SZTUKA ORGANIZACJI

KONFERENCJI

Jak zorganizować konferencję:

Są sprawy, które wymagają spotkania się

większej grupy osób, bezpośredniego kontaktu,

przekazania informacji wszystkim w tym samym

czasie oraz wymiany poglądów. Coraz częściej w

tym celu organizowane są konferencje.

Zorganizowanie udanej profesjonalnej

konferencji wymaga odpowiednich przygotowań

oraz zaangażowania wielu sił i środków. Należy

szczegółowo zaplanować przebieg konferencji,

zaprosić prelegentów i uczestników, zadbać o

zakwaterowanie i catering.

Poniżej przedstawiamy zagadnienia, które

warto wziąć pod uwagę w trakcie

przygotowywania udanej konferencji:

- Określ charakter konferencji: kiedy? Gdzie? Jak długo?

- Pozyskaj wsparcie ze strony kolegów i stwórz zespół.

- Opracuj program konferencji.

- Przygotuj harmonogram przygotowania i realizacji.

- Zarezerwuj miejsce, którym konferencja masie odbyć.

- Zaplanuj i oszacuj wstępnie koszty, zamów catering.

- Dokonaj rezerwacji zakwaterowania i wyżywienia.

- Pamiętaj, by obsługa przyjechała co najmniej pół godziny wcześniej przed

planowanym rozpoczęciem konferencji.

- Jeśli jest to wymagane zażądaj zmiany wystroju sali – komisyjny lub wykładowy.

- Ustal budżet i zapewnij dodatkowe fundusze.

- Ustal sposób zapłaty – gotówka, czeki lub karty kredytowe.

Wprowadzenie prelegentów i

publiczności:

- Zadbaj o reklamę: ulotka, strona internetowa, gazeta. Musi ona zawierać

wszystkie ważne informacje – co, gdzie, kiedy, jak długie przemowy i w jakim

języku.

- Zapewnij jak najszerszy zasięg, wykorzystaj wszystkie możliwości połączeń

związanych przedmiotem reklamy.

- Zapisz wszystkie zgłoszenia od osób zainteresowanych współpracą,

propozycje przemowy oraz ich dane kontaktowe.

- Zespół powinien opracować program uwzględniając wszystkie przerwy.

Rezerwacje:

- Druga fala reklamy - zawierać powinna dokładne

dane dotyczące opłat, rezerwacji i form płatności.

- Dokładnie zapisuj rezerwacje gości, ich

wymagania, sposób płatności i dane kontaktowe.

- Żądaj potwierdzenia rezerwacji, powiedz o

atrakcjach, jak dojechać na miejsce.

Przygotowanie:

- Zarezerwuj sprzęt AV, przydziel pokoje

uczestnikom konferencji.

- W razie potrzeby przygotuj odpowiednią oprawę –

plakietki, broszury, program.

- Przygotuj nagłośnienie.

- Sprawdź rezerwacje sal, głośniki, bufet i catering,

sprzęt AV.

- Przygotuj się na wypadek, gdyby spotkanie

musiało zostać odwołane.

W dniu konferencji:

- Przyjedź na miejsce wcześnie rano.

- Podłącz telefon i sprawdź czy masz wszystkie

niezbędne numery np. do cateringu.

- Sprawdź pokoje, ich wyposażenie, czy wszystko jest w

porządku.

- Miej wszystko zaplanowane i bierz wszystko pod

uwagę, nie czekaj na przypadek.

Po konferencji:

- Zapisz kto faktycznie wziął w niej udział.

- Zadbaj o porządek na miejscu.

- Podziękuj wszystkim za przybycie.

- Zrób rozliczenie.