Organizacja idealnej konferencji

Organizacja idealnej konferencji

to duże

wyzwanie. Przygotowanie udanego spotkania wymaga często zaangażowania

wielu sił i środków oraz skoordynowania pracy licznego zespołu osób. W

zależności od skali wydarzenia i jego charakteru czas, który musimy

przeznaczyć na przygotowania może obejmować od kilku dni do kilku

miesięcy. Niestety czasem zdarza się, że mimo ogromnego wysiłku

organizatorów, spotkanie wcale nie okazuje się sukcesem. Jak uniknąć

wpadek i o czym pamiętać, aby konferencja była owocna i została

zapamiętana przez uczestników jako wyjątkowe wydarzenie?

1. Przemyśl koncepcję, określ profil i liczbę

uczestników

Organizację każdego spotkania, niezależnie od jego skali i złożoności, należy

rozpocząć od przemyślenia koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na

podstawowe pytania dotyczące planowanego spotkania (co? w jakim celu? dla

kogo? gdzie? kiedy? i jak chcesz zorganizować). Temat spotkania powinien być

interesujący dla potencjalnych uczestników i odpowiadać na potrzeby rynku. Od

jego wyboru zależy to, kogo zaprosisz do udziału w charakterze prelegentów.

Dobrze było by również połączyć tematykę wydarzenia z charakterem miejsca –

jeśli organizujesz konferencję dotyczącą rozwoju, nowych technologii czy też

innowacji – zadbaj o wybór nowoczesnego centrum konferencyjnego.

Poza tematyką, jednym z kluczowych zagadnień jest to, do kogo kierujesz

spotkanie, na czyjej obecności ci zależy z punktu widzenia realizacji celów

biznesowych oraz na jaką frekwencję liczysz. Profil gości decyduje o charakterze

spotkania. Idealną lokalizacją na konferencję architektów wnętrz jest obiekt, w

którym zastosowano ciekawy design oraz rozwiązania konstrukcyjne. W przypadku

spotkań o charakterze biznesowym doskonale sprawdzi się miejsce położone w

centrum biznesowym. Naturalną formą wysyłki zaproszenia dla branży IT będzie

droga mailowa lub rejestracja na stronie internetowej organizatora.

2.

Opracuj scenariusz,

harmonogram i kosztorys

Kolejny etap to przygotowanie scenariusza.

W przypadku rutynowych wydarzeń może on

zawierać tylko ogólne ramy czasowe. Gdy

wydarzenie jest bardziej złożone warto

uwzględnić w nim jak najwięcej szczegółów, co

pozwala zawczasu przewidzieć ewentualne

trudności. Opracowanie scenariusza pomoże ci

we współpracy z podwykonawcami. To także

dobry punkt wyjścia do zebrania informacji na

temat kosztów. W sytuacji, gdy dysponujesz

ograniczonym budżetem, już na tym etapie

będziesz musiał podjąć decyzje, na których

elementach konferencji zależy ci najbardziej, a z

których możesz zrezygnować. Zawsze warto

założyć pewną dodatkową kwotę na tzw.

nieprzewidziane wydatki. Niezbędnym

elementem przygotowań jest stworzenie

tygodniowego harmonogramu, w którym należy

wyraźnie zaznaczyć wszystkie nieprzekraczalne

terminy, takie jak np. opracowanie projektu, druk

i wysyłka zaproszeń, produkcja materiałów

informacyjnych. Bardzo pomocne jest również

przygotowanie listy kontaktowej zawierającej

numery telefonów oraz maile do wszystkich osób

zaangażowanych w realizację wydarzenia

3. Wybierz odpowiednią lokalizację

Powodzenie wydarzenia w dużej mierze zależy od wyboru miejsca, w

którym zostanie ono zorganizowane. Lokalizacja spotkania ma duże

znaczenie zarówno dla organizatora, jak i dla jego uczestników. Kluczowym

elementem jest wygląd i standard miejsca, do którego zaprosisz swoich

gości, gdyż świadczy on o twoim guście i określa prestiż wydarzenia. Warto

zwrócić uwagę na to, czy dojazd będzie wygodny zarówno dla osób

podróżujących samochodem, samolotem, jak i tych, którzy korzystają z

komunikacji miejskiej oraz, czy w pobliżu znajduje się dostatecznie duża

liczba miejsc parkingowych. Niezwykle ważną cechą centrum

konferencyjnego jest jego uniwersalność, czyli możliwość przesuwania ścian,

a co za tym idzie dowolne zmiany wielkości i układu sal, rozstawienia

krzeseł, ekranu, nagłośnienia. Dzięki temu, nawet w przypadku konferencji,

podczas której odbywają się równoległe panele dyskusyjne, będziesz mógł

dostosować miejsce do swoich potrzeb nie ponosząc przy tym dodatkowych

kosztów. W przypadku obiektów konferencyjnych standardem jest obecnie

oferowanie najnowocześniejszego wyposażenia audiowizualnego i

zaawansowanych usług multimedialnych. Warto zwrócić uwagę jaki sprzęt

dostępny jest w cenie wynajmu sali, a za jaki trzeba będzie dodatkowo

zapłacić. Często jest tak, że koszt wynajęcia sali wydaje się atrakcyjny,

natomiast po dodaniu wszelkich kosztów dodatkowych związanych z

nagłośnieniem i pozostałym sprzętem cena przestaje być konkurencyjna. Z

myślą o efektywności spotkania najlepiej wybrać obiekt konferencyjny, który

został stworzony specjalnie w tym celu. W przypadku spotkań o charakterze

biznesowym wyjątkowy, nowoczesny design obiektu, czy też możliwość

skorzystania z osobnego pomieszczenia dla prelegentów (tzw. VIP roomu)

podnoszą rangę wydarzenia i nadają mu większy prestiż.

Niezwykle istotna jest oczywiście wygoda gości, na którą wpływa m. in.

dostęp do światła dziennego z możliwością całkowitego zaciemnienia sal,

komfortowe krzesła dopasowujące się do kształtu ciała i oddychające razem

z nim, miejsce do odpoczynku w przerwie spotkania, w którym można

skorzystać z bezpłatnego bezprzewodowego dostępu do Internetu i

sprawdzić pocztę na swoim laptopie. Niezwykle ważna jest również

atmosfera, która panuje w danym miejscu. Tworzy ją przede wszystkim

zespół pracujących w nim ludzi i ich indywidualne podejście do każdego

klienta, jednym słowem - chemia. Już wstępne rozmowy telefoniczne i

kontakty mailowe pozwalają zorientować się, czy pracownicy obiektu są

zorientowani na klienta, elastyczni, chętni do pomocy – czy przeciwnie – po

drugiej stronie mamy wrażenie „muru”. Dla organizatora spotkania, którego

planowaniu z reguły towarzyszy mniejszy lub większy stres, bardzo istotne

jest, aby mógł czuć się komfortowo podczas współpracy, nawet wtedy, gdy

dokonuje szeregu zmian „na ostatnią chwilę”. Nie obawiaj się sprawdzać

miejsc, z których usług nie korzystałeś wcześniej, Tylko jeżeli jesteś otwarty

na nowe rozwiązania, masz szansę znaleźć ciekawe lokalizacje i mile

zaskoczyć swoich gości.

4. Wybierz podwykonawców

Zorganizowanie konferencji, to nie lada wyzwanie logistyczne. Aby ułatwić sobie

pracę warto zapytać o usługi dodatkowe oferowane przez obiekt, na który się

zdecydowaliśmy. Może to być na przykład zapewnienie cateringu, wynajęcie i

przeszkolenie hostess lub wynajem sprzętu do tłumaczenia symultanicznego. Często z

racji swojej działalności obiekty te posiadają bazy sprawdzonych podwykonawców,

których chętnie polecają, a często nawet organizują ich działalność. Dzięki temu

zamiast kontaktować się z kilkoma dostawcami, ustalasz szczegóły wydarzenia z

jednym pracownikiem centrum. Taka osoba nie tylko zadba o to, aby wszystko poszło

zgodnie z planem, ale bazując na swoim doświadczeniu doradzi najlepsze rozwiązania,

zaproponuje kreatywne pomysły w niespodziewanych sytuacjach i zapewni najwyższy

poziom usług. Dzięki temu zyskasz nie tylko spokój, ale zaoszczędzisz także czas i

pieniądze, ponieważ korzystając z dostawców stale współpracujących z danym

obiektem, możesz liczyć na atrakcyjne ceny. Należy pamiętać, że w przypadku

współpracy z większą liczbą poddostawców, kluczem do sukcesu jest wybór

odpowiednich, profesjonalnych ludzi, na których możesz liczyć w każdej sytuacji.

5. Zwracaj uwagę na szczegóły

W przypadku organizacji skomplikowanych wydarzeń, śmiało można

powiedzieć, że „diabeł tkwi w szczegółach”, dlatego tak duże znaczenie ma

opracowanie scenariusza zawierającego wszystkie informacje dotyczące

zaangażowania poszczególnych poddostawców. Należy również przekazać

wszystkim ekipom taki scenariusz, aby każdy był zorientowany w jego

przebiegu. Należy drobiazgowo sprawdzać wszystkie dokumenty, takie jak

zaproszenia, materiały informacyjne dla uczestników, umowy i zamówienia,

aby uniknąć jakichkolwiek błędów. W czasie przygotowań do konferencji

warto przewidywać wszystkie możliwe scenariusze, które mogą mieć

miejsce. Pozwala to uniknąć niepotrzebnego stresu w dniu konferencji. Im

więcej wariantów niepowodzeń jesteś w stanie przewidzieć, tym mniej

nieprzyjemnych niespodzianek jest w stanie cię zaskoczyć. Jeżeli czujesz

taką potrzebę warto organizować dodatkowe spotkania z dostawcami na

miejscu lub próbę generalną na dzień przed konferencją.

6. Zachowaj spokój w dniu wydarzenia

W czasie wydarzenia na bieżąco kontroluj jego przebieg. Śmiało zwracaj

uwagę poddostawcom, gdy zauważysz jakiekolwiek niedociągnięcia. W

razie wystąpienia niespodziewanych sytuacji, proś o pomoc swojego

opiekuna ze strony obiektu konferencyjnego. Z pewnością w krótkim czasie

skutecznie zajmie się każdym mniejszym lub większym problemem. Nawet

gdy wydarzyło się coś negatywnego, zachowuj spokój i nie daj poznać po

sobie gościom, że coś poszło nie tak. Nerwy nie pomogą w cofnięciu czasu.

Po wydarzeniu przeanalizuj na spokojnie sytuację, znajdź jej przyczynę i

zapamiętaj, aby uniknąć tych samych błędów w przyszłości.

7. Zadbaj o informację zwrotną

Aby stale polepszać jakość organizowanych przez siebie wydarzeń

powinieneś mieć świadomość, jak odbierają je ich uczestnicy. Warto więc

pamiętać o tzw. „follow-up”, który może mieć formę ankiety rozdawanej

pod koniec konferencji lub rozmowy telefonicznej z wybranymi gośćmi.

Ważne, aby informacja zwrotna dotyczyła takich elementów jak ocena

części merytorycznej spotkania (np. jak oceniasz prezentacje

poszczególnych prelegentów?), opinia na temat kolejnych etapów

organizacji (np. czy zostałeś wystarczająco wcześnie poinformowany o

szczegółach logistycznych?), ocena warunków podczas wydarzenia (jaka

jest twoja opinia na temat miejsca/dojazdu/cateringu?). Im więcej

informacji uda ci się zebrać, tym bardziej będziesz w stanie trafiać w

zapotrzebowanie i gusta gości, a co za tym idzie twoje konferencje będą

cieszyć się dobrą opinią i dużym powodzeniem wśród uczestników.