7349811088

Mechanizm ten nie działa prawidłowo, jeśli nie jest przestrzegana opisana powyżej procedura wprowadzania haseł do bazy centralnej. Odwrócenie tej procedury, wprowadzenie hasła najpierw do bazy własnej, a dopiero potem przekazanie go do bazy centralnej, może spowodować, że nie zostanie ono objęte procesem automatycznej aktualizacji i wszelkie konieczne w nim zmiany będą wymagały ręcznej kontroli.

Budowanie bazy centralnej w kooperacji z innymi bibliotekami ma wiele zalet:

-    zapewnia szybki przyrost i duże zróżnicowanie tematyczne haseł,

-    przyspiesza katalogowanie w bibliotekach współpracujących, ponieważ danie możliwości skopiowania potrzebnych w procesie katalogowania haseł, zwalnia miejscowych bibliotekarzy z czasochłonnej konieczności ich opracowywania,

-    kopiowanie wszystkich haseł ze wspólnego jednolicie kontrolowanego źródła gwarantuje spójność danych, a w konsekwencji jest podstawą pełnej wymiany rekordów bibliograficznych pomiędzy bibliotekami, pod warunkiem jednak, że wszystkie biblioteki współpracujące stosują jednolite zasady katalogowania oraz konsekwentnie wykorzystują wspólne hasła wzorcowe.

Jeśli te warunki są spełnione, to bazy poszczególnych bibliotek stają się wartościowym źródłem pełnych, powiązanych z kartotekami wzorcowymi opisów bibliograficznych, które mogą być, bez dodatkowego nakładu pracy, wymieniane między bibliotekami lub też stać się podstawą katalogu centralnego bibliotek akademickich.

Baza ckhw od chwili utworzenia w 1993 r. przez trzy lata nadzorowana była przez pracowników agend katalogowania Biblioteki Uniwersyteckiej w Warszawie. Żywiołowy wzrost tempa katalogowania, obserwowany w ostatnim okresie w poszczególnych bibliotekach, spowodował zwiększony wpływ rekordów do tej bazy. Praca w dotychczasowym trybie - prowadzenie ckhw na marginesie działalności podstawowej biblioteki, stała się niemożliwa. Powołanie Centrum, dla którego nadzór nad kartotekami jest zadaniem podstawowym nastąpiło, gdy obsługa centralnej kartoteki w BUW przekroczyła już granicę wydolności.

Obserwowane przyspieszenie wpływu rekordów haseł do ckhw związane jest z faktem, że wiele bibliotek wdrożyło już systemy zautomatyzowane, opanowało pracę w tych systemach, a także samą technikę wprowadzania danych. Niektóre przystąpiły nawet do przenoszenia swoich katalogów kartkowych do katalogu online. Prace tego rodzaju trwają już przez prawie półtora roku w BUW. Stosowana w BUW metoda retrokonwersji polega na opracowywaniu dokumentów z autopsji i wprowadzaniu z klawiatury ich opisów do systemu. W pierwszej kolejności wprowadza się do ckhw potrzebny do opisu bibliograficznego komplet rekordów haseł. Następnie kopiuje się je do bazy BUW i wykorzystuje przy sporządzaniu opisu bibliograficznego dokumentu. W przypadku, gdy potrzebne hasła już są w ckhw, pomija się etap pierwszy i od razu kopiuje się je do katalogu BUW, a następnie sporządza opis bibliograficzny. Powstają w ten sposób dobre jakościowo, pełne rekordy bibliograficzne, powiązane z odpowiednimi hasłami wzorcowymi. Katalogowanie realizowane w ten sposób przebiega jednak dość wolno. W przypadku, gdy trzeba sporządzić rekordy haseł, czas opracowania jednego dokumentu może rozciągnąć się nawet do kilku godzin. Opracowanie haseł jest bowiem tym najbardziej czasochłonnym elementem katalogowania. Tym większa oszczędność, gdy hasła są gotowe. Osoby odpowiedzialne za stan katalogów bibliotecznych

13