WYKŁAD X: GRUPY I KOMUNIKOWANIE SIĘ W ORGANIZACJI
STOSUNKI INTERPERSONALNE W ORGANIZACJI
GRUPA - co najmniej dwie osoby, które wchodzą ze sobą w regularne stosunki, aby osiągnąć wspólny cel.
RODZAJE GRUP
• Grupa funkcjonalna - grupa stworzona przez organizacje do osiągnięcia pewnej liczby bieżących celów w nieokreślonym czasie
• Grupa zadaniowa - grupa powołana przez organizacje do osiągnięcia względnie wąskiego zakresu celów w określonym lub domyślnym czasie
• Grupa nieformalna (grupa interesu) - grupę tworzą członkowie do osiągnięcia celów, które nie muszą mieć związku z celami organizacji; jej horyzont czasowy jest nieokreślony
CECHY GRUPY
1- STRUKTURA RÓL - zestaw określonych ról i wzajemnych stosunków między nimi zdefiniowanych i zaakceptowanych przez członków grupy.
Rola - udział danej osoby w osiąganiu celów grupy:
Rola specjalisty koncentrującego się na sposobach wykonania zadania przez grupę
Rola społeczno-emocjonalna, polegająca na wspieraniu innych członków grupy
2. NORMY - standardy zachowania, które grupa akceptuje i których oczekuje od swoich członków.
3 SPÓJNOŚĆ GRUPY - zakres, w jakim członkowie grupy są lojalni wobec grupy i zaangażowani w jej sprawy; stopień wzajemnej atrakcyjności w obrębie grupy.
Czynniki zwiększające poziom spójności grupy:
• konkurencja międzygrupowa;
• osobiste przyciąganie;
• korzystna ocena;
• zgodność co do celów;
• wzajemne kontakty członków grupy:
Czynniki zmniejszające poziom spójności grupy:
• wielkości grupy
• niezgodność co do celów
• konkurencja wewnątrz grupy;
• dominacja jednej osoby;
• nieprzyjemne doświadczenia należenia do grupy.
4. PRZYWÓDCA NIEFORMALNY - osoba angażująca się w działania przywódcze, której prawo do tego nic zostało formalnie uznane przez organizację lub grupę.
KONFLIKT - brak zgody między dwiema lub większą liczbę osób, grup lub organizacji.
TYPY KONFLIKTÓW
Konflikt interpersonalny (między dwiema lub większą liczbą osób w organizacji)
• różnorodność spostrzegania, celów, postaw i innych cech członków organizacji
• konflikt osobowości
• różne przekonania lub rożne sposoby postrzegania przez członków organizacji i jakiegoś aspektu pracy czy organizacji;
• nadmierna konkurencja między członkami organizacji.
Konflikt międzygrupowy (między dwiema lub większą liczbą grup w organizacji)
• współzależność grupowa
• odmienne cele różnych działów organizacji;
• konkurencja o zbyt małe zasoby.
Konflikt między organizacją a jej interesariuszami (wynikający z konkurencji)
• konflikt międzyorganizacyjny;
- konflikt z grupą konsumentów;
• konflikt z agencją rządową;
• konflikt z dostawcą
• konflikt z grupami pracowników.
CAŁKOWITY BRAK KONFLIKTU - członkowie organizacji mogą popaść w samozadowolenie i apatię
- gorsze wyniki i brak innowacyjności grup lub organizacji.
UMIARKOWANY POZIOM KONFLIKTU - pobudza motywacje, kreatywność, innowację i inicjatywę;
- zwiększenie efektywności organizacji
NADMIERNE NATĘŻENIE KONFLIKTU - prowadzi do niepożądanych skutków, wrogości, braku współpracy - zmniejszenie efektywności organizacji.
KOMUNIKOWANIE SIĘ - proces przekazywania informacji od jednej osoby do drugiej.
SKUTECZNE KOMUNIKOWANIE SIĘ - proces wysyłania wiadomości w taki sposób, aby treść wiadomości odebranej była bliska treści wiadomości zamierzonej.
TREŚĆ - myśl, którą pragnie przekazać osoba nawiązująca komunikację.
PROCES KOMUNIKOWANIA SIĘ
1 Treść
2 Zakodowanie
3 Przekaz kanałami
4 Rozszyfrowanie
5 Treść
6 Zakodowanie
7 Przekaz kanałami
8 Rozszyfrowanie
FORMY KOMUNIKACJI
KOMUNIKACJA INTERPERSONALNA
1 Komunikacja ustna - rozmowa bezpośrednia, dyskusja grupowa, rozmowy telefoniczne i inne okoliczności w których słowo mówione jest wykorzystywane do przekazywania treści.
Zalety:
- sprzyja bezpośredniej reakcji zwrotnej i wyminie myśli
- jest łatwa, potrzebne jest niewielkie przygotowanie,
- nadawca nie potrzebuje żadnego sprzętu.
Wady:
- może być niedokładna,
- brak czasu na przemyślaną odpowiedź,
- to, co powiedziano, nie zostaje nigdzie w sposób trwały zapisane,
- niewielu menedżerów chętnie przemawia do liczniejszego audytorium.
2. Komunikacja pisemna - notatki, listy, sprawozdania i inne formy tekstów pisanych zależnie od okoliczności, w których do przekazywania treści wykorzystuje się słowo pisane
Zalety:
- może być dość dokładna,
- zapewnia trwały zapis zdarzenia czy wymiany zdań
- jest czas na zebranie i przyswojenie informacji, na sporządzenie pierwszej wersji tekstu, a następnie na jego korektę.
Wady:
- hamuje zwrotną reakcje i wymianę poglądów
- jest trudniejsza i bardziej czasochłonna.
KOMUNIKACJA MIĘDZY GRUPAMI
1. Komunikacja pionowa - odbywa się w górę i w dół organizacji, zwykle wzdłuż linii zależności służbowej, między menedżerami i ich podwładnymi, może obejmować kilka odrębnych szczebli organizacyjnych
2. Komunikacja pozioma - obejmuje kolegów i osoby na równorzędnych stanowiskach w hierarchii organizacyjnej, ułatwia koordynację niezależnych jednostek, łączne rozwiązywanie problemów, pracę zespołów roboczych
KOMUNIKACJA NIEFORMALNA
„Poczta pantoflowa” - nieformalna sieć komunikacji wśród pracowników, która może
przenikać całą organizację.
KOMUNIKACJA ELEKTRONICZNA
wykorzystuje osobistą technikę informacyjną oraz formalne systemy informacyjne, łącząc wszystkich zainteresowanych menedżerów, grupy i obiekty w organizacji.
BARIERY W SKUTECZNYM KOMUNIKOWANIU SIĘ:
1. BARIERY INDYWIDUALNE
• sprzeczne lub niespójne sygnały,
• brak wiarygodności partnera,
• niechęć nawiązywania kontaktów, .
• brak nawyku słuchania,
• z góry przyjęte nastawienie do sprawy.
2. BARIERY ORGANIZACYJNE
• problemy semantyczne,
• różnice statusu i władzy,
• odmienne postrzeganie sytuacji,
• czynniki po stronic otocznia (szumy)
• przeładowanie informacją.
METODY POLEPSZANIA SKUTECZNOŚCI KOMUNIKOWANIA SIĘ:
UMIEJĘTNOŚCI INDYWIDUALNE
• umiejętności uważnego słuchania,
• sprzężenie zwrotne,
• świadomość języka i znaczenia,
• utrzymanie wiarygodności,
• wrażliwość na punkt widzenia odbiorcy.
UMIEJĘTNOŚCI ORGANIZACYJNE
• śledzenie losów informacji,
• regulowanie przepływu informacji,
• używanie rozmaitych dostępnych środków przekazu.