Negocjacje międzynarodowe
Dziś już nie wystarczy odnieść sukces jedynie na rynku krajowym. Prawdziwą miarą sukcesu jest zdolność konkurowania na wymagających rynkach zagranicznych.
Globalizacja działalności gospodarczej postawiła przed menadżerami biznesu nowe wyzwania. Jednym z najważniejszych jest zdolność do negocjowania transakcji na całym świecie w celu osiągnięcia tego, co jest potrzebne ich firmom.
Dziś podstawą współczesnego życia nie są już bowiem transakcje krajowe, zawierane pomiędzy podmiotami gospodarczymi jednego kraju, ale przede wszystkim transakcje globalne - w handlu zagranicznym.
Międzynarodowe negocjacje gospodarcze podlegają bowiem wpływom czynników, które mogą stać się barierami w zawieraniu międzynarodowych transakcji.
Negocjacje międzynarodowe są prowadzone w różnych warunkach i sytuacjach społecznych. Niekiedy w trakcie negocjacji spotykają się grupy osób pochodzące z różnych środowisk, religii, systemów politycznych oraz o odmiennej kulturze. Ludzie zawsze chętniej nawiązują kontakty z parterami, którzy dobrze rozumieją mentalność i dopasowują się do sytuacji, a nie nerwowo i emocjonalnie reagują na zachowania, które w danym kraju są normalne.
Negocjowanie transakcji zagranicznej ma swój charakterystyczny przebieg, na który składają się trzy podstawowe fazy:
negocjacje wstępne (diagnoza, zbieranie informacji, decyzja o podjęciu negocjacji, agenda negocjacji)
uzgadnianie ogólnej formuły - koncepcji - kontraktu (określenie interesów, propozycje i kontrpropozycje, konstruktywne możliwości rozwiązań, formuła kontraktu, list intencyjny),
ustalanie szczegółów (badanie konsekwencji, analiza techniczna,rozważanie realizacji, dokumentacja uzgodnień, sporządzenie kontraktu).
Bariery negocjacji międzynarodowych:
Czas,
Język,
Wybór negocjatorów,
Wybór miejsca rozmowy,
Odmienny system prawny i polityczny,
Biurokracja,
Wielkość walut i systemów walutowych,
Niestabilność i nagłe zmiany,
Różnice ideologiczne,
Różnice kulturowe.
Jeżeli chcesz rozpracować jakiegoś człowieka:
- musisz znać jego naturę i upodobania, aby móc go prowadzić,
- jego cele, aby go pokonać jego słabości i wady.
Czas przeprowadzanych negocjacji
Negocjator transakcji międzynarodowej musi rozróżniać czas miejscowy, czas własnego kraju oraz czas transakcji i uwzględniać to rozróżnienie w swoich planach.
Język negocjacji
Język jest sprawą kluczową z w zawieraniu transakcji międzynarodowych, jest też ważnym elementem środowiska negocjacyjnego. Powszechna znajomość angielskiego wśród ludzi biznesu powoduje, że anglojęzyczni negocjatorzy w wielu wypadkach uzyskują na ogół przewagę w tym względzie nad partnerami, dla których angielski jest drugim lub trzecim językiem.
Wybór negocjatorów
Negocjatorzy tworzą część środowiska negocjacyjnego. Liczebność i kwalifikacje zespołu negocjacyjnego zależą od charakteru kontaktu i kręgu kulturowego, z którego pochodzą strony. Osoba prowadząca rozmowy powinna posiadać rozległą wiedzę ogólną i umiejętności perspektywicznego myślenia. Zespół powinien być przygotowany do negocjacji przed wyruszeniem w podróż, powinien przydzielić określone funkcje i zadania poszczególnym osobom oraz powinien z wyprzedzeniem przygotować niezbędne dokumenty.
Nieznane środowisko negocjacyjne
Negocjacje międzynarodowe toczą się często w miejscu nieznanym, obcym dla negocjatorów. Jest to w najwyższym stopniu sytuacja niekomfortowa, wywołująca niekiedy tzw. szok kulturowy. Jego przejawem jest depresja, frustracja i dezorientacja, które powodują, że negocjatorzy zachowują się w sposób mniej pewny i przez to mniej skuteczny.
Odmienny system prawny i polityczny
Prowadzący negocjacje na obcych rynkach mogą zetknąć się z nieznanymi sobie normami prawa.
Dlatego, oprócz niezbędnych kompetencji, z zakresu prowadzenia negocjacji, wymagana jest od nich wiedza na temat:
ogólnych zasad budowy i obowiązywania prawa kraju, którego dotyczą i w którym odbywają się rozmowy,
przepisów podatkowych,
norm pracy obowiązujących w kraju, w którym prowadzone są negocjacje.
Biurokracja
Najogólniej rzecz biorąc, chodzi o wpływ, jaki na działalność gospodarczą w danym kraju, kształt i przebieg zawieranej transakcji - wywierają różnego rodzaju struktury biurokratyczne. Prowadząc rozmowy na rynkach międzynarodowych, negocjatorzy powinni mieć odpowiednie rozeznanie na temat sposobu działania struktur biurokratycznych w kraju, w którym prowadzą interesy.
Różnice ideologiczne
Pomimo otwarcia rynków i postępujących procesów globalizacyjnych ideologia w dalszym ciągu stanowi ważną przeszkodę utrudniająca zawieranie transakcji międzynarodowych. Fakt wychodzenia stron z przeciwstawnych przesłanek ideologicznych, jeśli nie wyklucza to przynajmniej znacznie ogranicza możliwość dojścia do porozumienia. W negocjacjach międzynarodowych znaczyć się może bowiem, że jedna ze stron za podstawą przesłankę swoich działań uznaje założenie o wyższości inwestycji prywatnych, gdy z kolei strona przeciwna założenie o lokowaniu pieniędzy w inwestycje państwowe. Podobne trudności pojawiają się, gdy jedna ze stron za główny miernik sukcesu uważać będzie za osiągnięty przez jednostkę zysk, druga natomiast bliżej nieokreślone dobro społeczne.
Odmienność kulturowa
Kulturowe różnice w zakresie stylów negocjacyjnych są faktem; strony negocjacji międzynarodowych cechują się odmiennymi, trwałymi w obrębie tego samego kraju wzorcami zachowań. Przekonują się o tym osoby negocjujące w różnych, często egzotycznych miejscach.
Wpływ czynnika kulturowego przejawia się jako:
negocjatorzy pochodzący z różnych kręgów kulturowych negocjują odmiennie;
prezentują różne widzenie tego czym są negocjacje.
Czynnik kulturowy określa m.in. Ich główny cel oraz sposób prowadzenia rozmów, może wpływać na sposób postrzegania ogólnych funkcji negocjowania oraz roli gospodarza w ich prowadzeniu.
Niestabilność i nagłe zmiany
Prowadząc negocjacje w obcym kraju, negocjatorzy mogą zetknąć się z o wiele mniej stabilną sytuacją niż znana im z kraju macierzystego. Brak stabilności przejawia się z reguły w:
ograniczeniu środków wykorzystywanych w trakcie negocjacji, takich jak komputery lub niezbędne materiały;
niestabilności politycznej związanej np. z nagłą zmienną polityki rządu.
Wymienione bariery prócz tego, że wpływają na koszty ponoszone przez strony, warunkują negocjacje w następujący sposób:
zmniejszają prawdopodobieństwo zawarcia porozumienia i jego wprowadzenia w życie,
wydłużają czas niezbędny na jego zawarcie.
Negocjacje między ludźmi należą wprawdzie do najstarszych sposobów komunikowania się, jednak we współczesnym biznesie coraz większą wagę przywiązuje się do uwzględniania odrębności kulturowych ludzi, szacunku do historii i tradycji, tolerancji światopoglądowej .U mądrego negocjatora wywołuje to potrzebę poznania otoczenia kulturowego partnera negocjacyjnego, przynajmniej niektórych zwyczajów i tradycji drugiej strony, przewidywanych reakcji, podstawowych kanonów wyznawanej przez niego wiary, zasad etycznych obowiązujących w społeczności partnera. Wymaga to konsekwentnego zainteresowania się drugą stroną, ciekawości i ogromnej, choć niezwykle satysfakcjonującej pracy.
Systemy wartości wpisane w kulturę odgrywają bardzo ważną rolę w negocjacjach. Często mają one wpływ nie tylko na dobór argumentacji, ale też na zachowanie się negocjatorów w trakcie rozmów. Dlatego aby uniknąć napięć które mogą pojawić się w trakcie negocjacji, należy zapoznać się z różnicami ideologicznymi i światopoglądowymi w poszczególnych kulturach.
Charakterystyczne cechy negocjatorów z różnych krajów:
I. Negocjacje z partnerami amerykańskimi
Stany Zjednoczone Ameryki Północnej to nader złożone wielonarodościowe, wielowarstwowe i wielokulturowe społeczeństwo.Stąd zachowania w biznesie mogą być zróżnicowane. Amerykanie piszą sami o sobie, że ich styl negocjacyjny kształtowany jest zgodnie z zasadą: ,,Najpierw strzelaj, później zadawaj pytania.,,
Mimo przesady i braku odniesienia do współczesności, stwierdzenie to oddaje istotę mentalności mieszkańców USA. Negocjatorzy amerykańscy to typowi indywidualiści, którzy mają świadomość potęgi swojego kraju i odzwierciedlają to w swoim zachowaniu.
Cechy systemu wartości dominujące w kulturze amerykańskiej:
Wolność słowa,
Wolność i rozwój jednostki
Indywidualna przedsiębiorczość
Prawo i dobro jednostki dominują nad względem ojczyzny czy rodziny
Przynależność do grupy zależy od wolnego wyboru
Status jest nabywany a nie dziedziczony
Pewni siebie, podkreślają, że warto z nimi negocjować
Otwarci na perswazje-argumenty
Szybcy i bardzo konkretni w działaniach
Nie lubią czekać na odpowiedź
Duża ekspresja wypowiedzi
Można rozmawiać o interesach przy posiłkach.
Zachowania parawerbalne i niewerbalne:
Wielu negocjatorów mówi głośniej przy stole przetargowym niż ludzie z bardziej powściągliwych kultur.
Dystans interpersonalny wynosi miej więcej długość ręki.
Język interesów:
Amerykanie uważają,że język angielski jest językiem międzynarodowym i oczekują od innych znajomości tego języka.
Stosunek do czasu:
Amerykanie słyną z monochromicznego nastawienia, traktują czas jako konkretny zasób, który można zaoszczędzić, wydatkować, zainwestować. ,,Czas to pieniądz”.
Zachowanie podczas negocjacji:
Prezencja towarów i usług jest rzeczowa i kompletna. Amerykanie przerywają mówiącemu, nie czekają z pytaniami na koniec.
Nie tracą czasu na rozmowy wstępne.
Nie znoszą ciszy w rozmowie.
Bez wahania mówią NIE i wycofują się z niektórych rozwiązań.
Bardzo szybko podejmują decyzje, czasami z uszczerbkiem dla siebie. „Słusznie czy nie słusznie, byle bez wahania”.
Nie lubią renegocjować.
Nie tolerują braku odpowiedzi, zwlekania.
Bardzo cenią perswazję, merytoryczne przygotowanie, wysłuchują argumentów.
Silnie werbalizują swoje cele i interesy.
Dużą wagę przywiązują do aspektów prawnych i „delikatnych punktów umowy. ”Często towarzyszą im od początku rozmowy prawnicy.
Protokół w biznesie:
Podczas witania się i żegnania należy się spodziewać mocnego uścisku dłoni i patrzenia sobie w oczy.
Amerykanie mogą nie zainicjować wymiany wizytówek:czasami wręczają je na zakończeniu spotkania.
Rozmowa rozpoczyna się od tytułowania partnerów Mr., Mrs., Miss, Ms.Ale wkrótce po poznaniu się partner zaproponuje, abyście mówili sobie po imieniu.
Obdarowywanie kosztownymi prezentami jest dla Amerykanina krępujące.Jeżeli chcesz mu cos podarować, niech to będzie mały gustowny upominek firmowy, lub coś, z czego słynie twój kraj lub region.
Wspólne posiłki nie są mile widziane.Negocjatorzy amerykańscy oddzielają życie prywatne od zawodowego.
Przyjęcie biznesowe:
Przy towarzyskim wyjściu rachunki mogą być pokrywane wspólnie.
Większość przyjęć ma charakter nieformalny.
II. Negocjatorzy japońscy:
Język interesów:
Wielu japońskich negocjatorów mówi obcymi językami, przede wszystkim po angielsku.
Rola hierarchii i statusu społecznego:
Młodsze, niższe rangą osoby powinny być podległe wobec osób starszych i o wyższej randze.
Stosunek do kobiet; Większość tutejszych mężczyzn nie jest przyzwyczajona do załatwiania spraw biznesowych z kobietami na zasadzie równości.
Nabywca ma W Japonii automatycznie wyższą pozycję niż sprzedawca, toteż młodzi cudzoziemcy napotykają znaczące bariery kulturowe, gdy starają się cos sprzedać tutejszym sprzedawcom.
Ceremonialność i rytuały:
Japończycy przestrzegają sporej liczby zrytualizowanych kodeksów zachowań. Negocjatorzy ubierają się w sposób konserwatywny, zachowują się ceremonialnie i dobrze się czują, gdy goście postępują podobnie.
Protokół w biznesie:
Japończycy najpierw kłaniają się, a potem delikatnie ściskają dłonie. Przy podawaniu ręki należy lekko się ukłonić, przedstawić nazwiskiem i wymienić nazwę swojej firmy.
Wizytówkę podajemy dwoma rękami, trzymając ją miedzy kciukiem a palcem wskazującym stroną z japońskim nadrukiem do góry.
Do negocjatorów należy się zwracać po nazwisku z dodatkiem przyrostka san.
W Japonii nazwisko podawane jest pierwsze, a po nim następują imiona.
Wymiana podarunków jest ważnym elementem tutejszych obyczajów w biznesie, przyczyniających się do budowania więzi międzyludzkich. Opakowanie i wręczanie prezentów są tu ważniejsze niż sam prezent.
Zachowanie podczas negocjacji:
Nie należy rozpoczynać negocjacji od żartu czy anegdoty (Japończycy mogą to odebrać jako lekceważenie sprawy),
Nie należy rozpoczynać negocjacji od wysokiej ceny.
Japończycy szanują prace zespołową.
Ważne jest dla nich usytuowanie negocjatora w hierarchii przedsiębiorstwa.
Bardzo poważnie postrzegają partnera.
Celebrują cześć kurtuazyjną.
Kontrakt jest u nich początkiem długotrwałej i dobrej współpracy.
Japończykom często jest trudno robić ustępstwa w trakcie negocjacji.
Podejmują oni decyzje w w drodze konsensusu.Jest to proces pochłaniający masę czasu.
Japończycy prawie nigdy nie mówią NIE,a jeżeli już odmawiają, to na bardzo dużo sposobów.
Bardzo często słowo TAK nie oznacza zgody , lecz jedynie fakt zrozumienia słów partnera.
Jeżeli Japończyk mówi ,ze sprawa jest trudna , to oznacza, że jest niemożliwa do zrealizowania.
Nie lubią sformalizowanych kontraktów-co rodzi niebezpieczeństwo renegocjacji.
Japończycy nie lubią być poddawani presji, ani zbytnio się śpieszyć.
Przebieg negocjacji i wszelkich procedur uzgodnieniowych jest protokołowany, a dokumenty są pieczołowicie archiwizowane.
III. Europa
Włosi, Szwedzi, Francuzi
Cechy systemu wartości dominujące w kulturze europejskiej:
Najważniejsze jest poszanowanie czasu oraz prawdomówność.
Wolność słowa.
Indywidualna przedsiębiorczość.
Rzeczowe przygotowanie.
Wszystko jest dokładnie przygotowane.
Cierpliwość, tolerancja
Dbałość o jakość, dobre przygotowanie do rozmowy (Wielka Brytania, Szwajcaria, Niemcy, Austria).
Spóźnienie budzi negatywne odczucia )Niemcy, Austria, Skandynawia,natomiast u Włochów czas jest pojęciem „płynnym”).
Uczciwość (Anglia).
Unikanie konfliktów (Szwedzi).
Negocjatorzy włoscy:
Włosi lubią poznać najpierw swoich przeciwników i stworzyć osobistą więź przed przystąpieniem do rzeczy.
Biesiadowanie w tej części świata jest kluczową częścią sztuki zwanej biznesem.
Włosi są wylewnymi, namiętnymi rozmówcami. Należą do szybko myślących, potrafią się domyślić, co chcesz powiedzieć, wyrywają się z odpowiedziami.
Włosi jako ludzie przyjacielscy i ekspresyjni, źle się czują , gdy od innych oddziela ich dystans długości ręki.
Włosi uważają, ze patrzenie na kogoś świadczy o tym , ze interesuje nas to co druga osoba mówi, natomiast brak kontaktu wzrokowego wskazuje brak zainteresowania.
Obowiązuje tu zwyczaj używania na początku znajomości wszelkich stosownych tytułów naukowych, zawodowych czy honorowych przed nazwiskiem danej osoby.
To negocjatorzy impulsywni, tzw. „gorąca krew”, podlegają działaniu nastroju.
Duża ekspresja - sympatyczne stosunki.
Są oni niesłowni - w sensie wywiązywania się z obietnic.
Jeśli ich zdyscyplinujesz, to mogą być dobre efekty współpracy
Pracują w dużych zespołach.
Są pomysłowi (często szaleni), kreatywni.
Kierują się bardziej emocjami, niż logiką.
Nie obrażają się za narzucenie dyscypliny.
Są seksistami w stosunku do kobiet.
Negocjatorzy francuscy:
Język interesów: francuski.
Nawiązywanie pierwszego kontaktu:
Targi, wystawy i oficjalne misje handlowe stwarzają dobre okazje do nawiązania pierwszego kontaktu. Koneksje dużo znaczą na tym rynku.
Znaczenie osobistych kontaktów:
Francja to zdecydowanie kraj „sieci powiązań osobistych”. Załatwisz wszystko szybciej dzięki posiadaniu kontaktów wewnątrz jakieś organizacji.
Znaczenie hierarchii i statusu społecznego:
Poziom wykształcenia, zamożności i zaplecze rodzinne określają status, jaki ma się w tym kraju.
Francuscy szefowie na ogół kierują swoimi firmami w sposób autorytarny.
Styl porozumiewania się:
Francuzi są ekspresyjni, zarówno gdy chodzi o porozumiewanie się w sposób werbalny jaki i w sposób niewerbalny.
Lubią się spierać, często angażują się w ożywioną wymianę zdań podczas spotkań w interesach.
Sposób wyrażania się:
Rozkoszują się utarczkami słownymi.
Nie lubią przystępować od razu do rzeczy.
Często wyrażają się w sposób mało otwarty.
Na ogół cenią sobie wyrafinowany język.
Lubią przedstawiać swój punkt widzenia z kartezjańską logiką,wytwornością sformułowani nader kwieciście.
Protokół w biznesie:
Ubierają się (szykownie, modnie i elegancko), zachowują ceremonialnie.
Witają się umiarkowanie mocnym uściskiem dłoni, z jednoczesnym patrzenie w oczy.
Tutejszych partnerów należy tytułować madame lub madmemoiselle, nie dodając nazwiska.
Są oni kompetentni i profesjonalni
Nie ma rozdzielenia między sytuacjami negocjacyjnymi, a nie negocjacyjnymi.
Często targują się o cenę (sprawia im to przyjemność).
Negocjatorzy szwedzcy:
Bardzo rzeczowi, dokładni.
Przyjeżdżają w grupach.
Oczekują dobrego przygotowania merytorycznego.
Są sztywni w sytuacjach negocjacyjnych.
Natychmiast zmierzają do sedna.
Skupiają się na meritum sprawy
Nie znoszą konfliktów i robią wszystko, żeby do tego nie dopuścić
Mają duże poczucie wartości słowa.
"NIE" nie jest ostateczne - można dalej negocjować.
Wstępna umowa jest akceptowana, a później jest umowa pisemna (spisanie kontraktu).
Szwedów cechuje bardzo wysokie poczucie prywatności( nie należy starać się z nim „zaprzyjaźnić na siłę”).
Są bardzo konkretni - od razu przechodzą do sedna. Są bezpośredni i otwarci.
W wielu kulturach kontakty biznesowe są początkiem kontaktów
prywatnych. To jednak nigdy nie zdarza się w Szwecji.
Gdy coś im się nie podoba - mówią o tym bez skrępowania.
Szwedów - podobnie, jak inne kraje nordyckie - cechuje bardzo wysoka kultura rozmów(gdy ktoś mówi- oni słuchają i nie przerywają, podobna zasada obowiązuje wiec i w druga stronę).
Rzadko ubierają się w oficjalne stroje (garnitury). Lubią pastele i śmieszne krawaty.
Negocjacje międzynarodowe cechuje większa kompleksowość niż rozmowy prowadzone we własnym kraju, dlatego nie powinny być one traktowane jako proste rozwinięcie negocjacji krajowych. Brak znajomości specyfiki negocjacji międzynarodowych może prowadzić do słabych efektów tych rozmów. Dlatego negocjatorzy przystępujący do tego rodzaju rozmów powinni posiadać odpowiednią wiedze na temat danego kraju, obyczajów tam panujących, znać przepisy i normy prawne, jak również zdobyć możliwie dużo informacji na temat jego kulturowej specyfiki. Negocjator transakcji międzynarodowych musi więc być cierpliwy i przygotowany na to, że sprawa zajmie więcej czasu, niż byłoby to konieczne w wypadku transakcji krajowej. Dobrym sposobem postępowania w negocjacjach międzynarodowych jest oparcie się na przysłowiu: „Kiedy wejdziesz między wrony, musisz krakać tak jak one!”.
Literatura:
1)Brdulak Halina, Negocjacje handlowe,Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 2000r.
2)Gesteland R.G., Różnice kulturowe z zachowania w biznesie, PWN, Warszawa 2000r.
3) Kamiński Jacek, Negocjowanie - techniki rozwiązywania konfliktów, Warszawa 2003r.
4) Lewicki Roy J., Zasady negocjacji, Dom Wydawniczy Rebis, Poznań 2005r.
5)Murdoch Anna, Kontakty z cudzoziemcami. Poradnik biznesmena,
Wydawnictwo Centrum Informacji Menedżera, Warszawa 1996r.
6)Salacuse W.J., Negocjacje na rynkach międzynarodowych, Państwowe
Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa 1994r.
1