Modelowanie procesów decyzyjnych 26.10.05

Modelowanie funkcji i procesów- pojęcia podstawowe

1. modelowanie funkcji: zakres i zbiór metod służących opisywaniu działań wykonywanych przez przedsiębiorstwo;

2. cel modelowania funkcji;

3. kluczowy aspekt modelowania funkcji- poprawne zrozumienie przebiegu procesu i po zaakceptowaniu przez decydenta;

4. zakres modelowania funkcji;

• działania wykonywane przez podmioty gospodarcze (funkcje) pozwalające na osiągnięcie pożądanego celu;

• powody rozpoczęcia działań przez przedsiębiorstwo działań (zdarzenia);

• wpływ funkcji na rzeczy odgrywające znaczącą rolę w przedsiębiorstwie (encje) oraz ich własności (atrybuty).

Encja- zbiór elementów danych opisujących „coś ze świata zewnętrznego”. Każda encja musi mieć jednoznaczną i określoną rolę w przedsiębiorstwie i musi mieć przynajmniej jeden atrybut opisujący ją

Atrybut- element danych opisujący encję lub związek. Każde wystąpienie encji lub związku ma atrybut

5. model funkcji przedsiębiorstwa

graficzne przedstawienie zadań realizowanych w przedsiębiorstwie, które zapewniają osiągnięcie zadanych celów (zadań).

Funkcje realizowane przez podmioty gospodarcze wykorzystywane są do tworzenia opisów pracy (przepływy pracy) i struktur firm.

Cele i zakres MPD:

• koordynacja, kontrola bieżących działań przedsiębiorstwa;

• planowanie i kontrola zmian w strukturze i sposobie działania przedsiębiorstwa;

• rekonstrukcja procesów przedsiębiorstwa;

• zarządzanie przepływem pracy;

• tworzenie planów rozwoju systemów informacji;

• wybór i wdrażanie odpowiedniego systemu, oprogramowania.

Efekty MPD:

• zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów;

• usprawnianie komunikacji informacyjnej;

• osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy;

• poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów przedsiębiorstwa;

• zwiększanie sprawności funkcjonalnej organizacji.

Wykorzystanie:

• koordynacja, kontrola bieżących działań przedsiębiorstwa;

• planowanie i kontrola zmian w strukturze i sposobie działania przedsiębiorstwa;

• rekonstrukcja procesów przedsiębiorstwa;

• zarządzanie przepływem pracy;

• wybór i wdrażanie odpowiedniego systemu, oprogramowania;

• tworzenie planów rozwoju systemów informatycznych.

Efekty modelowania procesów:

• zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów;

• usprawnieni komunikacji informacyjnej;

• osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy;

• poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów przedsiębiorstwa;

• zwiększenie sprawności funkcjonalnej przedsiębiorstwa.

Wybrane metody modelowania procesów biznesowych

Model- hipotetyczne przedstawienie stanów, przedmiotów lub zdarzeń rzeczywistych występujących np. w procesie ekonomicznym.

Rodzaje modeli

Modele ikoniczne (obrazowe)	Modele anologiczne	Modele symboliczne
Przedstawienie w skali stanów, przedmiotów lub zdarzeń, np. mapa, plan budynku, itp.	Przedstawienie badanych własności za pomocą innych cech, np. kolory na mapie	Wyrażenie własności, cech, rzeczy za pomocą symboli, np. wzór na sukces

Decyzja- akt świadomego i nielosowego wyboru kierunku działania, który został rozpoznany i uznany za dopuszczalny

Wybrane elementy typologii i podziału decyzji

Proces- przebieg regularnie następujących po sobie i powiązanych przyczynowo określonych zmian (nakładów), stanowiących etapy rozwoju czegoś (produktu). Systematyczny sposób postępowania.

Stopniowa i radykalna zmienność procesów:

• restrukturalizacja;

• reorganizacja;

• reengineering.

Restrukturalizacja procesów gospodarczych

Procesualne podejście w zarządzaniu przedsiębiorstwem

Przedsiębiorstwo- układ wielowymiarowy, forma systemu (mikro-, makrosystemu),tj. zbiór wzajemnie powiązanych podmiotów (podsystemów) uczestniczących w różnorodnych procesach, np. wymiany towarowo- pieniężnej, przepływu informacji.

Funkcja przedsiębiorstwa- działania bieżące/ przyszłe przedsiębiorstwa, które zapewniają realizację/ osiąganie celów przedsiębiorstwa, organizacji.

Obszary funkcjonalne (podsystemy):

• marketing;

• księgowość i finanse;

• produkcja.

Zarządzanie przedsiębiorstwem- proces informacyjno- decyzyjny (wspomagany funkcjami organizacji, motywacji i kontroli), którego celem jest rozstrzyganie o kluczowych problemach działalności przedsiębiorstwa (świadomy wybór optymalnego rozwiązania).

Proces biznesowy- ciąg ukierunkowanych działań realizowanych w celu zaspokojenia określonego zapotrzebowania zgłoszonego przez klienta.

kierowanie

wyzwalacz wynik

czynności produkt klienci

procesy usługa

zasoby

Przykłady:

• proces rekrutacji studenta;

• obsługa reklamacji;

• rozpatrywanie wniosku kredytowego w banku.

Procesy biznesowe:

1. strategiczne (istotne z punktu widzenia funkcjonalności przedsiębiorstwa)

• tworzące wartość dodaną (elementy, za które klient jest w stanie zapłacić);

• nie tworzące wartości dodanej (księgowość, finanse, zarządzanie personelem)

2. niestrategiczne

• tak jak wyżej- procesy pomocnicze;

2 podział

1. procesy główne

• obejmują główne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa;

• są kluczowe dla sukcesu oraz konkurencyjności przedsiębiorstwa;

• są odbierane jako :użyteczne” przez klienta (value added);

2. procesy strategiczne (sterujące)

• przykłady- strategia, rozwój przedsiębiorstwa, controlling;

• zapewniają nieprzerwane funkcjonowanie biznesu;

1. procesy wspierające

• marketing, księgowość;

• wspierają procesy główne, zapewniają odpowiednią „infrastrukturę” do ich realizacji;

procesy strategiczne



podprocesy działania zadania




proces metoda usprawniania






radykalne przekształcenie procesu

megaprocesy




Procesy główne celowe poprawianie wydajności procesu




subprocesy ciągłe utrzymywanie wydajności procesu




hierarchia procesów a ich wydajność

podejście procesowe i funkcjonalne

p. procesowe- spojrzenie na całość problemu

p. funkcjonalne- koncentruje się tylko na wybranych elementach, funkcjach, zadaniach

Funkcjonalna i procesowa organizacja przedsiębiorstwa

• wertykalna organizacja funkcjonalna (każdy realizuje swoje funkcje, brak wymiany informacji);

• organizacja funkcjonalna z wyodrębnionymi procesami;

• organizacja procesowa z zachowanym układem funkcjonalnym (mamy wyodrębnione procesy, podmioty zarządzające danymi, procesami, spłaszczenie struktur organizacyjnych, podział obowiązków, istnieje między współpraca między komórkami, powoływane są komórki robocze odpowiedzialne za zarządzanie procesem);

• horyzontalna organizacja procesowa (całkowicie spłaszczona struktura organizacyjna).

Organizacja funkcjonalna

• myślenie ukierunkowane na oddziały;

• wielopoziomowa hierarchia;

• zbyt szczegółowy podział pracy;

• centralne kierowanie;

• zbyt silna orientacja przedmiotowa;

• intensywna kontrola zewnętrzna;

• zbyt silna biurokracja.

Organizacja procesowa

• całościowe myślenie wykraczającego poza granice działów;

• płaskie struktury organizacyjne;

• większy zakres zadań i odpowiedzialności;

• konsekwentna decentralizacja;

• orientacja na wynik.

Systematyczne podejście do analizy ciągłego doskonalenia podstawowych działań w firmie- zarządzanie procesami biznesowymi.

Składniki zarządzania procesami biznesowymi:

• aktualna dokumentacja procesów;

• procesowe stanowisko organizacyjne;

• cele i mierniki procesów;

• system informacji o procesach;

• system motywacyjny.

Symptomy zarządzania procesowego:

• planowanie i kontrola kluczowych celów;

• definicja kryteriów i zbieranie informacji o rezultatach;

• określanie koordynatorów procesów i nadawanie im uprawnień decyzyjnych;

• tworzenie i aktualizacja map procesów;

• określona rola, informowanie pracowników.

Rola technologii informatycznych w zarządzaniu:

• wsparcie realizacji procesów procesowych;

• automatyzacja procesów;

• środek a nie cel!!!

Powody stosowania IT:

• gromadzenie informacji;

• zarządzanie przebiegiem i przekształcenie procesu;

• monitorowanie przebiegu procesu;

• eliminacja z procesu elementów nieistotnych;

• udział w procesie czynnika ludzkiego.

Obszary wdrożeń IT:

• obieg dokumentów;

• finanse;

• zasoby;

• produkcja;

• wiedza;

• relacje z klientem.

Oznaczenia i budowa drzewa funkcji



Etykieta funkcji



Symbol dekompozycji

O1 ....




Opracowanie oferty







Symbol funkcji




Metody modelowania funkcji

• drzewo funkcji (hierarchia funkcji);

• diagram Y;

• diagram celu.

Drzewo funkcji

Element opisu	Cechy
Cel	Jednoznacznie określony
Nazwa funkcji	Opisana jest za pomocą jednoznacznego zdania rozpoczynającego się od czasownika, schemat co jest robione, np. Opracowanie oferty
Struktura	Hierarchiczna
Hierarchia funkcji	Funkcja nadrzędna (funkcja- rodzic) opisywana jest za pomocą funkcji podrzędnych (funkcji- dzieci);
Niezależność od mechanizmów	Definicja nie zawiera metod ich realizacji, np. Opracowanie oferty za pomocą komputera
Jednoznaczność oznaczeń	Zrozumiałość określeń i definicji
Symbol funkcji	Stosowanie symboli dekompozycji
Etykieta	Skrót mnemoniczny: OFERTA Liczba wskazująca na pozycję funkcji w hierarchii: 01.2.5

Modelowanie 2.11.2005

Konstrukcja złożonej hierarchii funkcji

1. rodzaje, cechy zdarzeń






































Zdarzeń na żądanie nie modeluję się - są jednorazowe, nie są objęte żadną procedurą

Zdarzenia zewnętrzne- pojawią się jako wynik czegoś co jest poza kontrolą naszego systemu, łatwe do identyfikacji.

Zdarzenia zmiany- zdarzenia, które powstają na skutek zmiany jakiegoś stanu, powodują rozpoczęcie realizacji jakiejś funkcji procesu.

Zdarzenia czasu rzeczywistego- inicjują pewne funkcje w pewnym czasie.

Zdarzenia systemowe- zakres oddziaływań duży, pozwalają na zajście zmian w całym systemie.

Zdarzenia wywołujące- zdarzenia będące poza kontrolą, spoza systemu, działu, przedsiębiorstwa, które powodują zajście jakiejś funkcji procesu.

Zdarzenia wywoływane- efekty realizacji funkcji.

2. reprezentacja zdarzeń




nazwa zdarzenia

3. Składnia i rejestracja zdarzeń (sprawdzanie poprawności nazwy zdarzenia)

• składnia podstawowa- przy zajściu zdarzenia nazwa zdarzenia jest wywoływana funkcja nazwa funkcji

• składnia odwrócona- czy to prawda, że funkcja nazwa funkcji jest wywoływana tylko wtedy, gdy zajdzie zdarzenie nazwa zdarzenia

• składnia alternatywna (uproszczony zapis)- jeśli nazwa zdarzenia to nazwa funkcji.

3. budowa reprezentacji graficznej zdarzeń

konstrukcja hierarchii

• od góry do dołu- gdy jest wyraźnie sformułowane kryterium grupowania; określenie celu, potem identyfikacja funkcji nadrzędnych i podporządkowywanie im funkcji podrzędnych;

• od dołu do góry- odwrotnie, nie końcu określanie celu;

• od góry do dołu+ od dołu do góry;

4. klasyfikacja parametrów funkcji- grupowanie funkcji

Parametry klasyfikacji	Opis	Przykład
Działanie	Grupa funkcji o tych samych lub zbliżonych zasadach przekształceń	Wysłanie faktury Przesłanie danych klienta Przesłanie oferty
Obiekt przetwarzania	Grupa funkcji przetwarzająca ten sam obiekt	Wprowadzenie zamówienia Anulowanie zamówienia Realizacja zamówienia
Proces biznesowy	Grupa funkcji zaangażowana w ten sam proces	Wybór dostawców Złożenie zapytania ofertowego Zlecenie zakupu

5. style prezentacji hierarchii funkcji

• styl pionowy- wygodny gdy nie ma szczegółowej hierarchii, łatwy do czytania, efektywny gdy są 2-3 poziomy szczegółowości;


































• styl poziomy- styl płytki, efektywny, czytelny przy niezbyt skomplikowanych hierarchiach, szybko można go stworzyć;




































• styl hybrydowy- połączenie stylów ww. - wyeliminowanie ich wad, połączenie zalet, pomocny przy większym poziomie szczegółowości, czytelny, efektywnie wykorzystuje miejsce, styl podstawowy;














































• styl pionowy, poziomy stylizowany- style mieszane- mało czytelne.


















6. identyfikacja, oznaczanie elementów istotnych modelu

• zmiana rozmiaru istotnych elementów (ramek);

• zróżnicowanie grubości, koloru linii ramek funkcji;

• wykorzystanie symboli graficznych;

• stosowanie dodatkowych opisów.

7. kontrola/ testowanie hierarchii

• przeredagowanie istniejących funkcji;

• dodawanie dodatkowych funkcji nadrzędnych;

• eliminacja funkcji nieistotnych;

• eliminacja niespójności (stany niestabilności);

• pełna reorganizacja hierarchii;

• sprawdzanie przez analogię;

• wykorzystanie listy zdarzeń;

• granie ról;

• wykorzystanie hierarchii generycznej.

8. kontrola jakości modelu

• słownictwo;

• kolejność funkcji;

• definicja/ alokacja nakładów pracy;

• uniezależnienie od struktur organizacyjnych;

• grupowanie funkcji;

• styl prezentacji.

9. metody identyfikacji funkcji przedsiębiorstwa

• wywiad z pracownikiem;

• istniejąca dokumentacja firmy;

• obserwacja pracowników przedsiębiorstwa;

• wewnętrzna hierarchia przedsiębiorstwa;

• analiza działań/ procedur przedsiębiorstwa;

• weryfikacja empiryczna (udział w działaniach firmy);

• wykorzystanie modeli generycznych.

Modelowanie współzależności funkcji 16.11.2005

Zależność funkcji Y od innej funkcji X oznacza, że funkcja Y rozpoczyna się po zakończeniu funkcji X.

Przyczyny/ rodzaje zależności funkcji

Rodzaj zależności	Opis zależności
Dane/ informacje	Funkcja X tworzy informacje potrzebne do realizacji funkcji Y
Prawo	Przedsiębiorstwo jest zobligowane uwarunkowaniami prawnymi do wykonania funkcji X przed rozpoczęciem funkcji Y
Normy wewnętrzne (polityka firmy)	Ustalenia wewnętrzne firmy dotyczące sposobów realizacji poszczególnych funkcji

Rodzaje i cechy diagramów zależności funkcji

• ogólny- wstępna ilustracja graficzna hierarchii funkcji, np. przedsiębiorstwa uwzględniająca współzależności między funkcjami podrzędnymi. Obrazuje ogólny przebieg i zależności pomiędzy elementami (etapami) analizowanego procesu, np. biznesowego, technologicznego.

• Szczegółowy- ilustracja graficzna hierarchii funkcji, np. przedsiębiorstwa łącznie ze współzależnościami między tymi funkcjami. Określa potencjalne drogi lub sekwencje w analizowanym zbiorze funkcji oraz sposób dojścia od określonych typów zdarzeń do kluczowego rezultatu.

Zakres wykorzystania modelowania współzależności funkcji:

• Poziom przedsiębiorstwa;

• Poziom systemu;

• Poziom procedury/ programu.

Notacje, symbole, reprezentacja współzależności funkcji

Zależność funkcji
Rezultat kluczowy
Albo/ albo

Reprezentacja wieloaspektowych współzależności funkcji

• funkcje równoległe- zawsze zakończenie funkcji A wywoła funkcję B, C lub D;









B








A



C




D

• warunek wywołania zarówno funkcje A i B- obie funkcje muszą zakończyć się, aby mogła zajść funkcja C. Sumator- efekt sumowania, suma informacji jest potrzebna do realizacji procesu C.






A






C




B




• warunek wywołania albo funkcja A albo B- funkcja C rozpocznie się, gdy zakończy się proces A albo B.






A






C









B




• pętle zwrotne (sprzężenie zwrotne, powtórzenia)- kiedy nie jest możliwe rozwiązanie zależności, musi być warunek realizacji spełniony; jest rozwiązywana zależność między A i B oraz między B i C.














D

















A B

C

Identyfikacja, modernizacja zależności funkcji

1. zbieranie informacji

• wywiad z pracownikami przedsiębiorstwa;

• analiza działań/ procedur przedsiębiorstwa;

• istniejąca dokumentacja;

• obserwacja pracowników;

• wewnętrzna hierarchia;

• weryfikacja empiryczna;

• wykorzystanie modeli generycznych.

2. identyfikacja elementów diagramu

• zdarzenia- wyzwalacze, które inicjują zajście funkcji;

• sekwencje funkcji- kolejność funkcji w modelu;

• rezultaty kluczowe

1. modyfikacja i rozbudowa diagramu

• rozszerzenie diagramu zależności;

• kontrola redundancji zależności;

• dekomponowanie diagramów;

1. dekompozycja diagramów zależności funkcji

• cel dekompozycji- jasność modelu, szczegółowość

1. kontrola jakości diagramu zależności funkcji

• definicje celów przedsiębiorstwa- sprawdzanie poprawności celów dla, których opracowujemy modele:

• czy funkcja pozwala na realizację celu?

• Czy inne zdarzenie może wywołać funkcję?

• Czy pokazano tylko zdarzenie i zależności istotne z punktu widzenia osiągnięcia rezultatów kluczowych?

• Określenie funkcji nieistotnych - nie tworzą wartości dodanej i nie wpływają na realizację wyznaczonych celów;

• czytanie i analiza diagramów

• kontrola funkcji;

• kontrola zależności- czy dana zależność musi być spełniona, aby zaszła funkcja? Sprawdzić wyłączność i równoległość zależności, czy wyznaczanie funkcji jest zawsze realizowane? Kontrola powinna obejmować szukanie ukrytych zależności.

• Kontrola diagramu- czy pojawiły się wszystkie rezultaty kluczowe?

• Sprawdzanie składni zdarzeń;

• Analiza powtórzeń (pętli zwrotnych);

• Analiza wyłączności;

• Sesje zwrotne;

• Wykorzystanie innych modeli;

• Kontrola kosztów i czasochłonności opracowania.

• zalety i wady diagramów zależności funkcji

zalety:

• duża łatwość przyswojenia opisu sekwencji funkcji;

• dobra metoda do identyfikacji zasadniczych sekwencji funkcji przedsiębiorstwa;

• metoda skuteczna przy niezbyt wysokim poziomie szczegółowości i złożoności funkcji;

• efektywna metoda prezentacji procesów;

wady:

• nie może uwzględnić skomplikowanych współzależności między funkcjami;

• niezbyt dobry środek prezentacji bardzo rozbudowanych procesów;

• duża czasochłonność przygotowania (bez narzędzi informatycznych).

1. zakres stosowania diagramów zależności funkcji

• reinżynieria procesów (BPR, BPI);

• analiza (przeprojektowanie) istniejących procesów w celu benchmarkingu procesu;

• usprawnianie, reorganizacja procesów biznesowych, działań logistycznych;

• punkt wyjścia do analiz kosztowych;

• wdrożenie koncepcji zarządzania opartego na uczeniu się.

Modelowanie procesów decyzyjnych z października 2005r.

Proces biznesowy- ciąg ukierunkowanych działań realizowanych w celu zaspokojenia określonego zapotrzebowania zgłoszonego przez klienta


Kierowanie




wyzwalacz czynności wynik klienci

proces produkt, usługa




zasoby

przykłady:

• Proces rekrutacji studentów;

• Obsługa reklamacji;

• Rozpatrywanie wniosku kredytowego w banku;

Podział procesów biznesowych:

1. procesy strategiczne (istotne z punktu widzenia funkcjonowania przedsiębiorstwa);

• tworzące wartość dodaną (za efekty, którego klient jest skłonny zapłacić);

• nie tworzące wartości dodanej (księgowość, finanse, zarządzanie personelem);

2. niestrategiczne

• tworzące wartość dodaną (za efekty, którego klient jest skłonny zapłacić);

• nie tworzące wartości dodanej (księgowość, finanse, zarządzanie personelem);

2 podział

1. procesy główne

• obejmują główne obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa;

• są kluczowe dla sukcesu oraz konkurencyjności przedsiębiorstwa;

• są odbierane przez klienta jako „użyteczne” (value added);

• procesy strategiczne

• przykłady: strategia, rozwój przedsiębiorstwa, controlling;

• budują ramy strategiczne funkcjonowania przedsiębiorstwa;

• zapewniają nieprzerwane funkcjonowanie biznesu;

• procesy wspomagające

• marketing, księgowość;

• wspierają procesy główne, zapewniają odpowiednią infrastrukturę do ich realizacji;

procesy strategiczne



podprocesy działania zadania


proces metoda usprawniania




megaprocesy radykalne przekształcenie


procesu

procesy główne celowe poprawianie wydajności


procesu

subprocesy ciągłe utrzymanie wydajności

procesu

hierarchia procesów a ich wydajność

podejście procesowe i funkcjonalne

podejście procesowe- spojrzenie na całość problemu

podejście funkcjonalne- koncentruje się na wybranych elementach, funkcjach, zadaniach, itp.

Funkcjonalna i procesowa organizacja firmy

• wertykalna organizacja funkcjonalna (każdy realizuje swoje funkcje, brak wymiany informacji);

• organizacja funkcjonalna z wyodrębnionymi procesami;

• organizacja procesowa z zachowanym układem funkcjonalnym ( mamy wyodrębnione procesy, podmioty zarządzające danymi procesami, spłaszczenie struktur organizacyjnych, podział obowiązków, istnieje współpraca między komórkami, powoływane są komórki robocze odpowiedzialne za zarządzanie procesem);

• horyzontalna organizacja procesowa;

organizacja funkcjonalna:

• myślenie ukierunkowane na oddziały;

• wielopoziomowa hierarchia;

• zbyt szczegółowy podział pracy;

• centralne kierowanie;

• zbyt silna orientacja przedmiotowa;

• intensywna kontrola zewn.;

• zbyt silna biurokracja.

Organizacja procesowa:

• całościowe myślenie wykraczające poza granice działów;

• płaskie struktury organizacyjne;

• większy zakres zadań i odpowiedzialności;

• konsekwentna decentralizacja;

• orientacja na wynik;

zarządzanie procesami biznesowymi- systematyczne podejście do analizy i ciągłego doskonalenia podstawowych działań.

Składniki zarządzania procesami biznesowymi:

• aktualna dokumentacja procesów;

• procesowe stanowisko organizacyjne;

• cele i mierniki procesów;

• system informacji o procesach;

• system motywacyjny;

Symptomy zarządzania procesowego:

• planowanie i kontrola kluczowych celów;

• definiowanie kryteriów i zbieranie informacji o rezultatach;

• określanie koordynatorów procesów i nadawanie im uprawnień decyzyjnych;

• tworzenie i aktualizacja map procesów;

• określona rola, informowanie pracowników;

Wykorzystanie:

• koordynacja, kontrola bieżących działań przedsiębiorstwa;

• planowanie i kontrola zmian w strukturze i sposobie działania przedsiębiorstwa;

• rekonstrukcja procesów przedsiębiorstwa;

• zarządzanie przepływem pracy;

• wybór i wdrażanie odpowiedniego systemu, oprogramowania;

• tworzenie planów rozwoju systemów informacji

Efekty modelowania procesów:

• zwiększenie szybkości i poprawa jakości procesów;

• usprawnienie komunikacji informacyjnej;

• osiąganie i utrzymywanie spójności wszystkich elementów składowych firmy;

• poprawa efektywności i skuteczności osiągania celów przedsiębiorstwa;

• zwiększenie sprawności funkcjonalnej przedsiębiorstwa;

Rola technologii informatycznej w zarządzaniu procesowym:

• wsparcie realizacji procesów;

• automatyzacja procesów;

• środek a nie cel

Powody stosowania IT:

• gromadzenie informacji;

• zarządzanie przebiegiem i przekształcenie procesu;

• monitorowanie przebiegu procesu;

• eliminacja z procesu elementów nieistotnych;

• udział w procesie czynnika ludzkiego;

Obszary wdrożeń IT:

• obieg dokumentów;

• finanse;

• produkcja;

• zasoby;

• wiedza;

• relacje z klientem.



Zarządzanie procesowe ISO IT

Modelowanie procesów decyzyjnych- wykład 23.11.05

Temat: Przygotowanie wywiadu

Zakres wywiadu:

• Organizacja;

• Funkcje;

• Dane

• Technologie informacyjne.

Przygotowanie rozmówców:

• Dlaczego przeprowadzany jest wywiad?

• Kto zezwolił na przeprowadzenie wywiadu?

• Z kim będą przeprowadzane wywiady (oprócz danego rozmówcy)?

• Kto wybrał danego rozmówcę do wywiadu i dlaczego?

• Jak zostanie wykorzystana zdobyta informacja?

• Dlaczego konieczne jest uzyskanie dokładnych i szczegółowych informacji?

• Jak istotny może być wkład rozmówcy w zaprojektowanie procesu?

• Czy rozmówca ma własne pytania?

Organizacja:

• W jakiej jednostce organizacyjnej pracuje rozmówca?

• Ilu pracowników jest zatrudnionych w tej jednostce oprócz rozmówcy?

• Jakie stanowisko zajmuje rozmówca (rola w strukturze org.)?

• Kto ma jakie kompetencje: prawa, upoważnienia, obowiązki?

• Za co rozmówca ponosi odpowiedzialność?

Funkcje:

• Jaki jest przebieg pracy rozmówcy?

• Czym rozmówca zajmuje się?

• Jaki jest cel lub efekt pracy rozmówcy?

• Rozmówca powinien:

1. nazwać kolejne kroki codziennej pracy;

2. określić środki i zasoby wykorzystywane w kolejnych krokach pracy;

• gdzie znajduje się rozmówca w czasie wykonywania kroków pracy?

• Jaka jest praca poprzedzająca i następująca po pracy rozmówcy?

• Jaki jest przebieg pracy przed i po pracy, którą wykonuje rozmówca?

• Kto wykonuje pracę poprzedzającą, od kogo rozmówca otrzymuje informacje konieczne do wykonania swojej pracy?

• Komu rozmówca przekazuje swoje rezultaty?

• Do jakich jednostek organizacyjnych należą osoby wykonujące pracę poprzedzającą i następującą?

Dane:

1. określenie pochodzenia danych

• skąd rozmówca dostaje dane?

• W jakiej formie rozmówca dostaje dane?

• Jak rozmówca ocenia dostęp do potrzebnych mu danych?

• Czy dostaje dane w określonych terminach, rytmach?

1. opracowanie i wykorzystanie danych

• w jaki sposób rozmówca opracowuje dane?

• Czy z pracy rozmówcy powstają jakieś nowe dane czy tylko przetwarzane?

• Jeśli nowe dane, to jakie?

• Jeśli przetwarzane, to w jakim stopniu?

• Jeśli dane są przetwarzane komputerowo, to z jakich programów rozmówca korzysta?

• Czy dane dostaje na dyskietce, przez sieć czy z centrali baz danych?

• Jeśli dane są przetwarzane ręcznie, to jakie środki rozmówca wykorzystuje (kalkulator, papier, itp.)?

• W jakiej formie dane są przechowywane i dla kogo?

• Nazwać i wskazać wykorzystywane formularze

1. przekazanie danych

• w jaki sposób dane są przekazywane?

• Kto jest odbiorcą tych danych?

• Czy dane wracają do rozmówcy w formie pierwotnej czy przetworzonej?

• Jaka jest kolejność drogi danych do kolejnych stanowisk pracy?

Technologia informacyjna(IT):

• Z jakich systemów korzysta rozmówca?

• Czy systemy są powiązane z innymi? Jeśli tak, to z jakich i w jaki sposób?

• Jakie oprogramowanie wykorzystuje rozmówca?

• Czy rozmówca posiada i korzysta z opisu systemu i oprogramowania (szkolenia)?

Modelowanie informacji na podstawie modeli związków encji (ERM)

Role modeli danych:

• Definiowanie i modelowanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa;

• Określenie strategii i analiza systemu informacyjnego przedsiębiorstwa;

• Prezentacja zorientowanego na dane obrazu rzeczywistości (systemu, przedsiębiorstwa);

• Ułatwianie dostępu do danych;

• Właściwa ocena danych;

• Ilustracja istotnych założeń systemu zarządzania w przed.;

• Opracowanie podstaw do nowych bądź ulepszenie istniejących systemów zarządzania;

• Opracowanie modeli niezależnych od istniejących w przed. Sposobów przechowywania i udostępniania danych;

Rodzaje modeli:

• Modele związków encji (ERM- Entity Relationship Model);

• Rozszerzone modele związków encji (eERM).

Modelowanie procesów decyzyjnych 30.11.2005

Kluczowe aspekty modelowania związków encji:

• Dane, zasoby informacyjne;

• Zaangażowanie kierownictwa;

• Konwencje;

• Niezależność danych;

• Inicjalizacja definicji i pojęć;

• Wzorce generyczne;

• Jasność i dokładność modeli;

• Komunikacja, współpraca;

• Istotność;

• Wspomaganie decyzji;

Pojęcie	Wg Chena	Wg CASE Method
Encja		NAZWA ENCJI
Atrybut		*
Atrybut kluczowy		#
Relacje	nazwa	Pkt V, VI

Encja- odzwierciedlenie pewnego istotnego elementu z punktu widzenia modelowanego procesu

Nazwa- rzeczownik pisany dużymi literami

Rodzaje encji:

• Materialne- pracownik, student;

• Niematerialne- rachunek bankowy;

• Fakty- choroba;

• Zdarzenia- znajomość języków obcych- nazwa języka, stopień znajomości języka w mowie i piśmie;

Nazwa relacji

• Określa związek w jaki wchodzą dwie encje w ramach tego związku;

• Między dwiema encjami mogą być więcej niż dwie relacje;

Typy relacji

1. relacja 1:1 (monogamiczna, podejrzana);

relacja wg Chena





1 1





posiadanie

każdy klient posiada jeden rachunek bankowy

rachunek bankowy jest w posiadaniu jednego klienta

notacja CASE








2. relacja 1:n

relacja wg Chena





1 n





posiadanie



notacja CASE






3. relacja n:1

4. relacja n:m

definiowanie związków

• związek wymagany- „musi być”








• związek opcjonalny - wyrażenie „może być”

wg Chena






wg notacji CASE
















nazwa końca1



Nazwa końca2

Od lewej do prawej- każda encja A musi być nazwa końca1 jedna i tylko jedna nazwa końca2

Od prawej do lewej- każdej ancji B może być nazwa końca2 jedna lub więcej encji A

Formalna składnia

Każda encja A może być/ musi być nazwa końca1.

Każda encja B może być/ musi być nazwa końca2.

Modelowanie procesów decyzyjnych 07.12.2005

Notacja CASE

Encje: pracownik, dział, zadanie

Relacje: dział zatrudnia wielu pracowników, pracownik jest przydzielony do wielu zadań

Związki: zatrudnia, jest przydzielony

Obsługa pacjenta w szpitalu

Pacjenci znajdujący się na określonym oddziale są pod kontrolą lekarską przypisanego do nich lekarza. Z reguły każdy pacjent jest przypisany do jednego lekarza.

Pacjenci znajdujący się także pod opieką średniego personelu medycznego. Liczba i rodzaj personelu jest zależna od oddziału.






leczy








Zajmuje się przebywa









przypisany

związek pośredni pacjent- oddział

Metody identyfikacji elementów modelu E-R:

1. wywiad

2. dokumenty, formularze, druki

3. analiza struktury baz danych

4. doświadczenie, analityka

Zakres informacji nt. danych:

1. kontrola identyfikacji encji (nazwa encji, atrybuty, nazwa atrybutów, czy występują synonimy)

2. poprawność związków encji (sprawdzenie nazwy związków, składni, stopnia związków, istotności związków- powinny być relacje bezpośrednie, wyeliminowanie pośrednich)

3. stosowanie reguł rozmieszczenia elementów diagramu (układ pionowy albo poziomy, elementy musza być wyrównane, nie może być przecięć, unikanie zbyt wielu równoległych związków, zbyt bliskiego umieszczania relacji, linie ukośne pod kątem 45 stopni)

4. etykietowanie

5. układ symboli encji, linii związków;

6. poprawność słownictwa;

7. wprowadzanie zróżnicowania poszczególnych diagramów;

8. kontrola kompletności;

9. zatwierdzenie przez zleceniodawcę/ użytkownika

Modelowanie procesów decyzyjnych 14.12.2005r.

Etapy budowy modeli ERM


















Źródła encji:

• Opisy stanowiska i ról jakie odgrywają pracownicy w firmie;

Dodawanie związków:

• Szukanie w opisie procesu czasownika;

• Aby związek istniał musi być określony warunek, w jakich te relacje są spełnione

• O tych warunkach decydują sposoby realizacji procesu i zasady funkcjonowania przedsiębiorstwa

• Związek jest wymagany albo opcjonalny

• Każdy związek musi mieć atrybut- słowny albo liczbowy

Miernik poprawności modelu- zrozumienie i akceptacja przez klienta

Modelowanie procesów decyzyjnych 11.01.2006

Temat: Modelowanie danych , modele przepływów danych (DPD)

Cel i zakres stosowania:

• Opis ruchu danych w systemie informacyjnym;

• Dokumentacja procedur ręcznych realizowanych w przedsiębiorstwie;

• Specyfikacja do przetwarzania i tworzenia programów komputerowych;

• Projektowanie i budowa maszyn i urządzeń.

Diagramy DPD nie powinny przestawiać rzeczywistego obiegu dokumentów, ale powinny być środkiem a nie celem.

Aspekty (idea DPD):

• Przeznaczenie - do obsługi przepływu danych, informacji;

• Przepływy;

• Przetwarzania;

• Magazyny danych.

Cechy diagramu DPD:

• Graf pokazujący związki między danymi wprowadzanymi i wyprowadzanymi z systemu/ organizacji;

• Ilustruje przepływ danych pomiędzy procesami;

• Nie wskazuje na zależności czasowe, następstwo przyczynowo- skutkowe pomiędzy czynnościami;

• CO a nie JAK!!- niezależność od technologii.

Elementy DPD:

• Procesy;

• Przepływ danych;

• Magazyny danych;

• Encje zewnętrzne.

Nazwa modelowanego procesu (systemu)









etykieta procesy







proces






Określenie pewnej operacji, czynności lub grupy czynności- musimy wykazać jego efektywność- jakie zasoby przetwarza taki proces i jakie są zasoby wyjścia.






S_{1 kalkulacja}






Obliczanie zysku dla

okresu rozliczeniowego








Przepływy danych






S_{1 nazwa procesu 1}






etykieta taki sam rysunek


Proces 1











Strumień danych

Mogą funkcjonować między procesami, encją zewnętrzną i procesami oraz magazynami danych i procesami. Nie pokazujemy sposobu przekazywania danych. Mogą być przepływy jedno- lub dwukierunkowe.

Magazyn danych

• element składowy systemu służący do przechowywania danych;

• nie pokazujemy formy magazynu;

• magazyn zawsze musi być najpierw zasilony;

• dane z magazynu mogą być usuwane;














Nazwa opisowa magazynu danych


etykieta


zapis odczyt odczyt








zapis















Encje zewnętrzne

• pierwszym etapem jest wskazanie granic systemu

• jest to element systemu nie będący w zasięgu systemu, np. odbiorca, nadawca informacji, jednostka;

• może tylko dostarczać nowych informacji, może być odbiorcą informacji generowanych przez system;








Nazwa system


encji

Konwencje tworzenia DPD:

Procesy

• jednoznaczność i niepowtarzalność nazwy;

• jednoznaczność określania przekształceń;

• zasada „konserwacji danych”;

proces sam w sobie nie może stworzyć nowych danych w systemie, dane pochodzą w encji zewn.. proces je tylko przetwarza.

Przepływy

Dane wejścia nie mogą pojawić się jako dane wyjścia bez procesu - jeden wyjątek- jeżeli konieczne jest pokazania drogi przejścia danych - przejście danych do innego procesu;

Każdy przepływ musi mieć nazwę.

Przepływy dopuszczalne:

• proces- proces;

• proces- encja;

• proces- magazyn danych;

Modelowanie procesów decyzyjnych 18.01.2006r.

Przepływy dopuszczalne

	encja	proces	Magazyn
Encja	+	+
proces		+	+
Magazyn

Przepływy niedopuszczalne-

• magazyn danych- magazyn danych

magazyn nie tworzy ani nie przetwarza danych inf. dlatego nie ma możliwości przekazania takich informacji;

• encja zewnętrzna- magazyn danych

nie ma możliwości odczytu i zapisu w magazynie danych przez encje zewnętrzne;

• brak przetwarzania zasobów wejściowych

Konstrukcja DPD:

• wybór poziomu szczegółowości;

• zdefiniowanie głównych procesów systemu;

• określenie i właściwe grupowanie funkcji elementarnych przedsiębiorstwa (systemu);

• wybór nazwy opisującej badany system- wskazuje na granice systemu;

• określenie i rozmieszczenie encji zewn. i procesów;

• zdefiniowanie głównych działań systemu informacyjnego;

• zdefiniowanie i dodanie magazynów danych.

Magazyny danych mogą być zintegrowane lub dekomponowalne

Kontrola jakości DPD:

• sprawdzanie poprawności określenia granic systemu;

• kontrola procesu (poziomu szczegółowości)- jednolity dla całości modelu;

• kontrola magazynów danych (magazyny podlegają zasadzie konserwacji danych- tak jak procesy- nie tworzą nowych danych, mogą być one tylko zapisywane, odczytywane lub przetwarzane przez proces);

• ocena poprawności strumieni danych.

Wytyczne do jakości DPD:

• niezależność procesów- proces może niezależnie realizować daną część funkcji;

• kompletność- wszystkie elementy na danym poziomie szczegółowości;

• szczegółowość;

• czytelność- przejrzystość;

• minimalność- nie ma powtórzeń, każdy z aspektów wymagań systemu występuje w diagramie tylko raz.

Prezentacja DPD:

• personel operacyjny;

• kierownictwo;

• zleceniodawca.

Tylko encje zewn. zasilają system w nowe informacje.

Kluczowe aspekty DPD:

• funkcjonalne spojrzenie na procesy zachodzące w systemie;

• modelowanie systemu przetwarzania informacji, przepływu danych i przetwarzania obiektów fizycznych.

1

NAZWA ENCJI

Opracowanie wizji procesów:

• Cele i atrybuty;

Nazwa atrybutu

klient

Rachunek bankowy

Rachunek bankowy

klient

klient

Rachunek bankowy

Rachunek bankowy

klient

Rachunek bankowy

klient

Encja A

Encja B

oddział

lekarz

pacjent

personel

Dodawanie związków między encjami

Kontrola jakości i kompletności modeli

Definiowanie typów informacji, które powinny być znane i przechowywane (atrybuty)

Wyodrębnianie encji

Diagramy celu

Diagramy „Y”

Hierarchia funkcji

eERM

Modelowanie organizacji

Modele związków encji

Modelowanie procesów

Modelowanie decyzji

Modelowanie funkcji

Modelowanie danych

Modele zależności funkcji

Diagramy przepływu danych

Drzewa i tabele decyzyjne

Diagramy łańcucha wartości

Łańcuch procesów

Organigram

I. kontekst decyzyjny

(powiązanie danej decyzji z innymi decyzjami odnoszącymi się do przeszłości, teraźniejszości i przyszłości)

Decyzje podejmowane w kontekście nieciągłym

Decyzje podejmowane w kontekście ciągłym

II. Istnienie norm postępowania wyznaczających treść decyzji

Decyzje programowane

Decyzje nieprogramowane

III. Rodzaj rozwiązywanych problemów

Decyzje o dobrze określonej strukturze

Decyzje o nieokreślonej strukturze

Decyzje o słabo określonej strukturze

Identyfikacja stymulatorów innowacji

• Informacyjny;

• Informatyczny;

• Organizacyjny.

Identyfikacja procesów do innowacji

• Specyfikacja procesów;

• Określenie cech procesów

zdarzenia

Analiza i opis procesów

Zdarzenia zewnętrzne

Zdarzenia wywołane

Zdarzenia wywołujące

Zdarzenia zmiany

Zdarzenia czasu rzeczywistego

Zdarzenia systemowe

Projektowanie innowacji procesów

Prototypowanie, wdrażanie innowacji procesów

---