Foto2982

210 Rozdział 2

2.4.7. Kontakt z pracownikami

Każdy kierownik instytucji chciałby, aby jego pracownicy identyfikowali się ze swoim zakładem pracy. Dobre relacje z kierownictwem, uświadomienie pracowników w celowości działania instytucji pozwalają osiągnąć lepsze wyniki. Również w chwili wystąpienia zdarzenia, które można określić katastrofą relacje z pozostałymi pracownikami muszą być poprawne i realizowane na bieżąco. Informowanie pracowników należy do obowiązków kadry kierowniczej. Niestety w takich chwilach najczęściej zapomina się o pracownikach, którzy nie uczestniczą bezpośrednio w zdarzeniach w charakterze ofiary czy ratownika. Najczęściej dowiadują się o wszystkich aspektach zdarzenia z mediów. Są oni nagabywani przez przedstawicieli mediów o wypowiedzi na temat instytucji, zdarzenia, kierunku działań ratowniczych. Brak tych informacji rodzi przypuszczenią sugestie i rozpowszechnianie informacji nieprawdziwych, na które media tylko czekają. Pracownicy są najlepszymi ambasadorami swej firmy, dlatego należy ich zaznajamiać z faktami, aby mogli przekazywać prawdziwe informacje rodzinom, przyjaciołom i klientom. Powinni być zapoznani z komunikatami, oświadczeniami dla mediów, zanim zostaną one oficjalnie ogłoszone. Powinien się znaleźć czas i miejsce, na krótkie spotkania z załogą na których te informacje zostaną przekazane. Należy również umożliwić im zadawania pytań związanych z tragedią jak i przyszłością instytucji. Do tego celu, szczególnie w instytucjach, gdzie dostęp do poczty elektronicznej nie stanowi problemu, można wykorzystać sieć internetową a informacje przesyłać w formie listów od kierownictwa. W innych przypadkach należy posiłkować się materiałami drukowanymi wykładanymi w określonych miejscach. W takiej szczególnej chwili pracownicy powinni się utożsamiać z instytucją i jej problemem, szczerość oraz otwartość decyzji podejmowanych przez kierownictwo będą pomocne w późniejszym czasie. Zbudowanie wtedy dobrych relacji między kierownictwem a pracownikami przyniesie korzyści w przyszłości. Przekazywane informacje muszą być zawsze aktualne. Jednocześnie należy poprosić pracowników, aby z własnej woli nie próbowali kontaktować się z mediami, bo to nie należy do ich zadań i obowiązków. Forma przekazania tej wiadomości nie powinna być odebrana jako zakaz kontaktu z mediami, ale uświadomienia, że każdy pracownik w instytucji ma inne obowiązki, a do celów kontaktu z mediami zorganizowano centrum prasowe. Taka informacja umieszczona np. na materiałach przygotowanych dla pracowników może mieć niżej zamieszczoną treść:

„Przedstawiciele mediów mogą Was poprosić o skomentowanie zaistniałej sytuacji bądź ocenienie sposobu działania instytucji, prosimy was, abyście odpowiedzieli, że sądzicie, iż najlepszym sposobem na uzyskanie wiarygodnych informacji jest skontaktowanie się z centrum prasowym, które posiada najświeższe dane”.

2.4.8. Strona internetowa

Każda szanująca się instytucja posiada dziś swą stronę internetową. Społeczeństwo, szczególnie młodsze pokolenie, właściwie od komputerów nie odstępuje. Umiejętność korzystania z sieci internetowej to dziś szybsze działanie, możliwość uzyskania szybciej informacji, ale również dokonywanie zakupów bez wyjścia z domu. Strona internetowa instytucji zapewnia jej praktycznie darmową reklamę, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych. To przede wszystkim jest to środek szybkiego i skutecznego obiegu informacji. Strony internetowe są coraz częściej wykorzystywane przez media, stąd dziennikarze będą uzyskiwać informacje podstawowe o instytucji, firmie. Dlaczego nie wykorzystać strony internetowej do kontaktu w sytuacjach kryzysowych? Przecież określenie Internetu jako najszybszego źródła informacji powinno być wykorzystane szczególnie w czasie kryzysu. Wszystkie opisane wcześniej czynności można w ten sposób zredagować, zmieniać w ułamku czasu, przekazywać tylko najświeższe informacje bez nadinterpretacji mediów. Na takie rozwiązanie należy się również przygotować. Należy do głównej strony instytutu, firmy dołączyć pakiet stron związanych z kryzysem. W normalnym czasie informacje te nie mogą być dostępne, należy je aktywować dopiero z chwilą wystąpienia zdarzenia negatywnego. W informacjach winny się znaleźć wspomniane komunikaty i oświadczenia prasowe z możliwością ich ściągnięcia lub drukowania, wzbogacone o numery telefonów do instytucji z podziałem na grupy zainteresowań - dziennikarze, pracownicy. Takie rozwiązanie powinno być wykorzystane w trakcie ostatnich powodzi na terenie kraju. Niestety, na żadnej stronie internetowej gmin, miast nie umieszczono nawet wzmianki o tym, co ich dotknęło. Zdjęcia z miejsca tragedii, opinie, interpretacje były efektem pracy mediów i prywatnych osób, a nie tych, którzy powinni być najbardziej zainteresowani, czyli urzędników.

Przed wygenerowaniem informacji o zdarzeniu w sieci należy sobie uświadomić, że będzie ona dostępna na całym świecie. W Australii nasz kontrahent również dowie się, co nas dotknęło. Może będzie zainteresowany udzieleniem pomocy, a może podjąć decyzję o zerwaniu z nami umowy. Dlatego decyzję co do rozpowszechniania na świecie informacji o naszym zdarzeniu należy podejmować z dużą ostrożnością szczególnie jeśli zainteresowanie problemem jest lokalne. Rozwój technologiczny świata osiągnął piąty bieg. Wszelkiego rodzaju nowości jak np. umieszczenie na stronie internetowej instytucji przygotowanego i opracowanego komunikatu przedstawiciela prasowego bądź przedstawiciela kierownictwa w formie pliku filmowego dziś jest już rzeczywistością. Technologia dostępna dotychczas tylko profesjonalistom z mediów aktualnie dostępna jest amatorom. Dzięki globalnej sieci i dostępności wysokiej klasy sprzętu codziennością za chwilę będą wywiady i konferencje przeprowadzane bez udziału przedstawicieli mediów na miejscu zdarzenia w instytucji, zakładzie.