Rola Konsultanta

Rola Konsultanta

w systemie zarządzania jakością

w systemie zarządzania jakością

ISO 9001

ISO 9001

Autor:

 dr inż. Natalia Sadowska

1

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Wytyczne do zbudowania systemu zarządzania jakością

Konsultant znajdzie w następujących dokumentach:

-norma PN - EN ISO 9000:2001
Systemy Zarządzania Jakością- Podstawy i terminologia.

-norma PN - EN ISO 9001:2001
Systemy Zarządzania Jakością- Wymagania.

-norma PN - EN ISO 9004:2001
Systemy Zarządzania Jakością – Wytyczne doskonalenia funkcjonowania.

- Raport Techniczny ISO/TR 110013:2001-Wytyczne dotyczące dokumentacji

systemu zarządzania jakością.

2

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

 

Przedstawiciel kierownictwa

Zalecenia normy:
Norma ISO 9001:2001, w punkcie 5.5.2 stanowi, iż:

5.5.2. Przedstawiciel kierownictwa.

Najwyższe kierownictwo powinno wyznaczyć członka kierownictwa, który niezależnie od innej

odpowiedzialności, powinien mieć odpowiedzialność i uprawnienia, które obejmują:

- zapewnienie, że procesy potrzebne w systemie zarządzania jakością są ustanowione,
wdrożone i utrzymywane,

- przedstawianie najwyższemu kierownictwu sprawozdań dotyczących funkcjonowania
systemu zarządzania jakością i wszelkich potrzeb związanych z doskonaleniem,

- zapewnienie upowszechniania w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań
klienta.

UWAGA: Odpowiedzialność przedstawiciela kierownictwa może obejmować współpracę ze

stronami zewnętrznymi w sprawach dotyczących systemu zarządzania jakością.

3

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

   Przedstawiciel kierownictwa powinien być wyznaczony przez

najwyższe kierownictwo spośród siebie (dokumentem

powołanie np. zespołu ds. jakości w którego skład wchodzi:

Pełnomocnik ds jakości oraz auditorzy wewnętrzni).

Przedstawiciel kierownictwa jest gospodarzem systemu

- Pełnomocnikiem ds. jakości.

a Konsultant ?

 

 

 

4

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Czy konsultant

może być

Pełnomocnikiem ds. jakości?

5

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Najczęściej wybierane metody

wprowadzenia systemu zarządzania jakością

w badanych przedsiębiorstwach.

6

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Certyfikat

Brak certyfikatu

C

za

s

w

d

ra

ża

n

ia

s

y

st

e

m

u

[m

ie

si

ą

ce

]

Średnie

przedsiębiorstwa

Małe
przedsiębiorstwa

Mikroprzed
-
siębiorstwa

Czas wdrażania systemu zarządzana jakością w

badanych przedsiębiorstwach.

Wpływ czasu i zakres u działań konsultanta na skuteczność

wdrożenia i certyfikacji systemu zarządzania jakością

7

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Zadania Konsultanta

8

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

W myśl normy odpowiedzialność i obowiązki Konsultanta

są takie same niezależnie od:

-od wielkości organizacji, w której obowiązuje system

-rodzaju wytwarzającego wyrobu/usługi

-od formy działalności przedsiębiorstwa / organizacji.

9

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

8 zasad systemu zarządzania jakością,

którymi powinien kierować się Konsultant:

1. Orientacja na klienta.

2. Przywództwo.

3. Zaangażowanie ludzi.

4. Podejście procesowe.

5. Podejście systemowe do zarządzania.

6. Ciągle doskonalenie.

7. Podejmowanie decyzji oparte na faktach.

8. Wzajemnie korzystne powiązania z dostawcami.

10

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Konsultant odpowiada za system jakości oraz za jakość

w dwóch aspektach, jako:

- jakość wyrobu/usługi (jakość zewnętrzna, czyli jakość, która mówi w jakim

stopniu wytworzony produkt jest w stanie spełnić wymagania i oczekiwania

klientów),

- jakość procesu realizacji wyrobu (jakość wewnętrzna, czyli zdolność do redukcji

i eliminacji braków i źródeł wadliwej produkcji, zmniejszenia wszelkiego rodzaju

strat, łącznie ze stratami wynikającymi z niewykorzystanych możliwości firmy i

kwalifikacji pracowników – dotyczy ogólnej efektywności działań firmy).

11

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

   

Zadania konsultanta prowadzące do

wprowadzenia systemu to:

-odpowiednie zorganizowanie pracy,

- zapewnienie kwalifikacji pracowników pracujących przy wdrożeniu,

-wprowadzanie odpowiedniej metodologii wprowadzania systemu,

-nadzorowanie warunków, w jakich realizowana jest praca.

12

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Odpowiednia praktyka projakościowa Konsultanta pozwala na:

- pozyskanie zaufania klienta,

- monitorowanie i zarządzanie wdrożeniowymi,

- śledzenie ponoszonych kosztów finansowych i kosztów nakładów

pracy pracowników,

- ciągłe doskonalenie jakości,

-zachowanie dowodów spełnienia wymogów prawa.

13

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Konsultant odpowiada za:

-przyjęte cele i strategię ich osiągania,

-odpowiednią strukturę organizacyjną

-odpowiedni podział odpowiedzialności,

-dokładne opracowanie dokumentacji systemu jakości,

-ustalenie zasobów potrzebnych do wdrożenia powstałej

dokumentacji.

14

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

   

Do podstawowych zadań konsultanta należy

:

- zapewnić, że system jakości jest ustanowiony, wdrożony i utrzymywany zgodnie z

normą ISO 9001:2001,

- przedstawianie kierownictwu sprawozdania dotyczącego funkcjonowania systemu

jakości w celu jego oceny i doskonalenia,

- spowodowanie, że system jakości, odpowiadający wymaganiom normy jest:

udokumentowany, wdrożony, utrzymywany

- zapewnienie, że wszystkie podejmowane w przedsiębiorstwie decyzje są zgodne z

polityką jakości; celami i przyjętymi kierunkami strategicznymi,

- informowanie kierownictwa przedsiębiorstwa o skuteczności systemu jakości w

taki sposób, aby umożliwić przeglądy i doskonalenie systemu

- proponowanie usprawnień dotyczących całej organizacji, aby zwiększyć jej

skuteczność i zoptymalizować wyniki, w celu podniesienia konkurencyjności,

 
 

15

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

   

Zadania konsultanta :

cd…

- przyczynianie się do zrozumienia i rozwoju świadomości i zaangażowania w jakość

dzięki swemu autorytetowi, pozycji w hierarchii i zajmowanej funkcji,

- reprezentowanie firmy w sprawach jakości (jeśli zachodzi potrzeba) przed:

- klientami (audity klientowskie),

- jednostką certyfikującą,

- poddostawcami (nadzór nad systemami jakości poddostawców),

- władzami (zgodność z wymaganiami prawnymi).

 

 

 

16

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Cechy skutecznego

Konsultanta

17

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Podstawowymi zasadami którymi powinien się kierować

Konsultant podczas procesu wdrażania są:

•

postępowanie etyczne

– oparte na zaufaniu,

rzetelności i poufności - jest to podstawą
profesjonalizmu;

•

rzetelna prezentacja

– przedstawienie spraw dokładnie

i zgodnie z prawdą, wnioski oparte na faktach;

•

należyta staranność zawodowa

– konsultanci powinni

wykazać staranność odpowiednią do ważności zadań;

•

niezależność

– jest podstawą bezstronności wdrożenia

i obiektywizmu stawianych wniosków i zadań w trakcie
wdrożenia;

18

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Na zadane pytania przez pracowników firmy, gdzie konsultant

wprowadza system należy:

-

odpowiadać

prosto bez zbędnych komentarzy,

-

przedstawiać

typowy sposób

postępowania, a nie przypadki

szczególne,

-

przedstawiać przykłady,

-

nie wyrażać zdziwienia

na niefachowe (czasami wręcz naiwne)

pytania pracowników,

-

w przypadku, gdy pytanie dotyczy sytuacji szczególnej wyjaśnić
jej nietypowość,

-

w przypadku podejrzenia

o nie zrozumienie

poprosić o

wyjaśnienie

19

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Istotnym zagadnieniem jest

NIEZALEŻNOŚĆ

Konsultanta

która oznacza, iż:

a) Konsultanci nie powinni

być powiązani z pracownikami

organizacji

lub pracować w obszarze który może mieć

wpływ na skuteczność wdrożenia systemu w
organizacji,

b) powinni być wolni od

uprzedzeń i nie podlegać

wpływom

, które mogłyby naruszać obiektywizm

20

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Ponadto Konsultanci systemu powinni charakteryzować się:

- odpowiednimi cechami osobowości jak:

etyka, otwartość,

dyplomacja, spostrzegawczość, elastyczność,
wytrwałość, niezależność i zdecydowanie;

-

zdolnością do zastosowania wiedzy i umiejętności
zdobytej poprzez

- wykształcenie,
- doświadczenie w pracy,
- szkolenia i wiedza (na temat systemów jak również

wiedza branżowa)

- oraz doświadczenia w konsultowaniu;

21

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Konsultant

budując i nadzorując

system zarządzania jakością

powinien

uwzględniać specyfikę organizacji,

a wdrażany

przez niego system powinien być:

- jasny i zrozumiały,

- mało pracochłonny i tani we wdrażaniu i użytkowaniu,

- opisany prosto i krotko,

- ściśle związany z działaniami organizacji i jej specyfiką,

- elastyczny, rozwojowy, skuteczny,
-dostosowany do korzystania z usług zewnętrznych przy realizacji

niektórych wymagań.

22

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Rodzaje dokumentacji budowanej i nadzorowanej przez
Konsultanta:

dokumentacja systemu zarządzania jakością:

Księga Jakości
procedury
instrukcje
plany jakości

dokumentacja dotycząca zarządzania organizacją:

zarządzenia wewnętrzne
polecenia służbowe
schematy organizacyjne
regulaminy
zakresy obowiązków, odpowiedzialności i uprawnień

23

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Rodzaje dokumentacji budowanej i nadzorowanej przez Konsultanta: cd …

dokumentacja techniczno-technologiczna:

instrukcje technologiczne
specyfikacje
rysunki techniczne
instrukcje stanowiskowe
plany produkcyjne

dokumentacja zewnętrzna dotycząca wymagań jakościowych
oraz warunków technicznych:

normy jakościowe
normy PN
przepisy prawne

dokumentacja i zapisy związanych z realizacją wyrobu / usługi
 
oraz wszystkie inne dokumenty i zapisy pojawiające się w przedsiębiorstwie.
 

24

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Obowiązki Konsultanta w zakresie

prowadzenia i

nadzorowania dokumentacji

systemu zarządzania:

-nadzór nad sporządzaniem dokumentacji pod względem budowy,
formy graficznej, kompletności, wymaganych uzgodnień i
rozdzielników,

-inicjowanie i organizowanie prac związanych z aktualizacją
dokumentacji systemu i zmianami,

-wdrożenie i utrzymanie zasad określonych w dokumentacji systemu
zarządzania jakością,

25

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Główne problemy z jakimi może się spotkać Konsultant podczas

prowadzenia systemu zarządzania jakością:

- zbyt małe zorientowanie na produkt,

- zbyt duży nacisk na formalności i dokumentację,

- mało zrozumiałe sformułowania - ogólnikowość sformułowań,

- czasochłonność wprowadzania systemu,

- zróżnicowanie wymagań stawianych przez członków organizacji, auditorów i

instytucje certyfikujące,

- mała znajomości specyfiki firm,

- brak chęci i zaangażowania pracowników w budowę i wdrożenie systemu,

26

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

Korzyści dla organizacji z tytułu pracy z Konsultantem to:

- poprawna realizacja budo
- odpowiednie monitorowanie procesu wdrażania systemu,
- wzrost efektywności i skuteczności wdrażania poprzez wiedzę i

doświadczenie konsultanta,
- identyfikacja i minimalizacja kosztów wdrożenia w organizacji,
- usprawnienie struktury organizacyjnej,
- uporządkowanie przepływu informacji,
- uporządkowanie niezbędnej dokumentacji,
- utrzymanie wysokiej jakości wdrożenia,
- sprawne uzyskanie certyfikatu ISO 9001.

27

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]

PODSUMOWANIE

Działania KONSULTANTA powinny:

-standaryzować procedury postępowania w każdym miejscu

zarządzania organizacją,

-spowodować pełną adaptację wymagań normy PN-EN ISO

9001:2001 w każdym obszarze organizacji,

-prowadzić do takiego wdrożenia systemu zarządzania w organizacji,

aby nie utrudniał on pracy,

- przynieść wymierne korzyści dla organizacji z wdrożenia i

funkcjonowania systemu zarządzania.

28

autor: dr inż. Natalia Sadowska,
BTCH-Wdrażanie Systemów
Zarządzania, tel.[phone]