Rozdzia∏ 11

Zarzàdzanie Serwisem

Modu∏ Zarzàdzanie Serwisem jest rozwiàzaniem dla firm serwisowych lub Êwiadczàcych mi´dzy innymi us∏ugi
serwisowe (np. centrów serwisowych). Efektywne zarzàdzanie procesami serwisu i wsparcie procedury
przeglàdów okresowych pozwala na lepsze wykorzystanie sprz´tu i zasobów oraz wzrost zyskownoÊci takiej
dzia∏anoÊci.

Modu∏ zawiera zestaw narz´dzi do analizy, zarzàdzania i obróbki danych serwisowych. Zleceniom nadawane sà
statusy zgodne z fazà cyklu serwisowego. Wraz ze zmianà statusu zmienia si´ sposób dzia∏ania centrum
serwisowego. Typy zleceƒ sà rodzajem szablonów zawierajàcych dane potrzebne na danym etapie realizacji
zlecenia.

Funkcje modu∏u pozwalajà na integracj´ zasobów zarzàdzanych przez inne modu∏y systemu, takie jak: Kontrola
Zapasów, dostawy, produkcja, Zarzàdzanie Projektem, finanse, sprzeda˝ i dystrybucja, a tak˝e Zarzàdzanie
Umowami.

Proces serwisu cz´sto uruchamiany jest przez kontakt klienta z centrum obs∏ugi Klienta lub Help Desk.
Konsultant zwykle podejmuje prób´ telefonicznego rozwiàzania problemu. Mo˝na u∏atwiç mu prac´ przez
dost´p do historii, danych produktu i bazy danych najcz´Êciej wyst´pujàcych problemów (FAQ).

JeÊli taki sposób rozwiàzania problemu nie jest mo˝liwy, niezb´dna jest interwencja serwisanta w siedzibie firmy
lub klienta. W bardziej skomplikowanych przypadkach do klienta wysy∏ana jest oferta z oszacowaniem czasu
trwania i kosztów us∏ugi. JeÊli klient zaakceptuje warunki, rejestrowane jest zlecenie serwisowe. JeÊli jego termin
realizacji jest d∏ugi, osoba przyjmujàca zlecenie zamieszcza dodatkowe informacje potrzebne planiÊcie.

JeÊli firma serwisowa jest w stanie przyjàç zarejestrowane zlecenie, przenoszone jest ono do etapu planowania
i alokacji materia∏ów i zasobów. Na tym etapie zbierane, dodawane i modyfikowane sà wszystkie dodatkowe
informacje u∏atwiajàce realizacj´ zlecenia, na przyk∏ad w wyniku dodatkowych ustaleƒ z klientem. Rozpoczyna
si´ te˝ planowanie poszczególnych zadaƒ umo˝liwiajàcych wykonanie i zamkni´cie zlecenia. Pozyskiwane sà
potrzebne materia∏y.

W momencie rozpocz´cia pracy nad zleceniem jego status zmienia si´ na tryb realizacji. Na tym etapie dla
zlecenia zapisywane sà rzeczywiste koszty robocizny i materia∏ów, nast´puje te˝ sztywna alokacja materia∏ów
na potrzeby tego konkretnego zadania.

Status zmieniany jest na zakoƒczony po wykonaniu wszystkich niezb´dnych prac i osiàgni´ciu celu. Materia∏y
wykorzystane do realizacji zlecenia zostajà wtedy zaksi´gowane jako dostarczone do klienta. Pozosta∏e materia∏y
zostajà zwrócone do magazynu lub magazynu braków, w zale˝noÊci od tego, czy nadajà si´ do wykorzystania.
Zbierane sà te˝ dodatkowe koszty materia∏ów i robocizny, aby mo˝na je by∏o doliczyç do ca∏oÊci zlecenia.

JeÊli wszystkie dane dla zlecenia zosta∏y ju˝ skompletowane i jest ono gotowe do fakturowania, jego status
zmieniany jest na zamkni´te. W systemie zostajà utworzone faktury, aktualizowane sà dane ksi´gowe.

179

Rozpocz´cie pracy

Przed rozpocz´ciem wprowadzania zleceƒ nale˝y zdefiniowaç kilka ustawieƒ.

Definicja typu zapisu

Aby zdefiniowaç typ zapisu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Ró˝ne / Ustawienia /
Wprowadzanie definicji typu zapisu / Ustawienia uk∏adu.

NaciÊnij [F4] aby
wyÊwietliç list´
dost´pnych uk∏adów
i wybierz uk∏ad u˝ywany
dla zleceƒ serwisowych.

NaciÊnij OK aby
zaakceptowaç wybór
i wyjÊç z funkcji.

180

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

1

2

Ustawienia kodów pasków narz´dzi

Aby zdefiniowaç typ zapisu, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Ró˝ne / Ustawienia /
Wprowadzanie definicji typu zapisu / Ustawienia paska narz´dzi.

NaciÊnij [F4] aby
wyÊwietliç list´
dost´pnych kodów
pasków narz´dzi lub
utwórz nowy. Aby dodaç
nowy pasek narz´dzi,
wpisz jego nazw´ w polu
Kod paska narz´dzi.

Drzewo w lewej cz´Êci
okna pokazuje funkcje
dost´pne podczas
wprowadzania/korekty
zlecenia serwisowego.
Mo˝na rozwinàç foldery
przez naciÊni´cie znaczka
+ aby wybraç podfoldery.
Mo˝na dodaç folder lub
podfolder do paska
narz´dzi przez
podÊwietlenie jego nazwy
i naciÊni´cie przycisku
Dodaj. Pojawi si´ on
wtedy po prawej stronie
okna. Wybierz wszystkie
funkcje dla wprowadzania/korekty zleceƒ serwisowych.

Opcjonalnie u˝yj klawisza Usuƒ aby usunàç wybranà pozycj´.

NaciÊnij OK aby zapisaç kod paska narz´dzi.

Korzystanie z typów zapisu

Aby skorzystaç z typów zapisu wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia Serwisowe / Ró˝ne / Ustawienia /
Wprowadzanie definicji typu zapisu / Wprowadzanie ustawieƒ typu zapisu.

NaciÊnij [F4] w polu Typ zapisu aby skorygowaç
parametry istniejàcego typu lub wpisz nazw´ aby utworzyç
nowy typ zapisu.

Podaj opis.

Wybierz kod uk∏adu i kod paska narz´dzi.

Zatwierdê zapis.

181

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

1

2

2

1

1

4

2

3

3

4

4

3

2

4

3

Dodawanie utworzonego typu zapisu do Parametrów

Wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Ró˝ne / Ustawienia / Parametry.

Wybierz zak∏adk´
Ogólne. W polu
DomyÊlny typ zapisu
naciÊnij [F4] aby
wyÊwietliç typy zapisu.
Wybierz typ zapisu.

182

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

1

Wprowadzanie zlecenia serwisowego

Najcz´Êciej zlecenie serwisowe jest tworzone po zajÊciu zdarzenia lub na bazie harmonogramu. Przyk∏adowo Helpdesk otrzyma∏
zg∏oszenie klienta dotyczàce artyku∏u BoM sprzedanego do tego klienta.

Wprowadzanie nag∏ówka zlecenia

Aby wprowadziç nag∏ówek zlecenia serwisowego, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe /
Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych.

Wybierz typ zlecenia. OkreÊla
on domyÊlne ustawienia dla
wielu funkcji zlecenia
i kontroluje przetwarzanie.

Wprowadê numer zlecenia.
Jest on liczbowy, mo˝e mieç do
10 znaków. NaciÊnij Tab aby
uzyskaç kolejny numer dla
wybranego typu zlecenia.
Jest on automatycznie
nadawany z licznika
przypisanego do tego typu
zlecenia.

W zak∏adce Klienci wybierz
adres serwisu, adres odbiorcy
faktury i adres zamawiajàcego.

183

ZARZÑDZANIE SERWISEM

3

1

2

1

2

3

W zak∏adce Obiekt
serwisowy wybierz typ
obiektu. Zlecenie serwiso-
we mo˝e byç po∏àczone
z innym obiektem w iScali
takim jak artyku∏ magazyno-
wy, pracownik, Êrodek
trwa∏y, stanowisko robocze
MPC, narz´dzie MPC,
szkolenia dla pracowników,
konfiguracje BoM. W oma-
wianym przyk∏adzie wybierz
Zasoby ludzkie.

Wybierz konfiguracj´ BoM
jeÊli istnieje.

W polu Pozycja
serwisowana okreÊl
konkretnà pozycj´
podlegajàcà serwisowi.

Wprowadê numer seryjny.
Jesli zostanie wprowadzony,
poka˝e si´ historia
numerów seryjnych. Nale˝y
do niej wprowadziç istotne dane zwiàzane ze zleceniem. NaciÊnij [Wykonane] po zakoƒczeniu uzupe∏niania danych.

Wprowadê numer umowy jeÊli obiekt serwisowany jest nià obj´ty. B´dà zastosowane wszystkie warunki umowy

Wprowadê dodatkowy opis zlecenia.

NaciÊnij OK po zakoƒczeniu wprowadzania danych nag∏ówka.

184

ZARZÑDZANIE SERWISEM

9

8

7

10

4

5

6

4

9

8

7

5

6

10

Wprowadzanie danych statusu

W zak∏adce Status wprowadê status
zlecenia. Nale˝y dobrze wybraç status,
powoduje on uruchomienie
odpowiednich funkcji w systemie.

Wprowadê dat´ statusu i dat´
zg∏oszenia. DomyÊlnie wprowadzana
jest data systemowa.

Wprowadzanie danych harmonogramu

W zak∏adce Serwisant
wprowadê serwisanta
przypisanego do zlecenia.
Mo˝na na tym poziomie
zaalokowaç grup´ zasobów,
np. dzia∏ serwisu jeÊli typ
zlecenia jest tak
zdefiniowany.

Przypisz priorytet
i wa˝ony priorytet
zlecenia. Im ni˝szy, tym
zlecenie jest pilniejsze.

Wprowadê kod
analityczny zlecenia.

Wprowadê zaplanowany
czas do ukoƒczenia
zlecenia.

Wprowadê szacowany
czas odpowiedzi,
przewidywany czas
dojazdu, przewidywany
czas rozwiàzania
problemu
i przewidywany czas dostawy materia∏u.

NaciÊnij OK. JeÊli system o to poprosi, podaj email serwisanta aby powiadomiç go o nowym zg∏oszeniu.

185

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

2

1

4

2

3

5

6

1

4

5

3

1

2

6

Dane podstawowe

W zak∏adce G∏ówne wprowadê
numer zamówienia
g∏ównego i sprzedawc´.

OkreÊl czy stosowaç szablon
zlecenia czy nie.

Wprowadzanie linii zlecenia

Po wprowadzeniu nag∏ówka zlecenia
nale˝y wprowadziç zadania do
wykonania. Funkcje pozwalajàce to
zrobiç sà widoczne w formie
przycisków paska narz´dzi nad polem
Typ zamówienia. Sposób definicji paska narz´dzi
zosta∏ wczeÊniej opisany.

NaciÊnij na przycisk Linie zlecenia.

Wpisz ZAD w polu Kod
czynnoÊci. Mo˝na w tym
polu wprowadzaç tak˝e
czynnoÊci bezpoÊrednio.
Zadania sà wczeÊniej
zdefiniowanà grupà
czynnoÊci, która
wykonywana jest
w okreÊlonych sytuacjach.

Zadania mo˝na wyszukiwaç
wed∏ug ich powiàzaƒ
z artyku∏ami magazynowymi.

186

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

1

2

1

2

2

3

3

CzynnoÊci przypisane do
zadania sà wyÊwietlane
w polu Kod czynnoÊci.

Sprawdê opisy zadaƒ.
Mo˝esz skorzystaç z formatki
wprowadzania linii jeÊli chcesz
skorygowaç dane.
Wpisz [>] i numer linii.

Wprowadê odbiorc´
faktury dla czynnoÊci, jeÊli
jest inny ni˝ odbiorca us∏ugi.

Wprowadê procent rabatu
jeÊli jest stosowany.

Wejdê do zak∏adki
Planowane.

Wprowadê planowane
godziny dla czynnoÊci.

Wprowadê planowanà
cen´/godzin´. Wycena jest
kombinacjà czynnoÊci, stawki
serwisanta, u˝ywanego
cennika i artyku∏u
serwisowanego.

Wprowadê planowany
koszt/godzin´. Zwykle
koszt jest liczony jako
stawka serwisanta, ale mo˝e
byç zdefiniowany bezpoÊrednio dla czynnoÊci.

Wprowadê planowanà dat´ rozpocz´cia i zakoƒczenia.

NaciÊnij OK. Sprawdê pozosta∏e ustawienia jeÊli jest taka potrzeba.

187

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

4

Uwaga: Zadaƒ mo˝na u˝yç tak˝e dla wprowadzania
czynnoÊci kosztowych i materia∏owych.

5

6

5

6

9

10

11

9

8

7

8

7

12

12

10

11

Status zlecenia serwisowego

Statusy zleceƒ sà definiowane dla Êledzenia kolejnych kroków procesu serwisu.

Planowanie

Status Przypisane/Planowane odpowiada kodom z zakresu 20-29. Dla takiego zlecenia nie mo˝na wykonywaç dostaw ani prac.
Podczas planowania wartoÊci wykonywane sà alokacje czasu i materia∏ów na potrzeby tego zlecenia. Planowanie mo˝na
wykonywaç w czasie od rejestracji do ukoƒczenia zlecenia (status 10-49).

Aby skorygowaç status, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Wprowadzanie / Aktualizacja
zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych.

Wybierz numer zlecenia.
Mo˝na wyszukiwaç np
wed∏ug statusu zlecenia.

Po wybraniu zlecenia wejdê
do zak∏adki Status.

Zmieƒ status zlecenia.

DomyÊlna data i czas
przypisania zlecenia to data
systemowa.

188

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

3

2

1

3

4

4

2

Planowanie linii czynnoÊci

Przejdê do formatki wprowadzania linii zlecenia, wpisz [>] i numer linii.

W zak∏adce Ogólne wprowadê [%]
w polu In˝ynier aby otworzyç okno
dotyczàce kwalifikacji serwisantów.

Wprowadê odpowiednie kryteria
selekcji.

NaciÊnij [Tab] aby podzieliç ekran
na dni i tygodnie. Kliknij dwukrotnie
na kod zasobu aby zobaczyç
przypisane zadania.

189

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

3

1

2

2

3

W zak∏adce Planowane
sprawdê czy dane planistyczne
sà poprawne.

Skoryguj pozosta∏e linie zlecenia
w taki sam spsoób.

Planowanie linii kosztowych

Do zlecenia serwisowego mo˝na dodaç koszty takie jak przejazdy, zakwaterowanie itp.

Przejdê do szczegó∏ów
linii kosztowej.

Wybierz pozycj´
kosztów. NaciÊnij [F4]
aby wybraç jà z listy.

Przypisz koszty do
serwisanta.

190

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

4

Uwaga: Mo˝na te˝ u˝yç uk∏adu tabelarycznego,
takiego jak w arkuszu kalkulacyjnym.

1

2

3

3

1

2

CzynnoÊci przypisane do zadania sà
wyÊwietlane w polu Kod czynnoÊci.

Wprowadê planowanà cen´ dla
fakturowania.

Wprowadê planowany koszt.

NaciÊnij OK po zakoƒczeniu.

Planowanie linii materia∏owych.

JeÊli dla realizacji zlecenia potrzebne sa materia∏y, wprowadê i zaplanuj linie materia∏owe. Wejdê do zak∏adki Linie materia∏owe
i wybierz artyku∏.

JeÊli dana cz´Êç pochodzi z konfuguracji BoM, wpisz [@?] aby zobaczyç konfiguracje wprowadzone dla tego klienta i znaleêç
potrzebnà cz´Êç.

Wpisz [>] aby przejÊç do formatki.

Zaalokuj materia∏ dla
danego serwisanta.

Zweryfikuj dane
magazynu i przejdê do
zak∏adki IloÊci.

191

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

7

5

6

7

4

5

6

1

2

1

2

Wprowadê planowanà
iloÊç. Powoduje to
powstanie alokacji dla
artyku∏u.

Wprowadê szacowanà
dat´ dostawy.

Przejdê do zak∏adki
Wycena.

Sprawdê, czy domyÊlne
wartoÊci ceny i kosztów
pochodzàce z Pliku
Artyku∏ów sà poprawne.

Po ukoƒczeniu naciÊnij OK.

192

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

5

4

6

3

3

5

6

Aktualizacja statusu zlecenia na Rozpocz´te

Zlecenia w trakcie realizacji majà status 30-39. Zmiana ze statusu Przypisane/Planowane na Rozpocz´te pozwala wprowadzaç
rzeczywiste wartoÊci robocizny i kosztów. Mo˝na wykonywaç sztywne alokacje materia∏ów dla zlecenia. Rzeczywistà robocizn´
wprowadzamy w polu Wykorzystane.

Aby skorygowaç status, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Wprowadzanie/Aktualizacja
zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie / Aktualizacja zamówieƒ serwisowych. Wybierz zlecenie z listy.

Wejdê do zak∏adki
Status.

Wybierz status
Zlecenie rozpocz´te.

Wprowadê dat´ i czas
rozpocz´cia realizacji
zlecenia w polu
Rozpocz´te.

Po zakoƒczeniu naciÊnij
OK.

193

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

3

1

2

4

1

2

3

Wprowadzanie rzeczywistych danych czynnoÊci

Przejdê do linii zlecenia
u˝ywajàc przycisku na
pasku narz´dzi. Wybierz
Linie czasowe. Wpisz
[>] i numer linii aby
przejÊç do formatki
wprowadzania danych
i wprowadziç rzeczywiste
dane.

Wejdê do zak∏adki
rzeczywiste i wprowadê
godziny wykorzystane na
realizacj´ czynnoÊci.

Wprowadê iloÊç godzin
zafakturowanych.

Wprowadê cen´ i koszt.

Wprowadê rzeczywistà dat´ rozpocz´cia.

Wprowadê rzeczywistà dat´ zakoƒczenia.

NaciÊnij OK aby zaktualizowaç zapis. Uzupe∏nij inne linie czynnoÊci w ten sam sposób.

Wprowadzanie rzeczywistych kosztów

Wejdê w zak∏adk´
Linie kosztowe. Wpisz
[>] i numer linii aby
skorygowaç dane.

Wprowadê rzeczywistà
iloÊç zaalokowanà dla
linii kosztowej. Mo˝e byç
równa lub ró˝na od
planowanej.

Wprowadê iloÊç dla
faktury.

Wprowadê rzeczywistà
cen´.

Wprowadê rzeczywisty koszt.

Wprowadê rzeczywistà dat´ poniesienia kosztu.

NaciÊnij OK aby zaktualizowaç zapis. Uzupe∏nij inne linie czynnoÊci w ten sam sposób.

194

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

1

3

5

6

2

4

5

3

1

2

7

7

6

4

1

2

3

7

5

6

7

4

5

3

1

2

6

Wprowadzanie rzeczywistych wartoÊci dla linii materia∏owych.

Przejdê do linii zlecenia
u˝ywajàc przycisku na pasku
narz´dzi. Wybierz Linie
materia∏owe. Wpisz [>]
i numer linii aby przejÊç do
formatki wprowadzania
danych i wprowadziç
rzeczywiste dane.

Wejdê do zak∏adki IloÊci.

Wprowadê iloÊç
wypo˝yczonà
serwisantowi (dostarczonà
lub wydanà).

Wprowadê dat´
przekazania.

Wprowadê iloÊç
dostarczonà do klienta.
IloÊç dodatnia powoduje
wydanie z magazynu.

Wprowadê dat´ dostawy do klienta.

JeÊli serwisant nie wykorzysta∏ wszystkich materia∏ów mo˝e zwróciç je do magazynu. Wprowadê je w polu Zwrot
artyku∏ów sprawnych.

Wprowadê dat´ zwrotu.

JeÊli cz´Êç artyku∏ów zosta∏a wykorzystana przez serwisanta ale nie dostarczona klientowi (np. z uwagi na ich wad´), mo˝na
je przesunàç do magazynu braków. Wprowadê iloÊç tych artyku∏ów w polu Zwrot braku.

Wprowadê dat´ zwrotu.

Wprowadê kwot´ zafakturowanà dla klienta.

195

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

1

2

3

11

12

9

10

8

7

5

6

Uwaga: W sytuacji wymiany materia∏u mo˝na wprowadziç
iloÊç ujemnà jako zwrot.

9

8

7

10
11

4

5

3

1

2

6

Wprowadê dat´ faktury.
Wejdê do zak∏adki Ró˝ne.

Wprowadê kody statystyczne
jeÊli jest taka potrzeba i naciÊnij
[Enter]. Kody statystyczne
mo˝na zdefiniowaç dla
metaria∏ów i wykorzystywaç je
nast´pnie do tworzenia raportów.

JeÊli artyku∏ wymaga wprowadzenia
numeru seryjnego, system o to
poprosi.

Mo˝na do∏àczyç plik graficzny
przez wpisanie w linii polecenia
PIC.

Po zakoƒczeniu naciÊnij OK.

196

ZARZÑDZANIE SERWISEM

12

14

13

12

13

14

Uwaga: Wpisanie [!!] w polu Artyku∏ powoduje wyÊwietlenie listy dost´pnych
funkcji. Analogicznie dla linii kosztowych i materia∏owych.

Wprowadzanie statusu Zakoƒczone

Zlecenia zakoƒczone majà status 40-49. Ustalenie takiego statusu zamyka zamówienie. Mo˝na jednak dalej wprowadzaç dla niego
robocizne i materia∏y. Status taki oznacza zakoƒczenie pracy serwisanta.

Aby skorygowaç status, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Wprowadzanie/Aktualizacja
zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych. Wybierz zlecenie z listy.

Wejdê do zak∏adki
Status.

Wybierz status Zlecenie
zakoƒczone.

Wprowadê dat´
i czas zakoƒczenia
realizacji zlecenia w polu
Zakoƒczone.

NaciÊnij OK po
zakoƒczeniu
wprowadzania danych.

197

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

1

2

3

4

3

1

2

Uzupe∏nianie linii czynnoÊci

Aby zaktualizowaç linie czynnoÊci, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe /
Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych.

Wejdê do linii zlecenia. W linii czynnoÊci wpisz [>] i numer linii.

W zak∏adce Ogólne sprawdê
dane. Mo˝na wprowadziç
rabat jeÊli jest udzielony.

Wejdê do zak∏adki
Ksi´gowanie i sprawdê
prawid∏owoÊç danych.

NaciÊnij na przycisk
Parametry aby skorygowaç
w razie potrzeby parametry
linii. Opcja ta jest dost´pna dla
wszystkich rodzajów linii.

Wprowadê w razie potrzeby specjalne warunki dostawy i wybierz odpowiednià metod´ dostawy.

198

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

3

Uwaga: W zak∏adce Dokumenty znajduje si´ lista dokumentów, które mo˝na
wydrukowaç. Mo˝na tà list´ aktualizowaç.

3

1

2

Przejdê do ustalenia parametrów
p∏atnoÊci.

Wprowadê kod waluty faktury
jeÊli jest ró˝ny od domyÊlnego.

Wprowadê sta∏à cen´ robocizny
i dodatkowe koszty oraz materia∏y.

Wprowadê specyfikacje faktury
jeÊli sà stosowane.

Skoryguj warunki p∏atnoÊci faktury.

Wprowadê rabat zlecenia.

Przejdê do zak∏adki Ró˝ne. Mo˝na tu
wprowadziç kwot´ zaliczki. Kwota
ta zostanie odliczona od pierwszej
faktury zlecenia.

Wprowadê maksymalnà kwot´
która mo˝e zostaç zafakturowana
w polu Pu∏ap. Po zakoƒczeniu
naciÊnij OK.

199

ZARZÑDZANIE SERWISEM

8

7

4

5

6

4

8

7

5

6

9

10

9

11

Uwaga: Dla zakoƒczonych zleceƒ nadal mo˝na wprowadzaç rzeczywiste
koszty materia∏ów, robocizny i koszty dodatkowe.

10

11

Obs∏uga centrum serwisowego

Modu∏ zawiera wiele funkcji u∏atwiajàcych zarzàdzanie centrum serwisowym.

Monitor zlecenia serwisowego

Aktualizowany na bie˝àco monitor zlecenia serwisowego jest pomocny w jego obs∏udze. Zawiera krytyczne szczegó∏y linii zlecenia,
wyÊwietla zlecenia które nie rozpocz´∏y si´ lub nie zosta∏y zrealizowane w ˝àdanym terminie. Pokazuje te˝ status realizacji zleceƒ
z wysokim priorytetem lub szczególnie pilnych.

Aby skorzystaç z tej funkcjonalnoÊci, wybierz: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Zapytania/monitoring /
Monitorowanie zamówieƒ.

Wprowadê zakres
statusów zleceƒ.

Wprowadê zakres
numerów zleceƒ.

Podaj zakres
aktualizacji
w sekundach.

NaciÊnij OK.

Aby zobaczyç dane
szczegó∏owe zlecenia
naciÊnij na przycisk
zapytania obok zlecenia.
Mo˝na przeglàdaç jego
szczegó∏y i w razie potrzeby
dokonywaç korekt.

200

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

3

1

2

1

2

3

5

5

4

Tworzenie propozycji zamówienia zakupu

Propozycja zamówienia zakupu mo˝e zostaç utworzona dla materia∏ów wykorzystanych dla realizacji zleceƒ serwisowych.
Propozycja zamówienia zakupu zapisana zostanie w module Zamówienia Zakupów. Propozycja obejmuje artyku∏ którego stan
magazynowy znajduje si´ poni˝ej poziomu odnowienia. Podczas tworzenia propozycji zamówieƒ zakupu w oparciu o zlecenia
serwisowe zapisywany jest kod klienta serwisowego, wiadomo wi´c na jakie potrzeby sk∏adane jest zamówienie.

Aby utworzyç propozycj´ zamówienia zakupu wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Narz´dzia
specjalne / Tworzenie propozycji zamówienia zakupu. W kryteriach wyboru wybierz [6] aby wybraç artyku∏y z ˝àdanym
kodem ABC.

Wybierz artyku∏y zgodnie
z ˝àdanymi kryteriami.

Zestaw kryteriów mo˝e byç
zachowany przez naciÊni´cie
[S] w polu Wpisz numer
kryterium. Zachowane zakresy
mo˝na wczytaç wpisujàc w tym
polu [L].
Wpisz [/] aby skorzystaç
z kryteriów opartych na
wymiarach ksi´gowania.
NaciÊnij [Enter] aby przejÊç
dalej.

Wprowadê zakres numerów
zleceƒ, a tak˝e numerów linii
i podlinii.

201

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

1

2

3

3

Wybierz profil dostawcy,
tzn. okreÊl, czy wybraç dostawc´
z Pliku Artyku∏ów, dostawc´
oferujàcego najni˝szà cen´ czy
najkrótszy czas dostawy.

Wybierz magazyny.

Po zakoƒczeniu wprowadzania
danych wpisz Tak w polu
Twórz propozycj´ zamówienia
zakupu.

R´czne tworzenie dostawy bezpoÊredniej

Artyku∏y w zale˝noÊci od ich konfiguracji mogà byç dostarczane bezpoÊrednio do klienta z pomini´ciem magazynu. Powstaje
wtedy powiàzanie mi´dzy zamówieniem zakupu a ospowiadajàcym mu zleceniem serwisowym u∏atwiajàce Êledzenie danych.
Dostawa bezpoÊrednia mo˝e byç wprowadzana r´cznie lub automatycznie. Mo˝na te˝ tworzyç masowe propozycje zamówienia
zakupu.

Aby utworzyç r´cznie dostaw´ bezpoÊrednià, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia Serwisowe /
Wprowadzanie/aktualizacja zamówieƒ serwisowych / Narz´dzia specjalne / Wprowadzanie/korekta dostaw
bezpoÊrednich.

JeÊli artyku∏ jest zdefiniowany
dla wprowadzania r´cznie
dostaw bezpoÊrednich, mo˝esz
wybraç go z listy artyku∏ów.
Wybierz zakres zamówieƒ,
ewentualnie wprowadê inne
kryteria selekcji.

202

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

5

6

4

5

1

6

1

Skoryguj dane dostawcy
i inne informacje.

Kliknij na lini´ dostawy bezpoÊredniej aby skorygowaç jej dane.

OkreÊl, czy system powinien utworzyç zamówienie zakupu i zaakceptowaç dostw´ bezpoÊrednià. NaciÊnij OK po ukoƒczeniu
wprowadzania danych.

W zak∏adce Linie dostaw bezpoÊrednich naciÊnij na przycisk Utwórz zamówienia zakupu.

Dla utworzonych zamówieƒ zakupu naciÊnij przycisk Nast´pny po zweryfikowaniu wyników.

Zamówienie zakupu jest przetwarzane w zwyk∏y sposób. FunckjonalnoÊç dostaw bezpoÊrednich zapisze dodatkowe informacje
potrzebne dla celów Êledzenia dostaw i póêniejsze alokacji dla zlecenia serwisowego. Informacje te sà dost´pne w szczegó∏ach linii
zamówienia zakupu.

203

ZARZÑDZANIE SERWISEM

2

2

4

5

3

Harmonogramy przeglàdów okresowych

Procedury przeglàdów okresowych mogà znacznie zredukowaç koszty utrzymania Êrodków trwa∏ych. Ich celem jest jak najd∏u˝sze
utrzymanie urzàdzenia w dobrym stanie. Przeglàd zwykle odejmuje czyszczenie, smarowanie i wymian´ niektórych cz´Êci.
Przeglàdy zwykle sà wykonywane po okreÊlonej liczbie przepracowanych godzin lub zgodnie z innymi zasadami.

Ustawienia przeglàdów okresowych
Aby zdefiniowaç harmonogram przeglàdów okresowych, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe /
Przeglàd okresowy / Harmonogram przeglàdów okresowych.

Wybierz artyku∏, który
ma zostaç w∏àczony do
harmonogramu.

Wybierz numery
seryjne.

Wybierz zakres
klientów.

Wybierz zak∏ady
klientów.

OkreÊl jakie zadania chcesz uwzgl´dniç. Zadanie jest wczeÊniej zdefiniowanà grupà czynnoÊci, w tym przypadku
powiàzanych z przeglàdem okresowym.

Po ukoƒczeniu naciÊnij OK.

Wprowadê kod
artyku∏u dla którego
chcesz wprowadziç
harmonogram
przeglàdów okresowych.

Wprowadê numer seryjny.

Wprowadê zak∏ad w którym znajduje si´ artyku∏.

Podaj iloÊç poczàtkowà cyklu przeglàdów.

Podaj iloÊç dla cyklu przeglàdów po pierwszym przeglàdzie.

Wprowadê typ iloÊci,
np. godziny, kilometry,
cykle. Jednostki zapisane
sà w Pliku Kodów
Zarzàdzania Serwisem.

204

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

1

2

3

5

6

9

8

7

10
11

12

4

5

3

1

2

6

11

9

10

8

7

12

Wprowadê zadanie
wykonywane
w ramach przeglàdu
okresowego.

Wprowadê
uzgodnionà iloÊç
artyku∏ów podlegajàcych przeglàdowi.

Wprowadê prognozowanà d∏ugoÊç okresu mi´dzy przeglàdami.

Wprowadê typ okresu, np dzieƒ, tydzieƒ, miesiàc, kwarta∏...

Wprowadê dat´ rozpocz´cia przeglàdu.

Wprowadê dat´ zakoƒczenia przeglàdu.

Wybierz czy zlecenia
majà byç tworzone
na bazie propozycji
[1] czy nie [0]
w polu Typ us∏ugi.

Wprowadê mo˝liwe przekroczenie ceny/iloÊci lub
pozostaw pole puste. JeÊli wprowadzisz w tym miejscu jakàÊ
wartoÊç, propozycje fakturowania b´dà tworzone w funkcji dodatkowej wyceny.

Wprowadê mo˝liwe obni˝enie ceny/iloÊci lub pozostaw pole puste. JeÊli wprowadzisz w tym miejscu jakàÊ wartoÊç,
propozycje fakturowania b´dà tworzone w funkcji dodatkowej wyceny.

Wprowadê w razie potrzeby dodatkowe linie. NaciÊnij przycisk Zakoƒczone.

Wprowadzanie rzeczywistego wykorzystania

Aby wprowadziç rzeczywiste wykorzystanie, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Przeglàd
okresowy / Aktualne wykorzystanie.

Wprowadê
artyku∏.

Wprowadê numer
seryjny.

W polu IloÊç
wprowadê
rzeczywiste
wykorzystanie i dat´.

Wybierz typ iloÊci
taki jak godziny, kilometry lub
cykle. Typy iloÊci definiowane sà
w Pliku Kodów modu∏u.

WartoÊç oznacza wykorzystanie ogó∏em, nie aktualizacj´ od ostatniego zapisu.

Wprowadê dat´ rekordu.

Wprowadê komentarz.

NaciÊnij OK po zakoƒczeniu

205

ZARZÑDZANIE SERWISEM

13

17

16

14

15

15
16

18

13

14

19

17

18

19

20

21

20

21

4

1

2

3

5

6

3

1

2

4

5

6

Tworzenie propozycji zlecenia na bazie harmonogramu przeglàdów okresowych

Aby utworzyç propozycj´ zlecenia na bazie harmonogramu przeglàdów okresowych, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem /
Zamówienia serwisowe / Przeglàd okresowy /Utwórz propozycj´ zamówienia.

Wybierz kod artyku∏u.

Wybierz numery
seryjne.

Wybierz kody umów.

Wybierz domyÊlny typ
zlecenia.

Wype∏nij pole Do daty.

Aby w∏àczyç umowy
zgodne z kryteriami
selekcji zaznacz okienko
Umowa.

Wprowadê inne kryteria.
Po zakoƒczeniu naciÊnij
OK.

Kliknij na zak∏adk´ Rekordy
propozycji aby zobaczyç dane
które mogà zostaç do niej
w∏àczone. Aby wybraç linie
które chcesz w∏àczyç u˝yj
myszy lub klawisza spacji.
Wybrane linie zaznaczone sà
na zielono.

Aby utworzyç zlecenie, naciÊnij przycisk z takim poleceniem.

NaciÊnij Drukuj aby wydrukowaç zlecenie.

206

ZARZÑDZANIE SERWISEM

7

4

5

3

1

2

6

4

1

2

3

5

6

Fakturowanie i zamkni´cie zlecenia

Po wykonaniu us∏ug i dostarczeniu materia∏ów do klienta nale˝y wystawiç faktur´ i zamknàç zlecenie.

Zmiana statusu na Zamkni´te

Zlecenia zamkni´te majà status 50-59. Zmiana statusu z Zakoƒczone na Zamkni´te powoduje zdj´cie wszystkich alokacji na rzecz
zlecenia. Jest ono gotowe do fakturowania.

Aby skorygowaç status, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Wprowadzanie/Aktualizacja
zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie/Aktualizacja zamówieƒ serwisowych. Wybierz zlecenie z listy.

Zmieƒ status na
Zamkni´te.

NaciÊnij OK po zakoƒczeniu.

Sprawdê czy pozosta∏e
dane zlecenia sà poprawne.
Po zakoƒczeniu wyjdê ze
zlecenia.

Wydruk propozycji fakturowania

U˝yj funkcji tworzenia propozycji fakturowania aby wydrukowaç list´ zleceƒ gotowych do fakturowania.

Przed w∏aÊciwym wystawieniem faktury mo˝na je jeszcze skorygowaç. Wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia
serwisowe / Fakturowanie / Wydruk propozycji fakturowania.

Wybierz zakres
numerów zleceƒ.

Wybierz zakres
kodów klienta.

Wybierz zakres dat
zamkni´cia.

Wybierz zakres
kodów statusu.

NaciÊnij OK po
zakoƒczeniu
wprowadzania
kryteriów.

207

ZARZÑDZANIE SERWISEM

3

1

2

1

2

4

1

2

3

5

4

3

1

2

5

Wydruk faktur/faktur korygujàcych

Aby wydrukowaç faktury lub faktury korygujàce, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem /Zamówienia serwisowe /
Fakturowanie / Wydruk propozycji fakturowania.

Wprowadê kod
sprzedawcy w polu
Odpowiedzialny za
fakturowanie jeÊli jest
ró˝ny od wartoÊci
domyÊlnej.

Wprowadê zakres
numerów zleceƒ.

Wprowadê zakres kodów
klienta.

Wybierz czy chcesz
drukowaç faktur´ (DEBET),
czy faktur´ korygujàcà
(KREDYT) w polu TYP
FAKTURY.

Po ukoƒczeniu
wprowadzania danych
naciÊnij OK.

Zamykanie faktur/faktur korygujàcych

Po zakoƒczeniu fakturowania nale˝y zamknàç faktury. Funkcja ta powoduje zaktualizowanie danych Dziennika Ksi´gi Sprzeda˝y.
JeÊli w parametrach modu∏u ustawiona jest aktualizacja statystyk Ksi´gi Sprzeda˝y, dane zostanà zaktualizowane.

Aby wykonaç tà funkcj´, wybierz: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Fakturowanie/ Zamkni´cie
faktur/faktur korygujàcych.

Wprowadê zakres zleceƒ.

Zakres faktur mo˝na ograniczyç
wed∏ug osoby odpowiedzialnej
za fakturowanie, a tak˝e innych
kryteriów.

Wybierz pozosta∏e niezb´dne
kryteria.

Po zakoƒczeniu naciÊnij OK.

208

ZARZÑDZANIE SERWISEM

4

1

2
3

5

1

2

4

5

3

1

2

4

1

2

3

3

4

Dokumenty, zapytania i raporty

Funkcje opisane w tym rozdziale przeznaczone sà do wydruku raportów, dokumentów i tworzenia zapytaƒ dotyczàcych zleceƒ
serwisowych.

Wydruk dokumentów

Przy obs∏udze serwisu cz´sto drukowane sà pewne grupy dokumentów. Mo˝na to robiç bezposrednio z poziomu zlecenia.
Niektóre wa˝ne dokumenty takie jak oferty, potwierdzenia zamówieƒ, zlecenia serwisowe itp. sà mo˝liwe do modyfikacji przez
U˝ytkownika, mo˝na je drukowac w wielu ró˝nych formatach.

Aby wydrukowac dokumenty, wybierz: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Wprowadzanie/aktualizacja
zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie/aktualizacja zamówieƒ serwisowych.

Wybierz opcj´ wydruku dokumentu w menu zlecenia.

Wybierz dokument do wydruku.

Wybór dokumentu do wydruku

Podczas pracy ze zleceniami cz´sto istnieje potrzeba wykonania zapytaƒ o podstawowe informacje takie jak klient, numer seryjny,
serwisant, umowa. Mo˝na to zrobiç z poziomu zlecenia w opcji zapytaƒ.

Aby skorzystaç z tej funkcji wybierz Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia serwisowe / Wprowadzanie / aktualizacja
zamówieƒ serwisowych / Wprowadzanie / aktualizacja zamówieƒ serwisowych.

Wybierz opcj´ zapytaƒ z menu zlecenia.

Wybierz kod klienta z listy.

System otworzy funkcj´ zapytaƒ o klienta. Mo˝na tu zobaczyç np. status finansowy klienta.

Kolejnà wa˝nà informacjà dost´pnà z tego poziomu jest analiza wieku nale˝noÊci klienta. PrzyciÊni´cie [Esc] to powrót do
menu opcji zlecenia.

Zapytania o zlecenia serwisowe

Mo˝na wykonaç zapytania o zlecenia serwisowe w taki sam sposób, jak si´ je wprowadza czy edytuje. Z tego poziomu dost´pne
sà wszystkie informacje.

Ró˝nicà jest brak mo˝liwoÊci edycji danych. Aby wykonaç takie zapytanie, wybierz funkcj´: Zarzàdzanie Serwisem /
Zamówienia serwisowe / Zapytania/monitoring / Zamówienia serwisowe.

Wybierz z menu potrzebne informacje. Dost´pna jest historia statusu zlecenia i powiàzane zlecenia klienta.

209

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

4

3

1

2

1

Wydruk raportu statusu

W module dost´pnych jest wiele raportów gotowych, takich jak podsumowanie zlecenia, szczegó∏y zlecenia, analiza zarzàdcza,
dane dotyczàce harmonogramów.

Aby zobaczyç bie˝àcy status wybranych zleceƒ, mo˝esz wydrukowaç raport statusu. Pokazuje on wartoÊci planowane
i rzeczywiste. Wszystkie raporty oparte sa na takich samych zasadach.

Aby wydrukowaç raport statusu, wybierz: Zarzàdzanie Serwisem / Zamówienia Serwisowe / Raporty / Raporty zamówieƒ /
Raport statusu. Wybierz ˝àdane kryteria.

Wybierz status zlecenia.

NaciÊnij OK po
zakoƒczeniu.

Oszacowania dla potrzeb wewn´trznych mogà pokazywaç dane harmonogramu i te niezb´dne do analiz efektywnoÊci.
Statystyki serwisowe sà definiowanymi przez U˝ytkownika raportami dost´pnymi w module serwisowym i w statystykach.
Zasady wykonywania raportów opisane sà w rozdziale poÊwi´conym statystykom.

210

ZARZÑDZANIE SERWISEM

1

2

1

2

Uwaga: Specyfikacje zleceƒ serwisowych zawierajà szczegó∏y dotyczàce czasu,
cen i kosztów dla zleceƒ niefakturowanych. Raport ten podobny jest do raportu
statusu, ale bardziej szczegó∏owy.