji.

W literaturze / dorobku nauki pojęcie nauki administracji jest rozmaicie definiowane:

Profesor Jerzy Starościak definiował naukę administracji jako naukę o związku zjawisk, które zachodzą w procesie administrowania.

Profesor Marcin Jełłowicki twierdził, że nauka administracji zajmuje się organizacją i funkcjonowaniem administracji publicznej.

Profesor Stanisław Kowalewski pojmował naukę administracji jako dyscyplinę dotyczącą badań, prawidłowości, które występują w dziedzinie zjawisk administracyjnych.

Profesor Leosiński określił naukę administracji jako naukę społeczną na metodach empirycznych, której podmiotem jest wszechstronna wiedza o istniejącej w danym ustroju administracji publicznej.

Nauka administracji należy do kręgu nauk społecznych, jej przedmiotem jest określony przejaw kultury ludzkiej, a tym samym nauka administracji opiera się na / stosuje metody doświadczalne przy wykrywaniu, badaniu prawidłowości, które istnieją przy administracji rzeczywistej. Przedmiotem badań administracji jest system administracji publicznej w określonym miejscu i czasie, a więc w kontekście powyższych rozważań przedmiot nauki administracji obejmuje:

1. Przedmiotem nauki administracji jest otoczenie, czyli środowisko, w którym działa administracja oraz wzajemne związki, jakie zachodzą między dwoma elementami

2. Przedmiotem nauki administracji są struktury organizacji administracji oraz ich wzajemne powiązania aparatu administracji

3. Przedmiotem nauki administracji jest problem kadr administracji

4. Nauka administracji bada również funkcjonowanie aparatu administracji

5. Przedmiotem nauki administracji jest problematyka kontroli funkcjonowania administracji

6. Przedmiotem nauki administracji jest problem technik stosowanych w administracji

Nauka administracji daje nam informacje o rzeczywistym stanie administracji oraz wpływa na praktykę administrowania. Jest ściśle powiązana z teorią organizacji, socjologią i psychologią.

Ewolucja nauki administracji.

W Europie kontynentalnej początki nauki administracji wiążą się z epoką oświecenia, szczególnie z wiekiem XVIII i I połową XIX wieku. W literaturze podaje się, że początki nauki administracji to przede wszystkim dorobek kameralistów (skarb królewski - komora, kamera). Kameraliści zwani są inaczej jako policyści. Celem ich działań było badanie i analiza administracji w kierunku jej polepszenia. Wykorzystywali przy tym informacje z gałęzi: prawa, ekonomii i polityki. Kameraliści nie stworzyli jednolitej, usystematyzowanej wiedzy na temat administracji. Wielu badaczy za ojca nauki administracji uważa badania barona Lorenza von Steina (profesor z Wiednia). Według Niego naukę administracji należy wyprowadzać z tzw,. wyższej koncepcji państwa. Zgodnie z poglądem von Steina administracja obejmuje tę działalność państwa, która pozostaje po wyeliminowaniu sądownictwa i ustawodawstwa, zaś nauka administracji ma przedstawiać to, co jest wspólne dla całej administracji. Uczeni Niemieccy podjęli próbę utworzenia teoretycznych podstaw nauki administracji. Proces ten został zainicjowany przez profesora Jastroma, który w swojej pracy naukowej uzasadniał wyodrębnienie nauki administracji od nauki prawa administracji. Według jego poglądów przedmiotem nauki administracji są dwa problemy:

1. jak się administruje

2. jak należy administrować

W jego uznaniu nauka administracji opisuje, analizuje i systematyzuje rzeczywistość administracji. Dla uporządkowania i usystematyzowania wiedzy na temat nauki administracji, która stanowi jej bazę, przyjęło się dzielić dorobek nauki administracji na 2 okresy:

1) do 1939 - dorobek tradycyjny

2) po II wojnie światowej - dorobek nowoczesny

Ale dorobek tradycyjny stanowi fundament nowoczesnego.

W nauce administracji wyróżnia się 2 szkoły:

1) Opiera się nie tylko na własnych doświadczeniach, ale także na dorobku nauki i w związku z tym jest określana jako szkoła naukowego zarządzania. Przedstawiciele koncentrują się na usprawnianiu pracy i kierowaniu małymi zasobami ludzkimi.( przedstawiciele: Taylor, Adamiecki ).

2) Szkoła zwana często administracyjną. Opiera się na usprawnianiu struktur organizacyjnych. Jej aktywność wiązała się z działalnością:

a) Max Weber - stworzył model organizacji określonej jako organizacja behawiorystyczna.

b) Henry Fayol - wyodrębnił w organizacji przemysłowej funkcję administracyjną, która składa się z 5 elementów

-przewidywanie

-organizowanie

-rozkazywanie

-koordynowanie

-kontrola

Istnieje również trzecia szkoła, która łączy w sobie dwie pozostałe szkoły. Punktem wyjścia było analizowanie stosunków międzyludzkich. Ojcem tej szkoły był Elton Mayor.

W USA nauka administracji w okazałej mierze była związana z nauką o zarządzaniu. Wyrosła na gruncie zarządzania prywatnymi przedsiębiorstwami. Za prekursora uważa się: Fryderyka Taylora, który na podstawie obserwacji procesów produkcyjnych sformułował pewne zasady, których celem było odniesienie do procesu nacjonalizacji działań administracyjnych. Swoje poglądy wyraził w dziele: „12 zasad wydajności”.

Duglas Mc Gregor stworzył 2 teorie:

a) Teoria X - człowiek z natury jest leniwy, a przez to musi być do pracy przymuszany i kontrolowany

b) Teoria Y - praca jest naturalną potrzebą człowieka. A człowiek traktowany właściwie chętnie wykazuje pomysłowość i inicjatywę.

Poza tym na gruncie amerykańskim zrodził się kierunek behawioralny poznania administracji. Twórcą tego kierunku był Simon. Według niego procesy decyzyjne mają wielopłaszczyznowy charakter i są interdyscyplinarne.

Nauka administracji na przełomie Lat 50/60

Powstała koncepcja nauki administracji, której wyznawcy głosili utworzenie nauki administracji jako samoistnej dyscypliny naukowej, a proces wyodrębniania wiązał się z cechami administracyjnymi, którymi w tym okresie legitymowała się adm. Chodziło o:

1) narastanie skomplikowanej struktury

2) funkcjonowanie administracji, co było konsekwencją rozwoju zadań administracji i zmiany metod i form działania

Koncepcja nauki administracji jako samodzielnej dyscypliny naukowej pojawiła się we Francji. Punktem wyjścia była ocena administracji z różnych punktów widzenia. Za twórcę nauki administracji we Francji uważa się prof. Langroda, wg którego nauka administracji to dyscyplina badająca kompleksowe fakty administracyjne z punktów widzenia prawnego, politycznego i socjologicznego.

W dorobku nauki francuskiej zasługują na uwagę prace Szawielera i Laschoka. Ci dwaj dokonali syntezy dotyczącej nauk francuskich, a ponadto swoje rozważania uzupełnili o myśli pochodzące z innych krajów. Opowiadali się za autonomią nauki administracji.

Podobnie wyglądał rozwój nauki administracji w Niemczech. Przyjęto koncepcję nauki administracji jako samodzielnej dyscypliny, która łączy dorobek różnych nauk, które za przedmiot badań mają administrację.

Przedstawiciel: Thieme. Oparł naukę administracji na 2 cechach:

1. na przedmiocie

2. na metodach badawczych

Przedmiotem nauki administracji jest administracja publiczna, ale zarówno w ujęciu materialnym i funkcjonalnym. Pod pojęciem nauki administracji Thieme rozumiał wszystkie gałęzie nauk administracyjnych z wyjątkiem prawa administracyjnego.

Polska administracja

W nauce polskiej administracji teoretyczne podstawy nauki administracji stworzył prof. z Wrocławia - F. Longhamps. Widział znaczenie nauki administracji, w tym ze nauka administracji należy do nauk społecznych, bo zajmuję się zjawiskiem administracyjnymi, które bez wątpienia należą do zjawisk społecznych. Poza tym stwierdził, że nauka administracji ma charakter badawczy, co oznacza, że jest ona nauką wartościującą i opiera się na poglądzie rzeczywistym i wyraża się w stwierdzeniu spostrzegawczym. W związku z tym nauka administracji badać ma wszystkie uwarunkowania rzeczywistości administracji, ale przy tym ma być obiektywna.

Ojcem nauki administracji w Polsce jest Leoński. Stwierdził on, że nauka administracji ma badać administrację z rożnych punktów widzenia, zarówno z punktu widzenia socjologicznego i prakseologicznego [nauka o skutecznym działaniu (Kotarbiński) `Traktat o dobrej robocie']

Związek nauki administracji z innymi naukami:

1. Związek nauki administracji z socjologią

Nauka administracji korzysta z dorobku socjologii w szczególności, gdy chodzi o metody badawcze. Często socjologia i nauka administracji mają ten sam przedmiot badań. Widoczne jest to przy socjologii prawa lub przy socjologii organizacji.

2. Związek nauk administracji ze statystyką

Widoczne jest to, gdy bada się rzeczywistość administracji od strony liczbowej i wykorzystuje się metody statystyczne.

3. Związek nauki administracji z prakseologią

Zadaniem prakseologii jest analiza i opis celowego działania oraz formułowanie reguł postępowania, które prowadzą do sprawnego działania. Pewne założenia wytworzone na gruncie prakseologii mają znaczenia dla nauki administracji, ale administracja jest tylko częścią zainteresowań prakseologii.

Badając administracje należy mieć jakieś narzędzia, czyli musimy mieć metody badawcze - świadomy sposób postępowania dla osiągnięcia konkretnego celu.

Metody badania materiałów urzędowych.

1) Techniczna analiza konkretnych przypadków. - Polega na badaniu dokładnym, na podstawie dokumentów i akt oraz innych danych urzędowych, tylko wybrane i wyselekcjonowane sprawy i następnie analizuje się czynności podejmowane w toku rozstrzygnięcia konkretnej sprawy. Na tej podstawie oceniamy pracochłonność podejmowanych czynności i eliminujemy czynności niepotrzebne.

2) Technika tzw. dodatkowych kopii.- Polega na gromadzeniu w celach badawczych dodatkowych kopii dokumentów. Tak zgromadzone dokumenty dają podstawę do analizy danej komórki.

3) Obserwacja - proces bezpośredniego, celowego postrzegania. Dzieli się na uczestniczącą i nie uczestniczącą.

4) Ankieta - kwestionariusz, w którym są sformułowane pytania. Może być przesłana do urzędu, obywateli. Dzieli się na anonimową i imienną.

5) Wywiad

6) Eksperyment - np. reformy pilotażowe

Struktura administracji publicznej.

W systemie można wyróżnić 3 części:

1. Struktura administracji państwowej

2. Struktura administracji rządowej

3. Struktura administracji samorządowej

Wszystkie te części mają na celu wykonywanie administracji publicznej. Elementy różniące można pogrupować na 3 kategorie:

1. Elementy ustrojowe

2. Elementy organizacyjne

3. Elementy kompetencyjne

Mając też na uwadze terytorium (zasięg terytorialny) organów administracji wyróżniamy:

1. Organy naczelne

2. Organy centralne

3. Organy terenowe

Podział ten ma głęboki sens, dlatego że organizacje centralne i naczelne decydują o podstawowych sprawach poszczególnych dziedzin, a także kierują działalnością organów konkretnych pionów.

Cechy organów naczelnych:

1. Są powoływane przez prezydenta bezpośrednio lub po uprzednim wyborze przez sejm.

2. Są to organy zwierzchnie wobec pozostałych organów w strukturze administracji rządowej

3. Właściwość terytorialna obejmuje obszar kraju.

4. Organy naczelne ponoszą odpowiedzialność polityczną przed sejmem oraz konstytucyjną przed Trybunałem Stanu.

Do organów naczelnych zalicza się:

- Rada ministrów, Premier, ministrowie, oraz wskazani przewodniczący komitetów. (Komitet Integracji Europejskiej, Komitet Badań Narodowych).

Cechy organów centralnych:

1. Zalicza się organy uchwalone w jakimś trybie ustawowym, których właściwość rozciąga się na obszar całego kraju

2) przyjmując za kryterium podziału podporządkowanie, organy centralne dzielimy na te, które są podległe:

- Radzie Ministrów

- Premierowi

- poszczególnym ministrom

W Polsce podział na organy centralne i naczelne wyodrębnił się z momentem porzucenia jednolitego systemu władztwa.

Administracja terenowa:

Administrację rządową na ternie województwa wykonują następujące organy:

a) wojewoda - przedstawiciel Rady Ministrów w terenie

b) kierownicy zespolonych służb inspekcji i straży wykonują przewidziane w ustawie kompetencje w imieniu wojewody, chyba że ustawa szczególna stanowi inaczej.

c) organy samorządu terytorialnego - jeśli wykonują zadania z zakresu administracji rządowej, jeśli wynika to z ustawy lub z zawartych porozumień

d) kierownicy służb inspekcji i straży, którzy działają pod zwierzchnictwem starosty. W tej sytuacji pojęcie administracji terenowej zostało użyte w ujęciu materialnym. Dlatego też obejmuje ono organy, które nie wchodzą w skład administracji rządowej

Z formalnego punktu widzenia to do administracji rządowej zaliczamy: wojewodę, organy administracji zespolonej, które działają pod zwierzchnictwem wojewody i organy administracji niezespolonej.

Zespolenie występuje na kilku płaszczyznach:

1. Płaszczyzna organizacyjna - czego wyrazem jest włączenie regulacji dotyczącej służb inspekcji i straży do statutu województwa.

2. Płaszczyzna osobowa - wiąże się z prawem wojewody do powoływania kierowników tych służb, poza komendantem wojewódzkim policji, straży pożarnej i wojewódzkiego inspektora ochrony środowiska.

3. Płaszczyzna kompetencyjna - zakłada że wojewoda jest organem zespolonej administracji rządowej w województwie, a jego zadania wykonywane są przez wojewódzkich inspektorów lub komendantów służb, który działają w jego imieniu z ustawowego uprawnienia, o ile przepis szczególny nie stanowi inaczej.

Organy zespolone pozostają równocześnie w układzie podporządkowania organom wyższego stopnia w ramach struktury organizacyjnej administracji. Poza zwierzchnictwem wojewody zostaje część organów administracji niezespolonej (specjalnej). Katalog tych organów został ustalony w załączniku do ustawy o administracji rządowej w województwie, np. dowódcy okrętów wojskowych dyrektor urzędu skarbowego, dyrektor urzędu górniczego. Zgodnie z art. 5 organ niezespolony można powołać wyłącznie w drodze ustawy, jeżeli jest to uzasadnione ogólnopaństwowym charakterem zadań, bądź obszar zadań przekracza obszar jednego województwa. Organy administracji niezespolonej pozostają w układzie podwójnego podporządkowania, z jednej strony wobec wojewody, a z drugiej - organów wyższego stopnia.

Nauka administracji 21.03.2009r.

Kształtowanie struktury organizacyjnej.

Na kształt struktury organizacyjnej mają wpływ następujące czynniki:

- cel tej struktury

- jej struktura wewnętrzna

- zasoby

- otoczenie

W nauce organizacji podkreśla się, że struktura organizacji w znacznym stopniu jest zależna od funkcji jaką ma spełnić. Tym samym określone zadania, kompetencje stawiane przed instytucją decydują o jej organizacji. Dlatego tak ważne jest określenie celu ogólnego instytucji jak również celów szczególnych. Uzasadnieniem dla celów jest występująca potrzeba. Jeśli zbyt szczegółowo określimy jakieś cele to powoduje to, że pracownicy nie będą wiedzieli, co od nich wymagamy. Poza tym wyróżnia się cele pokrewne i cele zbliżone. Cele te dotyczą tych samych rzeczy bądź też tych samych cech. Z celami ściśle powiązana jest problematyka odpowiedzialności, tzn. ze cele powinny być tak określone, aby jasno wynikało kto i za co jest odpowiedzialny. Każda instytucja składa się z elementów niższego rzędu, tzn. ze stanowisk indywidualnych oraz ze zorganizowanych zespołów ludzkich, które tworzą np. wydziały, referaty, zespoły obsługi. Działanie struktur organizacyjnych prowadzące do osiągnięcia założonych celów musi legitymować się pewnymi cechami:

- musi być to działanie skuteczne

- musi być to działanie ekonomiczne

- musi się legitymować prostotą, która polega na zorganizowaniu działania w oparciu o jak najmniejszą liczbę elementów

- musi legitymować się czystością działania - ta cecha oznacza brak w działaniu cech ujemnych

- musi być to działanie racjonalne

Zawsze koniecznym elementem sprawnego działania jest jego formalizacja, w szczególności jeśli chodzi o działania administracji, bo działanie administracji opiera się na zasadzie praworządności (legalności) działania administracyjnego, tzn. ze struktury i cele administracji powinny być utrwalone w aktach prawnych i mając na uwadze kryterium podmiotowe możemy podzielić te przepisy na dwie grupy:

- przepisy zawarte w aktach prawa powszechnie obowiązującego poczynając od Konstytucji , (która reguluje struktury organów w państwie, jest „grunt norma” - norma, z którą się nie dyskutuje. Konstytucja ponadto nie jest przepisem prawa, tzn. ze nie zawiera zapisów prawa), a także w innych przepisach prawa (ustawy, rozporządzenia, czy wreszcie zarządzenia i uchwały - prawo miejscowe)

- przepisy zawarte w przepisach wewnętrznych. Często bywa tak, że w akcie normatywnym przewidziana jest jedynie jakaś instytucja, bądź też dany akt normatywny przewiduje jej elementy, a szczegóły tej instytucji są regulowane właśnie w tego typu aktach (np. ustawa o samorządzie gminnym, która odsyła nas do regulacji statutowych w kwestii ustroju gminy, tzn. że na mocy aktu prawa miejscowego określa się między innymi zakres działania jej organów jak również sposób postępowania decyzji. Taki statut składa się z części opisowej i graficznej).

Kwestie związane z procedurą działania danej jednostki określa jej regulamin. Regulamin nie może być sprzeczny z KPA. Stopień sformalizowania instytucji powinien służyć sprawnemu funkcjonowaniu oraz realizacji celów tej instytucji. W teorii organizacji zarządzania podkreśla się, że negatywnym zjawiskiem jest niedoformalizowanie organizacji oraz przeformalizowanie.

Kształt struktur może być oparty o rozmaite modele i jeśli idzie o strukturę administracji publicznej to opiera się ona o model, którego twórcą jest Max Weber. Jest to model biurokracji. Model ten zakłada podległość administracji przepisom prawa. Tym samym urzędnicy, którzy wykonują swoje kompetencje działają nie w imieniu własnym, ale z tytułu wykonywanego urzędu. W tej sytuacji OBYWATELE SĄ POSŁUSZNI PRAWU, A NIE URZĄDNIKOM, KTÓRZY TE PRAWA WPROWADZAJĄW ŻYCIE.

Instytucje biurokratyczne cechują się następującymi cechami:

- władzę w organizacji sprawują urzędnicy o odpowiednich kwalifikacjach w dziedzinie administrowania

- urzędnicy zatrudnieni w administracji są zorganizowani w system biur i stanowisk, które pozostają w stosunku do siebie w hierarchicznym podporządkowaniu

- biura i stanowiska pracy wyposażone są w stałe i niezależne od osoby, która pełni dany urząd kompetencje

- w modelu biurokratycznym kompetencje decyzyjne i odpowiedzialność są zlokalizowane na najwyższych szczeblach

- system normatywny i sprawność działania poszczególnych uczestników organizacji oparty jest na metodach materialnych, tzn. na system wynagrodzeń i premii.

- organizacja zapewnia zatrudnionym w niej pracownikom bezpieczeństwo i stabilizację, a także możliwości awansu

- wszystkie informacje są pisemnie udokumentowane

- każdy pracownik jest poddawany okresowej kontroli

- pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy istnieje ściśle określony podział kompetencji, którego nie można naruszać

Wady modelu biurokratycznego:

Wadą modelu biurokratycznego jest daleko idące sformalizowanie, co uniemożliwia właściwy rozwój jednostki i jej osobowości, poza tym rozwija konformizm, stereotypy grupowe. Ponadto biurokracja nie jest w stanie przyswoić sobie nowych zdobyczy teleinformatycznych.

Do głównych krytyków biurokratyzmu zalicza się Roberta Merona oraz Thorstena Veblena. Veblen określa biurokrację jako wyuczoną nieudolność, w której umiejętności jednostki okazują się jej brakami, jej słabymi punktami.

W literaturze można odnaleźć pogląd, który mówi, że biurokracja to sztuka przekształcania możliwego w niemożliwe.

Pojecie adhokracji.

W bibliografii często pojawią się ADHOKRACJA. Twórcą adhokracji jest Woren Benis.

1. adhokracja nie jest organizacją biurokratyczną, co nie oznacza, że ta nowa struktura charakteryzuje się całkowitym brakiem hierarchii. Hierarchia nie zanikła i prawdopodobnie nigdy nie zaniknie, została jedynie ograniczona, przez co organizacja stała się bardziej płaska. Adhokracja jest raczej heterarchiczna niż hierarchiczna, tzn. ze zawiera w sobie wiele struktur hierarchicznych, ale te małe struktury hierarchiczne są zorientowane wertykalnie i horyzontalnie.

2. adhokracja oparta jest na uczestnictwie, w której kierownicy są świadomi tego, że nie mają monopolu na pomysły i rozwiązania. Nowa organizacja dąży do wykorzystania wiedzy i pomysłowości wszystkich uczestników. W organizacji postbiurokratycznej sukces odniesie przywódca, który chętnie słucha, a nie ten, który głośno mówi. Franklin stwierdził, że kto nie umie słuchać, ten nie może rozkazywać.

Elementy organizacji indywidualnego stanowiska pracy w administracji:

- cel

- wykaz zadań i obowiązków

- zakres kompetencji

- zakres odpowiedzialności

Podstawą powołania każdego stanowiska pracy jest określenie celu o charakterze szczególnym, co przyczynia się w dużym stopniu do tego, ze instytucja będzie lepiej działała. Poza tym dokładne określenie celu ma fundamentalne znaczenie dla należytego zestawienia podstawowego opisu stanowiska pracy, tzn. do określenia zadań i obowiązków. Jasne określenie celu ma zapobiec automatyzacji poszczególnych stanowisk pracy, a automatyzacja polega na tym, że po pewnym czasie pewne czynności zaczynają żyć własnym życiem. Świadomość celów stymuluje pracowniczą inicjatywę i kreatywność, tzn. ze pracownik znający cel może samodzielnie szukać dróg do jego osiągnięcia. W teorii organizacji podkreśla się, że świadomość celów wzmacnia motywację, a motywacja ma większą siłę niż wszelkie apele i zachęty nie połączone z jasnym wskazaniem celu. Cel stanowi podstawę nowocześnie pomyślnej kontroli, która powinna przede wszystkim sprawdzać stopień w jakim kontrolowany zbliżył się do celu oraz okoliczności, które miały na to wpływ. W literaturze odnajdujemy wiele zasad odnoszących się do ustalania zakresu zadań i obowiązków. Do najważniejszych zalicza się między innymi:

1. zasada przystosowalności, zgodnie z którą zakres zadań należy tak określić aby można było znaleźć kandydata na to stanowisko

2. zasada mierników, zgodnie z nią zestaw zadań i obowiązków nie może być dowolnie interpretowany przez przełożonego, w związku z czym do każdego stanowiska należy opracować, dołączyć mierniki wykonania, które będą odzwierciedlały wyłącznie efekty zależne od pracownika

3. zasada proporcjonalnej wagi powierzonych zadań i obowiązków, zgodnie z nią należy określić wagę każdego zadania i każdego obowiązku. Poza tym należy określić procentowo jakie dane zadanie czy obowiązek ma znaczenie

4. zasada wywodliwości, zgodnie z nią wszystkie zadania figurujące w opisie stanowiska winny dać się wyprowadzić z ogólnych zadań danej instytucji

5. zasada racjonalnej reszty, ma zastosowanie w przypadkach, gdy w opisie stanowiska figuruje zwrot: „i inne zadania zlecone przez kierownika”. Celem tej zasady jest ograniczenie swobody przełożonych.

6. zasada automatycznego zastępowania nieobecnych, zgodnie z nią pracownik ma obowiązek opanować zakres obowiązków co najmniej dwóch sąsiadujących stanowisk

Problem reform w administracji.

Problem reform w administracji można rozpatrywać w dwóch płaszczyznach:

1. strukturalnej

2. funkcjonalnej

Profesor Łętowski głosił:

- mniej prawa, tzn. ze wynikiem reform ma być delegacja, czyli pozostawienie większości obszarów poza regulacją prawną. Deregulacja ma prowadzić do większej elastyczności i najczęściej to hasło sprowadzane jest do powiedzenia: „tyle wolności, ile to możliwe, tyle państwa, ile to konieczne” oraz „in dubio pro libertatis” (w razie wątpliwości, na korzyść wolności).

- mniej urzędów - reformy te mają prowadzić do spłaszczenia struktur administracji

- decentralizacja i samorządność, tzn. ze reformy mają prowadzić do pozostawienia określonych sfer działalności organizacjom społecznym

- prywatyzacja i sfera usług, oznacza to stopniowe wycofywanie się państwa z pewnych obszarów życia społecznego

Reformy są przeprowadzane na trzech poziomach:

1. makro reformy, które obejmują cały system administracji (przykładem makro reformy najczęściej podaje przykład reformy samorządowej z 1998r.)

2. media reformy, dotyczą bądź wybranych jednostek, bądź wybranych działań

3. mikro reformy, odnoszą się do poszczególnych stanowisk pracy w urzędzie

Podział reform w oparciu o kryterium przedmiotowe:

1. reformy strukturalne

2. reformy proceduralne dotyczące procedury

3. reformy techniczne np. reformy, których celem jest wprowadzenie nowych technologii do administracji (komputer, faks)

W literaturze często wskazuje się na wiele zasad, na których opiera się reformy:

- zasada unitarności państwa i nadrzędności interesów państwa - miała ona znaczenie szczególne w czasie reformy samorządowej i wiązała się z obawami nadmiernej autonomizacji województw samorządowych. (stopień samorządu, a nie szczebel samorządu)

- zasada domniemania kompetencji i przysługiwanie samorządowi ważnej części zadań publicznych. Reguła ta zrywa z koncepcją powszechnej władzy państwowej.

- zasada subsydiarności, pomocniczości - rozumiana jest jako konstrukcja zakładająca pierwszeństwo jednostki, a dalej gminy i wyższych stopni samorządu nad państwem.

- zasada solidarności społecznej - wiąże się z funkcją państwa w sferze redystrybucji dochodu narodowego

Nauka administracji 04.04.09r.

REFORMY W ADMINISTRACJI

Ogóle cele reform w administracji:

- celem reform w administracji jest wzmocnienie władzy ogólnej, czemu służy konstrukcja zespolenia, które występuje w administracji rządowej i samorządowej

- reformy mają wyeliminowanie pryzmatu zarządzania branżowego nad zarządem terytorialnym

- reformy mają określić wyraźną misję administracji. Jest to szczególnie istotne jeśli idzie o częste zmiany kompetencji w administracji

Minusy reform w administracji:

- najczęściej wskazuje się, że reformy prowadzą do czasowego spadku sprawności działania administracji

- reformy powodują znużenie w społeczeństwie

- efektem reform jest wzrost kosztów administrowania

Decyzje w systemie administracji publicznej

DECYZJA - forma działania zarówno administracji prywatnej jak i administracji publicznej

Działalność administracji publicznej w przeciwieństwie do działania administracji prywatnej (gospodarczej) nie jest skierowane bezpośrednio na zaspakajanie potrzeb materialnych ani też na generowanie zysków.

Celem administracji publicznej jest m. in:

- ochrona bezpieczeństwa i porządku

- zagwarantowanie odpowiedniego poziomu oświaty

- zapewnienie ochrony zdrowia

W związku z tym organy administracji publicznej podejmując decyzje powinny uwzględniać możliwości wytwarzania dóbr, tzn. gdzie, kiedy mogą być te dobra wytworzone oraz jaki jest ich koszt i jakość.

Decyzje w administracji stanowią istotny instrument sterowania i przez to decyzje można rozumieć jako akt woli organu administracji publicznej, który zmierza do organizowania społeczeństwa. Decyzja jest to wynik pewnego postępowania, przez które można tolerować albo zezwalać na pewne zachowania.

Z pojęciem decyzji wiąże się inne pojęcia = > DECYDENT

DECYDENT - to osoba albo podmiot, który posiada kompetencje wyboru określonej możliwości. Pojęcie decydenta można wiązać bądź to z osobą, bądź to z pewną strukturą organizacji np. organ kolegialny bądź też aparat pomocniczy (urząd). Analiza statusu decydenta stanowi niezwykle złożony problem, a to dlatego, że w procesie decyzyjnym często występuje wiele podmiotów i przez to powstaje problem identyfikacji decydenta. Przykładem może być występowanie doradców, ekspertów w procesie decyzyjnym. Poza tym wyróżnia się decydentów w ujęciu:

1. formalnym - podmiot, który dokonuje jedynie wyboru określonego projektu

2. materialnym - jest to podmiot, który ma odpowiednią wiedzę (wiedza jest to informacja + doświadczenie. Wiedza jest potrzebna do sporządzenia projektu decyzji)

Współcześnie w administracji występuje współdziałanie różnych podmiotów, najczęściej jest to działanie sformalizowane, ale często bywa tak, że jest to współdziałanie nieformalne. Współdziałanie formalne ma miejsce wówczas gdy przepisy prawa nakładają obowiązek współdziałania decydenta z innymi podmiotami bądź też organami społecznymi. Ale często bywa tak, że to współdziałanie jest nieformalne i ma to miejsce wówczas gdy w procesie decyzyjnym będą uczestniczyły grupy nacisku. Nadmierna aktywność podmiotów nieformalnych w procesie decyzyjnym może wpłynąć na kwestię lokalizacji odpowiedzialności za decyzję. Nauka administracji coraz częściej uwzględnia tzn. podejście systemowe, które ułatwia wyjaśnienie, zdefiniowanie procesów decyzyjnych, tzn. pozwala na wskazanie zależności, które występują pomiędzy administracją, a jej otoczeniem. Proces decyzyjny może być w różnym stopniu zdeterminowany, normowany przez prawo. W naszym systemie prawnym w procesie decyzyjnym szczególnie o wysokim stopniu przez prawo zdeterminowanym tj. ogólne prawo administracyjne. Należy zauważyć, że ta procedura obejmuje tylko i wyłącznie administrację publiczną w sytuacji, kiedy ona wydaje akty administracyjne indywidualne zewnętrzne.

Etapy procesu decyzyjnego:

1. określenie problemu decyzyjnego, tzn. delimitacja (rozgraniczenie, podział) przedmiotu, którego decyzja ma dotyczyć. Dotyczy również kręgu podmiotów, których interesów i wartości decyzja będzie dotyczyła.

2. określenie celów, które mają być przez decyzję osiągnięte

3. wybór jednej spośród kilku możliwości

Uwarunkowanie decyzyjne:

1. polityczne - wynikają z faktu, że decyzje są podejmowane przez organy administracji, które są ściśle powiązane z systemem społeczno - politycznym

2. psychologiczne - wiążą się z tym, że centralnym ogniwem procesu decyzyjnego jest człowiek i w związku z tym jest to aspekt procesu decyzyjnego, który związany jest z psychologią decyzji

3. techniczne - wynikają z faktu stosowania w procesie decyzyjnym rozmaitych metod, które prowadzą do optymalizacji działań. Zalicza się do nich m. in. Komputerowe przetwarzanie danych

KONFLIKTY DECYZYJNE - w związku z tym, że decyzje stanowią wybór między różnymi możliwościami to jedna wartość jest przedkładana nad inną wartość. Ocena tych wartości jest dokonywana subiektywnie przez decydenta. Jest to decyzja, na mocy której uznaje się jakąś nieruchomość za zabytek, jest to tzw. akt rzeczowy. W procesie decyzyjnym organ musi wskazać, któremu interesowi dać pierwszeństwo: czy interes społeczny, czy interes obywateli. Organ musi wskazać, że dany interes jest ważniejszy i ma pierwszeństwo przed innym. Decyzje w nauce administracji są również definiowane jako instrument administracji zwany konfliktami. Definicja ta w większym stopniu odnosi się do decyzji kompleksowych np. podejmowanych w procesie kształtowania budżetu, w procesach naprawczych.

Jeśli idzie o konflikty to wyróżniamy:

1. indywidualne - to takie, które dotyczą jednostki. Taki konflikt decyzyjny wystąpi, gdy jednostka będzie musiała dokonać wyboru między różnymi wartościami.

2. wewnątrz organizacyjne - to takie, które występują pomiędzy pracownikami organizacji lub też pomiędzy wydziałami, referatami

3. między organizacyjne - to takie, które występują pomiędzy dwoma, bądź wieloma organizacjami mającymi sporne interesy

Typowe sytuacje konfliktowe - przyczyny:

- konflikty są spowodowane np. poprzez preferowanie poszczególnych kategorii członków organizacji, co prowadzi do niezadowolenia innych

- występowanie (zgłaszanie) żądań pracowników, których spełnienie jest niemożliwe

- niezadowolenie z prezentowanego prestiżu

Konflikty w procesach decyzyjnych to jest to pewien fakt obiektywny i mają one charakter jawny lub ukryty.

Rozwiązywanie konfliktów:

- jego ujawnienie (w administracji brak jest jawności działania)

Metody rozwiązywania konfliktów:

1. kompromis

2. kooperacja

3. wyłączenie podmiotu, który jest konfliktowy bądź to poprzez zwolnienie, bądź też przeniesienie na inne stanowisko

Typy i modele decyzyjne:

Decyzje dzielimy na:

1. wewnątrz systemowe - do tych decyzji zalicza się wszystkie decyzje dotyczące organizacji administracji bądź też procesów decyzyjnych

2. zewnętrzne - to decyzje, które służą bezpośredniemu realizowaniu swoich zadań

3. zintegrowane - to takie, które łączą w sobie elementy decyzji wewnętrznych i zewnętrznych

W działaniu administracji można wyróżnić modelowo dwa przeciwstawne sobie rodzaje decyzji, które określa się decyzjami:

1. programowalnymi (strukturyzowane) - decyzje te mają charakter powtarzalny, opracowano ścisłe, precyzyjne procedury do ich wydawania. Nie ma więc potrzeby rozpoznawania tych kwestii od nowa, Przykładem są np. decyzje związane z rejestracją pojazdów, decyzje podatkowe

2. nieprogramowalnymi (słabo strukturyzowane) - są to decyzje dotyczące nowych spraw, dla których nie wypracowano jeszcze schematu występowania, a także są to decyzje, których następstw nie znamy. Nie został wykształcony szynel postępowania.

Różnice pomiędzy decyzjami programowalnymi oraz decyzjami nieprogramowalnymi.

Decyzje programowalne:

- rutyna

- nawyk działania

- czasami przy ich wydawaniu mogą być stosowane nowe techniki

Decyzje nieprogramowalne:

- jako decyzje jednostkowe odnoszące się do zdarzeń nietypowych

- są podejmowane przy zastosowaniu intuicji, twórczego działania, technik poznawczych

Prawo Greshama - zgodnie z nim działalność programowalna wypiera działalność nieprogramowalną. Jeżeli jakiś decydent będzie miał w zakresie swoich obowiązków podejmowanie decyzji programowalnych lub nieprogramowalnych to programowalne zepchną na dalszy plan te nieprogramowalne.

Koncepcje tzw. ograniczone racjonalności decyzji Herberta Simona.

Twórca tej teorii wyszedł z założenia, że rzeczywiste zachowanie człowieka dalekie jest od racjonalności:

1. racjonalność wymaga pełnej wiedzy i możliwości przewidzenia pewnych skutków albo konsekwencji

2. z uwagi na brak pełnego obrazu przyszłych konsekwencji w praktyce braki w doświadczeniu zastępuje się wyobraźnią

3. racjonalność działań wymaga dokonania wyboru z wszystkich dostępnych możliwości, co w praktyce jest niewykonalne, dlatego że bierzemy pod uwagę tylko niektóre z tych możliwości.

Teoria stworzona przez Simona stanowi punkt wyjścia do dalszych analiz procesów decyzyjnych.

---