PICT0036 (8)

68 J. Bendkowski, G. Radziejowska

Z przedstawionego porównania wynika, źe zadania realizowane w ramach zakupów nie są jedynie zadaniami operacyjnymi związanymi z obsługą dostaw, ale również zadaniami strategicznymi. Przykładowy podział zadań przedstawia tab. 3.2.

Tabela 3.2

Podział zadań w procesie zakupu

Zarządzanie strategiczne

Zarządzanie operatywne

•    Wprowadzenie komputerowych baz danych •    Zawieranie umów z dostawcami •    Podejmowanie zadań oszczędnościowych w celu obniżenia kosztów materiałowych •    Prowadzenie negocjacji handlowych •    Poszukiwanie i wybór dostawców dla nowych zadań produkcyjnych •    Monitorowanie płatności •    Prowadzenie listy kwalifikowanych dostawców •    Prowadzenie rejestru zapytań ofertowych w toku •    Prowadzenie rejestru ofert przychodzących

•    Prowadzenie komputerowych baz danych •    Kontakty z działem planowania produkcji •    Określenie zapotrzebowania na materiały •    Wystawianie zamówień •    Kontrola realizacji zamówień •    Reklamacje •    Kontakt z magazynem •    Realizacja zakupów potrzebnych do utrzymania ruchu przedsiębiorstwa i napraw •    Prowadzenie teczek dostawcy •    Prowadzenie ewidencji i statystyki głównie dla potrzeb wewnętrznych

Źródło: [3]

Wykonywanie prac związanych z zakupem jest niezmiernie pracochłonne. Z tego względu należy wprowadzić takie zmiany organizacyjne, które zmniejszą pracochłonność w procesie zakupu i jednocześnie obniżą koszty obsługi dostaw. Istniejące w tym obszarze możliwości przedstawiono na rys. 3.1.

Rys. 3.1. Czynniki zmniejszania pracochłonności w procesie zakupu Źródło: [16 ]

^7ł|ninf uoiwiraauowe    69

Programy elektronicznego przetwarzania danych umożliwiają szybki dostęp do informacji dotyczących przebiegu dostaw oraz stanów zapasów, stanowią też podstawę do przeprowadzania analiz pracy działu. Kolejną możliwością zmniejszenia pracochłonności jest koncentracja na dostawach o znaczeniu strategicznym, przy równoczesnym stosowaniu uproszczonych metod w przypadku materiałów o mniejszej ważności. Poza tym można delegować uprawnienia zakupu materiałów pomocniczych do jednostek, które korzystają z tych materiałów w swojej działalności, co obok uproszczenia prac działu zaopatrzenia pozwoli na zminimalizowanie ryzyka błędnych zakupów. Innym obszarem pozwalającym na zmniejszenie pracochłonności zakupu jest korzystanie z usług obejmujących obsługę dostaw czy konsolidację zakupów.

Obserwując zmiany zachodzące na rynku zaopatrzenia można stwierdzić, iż wzrasta ryzyko towarzyszące zakupom. Można wyróżnić następujące rodzaje ryzyka [12]:

•    ryzyko ilościowe - odchylenia w wielkości dostaw,

•    ryzyko jakościowe - odchylenia w jakości dostaw,

•    ryzyko zapotrzebowania - niewłaściwa ocena zapotrzebowania oraz błędne określenie rodzajów i wielkości potrzeb materiałowych,

•    ryzyko cenowe - związane z wahaniem cen w krótkim okresie czasu oraz braku pewności odnośnie do kształtowania się cen w przyszłości,

•    ryzyko prawne - jest to ryzyko występujące w global sourcingu i wiąże się z różnorodnością systemów prawnych obowiązujących w krajach uczestniczących w procesie zakupów.

Ponadto wiele przedsiębiorstw musi sprostać wzrastającym wymaganiom w zarządzaniu łańcuchami dostaw. W związku z tym wystąpił problem dotyczący zarządzania ryzykiem. Do zadań związanych z zarządzaniem ryzykiem należy usuwanie zakłóceń poprzez systematyczne, konsekwentne i skoordynowane działanie. Można wyodrębnić trzy grupy zadań [12]:

•    przewidywanie i unikanie mogących wystąpić zakłóceń procesu zaopatrzenia,

•    wczesne rozpoznanie grożących zakłóceń i zapobieganie im,

•    niwelowanie już występujących zakłóceń.

W zarządzaniu ryzykiem można wykorzystać tradycyjne instrumenty zwalczania ryzyka, takie jak: zapasy bezpieczeństwa, rozproszenie dostawców itp. Mogą być one uzupełnione o instrumenty zapobiegawcze, pozwalające na przeniesienie skutków ryzyka na dostawcę, wówczas, gdy ich zastosowanie będzie skuteczne i ekonomiczne. Należy podkreślić, że nie ma uniwersalnych instrumentów i strategii, każdorazowo należy dostosować je do danej sytuacji. Przykładowo zabezpieczenie zapotrzebowania oparte na utrzymaniu zapasów bezpieczeństwa jest kosztowne i stwarza ryzyko związane ze zmianami preferencji popytowych i zmianami techniczno - technologicznymi.