Rozdzia∏ 10

Zarzàdzanie projektami

Modu∏ Zarzàdzanie Projektami ma za zadanie obs∏ug´ planowania i realizacji projektów, planowania zasobów,
materia∏ów i pozosta∏ych kosztów.

Posiada po∏àczenia z innymi modu∏ami systemu – Zarzàdzaniem Zasobami, Zamówieniami Zakupu i Sprzeda˝y,
Zarzàdzaniem Serwisem, Zarzàdzaniem Umowami.

Automatycznie generowane sà transakcje ksi´gowe. FunkcjonalnoÊç modu∏u pozwala na zdefiniowanie
automatycznych planów fakturowania, które powodujà wystawienie faktur po wystàpieniu okreÊlonych zdarzeƒ
w projekcie.

FunkcjonalnoÊç raportów pozwala na analiz´ szczegó∏ów projektu w ró˝nych uj´ciach.

157

Wprowadzanie projektu

Projekt mo˝e sk∏adaç si´ z jednego lub wielu podprojektów. Ka˝dy podprojekt mo˝e zawieraç jednà lub wiele czynnoÊci. Istnieje
kilka rodzajów czynnoÊci projektu, ka˝da z nich ma inne w∏aÊciwoÊci. CzynnoÊci mo˝na ∏àczyç z zasobami, zamówieniami
sprzeda˝y i zakupu, zleceniami i umowami serwisowymi, zleceniami produkcyjnymi.

•

CzynnoÊci kosztowe u˝ywane sà dla planowania i ksi´gowania kosztów bezpoÊrednio dotyczàcych projektu, takich jak
np. zakwaterowanie czy koszty podró˝y. Mogà byç ∏àczone z zamówieniami zakupu.

•

CzynnoÊci czasowe równie˝ u˝ywane sà dla planowania i ksi´gowania czasu wykorzystanego bezpoÊrednio do realizacji
projektu. Mogà byç powiàzane z konkretnymi zasobami z modu∏u Zarzàdzanie Zasobami.

•

CzynnoÊci materia∏owe sà u˝ywane dla planowania i bezpoÊredniego ksi´gowania produktów kupowanych
i sprzedawanych w ramach projektu i mo˝na je bezpoÊrednio ∏àczyç z zamówieniami zakupu lub sprzeda˝y.
Wszystkie koszty i przychody zwiàzane z tymi czynnoÊciami majà wp∏yw na ostatecznà zyskownoÊç projektu.

•

Kamienie milowe to czynnoÊci u˝ywane dla planowania i rejestracji krytycznych punktów realizacji projektu. Plan
fakturowania mo˝e byc powiàzany z realizacjà poszczególnych kamieni milow

•

Do projektu mo˝na dodawaç komentarze tekstowe u˝ywane do celów planowania i informacyjnie.

Dodatkowà grup´ czynnoÊci sà tzw. czynnoÊci powiàzane, o nieco innym charakterze ni˝ poprzednio opisane, pozwalajà na
wi´kszà elastycznoÊç w rejestracji kosztów i przychodów projektu. Pozwalajà one na ∏àczenie czynnoÊci projektu z zamówieniami
sprzeda˝y, zakupu, zleceniami serwisowymi, zleceniami produkcyjnymi. Z projektem g∏ównym mo˝na powiàzaç kilka projektów –
u∏atwia to raportowanie czy zarzàdzanie bardziej skomplikowanymi przedsi´wzi´ciami.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

158

Nag∏ówek projektu

Aby wprowadziç nag∏ówek projektu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Plik projektów/Zapytania / Plik projektów.

Wprowadê numer
projektu lub u˝yj jednej
z 26 predefiniowanych
serii numerów
rozpoczynajàcych si´
literami A-Z.

Wybierz typ i szablon
projektu. Dla ka˝dego
typu projektu mo˝na
zdefiniowaç wiele
szablonów u∏atwiajàcych
wprowadzanie nowych
zapisów. Sposób ich
wprowadzania jest
opisany w oddzielnym
rozdziale.

Podaj status projektu.
Mo˝e byç to oferta lub
kolejne statusy projektu.
JeÊli jest to oferta, nie
mo˝na dla niej ksi´gowaç
kolejnych aktualizacji
danych.

Wprowadê numer projektu g∏ównego jeÊli istnieje dla celów konsolidacji danych.

Wprowadê kod klienta zamawiajàcego.

Wprowadê nazw´ lub obiekt dla projektu. Jest ona u˝ywana przy wyszukiwaniu danych tego projektu.

Potwierdê dane klienta – odbiorcy faktury lub wybierz go z listy jeÊli jest ró˝ny od klienta zamawiajà

Wprowadê dane odbiorcy dostawy.

Zatwierdê osob´ kontaktowà w polu OdnoÊnik Klienta lub wprowadê nowà. WartoÊç domyÊlna pochodzi z Pliku Klienta.

Wprowadê numer zamówienia zakupu klienta, mo˝na go drukowaç na dokumentach zwiàzanych z projektem
i wprowadê osob´ kontaktowà ze strony Twojej firmy w polu Nasz odnoÊnik.

Wprowadê dodatkowy opis projektu. Mo˝na go drukowaç na dokumentach.

Wprowadê managera projektu. Mo˝na tego pola u˝ywaç jako kryterium selekcji podczas wydruku raportów
i dokumentów. Pola Grupa U˝ytkowników mo˝na u˝yç, aby ograniczyç dost´p do danych projektu. Wprowadê te˝
sprzedawc´ odpowiedzialnego za projekt.

Wprowadê kategori´ projektu. Nale˝y je wczeÊniej zdefiniowaç w Pliku Kodów.

Data rozpocz´cia i zakoƒczenia jest podpowiadana przez system.

Dla ofert wprowadê dat´ jej wystawienia.

Wprowadê kod zak∏adu klienta którego dotyczy projekt.

Po wype∏nieniu danych nag∏ówka projektu pojawi si´ okno menu. Niektóre ustawienia projektu wynikajà z definicji klienta,
ustawieƒ projektu lub parametrów. Opcje dost´pne w menu to mi´dzy innymi:

•

podprojekty

•

czynnoÊci

159

9

8

7

10

11

13
14

12

4

5

3

1

2

6

4

1

2

3

12

9

8

7

13

15

5

6

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

11

10

16

14

15
16

Definicja podprojektów

Wybierz Podprojekty z menu.

JeÊli korzystasz z szablonu, podprojekty
sà z niego kopiowane. Wybierz numer
podprojektu.

W menu wynierz nag∏ówek podprojektu.

Wprowadê dane podstawowe
takie jak opis, manager
projektu, planowane daty
rozpocz´cia i zakoƒczenia (lub
zaakceptuj wartoÊci domyÊlne
z szablonu).

.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

160

1

2

1

2

Definicja czynnosci projektu

Wybierz czynnoÊci z menu. System wyÊwietli okno z listà wprowadzonych czynnoÊci projektu.

W razie potrzeby dodaj kolejne czynnoÊci.

Wybierz czynnoÊç kosztowà

Mo˝esz zaakceptowaç lub zmieniç domyÊlne wartoÊci. Dost´pne pola:

Po∏àcz czynnoÊç z zamówieniem
zakupu (jeÊli jest to wymagane).

Wprowadê opisy czynnoÊci
i managera.

OkreÊl, czy ta czynnoÊç jest w∏àczona
do sta∏ej ceny, jeÊli jest stosowana.

Wprowadê planowane
i rzeczywiste daty czynnoÊci.

Wprowadê szacowanà iloÊç.
Na przyk∏ad iloÊç kilometrów lub
godzin podró˝y.

Wprowadê jednostkowà wartoÊç dla
obcià˝enia klienta.

Wprowadê koszt i przychód.

System automatycznie wyliczy koszt,
przychód i zysk.

Zaktualizuj szacunki za pomocà wartoÊci zamówienia, jeÊli zamówienie zakupu jest powiàzane z tà czynnoÊcià.

JeÊli zosta∏o zdefiniowane po∏àczenie tej czynnoÊci z zamówieniem zakupu, pojawi si´ okno menu. Wybierz Zamówienie zakupu
aby wybraç konkretne zamówienie.

161

9

8

7

4

5

3

1

2

6

4

1

2

3

8

5

6

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

9

1

1

7

Wybierz czynnoÊç czasowà

CzynnoÊci te sà bardzo podobne do kosztowych. Nie mo˝na ich powiàzaç z zamówieniem zakupu. Mo˝na dokonaç powiàzania
z kodem zasobu.

W razie potrzeby skoryguj domyÊlne wartoÊci.

W oknie menu wybierz korekt´
planowania.

Mo˝na w tej funkcji zaplanowaç czas zasobów
zgodnie z harmonogramem. Harmonogramy
z kolei oparte sà na kalendarzach.
Czas zaplanowany ogó∏em i iloÊç czasu pozosta∏à
do wykorzystania mo˝na zobaczyç na prezentacji
graficznej.

Wybierz czynnoÊç materia∏ow

CzynnoÊci materia∏owe sà bardzo zbli˝one do czynnoÊci kosztowych jeÊli chodzi o wprowadzane dane. Ró˝nicà jest to, ˝e data
rozpocz´cia i zakoƒczenia pochodzi z zamówieƒ powiàzanych z tà czynnoÊcià.

OkreÊl, czy wartoÊci
zamówienia majà aktualizowaç
czynnoÊci projektu w polu Akt.
oszacowanie.

Po∏àcz czynnoÊç z numerem
powiàzanego zamówienia.

Wprowadê szacowany
przychód dla tej czynnoÊci lub
ustal czynnoÊç aktualizowanà
poprzez wartoÊç powiàzanego
zamówienia.

Wprowadê szacowany koszt
dla tej czynnoÊci lub ustal
czynnoÊç aktualizowanà
poprzez wartoÊç powiàzanego
zamówienia.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

162

3

1

2

1

2

1

2

4

5

4

3

1

2

Zysk jest obliczany
automatycznie.

JeÊli jest wymagane, powià˝ czynnoÊç
z zamówieniem zakupu lub sprzeda˝y
przez okno menu.

Wybierz powiàzane zlecenie serwisowe

CzynnoÊci zlecenia serwisowego mogà byc przydatne, gdy z projektem zwiazana jest np instalacja i rozruch urzàdzeƒ.
WartoÊci domyÊlne mo˝na zatwierdziç lub zmodyfikowaç.

Wprowadê opis i managera dla tej
czynnoÊci.

WartoÊci szacunkowe zlecenia mogà byç
zaktualizowane przez rzeczywiste kwoty
powiàzanego zlecenia serwisowego, mo˝na
te˝ wprowadziç regu∏´ aktualizacji tych
wartoÊci.

Regu∏a aktualizacji okreÊla sposób
traktowania danych zleceƒ od klientów
wewn´trznych.

Wprowadê parametry estymacji. Mo˝na
aktualizowaç koszt, przychód lub obie
wartoÊci.

Wprowadê numer powiàzanego zlecenia
serwisowego.

Wprowadê szacowany przychód. Pole mo˝e byç aktualizowane przez przychód ze zlecenia.

Wprowadê szacowany koszt. Pole mo˝e byç aktualizowane przez dane ze zlecenia.

Zysk jest automatycznie wyliczany przez system.

Wybierz opcj´ menu Wprowadzanie/korekta powiàzanego zlecenia serwisowego aby wprowadziç takie zlecenie.

163

Uwaga: Automatycznie aktualizowane jest pole Uwagi w nag∏ówku zamówienia.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

5

4

1

2

3

8

7

5

6

8

7

4

5

3

1

2

6

Kopiowanie projektu

Podczas wprowadzania projektu mo˝na skopiowaç podprojekty i czynnoÊci z istniejàcych projektów do nowych.
Podczas wprowadzania nowego projektu zgodnie z opisanà powy˝ej procedurà uzupe∏nij dane nag∏ówka projektu.

W menu wybierz Podprojekty i naciÊnij [+] aby przejÊç do zak∏adki Kopiuj opcje.

Wybierz projekt z którego
chcesz skopiowaç czynnoÊci.

OkreÊl, czy chcesz
skopiowaç czynnoÊci
podprojektów.

OkreÊl, czy chcesz
skopiowaç oszacowania
standardowe i bud˝ety.

Wybierz czy ma zostaç
skopiowany plan
fakturowania (zosta∏
zdefiniowany na poziomie podprojektów w projekcie êród∏owym)

Wybierz czy ma zostaç skopiowana dodatkowa baza danych zdefiniowana przez u˝ytkownika.

OkreÊl, czy chcesz kopiowaç wszystkie podprojekty czy dokonaç r´cznego wyboru.

JeÊli wybra∏eÊ kopiowanie
r´czne, okreÊl czy kopiowaç
dany podprojekt w polu
Status kopiowania.

Podaj podprojekt
docelowy – kod tego
podprojektu w nowym
projekcie.

NaciÊnij [F4] w polu
Status kopiowania aby
wybraç czynnoÊci które
chcesz skopiowaç z danego
podprojektu.

Potwierdê kopiowanie.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

164

4

5

3

1

2

6

4

1

2

3

5

6

9

8

7

9

8

7

Podglàd projektu

Aby wykonaç zapytanie dotyczàce projektu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Plik projektów/Zapytania /
Zapytania-Projekty.

Wprowadê
numer projektu.

Ekran jest podzielony
na trzy sekcje danych:
rzeczywiste, zafaktu-
rowane, szacunkowe.
Dane rzeczywiste i zafak-
turowane sà automatycz-
nie aktualizowane przez
system wraz z wprowa-
dzaniem kolejnych doku-
mentów. Sekcja oszaco-
waƒ opiera si´ na wpro-
wadzonych do projektu
wartoÊciach planowa-
nych. WartoÊci szacowa-
nych kosztów i przycho-
dów sà zbierane na po-
ziomie czynnoÊci i podsu-
mowywane na poziomie
podprojektu i projektu.

Wybierz
Koszt/przychód
projektu aby wykonaç
szczegó∏owe zapytania.

WartoÊci projektu wyÊwietlone
sà w podziale na czynnoÊci
kosztowe, czasowe,
materia∏owe i czynnoÊci
powiàzane. Mo˝na ograniczyç
dane do ka˝dej z tych grup
czynnoÊci i uszczegó∏awiaç
zapytania a˝ do poziomu
czynnoÊci. W oknie menu
mo˝na okreÊliç, czy podglad
ma dotyczyç wszystkich
kategorii czynnoÊci czy
wybranej.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

165

1

2

1

2

Blokowanie oszacowaƒ projektu

Podczas planowania czynnoÊci projektu system automatycznie podlicza wartoÊci kosztu i przychodu dla ka˝dej czynnoÊci
i konsoliduje je na poziomie podprojektu i projektu. DomyÊlne oszacowanie ma numer 00 i jest tworzone i aktualizowane
automatycznie. Jest ono okreÊlane jako oszacowanie wst´pne i u˝ywane jest do porównaƒ w raportach.

Aby zobaczyç preliminowane koszty/przychody projektu, wybierz funkcj´ Zarzàdzanie Projektami / Plik projektów/Zapytania /
Plik projektów.

Wprowadê numer
projektu.

Wybierz koszty
preliminowane
z menu.

W dowolnym
momencie mo˝na
zablokowaç
oszacowanie
wybierajàc je
i wpisujàc liter´
“L”. Nowe
aktualizacje danych
projektu b´dà
zapisywane
w nowych zestawieniach.

Wszelkie zmiany w projekcie zapisywane sà teraz w oszacowaniu 01. Wersja 00 pozostanie niezmieniona dla celów kontroli wersji
i Êledzenia zmian.

Aktualizacja projektu

Ten rozdzia∏ opisuje funkcje u˝ywane po wprowadzeniu i rozpocz´ciu projektu.

Ksi´gowanie czasu projektu

Aby zaksi´gowaç czas wykorzystany na realizacj´ projektu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Wprowadzanie
transakcji / Raporty czasowe zasobów.

Wybierz kod zasobu.

Wprowadê dat´ dla której chcesz wprowadziç czas pracy.

OkreÊl, czy chcesz skopiowaç oszacowania standardowe
i bud˝ety.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

166

1

1

2

2

1

2

3

3

1

2

Wprowadê projekt,
podprojekt i liczb´ godzin
dla danej czynnoÊci.

Numer linii jest wprowadzany
automatycznie. JeÊli zapis
dotyczy nowej czynnoÊci,
naciÊnij [*] aby dodaç nowà
czynnoÊç dla podprojektu.

WyÊwietla si´ kategoria kosztów dla czynnoÊci.

JeÊli ca∏a iloÊç godzin z karty zosta∏a rozpisana na czynnoÊci, transakcj´ mo˝na zaktualizowaç.

Ksi´gowanie kosztów projektu

Aby zaksi´gowaç koszty realizacj´ projektu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Wprowadzanie transakcji / Transakcje
kosztowe.

Wprowadê dat´ ksi´gowania
kosztów.

Wprowadê projekt,
podprojekt i czynnoÊç dla
której chcesz zaksi´gowaç
koszt.

Wprowadê iloÊç i cen´
czynnoÊci jeÊli zostanie jej
kosztem obcià˝ony klient.

Wprowadê koszt czynnoÊci.

Wprowadzanie powiàzaƒ z zamówieniami

•

Zamówienia zakupu powiàzane z czynnoÊciami materia∏owymi sà wprowadzane standardowo w module Zamówienia
Zakupu (omówione w rozdziale 4). Podczas wprowadzania zamówienia zakupu i rejestrowania faktury koszty sà
zapisywane na poczet projektu.

•

Analogicznie powiàzane z projektem zamówienia sprzeda˝y wprowadzane sà standardowo w Zamówieniach Sprzeda˝y
(rozdzia∏ 2). Po wprowadzeniu dostawy w Zamówieniach Sprzeda˝y dane projektu aktualizowane sà w funkcji zamkni´cia
zamówieƒ materia∏owych. Koszty sà nast´pnie ksi´gowane w projekcie.

•

Powiàzane z projektem zlecenia serwisowe obs∏ugiwane sà w module Zarzàdzanie Serwisem (omówione w rozdziale
11).

Zlecenia powiàzane z projektami sà obs∏ugiwane nieco inaczej ni˝ opisane wczeÊniej. Zlecenie jest zrealizowane, zafakturowane
i zamkni´te w module Zarzàdzanie Serwisem. Transakcje ksi´gowane sà w Ksi´dze G∏ównej. Z u˝yciem regu∏ ksi´gowania
zdefiniowanych w module projektowym mo˝na pozyskaç wybrane transakcje z kont Ksi´gi G∏ównej i zaktualizowaç dane projektu.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

167

4

7

5

6

7

4

5

6

4

1

2

3

4

3

1

2

Regu∏y ksi´gowania Zarzàdzania Projektami

Regu∏y ksi´gowania uzywane sà dla zdefiniowania, w jaki sposób dane przekazywane sà z Ksi´gi G∏ównej do Zarzàdzania
Projektami. Mo˝na zdefiniowaç ró˝ne regu∏y ksi´gowania, ka˝da po∏àczona z numerem konta.

Transakcje sà ksi´gowane na zdefiniowanym koncie. Mo˝na zaktualizowaç dane projektu transakcjami z innych modu∏ów systemu.
Przyk∏adowo koszty podwykonawstwa mogà byç wprowadzane bezpoÊrednio w Ksi´dze Zakupów jako faktury zakupowe, ale
nadal istnieje mo˝liwoÊç aktualizacji projektu za pomocà tych danych.

Wprowadzanie regu∏y ksi´gowania

Aby zdefiniowaç regu∏´ ksi´gowania, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Ceny/kody projektu / Regu∏y ksi´gowania /
Wprowadzanie/korekta regu∏ ksi´gowania.

Wprowadê numer i opis
regu∏y ksi´gowania.

Wprowadê numer konta
dla którego chcesz
zastosowaç regu∏´.

OkreÊl, czy regu∏a ma byç
stosowana dla zapisów na
stronie debetowej kont.

OkreÊl, czy regu∏a ma byç
stosowana dla zapisów na
stronie kredytowej konta.

OkreÊl, czy system powinien
dokonaç przeksi´gowania
oryginalnych transakcji
i zaksi´gowaç je na
wskazanym koncie przed
zaksi´gowaniem
odpowiednich transakcji
produkcji w toku.

Regu∏y ksi´gowania dzia∏ajà zwykle dla kont kosztowych. Podczas realizacji projektu ksi´gowane sà tak˝e przychody
powiàzane z transakcjami kosztowymi. Mo˝na to odzwierciedliç w projekcie wprowadzajàc procentowy narzut.
Po wprowadzeniu rzeczywistych danych do projektu wyÊwietlane sà dane dotyczàce kosztów i przychodów, co pozwala
wystawiç faktur´ dla klienta z doliczeniem wartoÊci ustalonego narzutu.

Tryb aktualizacji. Podczas stosowania regu∏y ksi´gowania nale˝y podaç regu∏´ na podstawie której system zaalokuje koszty
dla konkretnej czynnoÊci projektu. Mo˝na zastosowaç nast´pujàce regu∏y:

0 - Sprawdzana jest transakcja Ksi´gi G∏ównej. JeÊli nie zawiera kodu podprojektu i czynnoÊci, jest pomijana.

1 - Transakcja Ksi´gi G∏ównej musi zawieraç podprojekt, czynnoÊç pobierana jest z pola kod czynnoÊci poni˝ej.

2 - JeÊli w transakcji nie podano podprojektu, u˝ywany jest pierwszy podprojekt zdefiniowany w projekcie i czynnoÊç

wprowadzona w polu poni˝ej.

Wprowadê kod czynnoÊci u˝ywany w powiàzaniu z ustawieniami pola Tryb aktualizacji.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

168

4

3

1

2

4

1

2

3

8

7

5

6

8

7

5

6

Uruchamianie regu∏y ksi´gowania

Transakcje kosztowe aktualizujàce dane projektu mogà byç wprowadzane w innych modu∏ach i ksi´gowane do Ksi´gi G∏ównej.

Wybierz typy czynnoÊci którymi chcesz zaktualizowaç projekt.

Wybierz numer projektu i numer regu∏y
ksi´gowania.

Projekt jest aktualizowany danymi transakcji ksi´gi
G∏ównej.

Dziennik Transakcji

Jeden z parametrów Zarzàdzania Projektami definiuje sposób wykorzystania Dziennika Transakcji. JeÊli jest u˝ywany, wszystkie
koszty zaksi´gowane dla projektu sà w nim przechowywane do czasu weryfikacji i aktualizacji dziennika. JeÊli nie jest u˝ywany,
transakcje kosztowe aktualizujà projekt od razu po ich zaksi´gowaniu.

Aby wydrukowaç dziennik transakcji, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Wprowadzanie transakcji / Dziennik
transakcji.

Wybierz mened˝era projektu, dat´
transakcji, projekt i kody zasobów.

Potwierdê wydruk i sprawdê transakcje. JeÊli dane sà
prawid∏owe potwierdê aktualizacj´ projektów. W razie
potrzeby skoryguj b∏´dy i dokonaj odpowiednich
aktualizacji. Wykonaj ponowny wydruk i zaktualizuj.

Fakturowanie projektu

Mo˝na zdefiniowaç trzy typy planów fakturowania projektu. Plany fakturowania mogà byç definiowane na poziomie projektu rób
ró˝nicowane w jego ramach – na przyk∏ad ka˝dy podprojekt mo˝e mieç inny plan fakturowania.

Plany fakturowania: 1. Na bie˝àco, 2. Sta∏a cena i 3. Faktury powtarzalne.

Aby utworzyç plany fakturowania, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Plik projektów/zapytania / Plik projektów i
wybierz projekt.

W oknie menu wybierz Plan fakturowania.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

169

1

2

1

2

1

1

Dala ka˝dego rodzaju planu fakturowania mo˝na zdefiniowaç ró˝ne zdarzenia uruchamiajàce proces fakturowania. Mo˝liwe
zdarzenia to:

•

CzynnoÊç nieaktywna – jeÊli w danym momencie nie wiadomo, jakie zdarzenie b´dzie uruchamia∏o fakturowanie;

•

Data – konkretny moment w czasie, kiedy rozpoczyna si´ fakturowanie;

•

Projekt rozpocz´to – fakturowanie po uruchomieniu projektu;

•

Podprojekt rozpocz´to – fakturowanie po rozpocz´ciu danego podprojektu;

•

CzynnoÊç rozpocz´to – fakturowanie po rozpocz´ciu czynnoÊci (analogiczne zdarzenia dla zakoƒczenia podprojektu,
projektu i czynnoÊci);

•

Godziny (projekt, podprojekt, czynnoÊç) – fakturowanie rozpoczyna si´ po zarejestrowaniu zdefiniowanej liczby godzin;

•

Przedzia∏ – seria powtarzalnych faktur w czasie trwania projektu, nie jest u˝ywany przy rozliczaniu ceny sta∏ej;

•

Rozliczenie koƒcowe – u˝ywane dla projektów z ustalonà cenà sta∏à i bie˝àcà rejestracjà kosztów.

Fakturowanie na bie˝àco

Faktury sà wystawiane zgodnie z dzia∏aniami na rzecz projektu. Czas w którym sà wystawiane zale˝y od zdefiniowanego
zdarzenia.

Dla kwoty poczàtkowej/zaliczki
na poczet projektu mo˝na
zdefiniowac innà stawk´ podatku
ni˝ dla pozosta∏ych faktur.

Podaj zdarzenie uruchamiajàce
proces fakturowania.

OkreÊl, czy kwota faktury
zaliczkowej mo˝e byç odliczona od
kwoty nast´pnych faktur w polu
Potràç kwot´ faktury.

Ustaw limit ceny projektu aby
uniknàç wystawienia zbyt wysokiej
faktury dla klienta.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

170

4

1

2

3

4

3

1

2

Cena sta∏a

W przypadku tego planu fakturowania negocjowana jest ustalona cena projektu. Fakturowanie mo˝e odbywaç si´ etapami lub na
bie˝àco do osiàgni´cia ustalonego limitu.

Wprowadê sta∏à cen´ za
ca∏oÊç projektu.

Wprowadê kwot´ faktury
zaliczkowej. Mo˝na dla niej
zastosowaç innà stawk´
podatku ni˝ dla pozosta∏ych
faktur.

OkreÊl czynnoÊç
uruchamiajàcà wystawienie
faktury zaliczkowej.

OkreÊl, czy faktura
zaliczkowa ma zostaç
w pe∏ni odliczona od kolejnej
faktury czy proporcjonalnie
od wszystkich kolejnych.

OkreÊl, czy b´dzie wystawiana faktura rozliczeniowa.
Jest to ostatnia faktura wystawiana w projekcie. WartoÊç tej faktury odniesiona do wartoÊci ca∏ego projektu jest
proporcjonalnie odliczana od wszystkich poprzednich faktur.

OkreÊl, czy fakturowanie b´dzie si´ odbywa∏o na bie˝àco czy faktury b´dà wystawiane zgodnie z ustalonymi etapami.

Dla czynnoÊci materia∏owych, kosztowych i czasowych mogà byç stosowane ró˝ne stawki VAT. Mo˝na dokonaç podzia∏u
ksi´gowania przychodów z tych trzech grup czynnoÊci na 3 kategorie i okreÊlic wartoÊç procentowà lub kwot´, a tak˝e
stawk´ VAT odpowiadajàcà ka˝dej z grup.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

171

1

2

4

1

2

3

5

6

4

5

3

6

7

7

Faktury powtarzalne

Wprowadê dat´
pierwszej faktury
w projekcie.

Wprowadê dat´
nast´pnej faktury.

Wprowadê dat´
ostatniej faktury
w projekcie. Wpisz
999999 jeÊli nie chcesz
ograniczaç okresu
fakturowania.

Wprowadê przedzia∏
fakturowania
w tygodniach,
miesiàcach lub dniach.

Wprowadê kwot´ kolejnych faktur.

Wprowadê kod podatku.

Wprowadê opis drukowany na fakturach.

Wydruk propozycji fakturowania

Aby utworzyç faktur´ dotyczàcà projektu, nale˝y najpierw wydrukowaç propozycj´ fakturowania.

Wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Fakturowanie / Tworzenie propozycji fakturowania.

Na bazie
wprowadzonych
kryteriów selekcji
system sprawdzi plany
fakturowania i wyszuka
odpowiadajàce faktury.
Dost´pne kryteria
wyboru to m.in.
projekt, odbiorca
faktury, model cenowy
itp.

Po sprawdzeniu
i zaakceptowaniu propozycji
mo˝na wydrukowaç faktur´.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

172

4

1

2

3

7

5

6

7

4

5

3

1

2

6

1

1

Wydruk faktur

Aby wydrukowaç faktury dla projektu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Fakturowanie / Wydruk faktur/faktur
korygujàcych.

Jest ona podobna do wydruku propozycji fakturowania.
Projekty dla których propozycja jest ju˝ wydrukowana
majà na liÊcie znak [>].

Zamykanie faktur

Aby zamknàç faktury dla projektu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Fakturowanie / Wydruk faktur/faktur
korygujàcych.

Zamkni´cie faktur aktualizuje dane do Dziennika Faktur Ksi´gi Sprzeda˝y.

Ustalenie przychodu

Dla projektów ze zdefiniowanà cenà sta∏à i procentem ukoƒczenia stosuje si´ funkcj´ pozwalajàcà na obliczenie przychodu
z projektu. CzyÊci ona transakcje produkcji w toku i ksi´guje przychód zgodnie z procentem kosztów ca∏kowitych projektu ju˝ dla
niego wprowadzonych.

Aby wykonaç tà funkcj´, wybierz: Zarzàdzanie Projektami / Raporty/Statystyka / Procent ukoƒczenia / Analiza przychodu.

Wybierz projekt i dat´
ksi´gowania.

Porównaj rzeczywiste
i szacowane koszty
i przychody projektu.

WyÊwietlana jest tak˝e
wartoÊç przychodu
i ustalonego kosztu.

System automatycznie
zlicza wartoÊç kosztów
projektu i proponuje
wartoÊç przychodu.

Po sprawdzeniu danych zaktualizuj projekt.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

173

4

3

1

2

4

1

2

3

Pozosta∏e funkcje zwiàzane z projektami

Ten rozdzia∏ opisuje niektóre dodatkowe funkcje, ustawienia i raporty u∏atwiajàce zarzàdzanie projektami.

Wprowadzanie szablonu projektu

Mo˝na wprowadziç szablony zawierajàce powtarzajàce si´ wartoÊci pól, aby nie trzeba by∏o powtarzaç wprowadzania tych danych
przy zak∏adaniu nowych projektów.

Aby wprowadzic taki szablon, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Ceny / Kody projektu / Szablony.

Wprowadê typ projektu
i numer szablonu.

W oknie menu wybierz nag∏ówek
szablonu.

Wprowadê domyÊlne opisy
i dodatkowy opis.

Wprowadê domyÊlne
kategorie projektu dla
celów raportowych

Wprowadê szacowane
daty rozpocz´cia
i zakoƒczenia.

Wprowadê domyÊlny
numer licznika.
W parametrach modu∏u
zdefiniowanych jest 26 serii
numerów projektu,
pozwalajàcych dodatkowo
ró˝nicowaç ich typy.

Wprowadê pola definiowane przez U˝ytkownika, jest to 10 pól w których mo˝na zapisaç dowolne informacje.

Wprowadê kod sortowania faktury. Kody i porzàdek sortowania faktur sà wprowadzane w funkcji Kody sortowania faktur.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

174

7

4

5

3

1

2

6

4

1

3

7

5

6

2

Wprowadê domyÊlny kod
VAT dla faktury zaliczkowej.

Wprowadê kod
automatycznego
ksi´gowania dla tego typu
projektu.

Mo˝na wprowadziç inne
serie numerów dla zamó-
wieƒ sprzeda˝y, zakupu,
zleceƒ serwisowych, typu
umowy, zleceƒ produk-
cyjnych dla odpowiednich
rodzajów dokumentów
powiàzanych z projektem.
Pomaga to oddzieliç zlece-
nia/zamówienia powiàzane
i niepowiàzane z projektami
w ka˝dym z modu∏ów.

Wprowadê metod´
kalkulacji produkcji w toku dla tego projektu.

Ustawienia produkcji w toku

Produkcj´ w toku dla projektu mo˝na rozliczaç na kilka sposobów. Mo˝na ustawiç inne modele tego rozliczenia dla czynnoÊci
materia∏owych, kosztowych i czasowych (chyba, ˝e u˝ywany jest model obowiàzujàcy dla ca∏ego projektu).

Aby zdefiniowaç sposób rozliczania WiP, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Projektami / Plik projektów/Zapytania / Plik
projektów.

Wprowadê numer projektu. W oknie menu wybierz
Parametry projektu.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

175

1

9

10

8

11

9

8

10

11

Uwaga: Szablon projektu mo˝e zawieraç podprojekty i czynnoÊci.

1

Wybierz Ksi´gowanie kosztów/WiP w kolejnym menu.

W oknie wyboru wybierz z listy regu∏y ksi´gowania
(lista dost´pna pod F4).

Ustawienia WiP:

Brak ksi´gowania kosztów/WiP – nie b´dà tworzone
ksi´gowania kosztów i produkcji w toku dla projektu;

BezpoÊrednie ksi´gowanie kosztów – nie b´dà tworzone
transakcje WiP, koszty b´dà ksi´gowane bezpoÊrednio na konto kosztu w∏asnego sprzeda˝y;

Ksi´gowanie WiP – Podczas ksi´gowania kosztów na konto projektu system utworzy transakcje produkcji w toku. Po zamkni´ciu
faktury transakcje produkcji w toku zostanà przeksi´gowane na konto kosztu w∏asnego sprzeda˝y;

WiP ze stornem – w czasie zapisu kosztów dla projektu b´dà tworzone transakcje produkcji w toku. Po zamkni´ciu faktury
transakcje WiP zostanà wyczyszczone, a kwota przeksi´gowana na drugà stron´ tego samego konta;

Procent ukoƒczenia – transakcje produkcji w toku b´dà tworzone. Po zamkni´ciu faktury nie b´dà one wyczyszczone,
aktualizacja kosztów i przychodów nast´puje po wykonaniu funkcji Analiza przychodu;

WiP z transakcjami odwracajàcymi i odchyleƒ – mo˝na zaksi´gowaç odchylenia mi´dzy wartoÊciami szacowanymi
a rzeczywistymi pod kàtem iloÊci, ceny lub obu wartoÊci.

Wydruk oferty

Dla projektów o statusie oferty mo˝na wydrukowaç formalnà ofert´ dla klienta.

Wybierz funkcj´: Zarzàdzanie
Projektami / Dokumenty /
Potwierdzenia ofert/zamówieƒ /
Wydruk ofert.

Oferta pokazuje szczegó∏y projektu
w podziale na podprojekty i typy
czynnoÊci.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

176

2

2

3

3

Analiza danych kosztowych

Faktury podwykonawców mogà byç wprowadzane w Ksi´dze Zakupów, koszty instalacji poprzez zlecenia serwisowe. Wszystkie
te transakcje sà aktualizowane do Ksi´gi G∏ównej i mogà byç zaktualizowane do projektu z u˝yciem regu∏ ksi´gowania, które
aktualizujà odpowiednie pozycje kosztów.

Aby przeglàdaç dane takich kosztów, wybierz: Zarzàdzanie Projektami / Plik projektów/Zapytania / Zapytania-projekty.
Wybierz projekt. W oknie menu wybierz Koszt/przychód projektu a nast´pnie czynnoÊci kosztowe.

Wybierz czynnoÊç którà
chcesz zobaczyç z listy.
W oknie menu wybierz
rodzaj podglàdu.

Wydruk raportów

Raporty dotyczàce projektu mo˝na wydrukowaç w funkcji: Zarzàdzanie Projektami / Raporty/Statystyka / Raporty-Projekty.

Wprowadê kryteria selekcji,
numery kont i wymiarów
ksi´gowania.

Wpisz [n] w polu Wybierz
Funkcj´ aby wprowadziç
nowy zapis.

177

1

1

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

1

2

1

2

Po zakoƒczeniu wybierania
funkcji naciÊnij strza∏k´ w dó∏,
aby przejÊç do wyboru funkcji
dla podprojektu i czynnoÊci.

Wybierz kryteria wydruku.

ZARZÑDZANIE PROJEKTAMI

178

4

4

3

3