101

Doskonalenie kompetencji interpersonalnych

Język konkretny u; budowaniu komunikatów nie jest zawsze najlepszy. W niektórych przypadkach wskazane jest użycie komunikatu bardziej ogólnego. Zależy to od tego, co nadawca komunikatu chce osiągnąć, czego oczekują odbiorcy i czego wymaga sytuacja.

2.3.3.2. Wydawanie poleceń

Polecenie jest rodzajem komunikatu kierowanego przez przełożonego do podwładnego. Relacja podrzędności/nadrzędności służbowej jest wypadkową zawartego kontraktu do wykonywania zadań zlecanych przez szefa, a wynikających z zakresu obowiązków. Wydawanie poleceń generuje kilka nieporozumień. Bywa sytuacją prowokującą przełożonych do nadużyć wobec podwładnych. Może przejawiać się to niepartnerskim traktowaniem odbiorcy polecenia poprzez okazywanie mu braku szacunku czy wykraczanie poza obszar objęty kontraktem. Innym rodzajem uchybienia przy wydawaniu poleceń jest zła struktura i brak precyzji polecenia. Często podwładny musi się domyślać, co szef miał na myśli. W organizacjach, w których panuje konstruktywny klimat pracy, pracownik nie ma obaw przed dopytaniem szefa o konkrety dotyczące zlecanego zadania. Natomiast w organizacjach, w których niemile widziane jest dopytywanie szefa o szczegóły wykonania zadania, pracownik nie będzie wykazywał takiej inicjatywy, co jest zrozumiałe, gdyż zostanie ukarany, chociażby przez jakiś ośmieszający komentarz. Powyżej opisana sytuacja wskazuje na dwukierunkowość odpowiedzialności za proces komunikacji zarówno po stronie nadawcy, jak i odbiorcy. Odpowiedzialność nadawcy polega na poprawnym i trafnym użyciu komunikatu, zaś odbiorcy - na dopytaniu, gdy coś jest niezrozumiałe. Możliwe jest to jednak wtedy, gdy występują warunki do konstruktywnej wymiany zdań.

Wydawanie poleceń bywa wreszcie mylone z wyrażaniem próśb i oczekiwań. Prośby wykraczają poza kontrakt służbowy i jako takie mogą być spełnione lub nie w zależności od gotowości i zgody proszonego. Niestety, niektórzy szefowie manipulują prośbami, nadając im status polecenia. Prowadzi to do wymuszeń i narastającego poczucia krzywdy u podwładnych. Czy szef ma prawo formułować prośby wobec podwładnych? Oczywiście, że tak. Różnica między poleceniem a prośbą polega na tym, że w przypadku lego pierwszego pracownik dyskutuje z szefem o szczegółach wykonania, nie o zgodzie na wykonie, bo ta wynika z kontraktu, natomiast w przypadku prośby ma prawo zareagować na nią zgodnie z własnymi preferencjami (może się zgodzić lub odmówić).

Dobrze sformułowane polecenie zawiera następujące elementy:

•    kto wydaje polecenie?

•    komu?

•    co ma być wykonane?

•    kiedy ma być wykonane?

Najczęściej szefowie zaniedbują podanie terminu wykonania zadania. Może to rodzić nieporozumienia wynikające z ryzyka różnej interpretacji terminu wykonania polecenia. Część pracowników zinterpretuje polecenie jako wymagające natychmiastowego wykonania, inni zaś jako mogące poczekać. Podanie terminu wykonania z jednej strony minimalizuje ryzyko nieporozumień, z drugiej zaś daje możliwość planowania wykonywanych czynności, w tym sensie ma wartość proaktywną. Gdy polecenie ma formę bezpośredniego komunikatu, nie jest konieczne podanie,

106